How to Write an Email in Japanese
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Opening/Closing 拝啓 (Haikei): Dear 敬具 (Keigu): Sincerely yours Opening Greetings お元気でいらっしゃいますか。(Ogenki de irasshaimasu ka): How are you doing?… Very formal お元気ですか。(Ogenki desu ka): How are you doing?… Formal お手紙ありがとうございました。(Otegami arigatou gozaimashita): Thank you for your letter. お久しぶりです。(Ohisashiburi desu): Long time no talk. 早速の返事ありがとうございました。(Sassoku no henji arigatou gozaimashita): Thank you for the quick reply. お返事が送れて、失礼いたしました。(ohenji ga okurete, shitsurei itashimashita): Sorry for my late reply. 突然のメール､失礼いたします。(Totuzen no meeru, shiturei itashimasu): Sorry for the sudden mail. お忙しいところ大変申し訳ございませんが、~ (Oisogashii tokoro taihen moushiwake gozaimasenga): Sorry to interrupt while you are busy, but~ Final Greetings ～によろしくお伝えください。(~ ni yoroshiku otsutae kudasai): Please give my regards to ~ お返事お待ちしております。(Ohenji omachi shite orimasu): I look forward to hearing from you. どうぞよろしくお願いいたします。(Douzo yoroshiku onegai itashimasu): Best regards, or please take care of… ご質問､ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。(Goshitumon, gofumei na ten ga gozaimashitara okigaruni otoiawase kudasai): If you have any questions or confusion, please feel free to ask me. Thank you’s 〜心より御礼申しあげます。(~ kokoro yori orei moushi agemasu): ~thank you from the bottom of my heart.
誠にありがとうございました。(Makoto ni arigatou gozaimashita): Thank you very much. おかげさまで~ (okagesamade~): Thanks to you… ~深く感謝しております。 (~ fukaku kansha shite orimasu): I really appreciate it… 胸がいっぱいになりました。(Mune ga ippai ni narimashita): I am filled with gratitude. Sorry’s 申し訳ありませんでした。(Moushi wake arimasen deshita): I am really sorry. ~お詫び申し上げます。(~owabi moushi agemasu): ~ I apologize. ご迷惑をおかけしました。(Gomeiwaku o okake shimashita): I am sorry for the inconvenience. 大変ご心配をおかけいたしました。(Taihen goshinpai o okake itashimashita): I am sorry that you worried about me. ~お恥ずかしいかぎりです。(~ohazukashi kagiri desu): I am so embarrassed that… 不注意で~ (Fuchuui de~): Due to carelessness~ Transitions さっそくですが､~ (Sassoku desuga~): Without delay~ また、~ (Mata~): In addition, ~ さて、~ (Sate~): Now, ~ このたび~ (Kono tabi~): At this time~ 今後は、~ (Kongo wa~): From now on~ つきましては、~ (Tsukimashitewa~): Therefore~ Other phrases とても助かりました。(Totemo tasukari mashita): It really helped. 大変お世話になりました。(Taihen osewa ni narimashita): Your help has been enormous. ~していただけませんでしょうか。(~shite itadakemasen deshouka): Could you please~ (do this favor for me)? 誠におめでとうございます。(Makoto ni omedetougozaimasu): Congratulations! ~いただければ幸いです。(~itadakereba saiwai desu): I would really appreciate it if you could~ ~楽しみにしております。(~tanoshimi ni shiteorimasu): I am looking forward to~
Opening and Closing Words The opening and closing words in letters, which are similar to English's "Dear" and "Sincerely" etc., come in pairs.
Haikei （拝啓） - Keigu （敬具） The most common pair used in formal letters. Women sometimes use "Kashiko （かしこ） " as a closing word instead of "Keigu."
Zenryaku （前略） - Sousou （草々） This pair is less formal. It is usually used when you don't have time to write a long letter, so that the preliminary greetings are omitted. "Zenryaku" literally means, "omitting the preliminary remarks."
Preliminary Greetings Ogenki de irasshaimasu ka. (very formal) お元気でいらっしゃいますか。 Have you been doing well? Ogenki desu ka. お元気ですか。 Have you been doing well? Ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. (very formal) いかがお過ごしでいらっしゃいますか。 How have you been? Ikaga osugoshi desu ka. いかがお過ごしですか。 How have you been? Okagesama de genki ni shite orimasu. (very formal) おかげさまで元気にしております。 Fortunately I'm doing well. Kazoku ichidou genki ni shite orimasu. 家族一同元気にしております。 The whole family is doing well.
Otegami arigatou gozaimashita. お手紙ありがとうございました。 Thank you for your letter. Nagai aida gobusata shite orimashite moushiwake gozaimasen. (very formal) 長い間ご無沙汰しておりまして申し訳ございません。 I apologize for neglecting to write for such a long time. Gobusata shite orimasu. ご無沙汰しております。 I'm sorry I haven't written for a long time. These expressions or seasonal greetings can be combined in a variety of ways to form the preliminary greeting. The Japanese have long admired the seasonal changes, therefore it seems too abrupt to start a letter without the proper seasonal greeting. Here are some examples. Gobusata shite orimasu ga, ogenki de irasshaimasu ka. ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか。 I'm sorry I haven't written for a long time, but have you been doing well? Sukkari aki rashiku natte mairimashita ga, ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. すっかり秋らしくなってまいりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。 It has become very autumn like; how have you been? Samui hi ga tsuzuite orimasu ga, ikaga osugoshi desu ka. 寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか。 Cold days continue; how have you been? Final Greetings Douka yoroshiku onegai itashimasu. どうかよろしくお願いします。 Kindly look after this matter for me. ~ ni yoroshiku otsutae kudasai. ～によろしくお伝えください。 Please give my regards to ~.
Minasama ni douzo yoroshiku. 皆様にどうぞよろしく。 Please give my regards to everyone. Okarada o taisetsu ni. お体を大切に。 Please take care of yourself. Douzo ogenki de. どうぞお元気で。 Take care of yourself. Ohenji omachi shite orimasu. お返事お待ちしております。 I look forward to hearing from you.
誠にありがとうございました。(Makoto ni arigatou gozaimashita): Thank you very much. おかげさまで~ (okagesamade~): Thanks to you… ~深く感謝しております。 (~ fukaku kansha shite orimasu): I really appreciate it… 胸がいっぱいになりました。(Mune ga ippai ni narimashita): I am filled with gratitude. Sorry’s 申し訳ありませんでした。(Moushi wake arimasen deshita): I am really sorry. ~お詫び申し上げます。(~owabi moushi agemasu): ~ I apologize. ご迷惑をおかけしました。(Gomeiwaku o okake shimashita): I am sorry for the inconvenience. 大変ご心配をおかけいたしました。(Taihen goshinpai o okake itashimashita): I am sorry that you worried about me. ~お恥ずかしいかぎりです。(~ohazukashi kagiri desu): I am so embarrassed that… 不注意で~ (Fuchuui de~): Due to carelessness~ Transitions さっそくですが､~ (Sassoku desuga~): Without delay~ また、~ (Mata~): In addition, ~ さて、~ (Sate~): Now, ~ このたび~ (Kono tabi~): At this time~ 今後は、~ (Kongo wa~): From now on~ つきましては、~ (Tsukimashitewa~): Therefore~ Other phrases とても助かりました。(Totemo tasukari mashita): It really helped. 大変お世話になりました。(Taihen osewa ni narimashita): Your help has been enormous. ~していただけませんでしょうか。(~shite itadakemasen deshouka): Could you please~ (do this favor for me)? 誠におめでとうございます。(Makoto ni omedetougozaimasu): Congratulations! ~いただければ幸いです。(~itadakereba saiwai desu): I would really appreciate it if you could~ ~楽しみにしております。(~tanoshimi ni shiteorimasu): I am looking forward to~
Opening and Closing Words The opening and closing words in letters, which are similar to English's "Dear" and "Sincerely" etc., come in pairs.
Haikei （拝啓） - Keigu （敬具） The most common pair used in formal letters. Women sometimes use "Kashiko （かしこ） " as a closing word instead of "Keigu."
Zenryaku （前略） - Sousou （草々） This pair is less formal. It is usually used when you don't have time to write a long letter, so that the preliminary greetings are omitted. "Zenryaku" literally means, "omitting the preliminary remarks."
Preliminary Greetings Ogenki de irasshaimasu ka. (very formal) お元気でいらっしゃいますか。 Have you been doing well? Ogenki desu ka. お元気ですか。 Have you been doing well? Ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. (very formal) いかがお過ごしでいらっしゃいますか。 How have you been? Ikaga osugoshi desu ka. いかがお過ごしですか。 How have you been? Okagesama de genki ni shite orimasu. (very formal) おかげさまで元気にしております。 Fortunately I'm doing well. Kazoku ichidou genki ni shite orimasu. 家族一同元気にしております。 The whole family is doing well.
Otegami arigatou gozaimashita. お手紙ありがとうございました。 Thank you for your letter. Nagai aida gobusata shite orimashite moushiwake gozaimasen. (very formal) 長い間ご無沙汰しておりまして申し訳ございません。 I apologize for neglecting to write for such a long time. Gobusata shite orimasu. ご無沙汰しております。 I'm sorry I haven't written for a long time. These expressions or seasonal greetings can be combined in a variety of ways to form the preliminary greeting. The Japanese have long admired the seasonal changes, therefore it seems too abrupt to start a letter without the proper seasonal greeting. Here are some examples. Gobusata shite orimasu ga, ogenki de irasshaimasu ka. ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか。 I'm sorry I haven't written for a long time, but have you been doing well? Sukkari aki rashiku natte mairimashita ga, ikaga osugoshi de irasshaimasu ka. すっかり秋らしくなってまいりましたが、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。 It has become very autumn like; how have you been? Samui hi ga tsuzuite orimasu ga, ikaga osugoshi desu ka. 寒い日が続いておりますが、いかがお過ごしですか。 Cold days continue; how have you been? Final Greetings Douka yoroshiku onegai itashimasu. どうかよろしくお願いします。 Kindly look after this matter for me. ~ ni yoroshiku otsutae kudasai. ～によろしくお伝えください。 Please give my regards to ~.
Minasama ni douzo yoroshiku. 皆様にどうぞよろしく。 Please give my regards to everyone. Okarada o taisetsu ni. お体を大切に。 Please take care of yourself. Douzo ogenki de. どうぞお元気で。 Take care of yourself. Ohenji omachi shite orimasu. お返事お待ちしております。 I look forward to hearing from you.
