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El Retorno de Inversion en Document Management

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Un libro blanco de Laserfiche con enfoque Ejecutivo

El Retorno de Inversi Inversión ón en Document Management Run Smarter®

La Introducción

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o es necesario cambiar la manera de trabajar para mejorar la eficiencia de los procesos de trabajos. Con una solución de document management digital de calidad, se puede trabajar de la manera en que se hace siempre, pero organizando y limitando el uso del papel. De hecho, de acuerdo a una investigación que hizo Gartner Group, cuando se implementa una solución de document management digital, una organización puede reducir el costo relacionado a los documentos en 40%. Estimaciones recientes muestran que un empleado típico le puede tomar 12 minutos el hecho de procesar un documento. Nueve de esos 12 minutos se gastan en buscarlo, recuperarlo y rellenarlo – esto significa que sólo tres minutos son invertidos para usar la información que se encontró.

El promedio de las organizaciones es: • Hacen 19 copias para cada documento. • Gastan $250 dólares al rehacer un documento que se perdió. • Gastan $20 dólares en la labor de archivar cada documento. • Pierden uno de cada 20 documentos. • Se gastan $120 dólares al buscar un documento traspapelado. • Se gastan $25, 000 dólares al llenar cuatro gabinetes y $2,000 en mantenerlos anualmente. En los últimos cinco años, el volumen del papel que producen las organizaciones se ha incrementado 10 veces. Este incremento conduce a que su manejo también incrementa sus costos, lo cual reduce significativamente los márgenes de ganancia. La propuesta de document management de Laserfiche puede sofocar estos procesos ardientes, al otorgar un rápido incremento de los documentos, creando un sistema de mantenimiento de archivos de papel para su organización. Al manejar y proteger los documentos que soportan los procesos empresariales, los informes decisivos de la compañía y la preservación del conocimiento, incrementan su eficiencia, mediante las soluciones de document Management de Laserfiche, además del soporte edificado en el  beneficio de las actividades y el balance que debe haber entre la seguridad y lo accesible.

Eficiencia en recaudación fiscal catastral en México El concepto de Inteligencia Fiscal Digital es un nuevo modelo de recaudación que no tiene ningún precedente en México; el objetivo fue poner en orden la base del catastro, primero de la ciudad de Acapulco y ahora en 18 municipios del estado de Guerrero, al digitalizar los planos, las fotografías aéreas y fachadas, así como escrituras, títulos de propiedad, boletas prediales, todo ello mediante la tecnología de Document Management de Laserfiche. Este esfuerzo permitió eliminar costos de almacenamiento de los archivos, además de agilizar la búsqueda e integración de los documentos y al mismo tiempo regularizar la situación de los predios, así como consultas remotas operando vía Internet. El resultado es un aumento sustantivo en la recaudación de impuestos sin subir ni tasas fiscales ni bases gravables. “Entre el año 2001 y 2002, el municipio de Acapulco recaudó $425 millones de pesos; sin embargo, la inversión en este rubro fue de solo $14.4 millones de pesos. Ahora sucede un efecto similar en los otros municipios donde opera el sistema en su fase de plan piloto”, comentó Alejandro Catalán, Coordinador General del Catastro en el Estado de Guerrero.

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El Ahorro del Tiempo Un estudio reciente de PriceWaterhouseCoopers reporta que el empleado promedio gasta 40% de su tiempo en manejar documentos no esenciales, mientras que IDC estima que los empleados gastan 20% de su tiempo al buscar información impresa en documentos, sin embargo, en el 50% de ese tiempo, no pudieron encontrar el documento que necesitaban. Con el paradigma de document management, en lugar de buscar esa información o literalmente “nadar en papel”, se puede invertir el tiempo en las reuniones que necesitan los clientes actuales o para ganar unos nuevos. El staff de la organización logra en pocos minutos lo que antes le tomaba horas. En lugar de desperdiciar los días buscando esa información o llenando documentos, es mejor invertir su tiempo en algo más productivo.

Un sistema de manejo documental puede ayudar a ahorrar tiempo en: • Responder a los requerimientos de información de manera inmediata, al eliminar las llama das telefónicas derivadas de ello. • Respuestas rápidas a los auditores que requieren información. • Localización inmediata de documentos que deben ser reescritos o rellenados. • Se gasta menos tiempo en las actividades de archivado de documentos. • Se reduce el tiempo que se gasta en copiar y distribuir documentos entre el staff, o a un cúmulo de oficinas y contactas externos. • El manejo de documentos en los flujos de trabajo es más rápido, al automatizar el proceso de negocios.

Adiós al papel y pérdidas de tiempo en el Instituto Pediátrico más importante de México Uno de los objetivos del Instituto Nacional de Pediatría es apoyar a los investigadores, médicos y científicos de todo el país (incluso del extranjero) a aportar información valiosa sobre las enfermedades que está padeciendo la niñez mexicana. “Pero esta labor anteriormente era titánica y lenta, ya que los expedientes pediátricos permanecían en un archivo basado en papel o microfilmado, por lo cual cuando un investigador solicitaba un expediente, éste podía tardar hasta seis meses en ser entregado”, explica Juan Pablo Villa Barragán, director del área de Planeación del INP. Sin embargo, este panorama cambió radicalmente, ya que desde el año pasado la dependencia se dio a la tarea de digitalizar los expedientes físicos de 1994 a la fecha: “En este sentido, Automation Point implementó una solución idónea basada en la tecnología de document management de Laserfiche, por la cual digitalizamos cerca de 25,000 expedientes en un tiempo récord de 10 meses”, explica el funcionario. En la actualidad los expedientes médicos se alojan en el repositorio de Laserfiche y pueden consultarse a través de una sencilla interfaz Web, por la cual cualquier expediente se encuentra disponible a la velocidad de un clic. Este proyecto le dio al INP una mayor capacidad de respuesta en las consultas médicas, además de que la información está disponible para cualquier investigador de todo el mundo que quiera consultar enfermedades que aquejan a la niñez tanto de México como a nivel global.

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Incremento de los márgenes de ganancia Mientras se implementa un sistema de document management, el resultado puede derivar en el alza de los costos de primera mano, y puede generar ahorros a largo plazo. De hecho, en una reciente investigación de IDC, los puntos medulares para un retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés) de document management se presentan en menos de un año; y en cinco, se obtiene un ROI de 404%. Sin embargo, la mitad de las organizaciones estudiadas lo obtuvieron en seis meses. De hecho, una solución de calidad de document management puede entregar un rápido ROI sin sobre tazar los recursos TI.

Finanzas sanas y orden en la Tesorería del Tampico, México El municipio de Tampico, Tamaulipas en México impulsó un proyecto basado en el concepto de Transparencia Digital mediante Laserfiche. Lo anterior al poner orden y claridad sus cuentas públicas en el Departamento de la Tesorería de 2005 a la fecha. El proyecto involucró tres fases: la digitalización de 500,000 documentos, ejercer el control de todas las actas de cabildo, y finalmente, instaurar el concepto de Inteligencia Fiscal Digital (IFD), el cual tiene el objetivo de tener un control completo de la base del catastro para tener una recaudación eficiente, justa y equitativa. El encargado de implementar el proyecto en su totalidad es Expert Data, proveedor de soluciones de Document Management y VAR en México de Laserfiche. Gasi Fayad, director general de dicha compañía, explicó que el gobierno tamaulipeco invirtió 310 mil pesos, monto que fue dirigido a las primeras fases del proyecto: “En tres meses logramos digitalizar todas las cuentas públicas y de proveedores; en breve comenzaremos con la tercera fase, que involucra combinar sistemas document management y cartografía digital para tener un plano de todas las propiedades de Tampico y Ciudad Madero. Así implementaremos el concepto de IFD, que tan buenos resultados ha dado en el gobierno del estado de Guerrero.”

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El document management incrementa el retorno de ganancia al reducir costos El paradigma de document management incrementa la redituabilidad al reducir costos e incrementar los ingresos. EDI Group Ltd., estimó que al implementar uno de estos sistemas se arrojaron ahorros de entre $1 y 5$ dólares por documento, mientras que Gartner, Inc., estima que un sistema de document management puede reducir esta cifra hasta en 40%. Además existen otros beneficios que reducen otros aspectos, como la baja de costos en sitios de almacenamiento, así como el decremento en los costos relacionados con las regulaciones, y algunas veces, con la eliminación de plazas del staff o su reasignamiento a posiciones más estratégicas. Porque un sistema de document management ayuda a aprovechar el tiempo, se pueden generar más ingresos. Este tiempo se traduce en la obtención de más citas con clientes o para cerrar nuevos contratos, o  bien, en agregar valor al responder a las necesidades de sus clientes más rápidamente y con una mayor calidad en el servicio, con lo cual se obtienen mejores referencias.

La reducción de costos y el incremento de los ingresos atañe a: • Menor uso y manejo en el costo del papel. • Al reducir el archivamiento, la duplicación y la recuperación, también se reducen costos en los sitios de almacenamiento. • En caso de desastre natural es más fácil reducir la recuperación de la información organizacional si ésta es física. • Se simplifica la planeación y continuidad del negocio. • Se aprovecha el espacio de las necesidades de almacenamiento del papel para generar actividades más productivas. Al reducir todos estos costos e incrementar los ingresos, se puede producir una marcada rentabilidad y un mayor alcance en el valor de sus negocios. Los costos al implementar un sistema document management es una inversión para tener un mejor futuro en la organización.

Incremento de la rentabilidad por tamaño de empresa: Tamaño de la empresa

Pequeña

Mediana

Grande

Invesión en tecnología

1.4% de ingresos ($7,000 US)

2% de ingresos ($20,000 US)

1% de los ingresos ($40,000 US)

Ahorros del staff

1000 horas (0.4 de empleados de tiempo completo)

1500 horas (0.6 de empelados de tiempo complete)

6000 horas (2.4 de empelados de tiempo complete)

Ahorros futuros

8.6% de ingresos ($43,000 US)

8.9% de los ingresos ($89,000 US)

8.6% de los ingresos ($342,000 US)

Incremento de ganancias

41.2%

55.9%

40.7%

Incremento del valor en el negocio

$216,000 US

$626,000 US

$3,421,000 US

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Incremento de la Productividad y la Eficiencia Hay que poner las herramientas correctas, - y la información adecuada – en las manos de la gente idónea. Con una búsqueda inteligente de documentos se ayuda al servicio al cliente a tener respuestas más rápidas, mediante la automatización de los flujos de trabajo, esto mantiene la paz en los procesos de negocios y alerta a los gerentes sobre la actividad e inactividad de los empleados. Un sistema de document Management ayuda a las organizaciones a incrementar su productividad y eficiencia.

Es posible reducir archivos traspapelados y los tiempos de recuperación de documentos con un simple sistema de manejo de papeles y de documentos electrónicos; esto también aplica a expedientes físicos, archivos multimedia y correos electrónicos. Al usar esta sencilla plataforma para manejar la información organizacional, se pueden aplicar nuevas políticas en los expedientes de la compañía y tener procedimientos consistentes, además de tener un formato de documentos útil. Una investigación de Laserfiche estima que los ahorros de tiempos se dan en 20% en actividades como archivamiento, la eliminación de documentos traspapelados o el incremento de la eficiencia en el flujo de trabajo. Este incremento de la eficiencia va ligado a una mayor productividad del staff, donde se pueden ahorrar 6,000 horas de trabajo anualmente o 2.4 plazas de tiempo completo del staff.

La administración de documentos puede ayudar a la organización a incrementar la productividad y eficiencia en: • Recuperación instantánea de documentos. • Métodos de búsqueda inteligente que soportan las búsquedas con cualquier criterio disponible. • Optimización de la distribución de documentos y mejoramiento en la contabilidad con un ruteo y notificación de la automatización del flujo de trabajo. • Reducción de la labor de errores frecuentes al automatizar los textos OCR y la indexación. • La distribución de documentos en el Web y en publicaciones para CD es más rápidas. • Reducción de las entradas de datos manuales con herramientas comprensivas de documentos y captura de datos. Document management provee al staff de acceso inmediato a la información. Con ello se permite mejorar la toma de decisiones acerca de las emisiones que tienen alto impacto en la organización. Con este sistema, los empleados podrán soportar los procesos de trabajo, trabajarán más eficientemente, colaborarán con mayor productividad y harán mejores elecciones de información. También se presenta un incremento dramático de la productividad al acelerar “la paz” en los negocios y al mantener a los clientes satisfechos.

La eficiencia del Staff como porcentaje de los ingresos Tamaño

Pequeña

Mediana

Grande

Los costos del staff derivados del back-office como porcentaje anual de ingresos

24% ($120,000 US)

27% ($270,000 US)

23% ($920,000 US)

Ahoro en eficiencia Aanual)

4.8% ($24,000 US)

5.4% ($54,000 US)

4.6% ($184,000 US)

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Permitir la Automatización Cuando los staffs de sus organizaciones buscan información, tienen que mover archivos todos los días manualmente. Este proceso, con la labor intensiva de búsqueda, como faxeo, fotocopiado y la distribución manual, consume mucho costos y tiempos. La ineficiencia de este proceso manual hace que el staff no esté disponible para los procesos de negocio cruciales, y por ende, es incapaz de convertir la información en un proceso productivo. Las soluciones de document management al automatizar los componentes del flujo de trabajo, entregan un costo – beneficio más eficiente con reducciones en dinero, al tener un proceso documental que opera con procesos estables. Una solución de flujo de trabajo reduce costos del manejo del papel con un ruteo inteligente de los mismos, ahorra tiempo y dinero al reducir el fotocopiado, la entrega manual y la búsqueda repetitiva de información. En un típico modelo de flujo de trabajo, los archivos son movidos físicamente desde el escritorio de una persona a otra. Si el staff trabaja remotamente, entonces deben mover el papel físicamente a las distintas oficinas. Los procedimientos son implementados para asegurar cada paso del establecimiento de las bases del tiempo, pero los archivos de papel, inevitablemente culminan con atrasos; esto afecta negativamente a los procesos en tiempos. La tecnología basada en flujos de trabajo, asegura que el procedimiento ocurra a tiempo, al automatizar las alertas, las cuales informarán al supervisor si algunos de los pasos no siguieron su curso en los tiempos establecidos. El estatus de documentos y archivos no sólo se identifica por cada ítem, ya que prioriza las acciones más relevantes y crea listas de trabajo. Las anotaciones electrónicas proveen documentación y auditorías digitales. Asimismo, el seg uimiento de los emails puede ge nerarse directamente desde la aplicación, al especificar el documento. Esta tecnología provee fuerza, consistencia, estructuras sólidas y minimiza los errores; también otorga la generación de la eficiencia operacional de modo cuantificable en cuanto a la gestión de los datos. El impacto del flujo de trabajo otorga eficiencia al reducir todos costos de forma substancial y puede cuantificarse en términos de ahorros. Al generar cinco o 10 minutos por ahorro de documentos, los ahorros del número de documentos, se traducen una significativa reducción de costos.

Una solución de flujo de trabajo permite a las organizaciones: • Crear un modelo de procesos de trabajo. • Designar reglas basadas en el ruteo de los sistemas, al optimizar los procedimientos manuales de documentos. • Copiar y mover los documentos usando servicios de ruteo y la red interna. • Automáticamente notifica al staff y a los supervisores de eventos con certeza, como la ubicación de un documento en un folder, abrir un documento o cambiarlo o indexar un campo. • La actividad de monitoreo del usuario garantiza eficiencia y la conclusión del proyecto, mientras el staff reporta las mejoras. Document Management ofrece el poder de recapturar las horas perdidas, reduce los gastos e incrementa la rentabilidad, al mismo tiempo que mejora los niveles de servicio al cliente. El tiempo ahorrado puede emplearse para cultivar nuevas relaciones de negocios y generar ingresos adicionales.

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Administración de la Eficiencia del Flujo de Trabajo Tamaño

Chica

Mediana

Grande

Soporte en ahorro de archivos

$3,105

$9,315

$31,050

Ahorros en impression

$4,050

$12,150

$40,500

63%

63%

63%

$32,452

$97,356

$324,519

% Reducción de FTE Efficiencia en Ahorros del Flujo de Trabajo

Las Conclusiones La gran habilidad y la aceptación de la tecnología de document Imaging, entre la rápida declinación de costos de los sistemas de cómputo, hace que una solución de document management sea una inversión viable. En un ambiente donde se incrementa la productividad, la eficiencia y los márgenes de ganancia es crucial para tener éxito a largo plazo, tener una solución de document management. Esto implica una ingeniería de negocios crucial para las operaciones cotidianas. Una solución de este tipo reduce costos, y el espacio físico de almacenamiento y generar otras actividades productivas y permite al staff  redireccionar su labor hacia tareas con mayor índice de productividad, como simplificar los procesos regulatorios y estar alerta a los cambios derivados de ello. Este documento tiene un alcance práctico enfocado en ejemplos reales y el costo y el ahorro se presenta para determinar el regreso de la inversión que la tecnología de Laserfiche puede proveer. Es crucial que las organizaciones busquen optimizar sus presupuestos – así como para dismiñuir los mismos –, por ello deben aprender acerca de document management. Para la mayoría de las organizaciones es posible eograr un considerable retorno de la inversión simplemente al buscar nuevas maneras de automatizar las prácticas cotidianas de negocio y retirar los sistemas manuales, no importando lo útiles que hayan sido en el pasado. Tener mayores ingresos incrementa la eficiencia y los márgenes de ganancia se pueden abocar a los recursos empresariales captados, una vez que dejen ir al papel y hagan realidad el paradigma de document management.

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®

Institute 

The Laserfiche Institute teaches staff, resellers, and current and prospective clients how to use Laserfi che most effectively. As part of this mission, the Institute conducts more than 500 Webinars each year, covering a variety of topics. The Institute also hosts an annual conference where members of the Laserfiche community attend presentations and network to share ideas and learn best practices. Additionally, the Institute conducts a number of regional training sessions and provides resellers with conten t for more than 100 user conferences each year. The Institute also develops and distributes educational material through the Laserfiche Support Site. On this Website, clients can access training videos, participate in online forums and download technical papers and presentations that help them become savvier ECM users.

For more information, contact: [email protected]fiche.com Laserfiche 3545 Long Beach Blvd. Long Beach, CA 90807 United States Phone: 562-988-1688 Toll-free: 800-985-8533 (within the U.S.) Fax: 562-988-1886 Web: www.laserfiche.com

© 2009 Compulink Management Center, Inc. All rights reserved. Laserfiche is a division of Compulink Management Center, Inc. Laserfiche is a registered trademark of Compulink Management Center, Inc. All other trademarks are properties of their respective companies. Due to continuing product development, product specifications and capabilities are subject to change without notice. Printed in the U.S.A.

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