GFPR07-Mantenimiento de La Infraestructura

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MANTENIMIENTO DE LA
INFRAESTRUCTURA TIC´s

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1 OBJETO

El objeto de este procedimiento es describir la forma como la empresa garantiza el optimo
funcionamiento de todos los equipos de computo y software, además de los equipos de
comunicación.

2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN

La prioridad del programa de mantenimiento, es conservar en buen estado y óptimo
funcionamiento toda la infraestructura tecnológica de la empresa, aplicando a todos los
equipos de cómputo, sistemas y comunicaciones de la planta y las oficinas. Comprende
desde la solicitud del servicio, o la realización del mismo ajustado al cronograma, hasta la
conservación del informe de mantenimiento realizado.

3 RESPONSABLE

El mantenimiento del software y el hardware de la empresa están a cargo del Director de
Sistemas (TIC´s), quien asegura el buen funcionamiento de los equipos de cómputo y
garantiza excelencia en el servicio para los usuarios de estos. Es responsable de realizar
copias de seguridad y de velar por el funcionamiento de la red. El mantenimiento
preventivo y correctivo del hardware y la buena gestión del soporte en los casos del
software y comunicaciones que están a cargo de contratistas externos bajo la supervisión
del Director de Sistemas (TIC´s).


4 CONDICIONES GENERALES

Todo mantenimiento preventivo se debe regir por el Cronograma de Mantenimiento
(FOGF016)
Se debe informar a los usuarios la necesidad de realizar servicios de mantenimiento
preventivo o de mejora por e-mail, por lo menos con un día de anticipación,
describiendo la fecha y hora en la que se realizará el servicio.
Cualquier usuario debe reportar al responsable directo, las anomalías detectadas en
el equipo o infraestructura para su atención correspondiente.


5 DESARROLLO

5.1 ASIGNACION DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO

Al ingreso de una persona a la Compañía, se asigna un Computador, con el software
necesario para el óptimo desempeño de sus funciones, para lo cual se gestiona el formato
(FOGF024) de Movimiento de Activos Fijos en el que referencia el tipo de equipo, número de
inventario, número de Serie, etc. y adicionalmente la Cláusula de Compromiso por ser el
responsable del buen uso del mismo.




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5.2 CREACION HOJA DE VIDA DEL EQUIPO

Todo equipo que se adquiere se crea con Hoja de Vida respectiva, formato (FOGF021), en el
cual se ponen todas las características del equipo, en cuanto a memoria, procesador, disco,
etc. También se incluyen los programas que están instalados y si tiene accesorios
adicionales. Se crea el número de Inventario y se archiva en la carpeta de Hojas de Vida de
Equipos.

5.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS

5.3.1 Mantenimiento Preventivo Equipo de Cómputo

Para un adecuado manejo de los sistemas informáticos, se determina que:

Establecer niveles de seguridad para el acceso a las aplicaciones que soportan el
negocio de BIOCOMBUSTIBLES S.A.
Establecer niveles de acceso a los equipos de computo que hacen parte de la base
tecnológica
Los usuarios no deben divulgar información pertinente a la tecnología utilizada en la
empresa, así como claves de usuarios, direcciones de red y componentes de la base
tecnológica.
Los usuarios no deben instalar software o hardware que afecten el funcionamiento
normal de los equipos
Cada usuario es responsable del estado físico de su equipo.
Cada que se realice este tipo de mantenimiento por parte de la compañía externa, se
debe diligenciar la Planilla de Mantenimiento Preventivo (FOGF032) y anexarlo a la
carpeta de hojas de vida de equipos de computo- (FOGF021).
Siempre que el usuario encuentre algún tipo de daño o mal funcionamiento en sus
equipos de cómputo, impresoras, fotocopiadora, Software e incluso problemas con la
Comunicación, el funcionario deberá gestionar una solicitud mediante un Correo
Electrónico dirigido al Director de Sistemas y en caso de que éste no se encuentre en
horas laborables y el problema impida el desarrollo normal de sus actividades, será
preciso realizar el aviso mediante una llamada telefónica.


5.3.1.1 Actividades del Mantenimiento Preventivo

Equipos de cómputo

Verificación de la línea base
Respaldo de datos en medios externos (Únicamente para el Servidor de Mansilla)
Chequeo y diagnostico de discos
Eliminación de temporales, archivos perdidos y corruptos
Desfragmentacion de discos
Verificación de las unidades extraíbles
Verificación de software aplicativos
Revisión de dispositivos de red y configuración
Actualización del sistema operativo

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Actualización de antivirus
Limpieza interna y externa a la CPU
Revisión física, limpieza interna y externa al teclado
Limpieza interna y externa del mouse
Revisión y limpieza del monitor
Recomendaciones del usuario

Impresoras

Prueba de funcionamiento del equipo
Verificación de configuración
Inspección interna
Limpieza de componentes
Revisión y limpieza interna y externa de impresoras
Verificación de la calidad de impresión
Estado de suministros
Recomendaciones del usuario

Equipos de enlace de Comunicaciones

El Mantenimiento de los Equipos de enlace de Comunicaciones está a cargo de los
proveedores del servicio.


5.3.2 Mantenimiento Correctivo Equipo de Computo

En caso que alguno de los equipos presente fallas, el usuario lo reporta por medio de
correo electrónico del Director de Sistemas (TIC´s) describiendo la anomalía.
El Director de Sistemas (TIC´s) analiza la falla para determinar si se requiere
mantenimiento correctivo, en caso contrario se procede a la revisión y soporte interno.
Se determina la necesidad de dar mantenimiento correctivo y se procede a enviar una
Solicitud de mantenimiento al proveedor mediante un correo electrónico.
Se verifica si el equipo se encuentra en periodo de garantía y se informa al proveedor
de lo ocurrido.
En caso de ser necesario, se le entrega al usuario un equipo temporalmente, mientras
se hace la revisión del suyo.
Una vez reparado el equipo se le entrega al usuario.
Cada que se realice este tipo de mantenimiento se debe diligenciar el Informe de
Mantenimiento (FOGF019) únicamente si el procedimiento es por cuenta nuestra, de
lo contrario, se acepta el Documento que gestiona nuestro Proveedor y se archiva en
la Hoja de vida del respectivo Equipo.








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5.4 PROTECCION (Política de Backups)

5.4.1 SERVIDOR DE APLICACIÓN – FACATATIVA

Para mantener respaldo del Servidor de Aplicación de la Planta Mansilla, se hace una copia
disco a disco mensualmente, el cual se mantiene una copia en la oficina Principal y otra en la
Caja fuerte de la compañía que se encuentra en la Sede de Montevideo.

Diariamente se realiza un DUMP de la Base de Datos de la siguiente manera, ingresando por
Putty al Servidor TMS6,



se transmite y se copia directamente al Disco del Director de Sistemas (TIC´s), en la Sede de
Montevideo,



en la carpeta C:\Backup_Syscom_Tms6\Backup TMS6 Linux Base de Datos y transcurrido el mes,
se pasan a un DVD perfectamente marcado con el contenido de los backup, los cuales se
registran en el archivo Control Backup que se encuentra en la carpeta
C:\Backup_Syscom_Tms6\ del Director de Sistemas.





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5.4.2 SERVIDOR DE APLICACIONES Y SERVICIOS – OFICINA PRINCIPAL


El Servidor de la Oficina Principal mantiene un Sistema permanente de respaldo mediante el
arreglo de discos propio del mismo sistema. Adicionalmente, se hace una copia de la
Configuración del sistema mensualmente, el cual se mantiene fuera de la Oficina Principal.

En cuanto a los datos, diariamente se realiza a las 3:00 de la mañana, una copia automática
de los datos mediante programación de SQL en el mismo disco y al siguiente día el Director
de sistemas y comunicaciones, pasa esa misma copia comprimida en D:\syscom40\BackUp (en
donde se mantienen los 6 últimos backup diarios) tanto al disco de Backup Estaciones
(F:\Backup Syscom) y a su propio equipo (oficina Montevideo) en la carpeta
C:\Backup_Syscom_Tms6\ultimo backup syscom40\ultimo backup syscom40, transcurrido el mes en
curso se pasan las copias a un DVD, el cual es marcado con los backup que guarda y
adicionalmente se registran en el archivo de Control Backup que se encuentra en
C:\Backup_Syscom_Tms6\.


5.4.3 EQUIPOS DE USUARIOS


Los usuarios realizarán backup de su información semanalmente el último día de trabajo
(sábado o viernes) y/o en los casos que el usuario lo considere necesario.

Cada funcionario debe realizar copia de archivos y documentación importantes en la
siguiente ubicación:

Funcionario de Torre Central: \\192.168.1.5\verbatim (f), en la carpeta con el nombre del
usuario.

Funcionario de Montevideo: \\biomaxofcinfo02\backup usuarios (e), en la carpeta con el
nombre del usuario.

Funcionario en Mancilla: \\biomaxofc104\Backup Usuarios Planta Mancilla\, en la carpeta
con el nombre del usuario.

Semanalmente se hará verificación de las copias de los funcionarios y en caso de que no se
esté cumpliendo la norma, se le solicitará que realice el backup correspondiente, a la tercera
vez que sea necesario hacer la solicitud se enviará un correo con copia al Jefe inmediato y
Jefe del área.


6 DEFINICIÒN DE TERMINOS

Mantenimiento: Acción de reparar, mantener o conservar en buen estado los
espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para su buen uso.

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Mantenimiento Correctivo: Acción necesaria tomada para corregir o reparar un
equipo, edificio o demás elementos que hayan cesado su actividad por un daño o
deterioro.
Mantenimiento Preventivo: Acción necesaria para alargar la vida de un equipo,
edificio y demás implementos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.
Infraestructura TIC´s: Conjunto de elementos o servicios, referentes a las
tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC´s) que se consideran
necesarios para el adecuado funcionamiento de la organización.

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No aplica

8 ANEXOS

Cronograma de Mantenimiento de Equipos TIC´s (FOGF016)
Movimiento de Activos Fijos (FOGF024)
Hoja de Vida de Equipos de computo (FOGF021)
Informe de Mantenimiento (FOGF019)
Planilla de Mantenimiento Preventivo (FOGF032)



















_____________________




____________________________ ___________________________ ________________________________
Revisó: Claudia Soraya Sánchez. Reviso: Guiovanni Mahecha Aprobó: Sergio Sánchez
Cargo: Director de Sistemas TIC´s Cargo: Coord. de HSEQ Cargo: Rep de la Dirección del SGC
Fecha: 16/07/2009.

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