Manual Del Administrador Sharepoint
Content
SHAREPOINT (Manual de administrador
)
1
Introducción..........................................................................................................................................2
2
Crear y configurar listas y bibliotecas...................................................................................................2
3
4
2.1
Crear una lista ....................... ........... ......................... ........................... .......................... ........................ ........................ ......................... ........................... ....................... ......... 3
2.2
Configurar Configurar una lista ......................... ............ ......................... ........................ ........................ ......................... ........................... .......................... ........................ .............. ..4 4
2.3
Crear una biblioteca biblioteca .......................... ............ ........................... ......................... ........................ ........................ .......................... ........................... ........................ ........... 7
2.4
Configurar una biblioteca..........................................................................................................7
Editar y crear páginas ....................... ........... ......................... ........................... .......................... ........................ ........................ ......................... ........................... ....................... ......... 8 3.1
Editar una página .......................... .............. ........................ ........................ ........................ ........................... ............................. .......................... ........................ .............. ..8 8
3.2
Crear una nueva página...........................................................................................................9
Configur Configurar ar el sitio ...................... .................................. ........................ ...................... ...................... ........................ ........................ ...................... ...................... ........................ .............10 .10 4.1
Usuarios y permisos:..............................................................................................................10
4.2
Aspecto Aspecto:: ...................... .................................. ........................ ...................... ...................... ........................ ........................ ...................... ...................... ........................ ...............11 ...11
4.3
Administración de sitios:.........................................................................................................11
4.4
Administración de la colección de sitos:.................................................................................12
5
Configurar los permisos de acceso....................................................................................................12
6
Papelera de reciclaje..........................................................................................................................12
7
Crear flujos de trabajo........................................................................................................................13
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SHAREPOINT (Manual de administrador
1
)
Introducción SharePoint es una herramienta Web para el trabajo colaborativo. SharePoint dispone de varias listas y bibliotecas que permiten almacenar y compartir información: Bibliotecas Biblioteca de documentos: un contenedor de ficheros. Biblioteca de imágenes: un contenedor de imágenes. Biblioteca de formularios: un contenedor de formularios
Listas Tareas: una lista de tareas compartidas. Calendario: un calendario compartido Contactos: una lista de contactos Encuestas, discusiones, blogs, wikis,…
.
Este manual de administrador de SharePoint está dirigido a las personas que han solicitado el sitio, y deseen personalizar las listas y bibliotecas de SharePoint. En concreto se va a explicar cómo:
− Crear y configurar listas y bibliotecas − Crear, configurar y editar páginas − Configurar el sitio − Configurar los permisos de acceso − Usar la papelera de reciclaje − Crear flujos de trabajo Se aconseja leer primero el “manual de usuario”, donde se detalla cómo empezar a trabajar con SharePoint.
2
Crear y configurar listas y bibliotecas
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SHAREPOINT (Manual de administrador 2.1
)
Crear una lista Para crear una lista seleccionamos “Acciones del sitio -> Crear”
y seleccionamos una lista:
Comunicaciones: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y añadir columnas).
Seguimiento: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y añadir columnas).
Listas personalizadas: Son unas listas “en blanco”. El usuario añade las columnas que
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SHAREPOINT (Manual de administrador
)
NOTA: La creación de una lista no implica que ésta se muestre en la página principal (en el apartado 3 se explica cómo realizar esto). Para acceder a la lista pinchamos en “Inicio Ver todo el contenido del sitio” y posteriormente seleccionamos la lista que queremos ver.
2.2
Configurar una lista Todas las listas tienen un menú con 3 opciones: nuevo, acciones y configuración. Las
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SHAREPOINT (Manual de administrador
)
y accedemos a la página de la configuración de la lista. Las opciones que disponemos son las siguientes:
Configuración general: − Titulo, descripción y exploración: El nombre de la lista y si es visible o no del “inicio rápido”. − Configuración de versiones: Por una parte tenemos la aprobación de contenidos. Si una lista tiene “aprobación de contenidos”, cualquier usuario que tiene derechos de edición puede añadir una entrada a la lista, pero no será publicada hasta que el administrador de la lista lo apruebe. Por otra parte tenemos el versionado de elementos. Si se activa el versionado, cada vez que un elemento de la lista cambie se crea una nueva versión. Las versiones antiguas pueden ser vistas y recuperadas. − Configuración avanzada: Por una parte tenemos los permisos a nivel de elementos. Estos permisos determinan si un usuario puede leer/escribir los elementos propios o los de todos los integrantes de la lista (no confundir con los permisos de acceso a la lista, eso se configura en “permisos y administraciónpermisos para esta lista”). Por otra parte podemos habilitar/deshabilitar los adjuntos en esta lista, y permitir/denegar que el motor de búsqueda de SharePoint indexe los contenidos de esta lista.
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SHAREPOINT (Manual de administrador
)
2º nivel: es la papelera de reciclaje del administrador. En esta papelera tenemos todos los elementos eliminados de la papelera de los usuarios. Esta papelera de reciclaje tiene un tamaño del 50% del espacio libre del sitio. Para acceder a la papelera de reciclaje del administrador, vamos a “Acciones del sitio -> Configuración del sitio”
y seleccionamos “papelera de reciclaje”
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SHAREPOINT (Manual de administrador
)
el flujo de trabajo no). Un ejemplo de flujo de trabajo puede ser el aviso mediante correo electrónico cuando un documento suba a una biblioteca de documentos y la creación automática de tareas en función del estado del documento. Para crear un flujo de trabajo hay que seguir estos pasos: 1. Desde nuestro sitio SharePoint, seleccionar “ArchivoEditar con Microsoft Office SharePoint Designer”
2.
Abrimos un nuevo flujo de trabajo: “Archivo -> Nuevo -> Flujo de trabajo”
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Introducción..........................................................................................................................................2
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Crear y configurar listas y bibliotecas...................................................................................................2
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2.1
Crear una lista ....................... ........... ......................... ........................... .......................... ........................ ........................ ......................... ........................... ....................... ......... 3
2.2
Configurar Configurar una lista ......................... ............ ......................... ........................ ........................ ......................... ........................... .......................... ........................ .............. ..4 4
2.3
Crear una biblioteca biblioteca .......................... ............ ........................... ......................... ........................ ........................ .......................... ........................... ........................ ........... 7
2.4
Configurar una biblioteca..........................................................................................................7
Editar y crear páginas ....................... ........... ......................... ........................... .......................... ........................ ........................ ......................... ........................... ....................... ......... 8 3.1
Editar una página .......................... .............. ........................ ........................ ........................ ........................... ............................. .......................... ........................ .............. ..8 8
3.2
Crear una nueva página...........................................................................................................9
Configur Configurar ar el sitio ...................... .................................. ........................ ...................... ...................... ........................ ........................ ...................... ...................... ........................ .............10 .10 4.1
Usuarios y permisos:..............................................................................................................10
4.2
Aspecto Aspecto:: ...................... .................................. ........................ ...................... ...................... ........................ ........................ ...................... ...................... ........................ ...............11 ...11
4.3
Administración de sitios:.........................................................................................................11
4.4
Administración de la colección de sitos:.................................................................................12
5
Configurar los permisos de acceso....................................................................................................12
6
Papelera de reciclaje..........................................................................................................................12
7
Crear flujos de trabajo........................................................................................................................13
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SHAREPOINT (Manual de administrador
1
)
Introducción SharePoint es una herramienta Web para el trabajo colaborativo. SharePoint dispone de varias listas y bibliotecas que permiten almacenar y compartir información: Bibliotecas Biblioteca de documentos: un contenedor de ficheros. Biblioteca de imágenes: un contenedor de imágenes. Biblioteca de formularios: un contenedor de formularios
Listas Tareas: una lista de tareas compartidas. Calendario: un calendario compartido Contactos: una lista de contactos Encuestas, discusiones, blogs, wikis,…
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Este manual de administrador de SharePoint está dirigido a las personas que han solicitado el sitio, y deseen personalizar las listas y bibliotecas de SharePoint. En concreto se va a explicar cómo:
− Crear y configurar listas y bibliotecas − Crear, configurar y editar páginas − Configurar el sitio − Configurar los permisos de acceso − Usar la papelera de reciclaje − Crear flujos de trabajo Se aconseja leer primero el “manual de usuario”, donde se detalla cómo empezar a trabajar con SharePoint.
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Crear y configurar listas y bibliotecas
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SHAREPOINT (Manual de administrador 2.1
)
Crear una lista Para crear una lista seleccionamos “Acciones del sitio -> Crear”
y seleccionamos una lista:
Comunicaciones: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y añadir columnas).
Seguimiento: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y añadir columnas).
Listas personalizadas: Son unas listas “en blanco”. El usuario añade las columnas que
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SHAREPOINT (Manual de administrador
)
NOTA: La creación de una lista no implica que ésta se muestre en la página principal (en el apartado 3 se explica cómo realizar esto). Para acceder a la lista pinchamos en “Inicio Ver todo el contenido del sitio” y posteriormente seleccionamos la lista que queremos ver.
2.2
Configurar una lista Todas las listas tienen un menú con 3 opciones: nuevo, acciones y configuración. Las
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Configuración general: − Titulo, descripción y exploración: El nombre de la lista y si es visible o no del “inicio rápido”. − Configuración de versiones: Por una parte tenemos la aprobación de contenidos. Si una lista tiene “aprobación de contenidos”, cualquier usuario que tiene derechos de edición puede añadir una entrada a la lista, pero no será publicada hasta que el administrador de la lista lo apruebe. Por otra parte tenemos el versionado de elementos. Si se activa el versionado, cada vez que un elemento de la lista cambie se crea una nueva versión. Las versiones antiguas pueden ser vistas y recuperadas. − Configuración avanzada: Por una parte tenemos los permisos a nivel de elementos. Estos permisos determinan si un usuario puede leer/escribir los elementos propios o los de todos los integrantes de la lista (no confundir con los permisos de acceso a la lista, eso se configura en “permisos y administraciónpermisos para esta lista”). Por otra parte podemos habilitar/deshabilitar los adjuntos en esta lista, y permitir/denegar que el motor de búsqueda de SharePoint indexe los contenidos de esta lista.
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)
2º nivel: es la papelera de reciclaje del administrador. En esta papelera tenemos todos los elementos eliminados de la papelera de los usuarios. Esta papelera de reciclaje tiene un tamaño del 50% del espacio libre del sitio. Para acceder a la papelera de reciclaje del administrador, vamos a “Acciones del sitio -> Configuración del sitio”
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)
el flujo de trabajo no). Un ejemplo de flujo de trabajo puede ser el aviso mediante correo electrónico cuando un documento suba a una biblioteca de documentos y la creación automática de tareas en función del estado del documento. Para crear un flujo de trabajo hay que seguir estos pasos: 1. Desde nuestro sitio SharePoint, seleccionar “ArchivoEditar con Microsoft Office SharePoint Designer”
2.
Abrimos un nuevo flujo de trabajo: “Archivo -> Nuevo -> Flujo de trabajo”
