BAB I
Content
BAB I SISTEM INFORMASI BERBASI KOMPUTER DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi. Informasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna. (data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang daripadanya dapat menghasilkan kesimpulan). Manajemen Sebagai proses, manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan bersama. Manajemen Sebagai subyek, manajemen adalah orang (atau orangorang) yang melaksanakan proses/kegiatan tersebut. Sistem Informasi Manajemen => jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan. Tujuan mempelajari SIM: Memandang bahwa, nilai dari informasi sangatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Sebagai seorang wirausaha, staf manajemen atau terlebih sebagai manajer, harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya. SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM - CBIS) Sistem Informasi merupakan seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Sistem informasi manual menggunakan teknologi kertas dan alat tulis. Sistem informasi berbasis computer (Computer Based Information System – CBIS) adalah sistem yang berbasis teknologi perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) untuk mengolah dan menyebarkan (dissemination) informasi. CBIS digunakan untuk menggambarkan semua aplikasi computer sebagai suatu sistem informasi dalam bisnis, merupakan suatu peralatan manajemen informasi. Subsistem CBIS dapat berupa 5 (lima) aplikasi utama computer: 1. Sistem Informasi Akuntansi atau Electronic Data Processing. SIA lebih berorientasi data dibanding informasi walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sistem informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, menyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing. 2. Sistem Informasi Manajemen Informasi menjelaskan perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan dating. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodic, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika.Output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (pemasaran, manufaktur, keuangan, dan SDM), level manajemen (stratjik, manajerial, operasional), dan pemakai (manajer, non manajer, orang/perusahaan diluar organisasi). SIM memperoleh data dari database yang berisi data dan informasi dari SIA dan lingkungan.Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. 3. Sistem Pendukung Keputusan Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negative atau untuk memanfaatkan peluang yang ada. 4. Automasi Kantor Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi ked an dari orang-orang didalam amupun diluar perusahaan. 5. Sistem Pakar Betujuan untuk menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai.
1. PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melakukan sesuatu melalui orang lain. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara. Dalam menjalankan tugasnya, para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi, dan bentuk pelaporan.Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual. Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu: Man (manusia), Material (bahan), Money (uang), dan Machine (mesin – termasuk fasilitas dan energi). Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat ‘tidak’ akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual, harus disinergikan.Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya Manajemen Informasi, yakni berupa: Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi. Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin. Sumberdaya harus selalu diperbaharui. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.Kemudian manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.Akhirnya manajer mebuang informasi yang tidak lagi berguna dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat.Seluruh aktivitas tersebut mulai dari mendapatkan informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut sebagai Manajemen Informasi. Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk di dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen
informasi. Perhatian terhadap manajemen informasi tersebut antara lain disebabkan oleh: 1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin menigkat - Pengaruh ekonomi internasional Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semuanya terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun.Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.Pembeli melakukan pembelian di negara-negara yang mata uangnya memiliki nilai lebih besar. Sebagai contoh, saat Mexico mendevaluasi Peso pada akhir 1980-an, banyak turis Amerika yang memutuskan berlibur di Mexico daripada di tempat lain seperti Hawaii. - Persaingan dunia Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya saja.Sebaliknya persaingan terjadi pada skala dunia.Dampak dari persaingan ini dapat dilihat pada impor dari luar negeri. Contoh: keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak pabriknya menunjukkan bahwa industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak persaingan. - Meningkatnya kerumitan teknologi Setiap hari kita melihat berbagai contoh teknologi dalam bisnis misal: barcode scanner di swalayan, sistem pemesanan penerbangan online, ATM, robot-robot pabrik, dsb. Perusahaan melakukan investasi pada teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi yang diperlukan. - Batas waktu yang semakin singkat Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya.Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi pelanggan dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer lain, dan pabrik yang membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat waktu. - Kendala-kendala sosial Keputusan-keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan.Perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa lainnya semuanya harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.Pengaruh ini memberi kontribusi pada kerumitan bisnis.
2. Peningkatan kemampuan komputer - Pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan. - Pemakai sekarang sangat mungkin memiliki komputer mikro - Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam satu jaringan - Media komunikasi yang digunakan terus berubah yang tadinya menggunakan kabel kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless). - Model pengolahan data bergeser dari sentralisasi (terpusat) menjadi desentralisasi (distribusi). Artinya setiap computer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai yang dibutuhkan. - Dsb
2. PARA PEMAKAI INFORMASI a. Manajer b. Non- Manajer c. Pengguna yang berada diluar organisasi (orang atau perusahaan) Dimana terdapat para manajer? 1. Tingkatan manajemen Sebagai pengguna SIM, tingkatan manajer dapat diklasifikasikan kedalam 3 (tiga) tingkatan, yaitu: Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning) merupakan manajer tingkat atas (top management) dimana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi. Manajer tingkat pengendalian (management control) merupakan manajemen tingkat menengah (middle management) yang mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Manajer tingkat pengendalian (operational control) merupakan manajer tingkat bawah (first line management) yang bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi. Penggolongan manajer menurut tingkatannya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendesain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya.
Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, sebaliknya manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi yang mendetail.Sedangkan berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dari keputusan yang diambil manajer tingkat bawah. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang-ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. Contoh: keputusan tentang kenaikan pangkat berkala, kenaikan gaji, dsb. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, tidak mudah didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar.Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan yang terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan keputusan yang tidak terstruktur. 2. Area fungsional Manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. 3 (tiga) area fungsional yang tradisional: Pemasaran Produksi Keuangan 2 (dua) areatambahan yang menjadi semakin penting: Sumber daya manusia Jasa informasi Apa yang dilakukan para manajer? 1. Fungsi-fungsi manajemen Menurut Henri Fayol, manajer melaksanakan fungsi utama sebagai berikut: Planning, merencanakan apa yang mereka lakukan Organizing, mengorganisasikan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai rencana Directing/Actuating, mengarahkan untuk melaksanakan rencana Controlling, mengendalikan sumberdaya agar tetap beroperasi secara optimal 2. Peran-peran Manajerial Henry Mitzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri dari 10 peran manajerial.
a. Interpersonal roles Figureheadmanajer melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas Leader manajer memimpin dan memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatif staf serta menyediakan motivasi dan dorongan Liason manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit manajer tersebut, rekan kerja, dan lainnya di lingkungan organisasi b. Informational roles Monitor manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit Disseminator manajer meneruskan informasi berharga kepada orang lain didalam unitnya Spokeperson manajer meneruskan informasi ke luar organisasi c. Decisional roles Entrepreneur manajer membuat perbaikan-perbaikan pada organisasi seperti mengubah struktur organisasi Disturbance handler manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, misal kenaikan dollar Negotiator manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unitnya dengan lingkungannya Resource Allocator manajer menentukan penggunaan sumberdaya dalam organisasi Keahlian Manajemen Dua keahlian mendasar seorang manajer: 1. Komunikasi Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di tingkat yang sama serta orang-orang di luar organisasi Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telepon, voicemail, meninjau fasilitas, kunjungan sosial, dsb. Komunikasi tertulis meliputi laoran, surat, memo, email, dsb. 2. Pemecahan Masalah (problem solving) Pemecahan masalah (problem solving) adalah semua kegiatan yang mengarah kepada solusi suatu permasalahan. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk yang mungkin membahayakan perusahaan. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making) yaitu
tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah terpilih. Pengetahuan Manajemen Ada 2 (dua) jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci dalam manajemen informasi berbasis komputer, yaitu: 1. Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pegertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai kunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan untuk menggunakan komputer. 2. Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi didapat, diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
3. MANAJER DAN SISTEM Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan Semua sistem meliputi 3 (tiga) elemen utama: input, transformasi, dan output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi menjadi sumberdaya output. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri, dan disebut sistem lingkaran tertutup (closed loop system). Sistem lingkaran tertutup mencakup suatu mekanisme control dan lingkaran umpan balik disamping 3 (tiga) elemen utama diatas. Sistem yang tidak memiliki kemampuan pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka (open loop system). Sistem lingkaran terbuka (open loop system) Adalah sistem tanpa elemen mekanisme control dan umpan balik. Contoh: pemanas ruangan yang ditancapkan, menyala dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara untuk mengendalikan outputnya. Sistem lingkaran tertutup (closed loop system) Adalah suatu sistem dengan elemen control yaitu mekanisme control dan lingkaran umpan balik.
Umpan balik adalah data yang menyatakan performansi sistem. Misal: data tentang performansi penjualan adalah umpan balik bagi manajer penjualan. Mekanisme control adalah monitoring dan evaluasi umpan balik untuk menentukan apakah sistem mencapai tujuan. Fungsinya adalah untuk membuat penyesuaian untuk input sistem dan pemrosesan komponen untuk memastikan sistem menghasilkan output yang tepat. Contoh: perusahaan manufaktur, sumber daya inputnya adalah bahan mentah yang dibuah menjadi barang jadi melalui proses manufaktur. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan dan lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi kepada manajemen maupun dari manajemen. Subsistem adalah sistem didalam sistem. Contoh: mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem mesin, sistem rangka, dsb. Supersistem adalah sistem yang merupakan bagian dari sistem yang lebih besar. Sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contoh: pemerintahan kota merupakan sistem, merupakan bagian dari supersistem pemerintahan propinsi. Sistem Bisnis Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem untuk menjaga sistem agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya. Para manajer harus memandang unit organisasi mereka dengan pandangan sistem.Pandangan ini membuat para manajer lebih mudah memfokuskan elemen-elemen sistem pada pencapaian tujuan-tujuan organisasi.Pandangan sistem merupakan pola melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Pentingnya bagi manajer untuk memiliki suatu pandangan sistem: 1. Untuk mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan. 2. Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik. 3. Menekankan pentingnya kerjasama dari semua bagian dalam organisasi. 4. Mengakui adanya keterkaitan organisasi dengan lingkungannya. 5. Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
4. DATA DAN INFORMASI DATA => mencakup fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh: jumlah jam kerja tiap pegawai dalam perusahaan. INFORMASI => data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi.Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Contoh: data jumlah jam kerja dikalikan dengan upah per jam hasilnya adalah informasi pendapatan kotor bagi pegawai.
5. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (CUSTOMER BASED INFORMATION SYSTEM – CBIS) Konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer.Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih menggunakan kartu punch, pemakain terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai 1) Sistem Informasi Akuntansi.Namun demikian, para pengguna, khususnya di lingkungan perusahaan masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis computer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik. Dalam tahun 1964, computer generasi baru memperkenalkan processor baru yang menggunakan silicon chip circuity dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi computer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep 2) Sistem Informasi Manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi computer untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa computer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan.Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari lapisan manajemen tingkat menengah. Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan, misalnya: kekurangpahaman para pemakai tentang computer, kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen, serta harga computer relative mahal Sementara konsep SIM terus berkembang, Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama3) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System – DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada pemecahan masalah
tertentu yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain yaitu 4) Otomatisasi Kantor (Office Automitation –OA) yang memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik. Contoh: email, teleconference, voicemail, word processing, facsimile, dsb. Belakangan muncul konsep baru yang dikenal dengan nama5) Artificial Intelligence – AI, sebuah konsep dengan ide bahwa computer bias deprogram untuk melakukan proses logika menyerupai otak manusia. Jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert System (ES) yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam suatu area tertentu, memberikan alternatif solusi bisnis. Sistem pakar dapat menyediakan sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh konsultan manajemen.
6. SPESIALIS INFORMASI Spesialis informasi adalah orang-orang yang secara penuh bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis computer. Terdiri atas 5 (lima) golongan utama: 1. Analis sistem(system analyst) - Pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara computer membantu pemecahan masalah. - Bekerjasama dengan pemakai untuk mengembangkan sistem sesuai dengan yang dibutuhkan pemakai. Oleh karena itu analisis sistem biasanya menggunakan bahasa yang dapat dipahami oleh pemakai. - Bekerjasama dengan spesialis informasi lainnya untuk menterjemahkan kebutuhan pemakai dari sisi teknis. 2. Pengelola basis data (database administrator/DBA) Basis data: kumpulan data computer yang terintegrasi, diatur, dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengumpulan kembali Pengelola basis data adalah orang yang bertugas membangun dan mengelola basis data. Bekerjasama dengan analis sistem membangun basis data sesuai dengan kebutuhan pemakai. 3. Spesialis jaringan Adalah orang yang bekerja membangun jaringan untuk menghubungkan sumberdaya computer yang tersebar.
-
-
-
Bekerjasama dengan analis sistem membangun jaringan sesuai dengan kebutuhan pemakai.
4. Programmer - Adalah orang yang membuat kode instruksi-instruksi sehingga memungkinkan pemakai dapat menggunakan sistem sesuai dengan kebutuhannya. - Bekerjasama dengan analis sistem untuk membangun perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan pemakai. 5. Operator - Adalah orang yang bertugas melayani dan menjalankan sistem dan peralatan yang ada hubungannya dengan computer, seperti menyiapkan data untuk diakses, merawat sistem computer, dsb.
7. FAKTOR PENDORONG MENUJU ‘END USER COMPUTING – EUC’ EUC adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis computer oleh pemakai. EUC berkembang karena 4 (empat) alasan: 1. Meningkatnya pengetahuan tentang computer 2. Antrian jasa informasi: layanan Departemen TI terhadap permintaan pemakai akan kebutuhan informasi kurang responsif. 3. Kecenderungan PC dan perangkat keras (hardware) pendukung yang semakin murah. 4. Dukungan perangkat lunak (software) yang mudah digunakan oleh pemakai akhir. EUC dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) golongan berdasarkan kemampuan computer yang dimiliki yaitu: 1. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-user). Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman computer yang sedikit, dan ia hanya menggunakan software yang dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hardware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis. 2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-user). Pemakai (user) ini menggunakan software tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus. *4GL adalah bahasa pemrograman yang didesain lebih ‘natural’ sehingga makin mudah digunakan. Pada generasi ini bahasa pemrograman sudah dapat digunakan untuk mengakses sebuah database. 3. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmer). Selain menggunakan software tertulis dan 4GL, pemakai ini juga dapat menulis
programnya sendiri dan menggunakan bahasa pemrograman. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakaian non-progammer dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah analis keuangan dan insinyur. 4. Personil pendukung fungsional (functional support personnel). Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer.Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi. Manfaat EUC: 1. Pemindahan beban kerja Pemidahan beban kerja pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang lebih kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut. 2. Kesenjangan komunikasi Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak awal masa komputer.Pemakai memahami area permaslahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer.Sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknologi tetapi tidak mengurangi area permasalahan.Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi.
8. MENCAPAI DAN MENGELOLA SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER – CBIS Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Sebenarnya sangat sulit mengukur nilai CBIS, ada perusahaan yang mencoba menimbang nilai computer berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan.Sebenarnya hal ini tidaklah tepat, karena setelah ada CBIS hanya ada sedikit pegawai administrasi yang kehilangan pekerjaannya.Namun, manfaat besar yang diperoleh perusahaan setelah ada CBIS, yaitu mampu mencapai peningkatan efisiensi dan efektivitas, bahkan mampu mengurangi investasi. Sebagai bukti bahwa CBIS itu lebih efisien dari pendahulunya (sistem manual), dijelaskan oleh Ryamond McLeod bahwa salah satu aplikasi computer pertama sadalah pengendalian persediaan dan perusahaan umumnya dapat mengurangi investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasi catatan persediaan. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu.Banyak waktu manajer dan staf yang dihabiskan untuk mengevaluasi
dampak sistem itu pada organisasi.Menimbang nilai CBIS denan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga ini. Dalam beberapa hal, nilai CBIS juga dapat dipertimbangkan dari siklus CBIS. Proses siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) terdiri dari tahaptahap berikut: (1) Perencanaan; (2) Analisis; (3) Rancangan; (4) Penerapan; dan (5) Penggunaan. Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, atau mungkin beberapa tahun, sehingga dapat dikatakan bahwa CBIS mempunyai biaya yang tinggi. Cepat atau lambat, sifat dinamis kebutuhan informasi akan melampaui sistem informasi, sehingga sistem itu harus diperbarui. Tahap-tahap siklus hidup sistem membentuk suatu pola lingkaran.Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus hidup sistem baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem.Sesuai dengan penekanan pada manajer sebagai pemakai, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.Manajer ini adalah manajer dari unit organisasi tempat diaplikasikannya komputer dan dapat ditempatkan dimana saja dalam perusahaan. Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup sistem dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat.Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefnisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. Semua kegiatan tersebut akan dapat dilakukan dalam waktu relative singkat apabila perusahaan telah menggunakan sistem informasi berbasis komputer.
9. PERAN BARU SIM Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi.Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai. Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen yang lainnya.
Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi. Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut.Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu.Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan pondasi untuk memasuki era digital. Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di dunia meggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk komunikasi dan kolaborasi; akses data dan informasi; partisipasi dalam diskusi; supply informasi; hobi atau besenang-senang (infotainment); pertukaran transaksi bisnis. Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan, informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, elaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang embawa dampak pada hal-hal sebagai berikut: - Organisasi semakin ramping Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawai dan tingkatan hierarkhis manajemennya. - Pemisahan pekerjaan dari lokasi Teknologi komunikasi telah mengeleminasi jarak sebagai satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.
(hardware) dan perangkat lunak (software) untuk mengolah dan menyebarkan (dissemination) informasi. CBIS digunakan untuk menggambarkan semua aplikasi computer sebagai suatu sistem informasi dalam bisnis, merupakan suatu peralatan manajemen informasi. Subsistem CBIS dapat berupa 5 (lima) aplikasi utama computer: 1. Sistem Informasi Akuntansi atau Electronic Data Processing. SIA lebih berorientasi data dibanding informasi walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sistem informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, menyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing. 2. Sistem Informasi Manajemen Informasi menjelaskan perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan dating. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodic, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika.Output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (pemasaran, manufaktur, keuangan, dan SDM), level manajemen (stratjik, manajerial, operasional), dan pemakai (manajer, non manajer, orang/perusahaan diluar organisasi). SIM memperoleh data dari database yang berisi data dan informasi dari SIA dan lingkungan.Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. 3. Sistem Pendukung Keputusan Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negative atau untuk memanfaatkan peluang yang ada. 4. Automasi Kantor Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi ked an dari orang-orang didalam amupun diluar perusahaan. 5. Sistem Pakar Betujuan untuk menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai.
1. PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melakukan sesuatu melalui orang lain. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara. Dalam menjalankan tugasnya, para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi, dan bentuk pelaporan.Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual. Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu: Man (manusia), Material (bahan), Money (uang), dan Machine (mesin – termasuk fasilitas dan energi). Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat ‘tidak’ akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual, harus disinergikan.Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya Manajemen Informasi, yakni berupa: Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi. Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin. Sumberdaya harus selalu diperbaharui. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.Kemudian manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.Akhirnya manajer mebuang informasi yang tidak lagi berguna dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat.Seluruh aktivitas tersebut mulai dari mendapatkan informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut sebagai Manajemen Informasi. Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk di dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen
informasi. Perhatian terhadap manajemen informasi tersebut antara lain disebabkan oleh: 1. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin menigkat - Pengaruh ekonomi internasional Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semuanya terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun.Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.Pembeli melakukan pembelian di negara-negara yang mata uangnya memiliki nilai lebih besar. Sebagai contoh, saat Mexico mendevaluasi Peso pada akhir 1980-an, banyak turis Amerika yang memutuskan berlibur di Mexico daripada di tempat lain seperti Hawaii. - Persaingan dunia Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya saja.Sebaliknya persaingan terjadi pada skala dunia.Dampak dari persaingan ini dapat dilihat pada impor dari luar negeri. Contoh: keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak pabriknya menunjukkan bahwa industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak persaingan. - Meningkatnya kerumitan teknologi Setiap hari kita melihat berbagai contoh teknologi dalam bisnis misal: barcode scanner di swalayan, sistem pemesanan penerbangan online, ATM, robot-robot pabrik, dsb. Perusahaan melakukan investasi pada teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi yang diperlukan. - Batas waktu yang semakin singkat Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya.Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi pelanggan dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer lain, dan pabrik yang membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat waktu. - Kendala-kendala sosial Keputusan-keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan.Perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa lainnya semuanya harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.Pengaruh ini memberi kontribusi pada kerumitan bisnis.
2. Peningkatan kemampuan komputer - Pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan. - Pemakai sekarang sangat mungkin memiliki komputer mikro - Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam satu jaringan - Media komunikasi yang digunakan terus berubah yang tadinya menggunakan kabel kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless). - Model pengolahan data bergeser dari sentralisasi (terpusat) menjadi desentralisasi (distribusi). Artinya setiap computer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai yang dibutuhkan. - Dsb
2. PARA PEMAKAI INFORMASI a. Manajer b. Non- Manajer c. Pengguna yang berada diluar organisasi (orang atau perusahaan) Dimana terdapat para manajer? 1. Tingkatan manajemen Sebagai pengguna SIM, tingkatan manajer dapat diklasifikasikan kedalam 3 (tiga) tingkatan, yaitu: Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning) merupakan manajer tingkat atas (top management) dimana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi. Manajer tingkat pengendalian (management control) merupakan manajemen tingkat menengah (middle management) yang mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Manajer tingkat pengendalian (operational control) merupakan manajer tingkat bawah (first line management) yang bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi. Penggolongan manajer menurut tingkatannya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendesain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya.
Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, sebaliknya manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi yang mendetail.Sedangkan berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dari keputusan yang diambil manajer tingkat bawah. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang-ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. Contoh: keputusan tentang kenaikan pangkat berkala, kenaikan gaji, dsb. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, tidak mudah didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar.Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan yang terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan keputusan yang tidak terstruktur. 2. Area fungsional Manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. 3 (tiga) area fungsional yang tradisional: Pemasaran Produksi Keuangan 2 (dua) areatambahan yang menjadi semakin penting: Sumber daya manusia Jasa informasi Apa yang dilakukan para manajer? 1. Fungsi-fungsi manajemen Menurut Henri Fayol, manajer melaksanakan fungsi utama sebagai berikut: Planning, merencanakan apa yang mereka lakukan Organizing, mengorganisasikan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai rencana Directing/Actuating, mengarahkan untuk melaksanakan rencana Controlling, mengendalikan sumberdaya agar tetap beroperasi secara optimal 2. Peran-peran Manajerial Henry Mitzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri dari 10 peran manajerial.
a. Interpersonal roles Figureheadmanajer melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas Leader manajer memimpin dan memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatif staf serta menyediakan motivasi dan dorongan Liason manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit manajer tersebut, rekan kerja, dan lainnya di lingkungan organisasi b. Informational roles Monitor manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit Disseminator manajer meneruskan informasi berharga kepada orang lain didalam unitnya Spokeperson manajer meneruskan informasi ke luar organisasi c. Decisional roles Entrepreneur manajer membuat perbaikan-perbaikan pada organisasi seperti mengubah struktur organisasi Disturbance handler manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, misal kenaikan dollar Negotiator manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unitnya dengan lingkungannya Resource Allocator manajer menentukan penggunaan sumberdaya dalam organisasi Keahlian Manajemen Dua keahlian mendasar seorang manajer: 1. Komunikasi Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di tingkat yang sama serta orang-orang di luar organisasi Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telepon, voicemail, meninjau fasilitas, kunjungan sosial, dsb. Komunikasi tertulis meliputi laoran, surat, memo, email, dsb. 2. Pemecahan Masalah (problem solving) Pemecahan masalah (problem solving) adalah semua kegiatan yang mengarah kepada solusi suatu permasalahan. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk yang mungkin membahayakan perusahaan. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making) yaitu
tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah terpilih. Pengetahuan Manajemen Ada 2 (dua) jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci dalam manajemen informasi berbasis komputer, yaitu: 1. Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pegertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai kunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan untuk menggunakan komputer. 2. Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi didapat, diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
3. MANAJER DAN SISTEM Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan Semua sistem meliputi 3 (tiga) elemen utama: input, transformasi, dan output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi menjadi sumberdaya output. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri, dan disebut sistem lingkaran tertutup (closed loop system). Sistem lingkaran tertutup mencakup suatu mekanisme control dan lingkaran umpan balik disamping 3 (tiga) elemen utama diatas. Sistem yang tidak memiliki kemampuan pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka (open loop system). Sistem lingkaran terbuka (open loop system) Adalah sistem tanpa elemen mekanisme control dan umpan balik. Contoh: pemanas ruangan yang ditancapkan, menyala dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara untuk mengendalikan outputnya. Sistem lingkaran tertutup (closed loop system) Adalah suatu sistem dengan elemen control yaitu mekanisme control dan lingkaran umpan balik.
Umpan balik adalah data yang menyatakan performansi sistem. Misal: data tentang performansi penjualan adalah umpan balik bagi manajer penjualan. Mekanisme control adalah monitoring dan evaluasi umpan balik untuk menentukan apakah sistem mencapai tujuan. Fungsinya adalah untuk membuat penyesuaian untuk input sistem dan pemrosesan komponen untuk memastikan sistem menghasilkan output yang tepat. Contoh: perusahaan manufaktur, sumber daya inputnya adalah bahan mentah yang dibuah menjadi barang jadi melalui proses manufaktur. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan dan lingkaran umpan baliknya adalah arus informasi kepada manajemen maupun dari manajemen. Subsistem adalah sistem didalam sistem. Contoh: mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem mesin, sistem rangka, dsb. Supersistem adalah sistem yang merupakan bagian dari sistem yang lebih besar. Sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contoh: pemerintahan kota merupakan sistem, merupakan bagian dari supersistem pemerintahan propinsi. Sistem Bisnis Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem untuk menjaga sistem agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannya. Para manajer harus memandang unit organisasi mereka dengan pandangan sistem.Pandangan ini membuat para manajer lebih mudah memfokuskan elemen-elemen sistem pada pencapaian tujuan-tujuan organisasi.Pandangan sistem merupakan pola melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Pentingnya bagi manajer untuk memiliki suatu pandangan sistem: 1. Untuk mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan. 2. Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik. 3. Menekankan pentingnya kerjasama dari semua bagian dalam organisasi. 4. Mengakui adanya keterkaitan organisasi dengan lingkungannya. 5. Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
4. DATA DAN INFORMASI DATA => mencakup fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh: jumlah jam kerja tiap pegawai dalam perusahaan. INFORMASI => data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi.Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Contoh: data jumlah jam kerja dikalikan dengan upah per jam hasilnya adalah informasi pendapatan kotor bagi pegawai.
5. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (CUSTOMER BASED INFORMATION SYSTEM – CBIS) Konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer.Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih menggunakan kartu punch, pemakain terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai 1) Sistem Informasi Akuntansi.Namun demikian, para pengguna, khususnya di lingkungan perusahaan masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis computer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik. Dalam tahun 1964, computer generasi baru memperkenalkan processor baru yang menggunakan silicon chip circuity dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi computer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep 2) Sistem Informasi Manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi computer untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa computer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan.Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari lapisan manajemen tingkat menengah. Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan, misalnya: kekurangpahaman para pemakai tentang computer, kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen, serta harga computer relative mahal Sementara konsep SIM terus berkembang, Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama3) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System – DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada pemecahan masalah
tertentu yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain yaitu 4) Otomatisasi Kantor (Office Automitation –OA) yang memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik. Contoh: email, teleconference, voicemail, word processing, facsimile, dsb. Belakangan muncul konsep baru yang dikenal dengan nama5) Artificial Intelligence – AI, sebuah konsep dengan ide bahwa computer bias deprogram untuk melakukan proses logika menyerupai otak manusia. Jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert System (ES) yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam suatu area tertentu, memberikan alternatif solusi bisnis. Sistem pakar dapat menyediakan sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh konsultan manajemen.
6. SPESIALIS INFORMASI Spesialis informasi adalah orang-orang yang secara penuh bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis computer. Terdiri atas 5 (lima) golongan utama: 1. Analis sistem(system analyst) - Pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara computer membantu pemecahan masalah. - Bekerjasama dengan pemakai untuk mengembangkan sistem sesuai dengan yang dibutuhkan pemakai. Oleh karena itu analisis sistem biasanya menggunakan bahasa yang dapat dipahami oleh pemakai. - Bekerjasama dengan spesialis informasi lainnya untuk menterjemahkan kebutuhan pemakai dari sisi teknis. 2. Pengelola basis data (database administrator/DBA) Basis data: kumpulan data computer yang terintegrasi, diatur, dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengumpulan kembali Pengelola basis data adalah orang yang bertugas membangun dan mengelola basis data. Bekerjasama dengan analis sistem membangun basis data sesuai dengan kebutuhan pemakai. 3. Spesialis jaringan Adalah orang yang bekerja membangun jaringan untuk menghubungkan sumberdaya computer yang tersebar.
-
-
-
Bekerjasama dengan analis sistem membangun jaringan sesuai dengan kebutuhan pemakai.
4. Programmer - Adalah orang yang membuat kode instruksi-instruksi sehingga memungkinkan pemakai dapat menggunakan sistem sesuai dengan kebutuhannya. - Bekerjasama dengan analis sistem untuk membangun perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan pemakai. 5. Operator - Adalah orang yang bertugas melayani dan menjalankan sistem dan peralatan yang ada hubungannya dengan computer, seperti menyiapkan data untuk diakses, merawat sistem computer, dsb.
7. FAKTOR PENDORONG MENUJU ‘END USER COMPUTING – EUC’ EUC adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis computer oleh pemakai. EUC berkembang karena 4 (empat) alasan: 1. Meningkatnya pengetahuan tentang computer 2. Antrian jasa informasi: layanan Departemen TI terhadap permintaan pemakai akan kebutuhan informasi kurang responsif. 3. Kecenderungan PC dan perangkat keras (hardware) pendukung yang semakin murah. 4. Dukungan perangkat lunak (software) yang mudah digunakan oleh pemakai akhir. EUC dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) golongan berdasarkan kemampuan computer yang dimiliki yaitu: 1. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-user). Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman computer yang sedikit, dan ia hanya menggunakan software yang dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hardware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis. 2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-user). Pemakai (user) ini menggunakan software tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus. *4GL adalah bahasa pemrograman yang didesain lebih ‘natural’ sehingga makin mudah digunakan. Pada generasi ini bahasa pemrograman sudah dapat digunakan untuk mengakses sebuah database. 3. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmer). Selain menggunakan software tertulis dan 4GL, pemakai ini juga dapat menulis
programnya sendiri dan menggunakan bahasa pemrograman. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakaian non-progammer dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah analis keuangan dan insinyur. 4. Personil pendukung fungsional (functional support personnel). Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer.Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi. Manfaat EUC: 1. Pemindahan beban kerja Pemidahan beban kerja pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang lebih kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut. 2. Kesenjangan komunikasi Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak awal masa komputer.Pemakai memahami area permaslahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer.Sebaliknya, spesialis adalah pakar dalam teknologi tetapi tidak mengurangi area permasalahan.Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi.
8. MENCAPAI DAN MENGELOLA SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER – CBIS Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Sebenarnya sangat sulit mengukur nilai CBIS, ada perusahaan yang mencoba menimbang nilai computer berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan.Sebenarnya hal ini tidaklah tepat, karena setelah ada CBIS hanya ada sedikit pegawai administrasi yang kehilangan pekerjaannya.Namun, manfaat besar yang diperoleh perusahaan setelah ada CBIS, yaitu mampu mencapai peningkatan efisiensi dan efektivitas, bahkan mampu mengurangi investasi. Sebagai bukti bahwa CBIS itu lebih efisien dari pendahulunya (sistem manual), dijelaskan oleh Ryamond McLeod bahwa salah satu aplikasi computer pertama sadalah pengendalian persediaan dan perusahaan umumnya dapat mengurangi investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasi catatan persediaan. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu.Banyak waktu manajer dan staf yang dihabiskan untuk mengevaluasi
dampak sistem itu pada organisasi.Menimbang nilai CBIS denan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga ini. Dalam beberapa hal, nilai CBIS juga dapat dipertimbangkan dari siklus CBIS. Proses siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) terdiri dari tahaptahap berikut: (1) Perencanaan; (2) Analisis; (3) Rancangan; (4) Penerapan; dan (5) Penggunaan. Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, atau mungkin beberapa tahun, sehingga dapat dikatakan bahwa CBIS mempunyai biaya yang tinggi. Cepat atau lambat, sifat dinamis kebutuhan informasi akan melampaui sistem informasi, sehingga sistem itu harus diperbarui. Tahap-tahap siklus hidup sistem membentuk suatu pola lingkaran.Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus hidup sistem baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem.Sesuai dengan penekanan pada manajer sebagai pemakai, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.Manajer ini adalah manajer dari unit organisasi tempat diaplikasikannya komputer dan dapat ditempatkan dimana saja dalam perusahaan. Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup sistem dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat.Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefnisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. Semua kegiatan tersebut akan dapat dilakukan dalam waktu relative singkat apabila perusahaan telah menggunakan sistem informasi berbasis komputer.
9. PERAN BARU SIM Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi.Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai. Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen yang lainnya.
Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi. Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut.Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu.Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan pondasi untuk memasuki era digital. Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di dunia meggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk komunikasi dan kolaborasi; akses data dan informasi; partisipasi dalam diskusi; supply informasi; hobi atau besenang-senang (infotainment); pertukaran transaksi bisnis. Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan, informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, elaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang embawa dampak pada hal-hal sebagai berikut: - Organisasi semakin ramping Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawai dan tingkatan hierarkhis manajemennya. - Pemisahan pekerjaan dari lokasi Teknologi komunikasi telah mengeleminasi jarak sebagai satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.
