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Manual de Usuario de Separacion

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Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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MANUAL DE USUARIO PARA LA CAPTURA DE UN SERVICIO DE SEPARACIÓN DE
CUENTAS

OBJETIVO DEL MANUAL:
Capacitar al Agente Promotor con lo necesario para que pueda llevar a cabo sin problema alguno la Captura de
la Solicitud de Separación de Cuentas en el Sistema SAFRE, cuyo objetivo es resolverle al Cliente la situación
que se presente, o bien, orientarlo con la información necesaria para que pueda llevar a cabo dicho trámite.

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LLEVAR A CABO UNA SEPARACIÓN DE CUENTAS:
¿Qué es una Separación de Cuentas?
Es el proceso mediante el cual se separarán las cuentas y/o recursos de los Trabajadores que comparten un
mismo Número de Seguridad Social (NSS).

NSS Invadido: NSS proporcionado por el IMSS a un Trabajador por primera vez, mismo que por error el IMSS
posteriormente se lo proporciona también a otro (s) Trabajador diferente.

NSS Separador: Nuevo número de Seguridad Social que el IMSS otorgue al Trabajador que invadió el NSS
sujeto a aclaración.

Trabajador asignado: Trabajador que no elije su AFORE y su cuenta se asigna a una AFORE de las de mayor
rendimiento neto.

Trabajador no reclamante: Es el Trabajador que tiene un NSS Compartido o Invadido y que no ha presentado
reclamo de solución en ninguna AFORE. Puede estar Registrado o No en una AFORE.

Trabajador Reclamante: Es el Trabajador que inicia el trámite de aclaración y corrección de NSS ante la
Administradora que opere el NSS Invadido. Puede estar Registrado o No Registrado en una AFORE.

Formato HOM 05: “Solicitud de Regularización de Probable Homonimia”, es el formato en el que se integrará la
información de los Trabajadores No registrados para solicitar la aclaración de un NSS que se encuentre invadido.
Este formato se imprime en Zona de Promotores y lo llenas, cómo se explica más adelante en este manual.

Formato HOM 06: “Regularización de Regularización de Probable Homonimia”, es el formato en el que se
integrará la información de los Trabajadores Registrados, para solicitar la aclaración de un NSS que se
encuentre invadido o compartido. Este formato se imprime en Zona de Promotores y lo debes llenar, cómo se
explica más adelante en este manual.
Formato HOM 02: Formato en el que el IMSS informará a los Trabajadores los antecedentes afiliatorios que
obran en su poder, el NSS que utilizarán para todos sus trámites y el NSS separador en atención a su solicitud
de aclaración de NSS. En algunos casos el formato consta de 2 partes.

Documentos para solicitar el Formato HOM02.
 Identificación Oficial.
 Acta de Nacimiento.

Formato Enlace: Este formato lo imprime y entregas al Trabajador para que acuda al IMSS a solicitar el Formato
HOM 02 ó Certificación de NSS Afiliatorios, en este formato el IMSS le anota la información del CANASE
(Catálogo Nacional de Asegurados). El procedimiento para imprimirlo se encuentra en la “MINIGUIA PARA
IMPRIMIR EL FORMATO DE ENLACE EN LOS MODULOS DE AFORE” publicada en la Zona de Promotores
sección “Manuales>>Mini guías”.

Cuestionario INFONAVIT: Este cuestionario se le aplica al Trabajador para agilizar el trámite de Separación de
Cuentas ante INFONAVIT.
Este formato se imprime en Zona de Promotores y lo llenas, cómo se explica más adelante en este manual.


Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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NOTA: Los Trabajadores reclamantes registrados y No Registrados deberán iniciar los trámites de
aclaración y corrección de NSS ante la Administradora que esté operando la cuenta individual identificada con el
NSS Invadido (Esta información la obtienes del Formato HOM-02 o Carta de enlace ó del Certificado de
Movimientos Afiliatorios).

DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA INICIAR EL PROCESO DE SEPARACIÓN DE CUENTAS:

 Formato HOM 06 para Trabajadores Registrados ó HOM 05 para Trabajadores no Registrados
“ Regularización de probable homonimia” (proporcionado por la AFORE), en original, debidamente
llenado.
 Formato de enlace (proporcionado por la AFORE) en original, que ya incluya los datos del CANASE
anotados por el IMSS., Formato HOM 02 “ Certificado de Movimientos afiliatorios” (proporcionado
por el IMSS), en original. En caso de que cuente con dichos documentos o copia simple de cualquier
documento emitido por el IMSS que contenga el o los NSS a 11 posiciones.
 Comprobantes de pago emitidos por los patrones que haya tenido desde julio de 1997, en su caso
copia simple.
 Documento probatorio en original Acta de Nacimiento o Carta de Naturalización si es extranjero.
 Cuestionario INFONAVIT (proporcionado por la AFORE) en original, debidamente llenado, este
cuestionario se obtiene en Zona de Promotores sección Formato >>Generales
 Identificación oficial (Credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar
nacional o credencial ADIMSS) vigente en original y copia. En caso de que el Cliente sea menor de edad
podrá identificarse con pasaporte o con cualquier documento o identificación expedida por su escuela o
por alguna dependencia o entidad de la administración pública federal, estatal, municipal, o del distrito
federal, con fotografía, firma y que esté vigente.
NOTA: Si la ID es el pasaporte o cualquier otra de tamaño mayor a la IFE, no la digitalices como IFE,
sino como documento tamaño carta en la cama plana del escáner, y comunícate a Mesa de Ayuda para
que renombren la imagen como identificación.
Tratándose de extranjeros sólo se acepta el documento migratorio FM2 o FM3.

En caso de Trabajadores fallecidos, este Servicio puede ser solicitado por sus Beneficiarios.

Los documentos que deberá presentar el beneficiario, adicionales a los antes mencionados son:
- Identificación Oficial del “ beneficiario” .
- Acta de Defunción del Trabajador Afiliado.
- Documento Probatorio de parentesco con el Trabajador Afiliado (Acta de Matrimonio en caso de ser
cónyuge, Acta de Nacimiento en caso de ser su hijo(a).

Ya que el Trabajador acuda al IMSS y te entregue el formato HOM 02 emitido por el IMSS y el formato ENLACE
con la anotación de los datos del CANASE, debes revisar en el Formato HOM 02, para ver si el NSS invadido
está AFILIADO en AFORE Coppel, si es así debes iniciar con el Servicio de Separación de Cuentas, de lo
contrario deberás orientar al Cliente para que acuda a la AFORE en donde se encuentra afiliado el NSS invadido.












Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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PROCESO PARA CAPTURAR EL SERVICIO DE SEPARACIÓN DE CUENTAS EN SISTEMA

Paso 1.- Debes ingresar al sistema SAFRE, posteriormente dar clic a la opción “Servicios”, luego dar clic en la
opción “Clientes” y automáticamente se mostrará la opción de “Consulta General” para buscar al Cliente por el
NSS invadido para que a continuación se muestre la siguiente pantalla.



En la pantalla anterior, se muestra los datos del Cliente, Nombre Completo, NSS, CURP, RFC y Estado de la
Solicitud, lo datos antes mencionados debes verificarlos contra el Identificación que presenta el Trabajador para
corroborar la información registrada en sistema.

Paso 2.- Una vez que se consulta al Cliente y se valida la información mostrada por el sistema, se debe de dar
clic al botón “Solicitar Servicio”.

El sistema te mostrará la siguiente pantalla:


Los datos que se deben capturar para continuar el Servicio son los siguientes:

 Fecha de Solicitud.- Fecha en que se está solicitando el Servicio. (dato mostrado por sistema de forma
automática).
 Operador-. Promotor que está ofreciendo el Servicio. ( dato mostrado por sistema de forma automática)
 Medio-. Es el medio por el cual se le dará el Servicio al Trabajador. Siempre será Personal ya que el
Cliente se encuentra en la Tienda.
 Descripción-. Capturar una breve descripción del Servicio que está solicitando el Cliente, se recomienda
poner: “ Cliente solicita separación de cuentas” .
 Materia-. Tipo de modificación o Servicio que esté solicitando el Cliente. En este campo deberás elegir
“ Solicitudes” como se muestra a continuación:

Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
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 Servicio-. Corresponde al tipo de Servicio que requiere el Cliente según la materia seleccionada
previamente. Se debe seleccionar el Servicio “ Solicitud de Corrección o Aclaración NSS (Separación
Cuentas)” , como se muestra en la siguiente pantalla:



 Categoría-. Corresponde a la categoría del Servicio, en estos los casos sin EXCEPCIÓN se deberá
seleccionar la opción “ Servicios” como se muestra en la siguiente pantalla:



Nota: Los datos “ Fecha Final Estimada” y “ Tipo de Documento” se despliegan automáticamente al
seleccionar la categoría Servicios en la pantalla anterior.

Al mismo tiempo, se despliega en la parte inferior de la pantalla el apartado “ Documentos Requeridos” para
llevar a cabo el Servicio, como se muestra a continuación:
Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
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Es este parte del proceso, muy importante que valides cada uno de los documentos que menciona el sistema
que son requeridos para llevar a cabo la Captura de la Solicitud de Separación de Cuentas.

 Identificación Oficial.
 Identificación Oficial (Reverso).
 Documento Probatorio.
 Documento (Probatorio Reverso).
 Documento IMSS Registro (Formato HOM 02).
 Solicitud Regularización Probable – Homonimia. (Formato HOM 05 ó HOM 06).
 Comprobante de Pago o Comprobantes patronales.
 Formato de Usos Múltiples.

Adicionalmente son necesarios los siguientes documentos:

 Cuestionario INFONAVIT.
 Formato Enlace (ya con los datos del CANASE escritos por el IMSS).

Una vez seleccionados los documentos presentados por el Cliente, pueden originarse alguno de los siguientes
casos:

Si algún documento requerido para el trámite no fue seleccionado, el Sistema desplegará una pantalla con el
mensaje: “ No cuenta con todos los documentos requeridos” como se muestra a continuación; generando la
opción de Imprimir “Carta de rechazo”, que deberás entregar con tu firma al Cliente y solicitarle que regrese con
la documentación completa para realizar su trámite.












Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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Paso 3.- Si los documentos que marcaste están completos la siguiente pantalla será el formato de usos múltiples
donde únicamente se deberán llenar los datos de Separación de Cuentas.


Nota: Para visualizar la pantalla completa, deberás deslizar mediante la barra de deslizamiento derecha de la
pantalla.
El campo se deberá llenar de la siguiente manera:

 NSS Correcto HOM-02-. Es el número de Seguro Social que certificó el IMSS como el que debe utilizar el
Trabajador, el cual puedes obtenerlo del Formato HOM-02 ó Formato ENLACE.


























NSS Separador
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AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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FORMATO HOM-02



NOTA: ESTE FORMATO EN ALGUNOS CASOS EL FORMATO HOM -02 SE PRESENTAN EN 2 PARTES, ES
OBLIGATORIO QUE SE INTEGRE LAS 2 PARTES EN LA DIGITALIZACIÓN DEL SERVICIO.
NSS Separador
NSS Invadido
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NOTA: PARA EL PROCESO DE SEPARACIÓN DE CUENTAS EL No. DE CLAVE QUE DEBE DE VENIR EN
EL FORMATO DE ENLACE ES EL “ 2”

Una vez capturado el NSS correcto, deberás dar clic en el botón “ Agregar” . Después de finalizar con la captura
de la separación, el Sistema desplegará en pantalla los botones de “ Actualizar” y “ Generar Impresión” como
se muestra en la siguiente pantalla:


NSS Separador
NSS Invadido
Clave para la Separación de
Cuentas
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AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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El botón “ Actualizar” sirve para modificar los datos incorrectos si hubiera algún error de captura.

Finalmente, deberás dar clic sobre el botón “ Generar Impresión” después de haber corroborado con el Cliente
que los datos capturados son correctos, con lo que el Sistema generará el formato de usos múltiple a imprimir
como se muestra a continuación:











76796100543
 Este Formato de Usos Múltiples deberá de imprimirse en dos tantos, haciendo clic en
el icono de la impresora (2do. de la izquierda) de la barra de herramientas del
programa Adobe Reader, con lo que se abrirá la pantalla que se muestra a
continuación
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AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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LLENADO DE LOS FORMATOS REGULARIZACION PROBABLE HOMONIMIA (HOM05 y HOM06)

Los Formatos Regularización Probable Homonimia debes imprimirlos desde Zona de Promotores sección
Formatos >>Generales, para su llenado de forma manual, ya que llenes el formato y esté firmado debes sacar
una fotocopia y entregarle uno al Trabajador,

A continuación te indicamos como debe de ser llenado el formato de Regularización de probable Homonimia
HOM05 (Solicitud de Regularización de Probable Homonimia).




















 Revisar en
“ Propiedades” en
la pestaña
Papel/Calidad, que
el tamaño de la hoja
esté como Carta.

 En número de
copias poner 2.


 Ambos formatos
impresos deberán
ser firmados por el
Cliente y por el
Promotor, quien
deberá entregarle
uno al Cliente, y el
otro anexarlo a los
documentos
recibidos.

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AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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FORMATO DE REGULARIZACIÓN DE PROBABLE HOMONIMIA HOM05



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1. Datos del Cliente: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s) y Número de Seguro Social.
2. Número de clínica a la que el Trabajador pertenece, este dato viene en la hoja rosa, si no cuenta con ella
deberá comunicarse al Centro de Atención del IMSS al número de teléfono (55)5241-02-45 o 01800-905-96-
00.
3. Datos registrados en su acta de nacimiento: nombre, fecha y lugar de nacimiento, nombre de sus padres, etc.
4. Domicilio y teléfonos actuales del Cliente.
5. Nombre de la AFORE; siempre será AFORE Coppel S.A. de C.V.
6. Datos del patrón actual y del que lo inscribió por primera vez al IMSS incluyendo el registro patronal, este
registro se encuentra en los recibos de nómina u Hoja Rosa.
7. Datos de todos los patrones con los que el Cliente laboró, y que lo registraron en el IMSS.
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8. Clave del documento que el Cliente presenta como comprobante de su relación laboral con cada patrón.
Donde los documentos son los siguientes:
1. Aviso Afiliatorio.
2. Copia de liquidaciones pagadas por el patrón
3. Recibos de pagos de salarios
4. Comprobante de aportaciones hechas por sus patrones al SAR (formatos SAR03, SAR04 ó estados de
cuenta)
5. Certificado de incapacidad
6. Cualquier otro documento
9 Documentos que el Cliente entrega y recabar firma del Cliente
10 Estos datos serán llenados por el área de Operaciones en AFORE Culiacán.
11 Nombre, firma del Promotor y la fecha que se realizó el trámite.












































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LLENADO DE FORMATO DE REGULARIZACIÓN DE PROBABLE HOMONIMIA HOM06


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1. Nombre del Cliente y su CURP.
2. Domicilio actual del Cliente.
3. Datos registrados en su acta de nacimiento: fecha y lugar de nacimiento, sexo y nombre de los padres del
Cliente y deberás de marcar el tipo de identificación que te presenta el Trabajador.
4. Datos de todos los patrones con los que el Cliente laboró y que lo registraron en el IMSS se encuentra en los
recibos de nómina u Hoja Rosa.
5. Clave del documento que el Cliente presenta como comprobante. Donde los documentos son los siguientes:
1. Aviso Afiliatorio.
2. Copia de liquidaciones pagadas
3. Recibos de pagos de salarios
4. Comprobante de aportaciones hechas por sus patrones al SAR (formatos SAR03, SAR04 ó estados de
cuenta).
5. Certificado de incapacidad
6. Cualquier otro documento
6. Documentos que el Cliente entrega, firma del Cliente y fecha.
7. Nombre, firma del Promotor y la fecha que se realizó el trámite.
Ambos documentos (HOM-05 y HOM-06) deben de llenarse en original y copia, donde la copia es para el Cliente
y la original será para AFORE Coppel.

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LLENADO DE CUESTIONARIO INFONAVIT

El cuestionario INFONAVIT es obligatorio para el proceso de Separación Cuentas, además de agilizar el trámite
ya que contiene información actual del Trabajador, este se encuentra en Zona de Promotores sección Formatos
>>Generales>> Cuestionario Infonavit, debes capturar la información que solicita y luego imprimir el formato
para integrarlo en el expediente.

A continuación te indicamos como debe ser llenado el cuestionario INFONAVIT.




Nota: El Trabajador no podrá conocer la respuesta para algunas preguntas y esta puede quedar en blanco.
Folio del servicio
Fecha que se
capturo el servicio
Nombre del
Trabajador
Reclamante
NSS invadido Se realiza este
cuestionario al
Trabajador
El número de Registro
patronal (viene en el
HOM – 02 Actualizado
Correo electrónico de
Recursos humanos o
del J efe inmediato.
Los números
telefónicos deberán de
contar con la lada
correspondiente.
Nombre y Firma
del Trabajador
Nombre y Firma
del Agente
Promotor.
Nombre y dirección de la
Empresa en la que laboró
o que labora actualmente

Datos adicionales que
proporcione el Trabajador
u observaciones.

Manual de Servicios de Separación de Cuent as IMSS
AFORE Coppel, S.A. de C.V. (Agosto 2012)

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Ya que tengas el expediente completo, debes de digitalizar, Indexar y Publicar los documentos que conforman el
expediente, de acuerdo al Manual de Proceso de Digitalización, Indexación y Publicación de Servicios de
Unificación y Separación de Cuentas.


SEGUIMIENTO DE SEPARACIÓN DE CUENTAS

En Zona de Promotores sección Avisos y Circulares >>Avisos Generales se actualiza quincenalmente un reporte
que contiene los Estatus de Servicios de Separación de Cuentas, en dicho reporte se encuentra los Servicios
capturados a partir de junio 2012.

Por ejemplo: Los Servicios capturados del 01 al 15 de cada mes, se publicarán en un reporte el día siguiente
hábil del mismo mes notificando los Servicios que fueron rechazados y aceptados en la validación electrónica del
expediente.

Los Servicios capturados del 16 al día último de mes, se validará dentro de los primeros tres días hábiles del mes
siguiente y se actualizará el reporte de estatus de Servicios para informar los Servicios que fueron aceptados y
rechazados en la validación del expediente.

El 7mo día hábil de cada mes actualizarán los estatus de los Servicios que están en proceso.

EJEMPLO DE REPORTE QUE SE PUBLICARÁ EN ZONA DE PROMOTOR

Nss Fol i o Promotor Paterno Materno Nombres Di v Ciudad Motivo a Rechazar
43715429684 12172115 91897831 LUNA RECENDEZ J UANA 115 COMPOSTELA 1 GENERAL ESCOBED No digitalizó expediente
33987327542 12172866 93729588 LANDEROS MIRELES HUMBERTO 123 TECNOLOGICO 1 NUEVO LAREDO, T No digitalizó expediente
49937075205 12171636 94479781 SANMIGUEL MARTINEZ ALFREDO 124 REFORMA 1 NUEVO LAREDO, T Diagnosticado
47947571395 12172717 94866546 MONTES ALVARADO J ONATHAN ANTONIO 276 LAS PALMAS 1 CADEREYTA, N.L. No digitalizó expediente
23068943895 12172511 93699093 RODRIGUEZ COTA MARIA DE LOS ANGELES 422 INDEPENDENCIA 1 CULIACAN SIN. No digitalizó expediente
23068987629 12172980 93470096 HIRATA VERDUGO DALILA J OSEFINA 469 LAS TORRES 1 CULIACAN SIN. Cuenta asociada registrada
Ti enda
Actual i zado a 10 de Juni o 2012
Reporte de Estatus de Separación de Cuentas


Este reporte se publicará en Zona de Promotores sección Avisos >>Generales.



PRINCIPALES CAUSAS DE RECHAZOS

1. El Agente Promotor no DIGITALIZA Y PUBLICA EL EXPEDIENTE DE SERVICIO, el mismo día que
genera el Servicio, se recomienda realizar dicha actividad después de atender al Cliente.
2. Se llena el formato HOM05, en lugar del formato HOM06 y viceversa.
3. No se llena ni se integra dentro del expediente electrónico el cuestionario de INFONAVIT.
4. El NSS separador no se encuentra registrado.


ESTATUS DE SEPARACIÓN DE CUENTAS PONER IMAGEN DEL REPORTE

1. Proceso de recepción de Movimientos históricos.- En este estatus la AFORE solicita información en
las AFOREs en las que ha estado registrado el NSS invadido.
2. En análisis.- Se realiza el análisis de todos los movimientos que ha tenido la cuenta individual desde su
apertura, esto se realiza por los Analistas de AFORE Coppel.
3. Diagnosticado.- Se obtiene el diagnostico correspondiente de acuerdo al análisis realizado.
4. Enviando Diagnóstico.- Se envía diagnostico a la empresa operadora (PROCESAR)
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5. Recibido Diagnóstico.- Se recibe diagnostico de la empresa operadora (PROCESAR)
6. Cuenta asociada registrada.- Cuenta asociada Registrada en AFORE Coppel.
7. Cuenta asociada solicitada.- Cuenta asociada Registrada o asignada en otra AFORE. Solicitud de
Registro o traspaso enviada.
8. Cuenta asociada en proceso de afiliación.- Cuenta asociada en proceso de Traspaso.
9. Liquidado.- Procedió la separación de recursos de la cuenta invadida.
10. Notificado Liquidación.- Envío de notificación a Procesar de que ya fue realizada la Liquidación de
recursos.
11. Recibido Liquidación.- Procesar confirma notificación de liquidación a la AFORE.







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