Business Writing Skills

 

 Section 1: Business Business Writing  Skills

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Table of Contents  Section 1: Business Writing Writin g Skills "POWER OF THE PRINTED WORD".............................................................................................................3 ELEMENTS OF STYLE........ STYLE.................. ..................... ..................... ..................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... ................................6 ......................6

STAGES OF EFFECTIVE BUSINESS WRITING....... ............. ............. .............. ............. ............. ..................................... ............................................................6 ..............................6 R EADER  EADER  S  SENSITIVITY...... ............. ............. ............. .............. ............. ............. ............. ............. .......................... ..................................................... ...................................................... .................... 6 GUIDE TO DOCUMENT REVISION................................................................................................................7

EFFECTIVE COMMUNICATION C RITERIA - 7C S...... ............. ............. ............... ........................................... ...................................................................8 .................................8 SENTENCES AND LINES PER   P PARAGRAPH....... ............. ............. ............. ........................ .................................................... ...........................................................8 .........................8 R EADABILITY EADABILITY...... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. ....................................... .................................................................. ........................................................... ......................... 9 .............. ....... ............. ............. ............. ............. ............. ............. .............. ............. ............. ......................... .................................................... .................................................................... ....................................... ..... 9 CONCISE VERBS VS. N OMINALIZED VERBS....... ............. ............. .............. ............. ....................................... .................................................................11 ................................11 WORDY PHRASES....... ............. ............. ............. ............. ............. ................... ............................................... .................................................................... ................................................. ............... 12 TRANSITION WORDS....... .............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. .......................... ..................................................... ...........................................................1 .........................1 PARALLELISM...... ............. ............. ............. .............. ............. ............. ............. .......................... ...................................................... .................................................................... .................................... 1 TITLES AND NUMBERS...... ............. ............. ............. ............. ............. .............. .................... ............................................... .................................................................... .................................... 1 R EGIONAL EGIONAL USAGE!SLANG...... ............. ............. ............. ............. ............... ........................................... .................................................................... ................................................ .............. 1" PROOFREADING GUIDELINES...... ............. .............. ............. ............. ............. ........................... ....................................................... ...........................................................1" .........................1" PRODUCT EVALUATION....... ............. ............. ............. ............. .............. ............. ............. ............. ........................................ ....................................................................1" ..................................1"

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H* T Write  +-'ine'' Letter

"Power of the Printed Word" Word"

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 Elements of Style St$e' ! E!!e,ti)e +-'ine'' Writin

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1-6

 

P*0&'4'// +'$4/ '4 '4 *)&'*/3 03 *4/#')$&'3 $4# )'/%'&(0 &* &,' )'$#'). P*0&'4'// P*0&'4'// / $,''#  /4 %)*%') %)*% ') 0$4$' :,'4 $##)'//4 &,' )'$#'). T,' $%%)*%)$&'4'// $%%)*%)$ &'4'// *( &,' 0$4$' /'# / )'$00 $ ($&*) *( &,' )'0$&*4/,% &,$& '/&/ '&:''4 :)&') $4# )'$#'). I( &,' :)&') $4# )'$#') #* 4*& 4 *& ,$' $ %')/*4$0 )'0$&*4/,%3 )'0$&*4/,%3 &,'43 4 +*/& +*/& /&$&*4/3 *)&'/ &&0'/ $)' /'#3 /, $/ M).3 M)/.3 M/.3 *) D). T,'/' &&0'/ /,*0# ' /'# ( &,' *++4$&*4 / '&')4$0--&,' :)&') / *++4$&4 :&, /*+'*4' *&/#' ,/!,') *)$45$&*4. &,' :)&') $4#&,') )'$#') $)' %$)& *( &,' /$+' *+%$4 4 *) *)$45$&*43 &,'4  %*0&' 0$4$'I(#'%'4#/ 0$4$' %*4 )'/%'&' )'/%'& ' %*/&*4/ %*/&* 4/ 4 &,' &*+%$ ,' ,')$),. ,')$), . S%')*)/ $4 +*)' '$/0 $##)'// /*)#4$&'/ /*)#4$&' / *4 $ ()/&-4$+' $//3 4*)4 4*)4 *)&'/ &&0'/. S*)#4$&'/ S*)#4 $&'/ /,*0# ,$' $ %')/*4$0 )'0$&*4/,% :&, /%')*)/ '(*)' $##)'//4 &,'+ :&,*& /4 *)&'/ &&0'/. B' ($)? S'//(0 *+%$4'/ $)' $:$)' *( &,' #')/& *( &,' :*)0# +$);'&%0$' $4# &,' +%*)&$4' *( '4 40/' *( )*%/ &,$& *+%)/' * +%)/' &,') /&*+')/. /&*+' )/. F)*+ $ %)'0 $%&$0/&  %')/%'&'3 $*#4 $*#4 $00 $00 &%'/ &%'/ *( #/)+ #/)+4$&*4 4$&*4 4 4 *+%$4 *+%$4 0$4$' 0$4$' +$;'/ **# /4'// /4'// /'4/' '$/' & $%%'$0/ $%%'$0/ &* $/ +$4 /&*+')/ $/ %*//0'. %*//0'. T,')'(*)'3 & / **# %)$&' &* $*# +$;4 $//+%&*4/ $*& '4#')-/%'( /*$0 )*0'/3 &* 40#' 4(*)+$&*4 $*& )$' $4# $' *40 :,'4 & & / )'0'$4& &* &,' %)%*/' *( &,' +'//$'3 +'//$'3 $4# &* $*# /&')'*&%4  %'*%0' :&, #/$0 #/$0& &'/ '/ $4# #/'$/'/ #/'$/'/..

uide to !ocument e#ision A*)#4 &* M$) E. G(('3 G(('3 $&,*) *(  Busine  Business ss Communicatio Communication: n: Process Process and Product, Product, 2003, &,' )'/*4 %)*'// 40#'/? 1. R'/ R'/4 4 &* +%)*' +%)*' &,' &,' *4&'4& *4&'4& $4# /'4&'4 /'4&'4'' /&)&)' /&)&)' 2. P)**()'$#4 &* *))'& )$++$)3 )$++$)3 /%'004 /%'0043 3 %4&$&*43 (*)+$&3 (*)+$&3 $4# +',$4/ +',$4/ $4# . E$0$& E$0$&4 4 &* $4$05' $4$05' :,'&,') :,'&,') &,' +'//$' +'//$' $,' $,''/ '/ &/ &/ %)%*/'. %)%*/'.

1-7

 

E!!e,ti)e C##-ni,$tin Criteri$ 9 7C'

Clarity: 

A%%0 &,' ISS (*)+0$K''% & S,*)& $4# S+%0'. C,**/' /,*)&3 ($+0$)3 *4')/$&*4$0 :*)#/. C*4/&)& '(('&' '(('&' /'4&'4'/ $4# %$)$)$%,/. A,'' $%%)*%)$&' )'$#$0&--$4# 0/&'4$0&. A*# 4($+0$) :*)#/3 $)'$&*4/3 /0$4 *) $)*4.

Completeness: 

A4/:') $00 '/&*4/ '/&*4 / $/;'#. G' /*+'&,4 '&)$3 :,'4 #'/)$0'. C,'; (*) &,' (' W/ $4# $4 *&,') '//'4&$0/.

Conciseness: 

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Correctness: 

U/' &,' ),& 0''0 *( 0$4$'. I40#' *40 $)$&' ($&/3 :*)#/3 $4# ()'/. M$4&$4 $'%&$0' :)&4 +',$4/. C,**/' 4*4#/)+4$&*) '%)'//*4/. A%%0 $00 *&,') %')&4'4& C $0&'/.

Concreteness: 

U/' /%'( ($&/ $4# ()'/. P& $&*4 4 *) ')/. C,**/' #3 +$'-0#4 :*)#/. A*# )'0$&' :*)#/3 4#'(4&' %,)$/'/3 $4# $/&)$& :*)#/.

Consideration:

F*/ *4 * 4/&'$# *( I $4# :'. T$;' $4 4&')'/& 4 &,' )'$#')3 /,*: ,*: &,' )'$#') :00 '4'(&. E+%,$/5' %*/&'3 %0'$/$4& ($&/. A%%0 4&')& $4# '&,/. A*# 4'$&' :*)#/.

Courtesy: 

B' /4')'0 &$&(03 &,*,&(03 &,* ,&(03 $4# $%%)'$&'. $%%)' $&'. O+& '%)'//*4/ &,$& ))&$&'3 ,)&3 *) '0&&0'. A%*0*5' **#-4$&)'#0. U/' :*)#/ $4# %,)$/'/ &,$& /'& $ %*/&' &*4'. M$;' &,' )'%0 '$/.

Senten,e' $n% Line' (er P$r$r$(h

A %$)$)$%, / $ /'& *( )'0$&'# /'4&'4'/3 4#$&'#  4#'4&4 &,' ()/& /'4&'4' *)  0'$4 $ 0$4; 04' 04' '&:''4 %$)$)$%,/ %$) $)$%,/.. I4 %)*('//*4$0 :)&4--:,')' &+' / +*4'-:)&4 4''#/ &* ' $/ /+%0' $4# /&)$,&(*):$)# $/ %*//0'. T,')'(*)'3 T,')'(*)' 3 ;''% /'4&'4'/ /,*)&3 $4# /' &,' $&' *'. *'. P$)$)$%,/ $)' +*/& '(('&' '(('&' :,'4 &,' $)' )/%3 )/%3 0'$43 /,*)&3 $4# &* &,' %*4&. M*/& +%*)&$4&03 +%*)&$4&03 **# /4'// /4'// %$)$)$%,/ #''0*% *4' #'$ #'$ $& $ &+'.

1-8

 

I4 /4'// 0'&&')/ $4# +'+*/3 *4'-/'4&'4' %$)$)$%,/ $)' 4*& 4*++*43 '/%'$00 4 &,' ()/& $4# 0$/& 0$/& %$)$)$%,/. I4 )'%*)&/3 *4'- $4# &:*-/'4&'4' &:*- /'4&'4' %$)$)$%,/ +$;' &,' )'%*)& /''+ &** ,*%%. T,' 4+') *( 04'/ 04'/ 4 4 $ %$)$)$%, $4 ' /'# &* #' %)*%') 0'4&,. P$)$)$%,/ 4 0'&& 0'&&')/ ')/ $4# +'+*/ $)' '$/'/& &* )'$# ( &,' &,' #* 4*& '''# "-= %)4&'# 04'/. I4 )'%*)&/3 %$)$)$%,/ *( 7-9 04'/ $)' $'%&$0'. $'%&$ 0'. L*4') %$)$)$%,/ %$)$ )$%,/ $0:$/ $%%'$) #((0& #((0& $4# 44&4 44&4 &* )'$#. C,'; &,' words $er sentence 4  4 *) #*+'4& (*) *4/'4'//. I( *) $')$' /'4&'4' 0'4&, / &** 0*43 &) &,'/' &',4'/ &',4'/ &* )'#' &,' 0'4&,? @1 C,'; (*) :*)#4'//-:*)#4'//-'0+4$&' '0+ 4$&' $00 $00 44''//$) :*)#/. @2 C,$4' %$//' /'4&'4'/ &* $&' /'4&'4'/. @ B)'$; 0*4 /'4&'4'/ 4&* &:* *) +*)' /'4&'4'/. @" U/' $ ')&$0 0/& 0/& (*) $ /')'/ *( &'+/. I&'+/  $4# " $)' '/%'$00 /'(0 ( * ,$' $4 /'4&'4'/ *') "> :*)#/. I( *) $')$' /'4&'4' 0'4&, / /,*)&3 *) * ) :)&4 +$ ' ,*%%. C,'; &* /'' ,*: +$4 /'4&'4'/ ,$' (':') &,$4 1> :*)#/ $4# *+4' /*+' *( *) /,*)& /'4&'4'/ 4&* *+%0' *) *+%*4# /'4&'4'/3 $/ /,*:4 '0*:. he company usually does not !i"e semi#annual raises$ %o&e"er, all employees &ill recei"e a raise in une$ Re)i'in?

A0&,*, &,' *+%$4 /$00 #*'/ 4*& ' /'+-$44$0 )$/'/3 $00 '+%0*''/ :00 )''' $ )$/' 4 4'. @*+%0' /'4&'4' :&, $ #'%'4#'4& 0$/'

Re)i'in: 

T,' *+%$4 /$00 #*'/ 4*& ' /'+-$44$0 )$/'/3 & $00 '+%0*''/ :00 )''' $ )$/' &,/ 4'. @*+%*4# /'4&'4' :&, &:* 4#'%'4#'4& 0$/'/ *4'#  $ *44&*4

Re$%$/iit0

T** +$4 $assi#e sentences /,*0# ' $*#'# 4 /4'// :)&4. A4 $4$0// *( :'00:)&&'4 /4'// 0'&&')/ $4# +'+*/ )''$0/ &,$& $*& ;< (er,ent *( &,' ')/ ')/ $)' $&'. I4 *&,') :*)#/3 *40 *4' *& *( (' /'4&'4'/ /,*0# ' %$//'. I( *) :*); *4&$4/ +*)' &,$4 2> %')'4& *( %$//' /'4&'4'/3 %0'$/' )'/' &,' /'4&'4'/ /4 $&' ')/. I4 '4')$03 &,' $&' *' / +*)' '(('&' 4 /4'// *++4$&*4/ &,$4 &,' %$//' *' (*) &:* )'$/*4/? @1 T,' /'4&'4'/ $)' /$00 +*)' *4/'. @2 T,' :)&4 / +*)' 4&')'/&4 '$/' &,' /'& *( &,' /'4&'4' / &$;4 &,' $&*4 +%0'# 4 &,' '). P$''i)e:

T,' #'/*4 :$/ +$#'  &,' +$4$') $& &,' 0$/& +*+'4&.

,ti)e:

T,' +$4$') #'#'# $& &,' 0$/& +*+' +*+'4&. 4&.

 N*&' ,*: /4 &,' $&' *' +$;'/ +$;'/ &,' /'4&'4' /,*)&') $4# ,*: &,' /' /'& & @&,' +$4$') / #*4 &,' $&*4 @#'#'#. W&, &,' %$//' *'3 &,' /'4&'4' / 0*4') $4# &,' /'& @#'/*4 / 4*& #*4 &,' $&*4 @+$#'. T* +$;' %$//' ')/ $&'3 $/; *)/'0( :,* *) $4# :,$&,$4' ## &,'&,' $&*4. M*' &,$& %')/*4 *) &,4 &* &,' '4 '444 44  *( &,' &,' /'4&'4' $/ &,' /'& ') $/ 4''//$).

1-9

 

A0/*3 ( &,' /'& *( $ %$//' /'4&'4' / $ 4*+4$05$&*4 @/*+'&+'/ $00'# $ $+*(0$'# ')3 *4/#') /4 &,' ') (*)+ *( &,' 4*+4$05$&*4 4*+4$05$&*4 (*) &,' ') *( *) /'4&'4'. F*) '$+%0'3 4 &,' %$//' /'4&'4' '$+%0'3 #'/*4 / $ 4*+4$05$&*4 $4# / &,' /'& *( &,' /'4&'4'. I4 &,' $&' /'4&'4'3 #'#'# / &,' &,' ').  N*+4$05$&*4/  N*+4$05 $&*4/ $)' )'$&'# ()*+ ')/  &,' (*00*:4 (*00*:4 :*)# '4#4/? '4#4/? -*43 -+'4&3 -$4'3 $4# -'4'. O*/03 +$4 /4'// :*)#/ $)' 4*+4$05$&*4/3 4*+4$05$&*4/3 /, $/ 4(*)+$&*43 #'%)' $&*43 $+*)&5$&*43 $///&$4'3 4/)$4'3 #///*43 $%%0$&*43 $4# 0#$&*4. I4 #'%)'$&*43 +$4 4/&$4'/ * :00 4''# &* /' &,'/' :*)#/ &3 :,'4 * $4 /' &,') ') (*)+3 #* /*. E'4 :,'4 $ 4*+4$05$&*4 4*+4$05$&*4 / 4*& &,' /'& *( $ /'4&'4'3 /'4&'4' 3 &) &* )'/' /4 &,' ')3 $/ /,*:4 4 &,/ '$+%0'.  Please let us (no& &hen &hen &e can be of assistance assistance to you$ Re)i'in? P0'$/' 0'& / ;4*: :,'4 :' $4 $///& *.

R'%0$4 $///&$4' :&, $///& +$;'/ &,' /'4&'4' /,*)&') $4# +*)' $&*4-*)'4&'#. A :*);4 ;4*:0'#' *( %$//' *' / 4''//$) :,'4 *4/#')4 &,' &*4' *( *) +'//$'. U40'// U40'// * 4''# &* /' &,' %$//'3 $*# $*# & :, :,'4'') '4'') * * $4. H*:'')3 &,'  %$//' / *(&'4 *(&'4 /'# &* +%)*' &,' &*4' *( $ *++4$&*4 *++4$&*4 $4# &* #'-'+%,$/ #'-'+%,$/5' 5' :,* &**; &,' $&*4 ( &,$& / 4*& +%*)&$4&. Pr:

Y* ## 4*& *+%0'&' $00 &,' &'+/ *4 &,' (*)+.

+etter:

A00 &,' &'+/ *4 &,' (*)+ :')' 4*& *+%0'&'#. @B'&&') &*4'

Pr:

T,' *4/&)&*4 *+%$4 (4/, (4/,'# '# &,' 0#4 0#4 *4 W'#4'/#$.

+etter: 

T,' 0#4 :$/ (4/,'# (4/,'# *4 W'#4'/#$. @T,/ '$+%0' / '&&')3 '&&') 3 $//+4 &,$& & / 4*& +%*)&$4& *) & / +%0'# :,* (4/,'# &,' :*);.

1-1>

 

Cn,i'e Ver/' )'. N#in$ie% Ver/'

U/' C*4/' W*)#/

A*# N*)+$05'# V')/

$4$05' $& $//+'

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