Procedimiento de Control Documental
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 1 de 13
INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1 7.2 8. 9.
OBJETIVO ____________________________________________________________________ 2 ALCANCE_____________________________________________________________________ 2 REFERENCIAS ________________________________________________________________ 2 DEFINICIONES_________________________________________________________________ 3 DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________ 4 RESPONSABILIDADES __________________________________________________________ 5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES _________________________________________________ 6 DIAGRAMA DE FLUJO ________________________________________________________ 6 DESCRIPCIÓN _______________________________________________________________ 7 TABLA DE CONTROL DE REGISTROS _____________________________________________ 9 ANEXOS _____________________________________________________________________ 10 9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN _________________________________________ 10
9.1.1 CARÁTULA Y CONTENIDO __________________________________________________________ 10 9.1.2 FORMATO ________________________________________________________________________ 11 9.1.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS _______________________________________________ 11
9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________________ 12 9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS __________________________________ 12 9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS_________________________________ 12 9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO ________________________________________________ 13 10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________ 13
Preparado por UGECAL Firma
Revisado por : Firma Revisada adecuación por: Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Firma
Aprobado por: Representante de la Dirección Firma
Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Representante de la Dirección
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 2 de 13
1.
OBJETIVO
Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), a través de una metodología para la generación, actualización, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del Trabajo.
2.
ALCANCE
La documentación del SGC de la Dirección del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad. 3. REFERENCIAS Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001 Directrices para la documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad Norma ISO 10013 Manual de Calidad de la Dirección del Trabajo
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 4. DEFINICIONES Nº 1 2 3 4 Término Documento controlado Documento electrónico Documento externo Encargado/a Sistema PMG Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Manual de Calidad Procedimientos Documentados Procedimiento Operativo Procedimiento Transversal Instrucción de Trabajo Definición Abreviación Es un documento que pertenece al Sistema de Gestión DC de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma. Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o web. Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son necesarios y/u obligatorios para la operación de los DE Sistemas PMG que forman parte del mismo. Persona responsable del sistema PMG, que habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o Departamento. Es un listado en el que se encuentran los documentos LMI internos controlados del SGC (ver anexo 9.3). Es un listado en el que se encuentran los documentos LME externos controlados del SGC (ver anexo 9.4). Documento que especifica el Sistema de Gestión de la MC Calidad de una organización (3.7.4: ISO 9000). Documentos utilizados por el SGC para describir su operación. Los procedimientos responden a las PR preguntas: qué, quién, con qué, cuándo y dónde realizar algo. Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001 o bien que el SGC ha definido como aplicables al PRT conjunto del Sistema de Gestión de la Calidad Descripción detallada de cómo realizar y registrar IT las tareas (10013) Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, PDA proceso, producto o contrato específico (3.7.5: ISO 9000) Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 3 de 13
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Plan de la Calidad
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 5. DISPOSICIONES GENERALES Nº DISPOSICION Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparación corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la revisión y la aprobación al Representante de la Dirección, sólo en el caso del Manual de Calidad la aprobación siempre será de la Alta Dirección. En el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la preparación corresponde al funcionario del SGC, la revisión se comparte entre el Jefe del Sistema PMG en cuanto a su contenido y la revisión de la adecuación a los requerimientos del SGC a la Unidad de Gestión de Calidad, y la aprobación al Jefe de Departamento o División donde radiquen los respectivos Sistemas PMG, con la excepción del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Dirección. Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceñirse al presente Procedimiento Control de Documentos. Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales del momento que sean publicadas en la intranet. La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, según corresponda. La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión documental el sistema digital en la intranet. Esto permite a la organización bajo el alcance del SGC tener acceso en los puntos de uso de dicha documentación. Toda documentación bajo el marco anterior se entenderá por oficial y vigente. Se dispondrá de un LMI para el SGC en la Intranet de la Dirección del Trabajo, su construcción, actualización y difusión corresponderá a la Unidad de Gestión de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de cada sistema del PMG es responsable de su actualización. La documentación externa, física es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestión de la Calidad utilizará correo electrónico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez deberán comunicarlo a sus funcionarios(as). El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad. El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta. Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, según su necesidad creará un sistema para controlar los “documentos no oficiales” (fotocopias). Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC deberán ceñirse al punto 9.1.1 Carátula y contenido, de este documento. En la construcción de Diagramas de Flujo, se deben numerar los pasos para mejor la comprensión de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que registro genera la actividad. Cada Instrucción de Trabajo así como los Planes de la Calidad, serán emitidos, revisados, aprobados y controlada su disposición por el Sistema que requiera su aplicación. Toda Instrucción de trabajo y Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 4 de 13
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planes de calidad debe ceñirse a los formatos establecidos en este documento en el punto 9.1.3 e identificar preparación, revisión y aprobación. Cada Sistema que genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su disposición para cuando sea requerido. La elaboración de los Documentos del SGC deben seguir el formato señalado en el punto 9.1.1, con la salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para 10 validación del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestión de Calidad la adecuación del formato, sin eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos.
6.
RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la gestión de este procedimiento es la Unidad de Gestión de la Calidad. Ver numeral 7, descripción de actividades.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Documentos
Alta Dirección Representante de la Dirección Unidad de Gestión de Calidad Jefatura de División o Departamento / Encargado Sistema PMG / Funcionario del SGC
Inicio
Código: Versión: Hoja:
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(1) Recepción de requerimiento sobre creación o modificación al MC, PRT y/ o PRO Pase o correo electrónico
no
(2) Es PRT y/o MC?
no
(8) Elabora o modifica PRO
no
(5) Aprueba y revisa, según corresponda?
(3) Revisa adecuación y solicita cambios si corresponde. Pase o correo electrónico (4) Elabora o modifica Lista PRT y/o MC, según Verificación corresponda Lista Verificación si no (10) Verifica correcciones? Pase
no
(9) Autoriza revisión y aprueba, según corresponda?
Si sólo MC
si
si Pase
(7) Aprueba?
(6) Envia a la Alta Dirección documentos Pase
Si sólo SAI si (11) Archiva en documentos controlado y envía copia controlada Pase
si
(12) Confecciona, actualiza, publica y comunica LMI. Revisa LME Correo Electrónico
(13) Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo Pase o correo electrónico Fin
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 7.2 DESCRIPCIÓN N Actividad Recepciona requerimiento de creación o modificación de MC, PRT y/o 1 PRO, por parte de los administradores del SGC o cualquier funcionario - usuario con acceso a la documentación. Si corresponde a la categoría MC y/o PRT (exceptuando el CPC que corresponde su modificación al sistema asignado para su gestión), la Unidad de Gestión de Calidad procede a su creación o modificación. 2 En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo sistema que administra los PR se procede a la revisión de su adecuación. Revisión de la adecuación. Cuando un Sistema que tiene a cargo un documento, y activa una solicitud de modificación y/o creación, debe enviar por e-mail o pase el documento para la revisión de la adecuación. Para la revisión del documento se utiliza una lista de 3 verificación y se informa por pase o e-mail si se requieren correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envío del documento mediante pase y el envío digital del archivo para su publicación en la intranet. Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando, al menos, los siguientes puntos: 1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001 2. Conformidad con requisitos establecidos en documento “Control de 4 Documentos”. 3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institución. 4. No existan contradicciones con otros documentos del SGC. Revisa Documento mediante Lista de verificación. Una vez recepcionado los documentos se procede a: 1. Su revisión y aprobación en el caso PRT. 2. Aprobación en el caso del PR-CPC 3. Revisión en el caso del MC Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es 5 devuelto a la Unidad de Gestión de Calidad con las observaciones pertinentes para su corrección. Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL Si la revisión es autorizada, el MC se envía a la Alta Dirección para su aprobación. Envía a la Alta Dirección documentos, para ello confecciona Pase y 6 adjunta documentos. Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 7 de 13
Responsable Unidad de Gestión de la Calidad Unidad de Gestión de la Calidad
Registro Pase y/o correo electrónico Pase y/o correo electrónico, según corresponda Pase y/o correo electrónico, según corresponda Lista de Verificación
Unidad de Gestión de la Calidad
Unidad de Gestión de la Calidad
Lista de verificación
Representante de la Dirección
Representante de la Dirección
Pase
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Actividad Responsable Registro Revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Dirección 7 Pase observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de Gestión de Calidad. Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16) Elabora o modifica PRO, con las correcciones si Funcionario del SGC corresponde, y envía a la revisión y aprobación y/ o Encargado de 8 correspondiente. Sistema PMG, según corresponda. Una vez preparado el documento se procede a la autorización de la revisión y aprobación, según corresponda. Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisión, el documento es devuelto al funcionario con las observaciones pertinentes para su corrección. 9 Si la revisión es autorizada, el documento se envía a la Jefatura de Departamento o División para su aprobación. La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene observaciones lo aprueba y lo envía a la Unidad de Gestión de Calidad. Jefatura de Departamento / Encargado de Sistema PMG Pase
Una vez recepcionado el documento con la autorización y aprobación, se procede a verificar las correcciones y firma su adecuación. 10 El documento se archiva Unidad de Gestión En el caso de los procedimientos del SAI estos se envían a de la Calidad través de la actividad Nº6 del Representante de la Dirección a la Aprobación de la Alta Dirección para su aprobación.
Pase
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Actividad Archivo y distribución de documentos Recepciona documentos original con las autorizaciones y aprobación correspondientes y procede a su archivo en 11 carpeta denomina “Documentos Vigentes” y recepciona archivo digital. Envía copia controlada del PRO, en el caso que se requiera. Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos aprobados por la Alta Dirección y/o por cada Sistema (según corresponda). En el caso de la documentación externa revisará los LME enviados por cada sistema y procederá a su publicación. 12 Publica en la intranet los documentos internos en formato PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los usuarios a la versión vigente. Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva actualización del LMI que se encuentran disponibles en la intranet, mediante correo electrónico. Retiro de documentos Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para ello solicita mediante Pase y/o Correo electrónico el retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez 13 recepcionados los documentos los marcas con un timbre distintivos y los archiva en carpeta de documentos obsoletos. Sólo en el caso de las copias controladas conserva la caratula y el resto lo destruye. 8. N 1 2 3 TABLA DE CONTROL DE REGISTROS Registros Pase Correo Electrónico Lista de Verificación
N
Responsable
Unidad de Gestión de la Calidad
Pase
Unidad de Gestión de la Calidad
Correo electrónico
Unidad de Gestión de la Calidad
Pase y/o correo electrónico, según corresponda.
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9.
ANEXOS
9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN 9.1.1 Carátula y contenido Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Código: Versión: Hoja: PR-XX-YY X x de yy
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
INDICE Objetivo (para que trabajar con el procedimiento). Alcance (donde, a que aplica el procedimiento). Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento). Definiciones. Disposiciones generales (condiciones a considerar) Responsabilidades (responsabilidades principales de las funciones que intervienen en la actividad). Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto sólo lo definen los PRO). Descripción de actividades (primero diagrama, después explicación) Tabla de Control de Registros Anexos Tabla de control de cambios
Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG) Cargo /firma/timbre Revisada Adecuación por (Jefa Unidad de Gestión la Calidad) Cargo/firma/timbre Aprobado por: Cargo/firma/timbre
Preparado por: Cargo /firma/timbre (en el caso que corresponda)
Pie de página sólo en la primera hoja
Otros documentos generados por el SGC que no puedan ceñirse al formato ya señalado, lo adecuarán manteniendo contenidos mínimos a saber: Identificación, Codificación, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones Generales, las Responsabilidades y las Definiciones.
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9.1.2 Formato El formato tipo estará a disposición de todos los usuarios de Intranet de la Dirección del Trabajo mediante plantilla Word, la que contendrá automáticamente los siguientes atributos: Hoja Cubos Escritura Fuente Justificación Interlineado Márgenes Numeración Formato Cláusulas subsecciones y Numeración Formato Tamaño Carta (216 x 279 mm) En todas las hojas y en sector centro (cm 8) a 1 cm del borde lateral izquierdo Arial Narrow 11 ó 12 normal (tablas y figuras puede ser menor) Perfecta 1.15 ó 1.5 (en tablas puede ser sencillo) Derecho: 2,5 cm Izquierdo: 2,5 cm Superior: 3,0 cm Inferior: 3,0 cm Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene que ser único para todo el documento. Se escriben con mayúsculas y letra negrita Son numeradas con el mismo número del título seguido por un punto decimal y otro número. Se escriben con minúsculas y letra negrita
Títulos
9.1.3 Codificación de los Documentos Manual de Calidad Política de Calidad Procedimientos PR-XX-YY MC PC PR : Procedimiento. XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso. YY : Correlativo. Instrucciones de XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CD…etc.), en el caso que sea Trabajo una instrucción no relacionada con los procedimientos que administra se debe XX-IT-YY colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAI…etc.) IT : Instrucción de Trabajo YY : Correlativo. Plan de la Calidad XX : Sigla del Sistema PMG XX-PDA-YY PDA : Plan de Calidad YY : Correlativo. Documentos externos Administración de acuerdo a procedimientos establecidos de la Dirección del Trabajo.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación final tendrá la numeración 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeración. Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 12 de 13
9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS El listado maestro de documentos estará en la intranet y debe seguir el siguiente formato: Ejemplo:
Código PR-BGI-11 Título Documento Procedimiento Balance Gestión Integral Versión Estado Autor SPCG Ubicación Intranet, carpeta SPCG Fecha de vigencia
9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código Título Documento Autor Dónde se encuentra Fecha de vigencia
La Lista Maestra de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el sitio del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección del Trabajo.
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9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio: Versión Ítem Aspecto cambiado Razones Persona que solicitó el cambio
10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión Ítem 10 10 Caratula 5 Aspecto cambiado Pie de firma de aprobación para el Representante de la Dirección Traspasa la aprobación de los PRT desde la Directora al Representante de la Dirección. Nº3 y 4: Incorpora revisión por Lista de verificación y registro. Nº5: Incorpora aprobación de los PRT al Representante de la Dirección. Nº12: Se cambia subidos por enviados Agrega registro nº3 9.1.1.: Se establece la relación del número siete con la ficha de proceso. 9.1.2: Modificó fuente, interlineado y numeración. Razones Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Inclusión de actividad de control en la descripción de actividades Asegurar coherencia entre diferentes documentos y facilitar su confección. Persona que solicitó el cambio UGECAL UGECAL
10
7.2
UGECAL
10 10
8 9.1
UGECAL UGECAL
INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1 7.2 8. 9.
OBJETIVO ____________________________________________________________________ 2 ALCANCE_____________________________________________________________________ 2 REFERENCIAS ________________________________________________________________ 2 DEFINICIONES_________________________________________________________________ 3 DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________ 4 RESPONSABILIDADES __________________________________________________________ 5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES _________________________________________________ 6 DIAGRAMA DE FLUJO ________________________________________________________ 6 DESCRIPCIÓN _______________________________________________________________ 7 TABLA DE CONTROL DE REGISTROS _____________________________________________ 9 ANEXOS _____________________________________________________________________ 10 9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN _________________________________________ 10
9.1.1 CARÁTULA Y CONTENIDO __________________________________________________________ 10 9.1.2 FORMATO ________________________________________________________________________ 11 9.1.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS _______________________________________________ 11
9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________________ 12 9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS __________________________________ 12 9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS_________________________________ 12 9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO ________________________________________________ 13 10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________ 13
Preparado por UGECAL Firma
Revisado por : Firma Revisada adecuación por: Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Firma
Aprobado por: Representante de la Dirección Firma
Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Representante de la Dirección
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1.
OBJETIVO
Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), a través de una metodología para la generación, actualización, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del Trabajo.
2.
ALCANCE
La documentación del SGC de la Dirección del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad. 3. REFERENCIAS Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001 Directrices para la documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad Norma ISO 10013 Manual de Calidad de la Dirección del Trabajo
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 4. DEFINICIONES Nº 1 2 3 4 Término Documento controlado Documento electrónico Documento externo Encargado/a Sistema PMG Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Manual de Calidad Procedimientos Documentados Procedimiento Operativo Procedimiento Transversal Instrucción de Trabajo Definición Abreviación Es un documento que pertenece al Sistema de Gestión DC de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma. Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o web. Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son necesarios y/u obligatorios para la operación de los DE Sistemas PMG que forman parte del mismo. Persona responsable del sistema PMG, que habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o Departamento. Es un listado en el que se encuentran los documentos LMI internos controlados del SGC (ver anexo 9.3). Es un listado en el que se encuentran los documentos LME externos controlados del SGC (ver anexo 9.4). Documento que especifica el Sistema de Gestión de la MC Calidad de una organización (3.7.4: ISO 9000). Documentos utilizados por el SGC para describir su operación. Los procedimientos responden a las PR preguntas: qué, quién, con qué, cuándo y dónde realizar algo. Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001 o bien que el SGC ha definido como aplicables al PRT conjunto del Sistema de Gestión de la Calidad Descripción detallada de cómo realizar y registrar IT las tareas (10013) Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, PDA proceso, producto o contrato específico (3.7.5: ISO 9000) Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 3 de 13
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Plan de la Calidad
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 5. DISPOSICIONES GENERALES Nº DISPOSICION Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparación corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la revisión y la aprobación al Representante de la Dirección, sólo en el caso del Manual de Calidad la aprobación siempre será de la Alta Dirección. En el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la preparación corresponde al funcionario del SGC, la revisión se comparte entre el Jefe del Sistema PMG en cuanto a su contenido y la revisión de la adecuación a los requerimientos del SGC a la Unidad de Gestión de Calidad, y la aprobación al Jefe de Departamento o División donde radiquen los respectivos Sistemas PMG, con la excepción del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Dirección. Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceñirse al presente Procedimiento Control de Documentos. Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales del momento que sean publicadas en la intranet. La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, según corresponda. La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión documental el sistema digital en la intranet. Esto permite a la organización bajo el alcance del SGC tener acceso en los puntos de uso de dicha documentación. Toda documentación bajo el marco anterior se entenderá por oficial y vigente. Se dispondrá de un LMI para el SGC en la Intranet de la Dirección del Trabajo, su construcción, actualización y difusión corresponderá a la Unidad de Gestión de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de cada sistema del PMG es responsable de su actualización. La documentación externa, física es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestión de la Calidad utilizará correo electrónico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez deberán comunicarlo a sus funcionarios(as). El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad. El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta. Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, según su necesidad creará un sistema para controlar los “documentos no oficiales” (fotocopias). Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC deberán ceñirse al punto 9.1.1 Carátula y contenido, de este documento. En la construcción de Diagramas de Flujo, se deben numerar los pasos para mejor la comprensión de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que registro genera la actividad. Cada Instrucción de Trabajo así como los Planes de la Calidad, serán emitidos, revisados, aprobados y controlada su disposición por el Sistema que requiera su aplicación. Toda Instrucción de trabajo y Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 4 de 13
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planes de calidad debe ceñirse a los formatos establecidos en este documento en el punto 9.1.3 e identificar preparación, revisión y aprobación. Cada Sistema que genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su disposición para cuando sea requerido. La elaboración de los Documentos del SGC deben seguir el formato señalado en el punto 9.1.1, con la salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para 10 validación del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestión de Calidad la adecuación del formato, sin eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos.
6.
RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la gestión de este procedimiento es la Unidad de Gestión de la Calidad. Ver numeral 7, descripción de actividades.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Documentos
Alta Dirección Representante de la Dirección Unidad de Gestión de Calidad Jefatura de División o Departamento / Encargado Sistema PMG / Funcionario del SGC
Inicio
Código: Versión: Hoja:
PR-CD-01 11 6 de 13
(1) Recepción de requerimiento sobre creación o modificación al MC, PRT y/ o PRO Pase o correo electrónico
no
(2) Es PRT y/o MC?
no
(8) Elabora o modifica PRO
no
(5) Aprueba y revisa, según corresponda?
(3) Revisa adecuación y solicita cambios si corresponde. Pase o correo electrónico (4) Elabora o modifica Lista PRT y/o MC, según Verificación corresponda Lista Verificación si no (10) Verifica correcciones? Pase
no
(9) Autoriza revisión y aprueba, según corresponda?
Si sólo MC
si
si Pase
(7) Aprueba?
(6) Envia a la Alta Dirección documentos Pase
Si sólo SAI si (11) Archiva en documentos controlado y envía copia controlada Pase
si
(12) Confecciona, actualiza, publica y comunica LMI. Revisa LME Correo Electrónico
(13) Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo Pase o correo electrónico Fin
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 7.2 DESCRIPCIÓN N Actividad Recepciona requerimiento de creación o modificación de MC, PRT y/o 1 PRO, por parte de los administradores del SGC o cualquier funcionario - usuario con acceso a la documentación. Si corresponde a la categoría MC y/o PRT (exceptuando el CPC que corresponde su modificación al sistema asignado para su gestión), la Unidad de Gestión de Calidad procede a su creación o modificación. 2 En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo sistema que administra los PR se procede a la revisión de su adecuación. Revisión de la adecuación. Cuando un Sistema que tiene a cargo un documento, y activa una solicitud de modificación y/o creación, debe enviar por e-mail o pase el documento para la revisión de la adecuación. Para la revisión del documento se utiliza una lista de 3 verificación y se informa por pase o e-mail si se requieren correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envío del documento mediante pase y el envío digital del archivo para su publicación en la intranet. Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando, al menos, los siguientes puntos: 1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001 2. Conformidad con requisitos establecidos en documento “Control de 4 Documentos”. 3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institución. 4. No existan contradicciones con otros documentos del SGC. Revisa Documento mediante Lista de verificación. Una vez recepcionado los documentos se procede a: 1. Su revisión y aprobación en el caso PRT. 2. Aprobación en el caso del PR-CPC 3. Revisión en el caso del MC Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es 5 devuelto a la Unidad de Gestión de Calidad con las observaciones pertinentes para su corrección. Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL Si la revisión es autorizada, el MC se envía a la Alta Dirección para su aprobación. Envía a la Alta Dirección documentos, para ello confecciona Pase y 6 adjunta documentos. Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 7 de 13
Responsable Unidad de Gestión de la Calidad Unidad de Gestión de la Calidad
Registro Pase y/o correo electrónico Pase y/o correo electrónico, según corresponda Pase y/o correo electrónico, según corresponda Lista de Verificación
Unidad de Gestión de la Calidad
Unidad de Gestión de la Calidad
Lista de verificación
Representante de la Dirección
Representante de la Dirección
Pase
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Actividad Responsable Registro Revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Dirección 7 Pase observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de Gestión de Calidad. Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16) Elabora o modifica PRO, con las correcciones si Funcionario del SGC corresponde, y envía a la revisión y aprobación y/ o Encargado de 8 correspondiente. Sistema PMG, según corresponda. Una vez preparado el documento se procede a la autorización de la revisión y aprobación, según corresponda. Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisión, el documento es devuelto al funcionario con las observaciones pertinentes para su corrección. 9 Si la revisión es autorizada, el documento se envía a la Jefatura de Departamento o División para su aprobación. La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene observaciones lo aprueba y lo envía a la Unidad de Gestión de Calidad. Jefatura de Departamento / Encargado de Sistema PMG Pase
Una vez recepcionado el documento con la autorización y aprobación, se procede a verificar las correcciones y firma su adecuación. 10 El documento se archiva Unidad de Gestión En el caso de los procedimientos del SAI estos se envían a de la Calidad través de la actividad Nº6 del Representante de la Dirección a la Aprobación de la Alta Dirección para su aprobación.
Pase
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 9 de 13 Registro
Actividad Archivo y distribución de documentos Recepciona documentos original con las autorizaciones y aprobación correspondientes y procede a su archivo en 11 carpeta denomina “Documentos Vigentes” y recepciona archivo digital. Envía copia controlada del PRO, en el caso que se requiera. Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos aprobados por la Alta Dirección y/o por cada Sistema (según corresponda). En el caso de la documentación externa revisará los LME enviados por cada sistema y procederá a su publicación. 12 Publica en la intranet los documentos internos en formato PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los usuarios a la versión vigente. Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva actualización del LMI que se encuentran disponibles en la intranet, mediante correo electrónico. Retiro de documentos Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para ello solicita mediante Pase y/o Correo electrónico el retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez 13 recepcionados los documentos los marcas con un timbre distintivos y los archiva en carpeta de documentos obsoletos. Sólo en el caso de las copias controladas conserva la caratula y el resto lo destruye. 8. N 1 2 3 TABLA DE CONTROL DE REGISTROS Registros Pase Correo Electrónico Lista de Verificación
N
Responsable
Unidad de Gestión de la Calidad
Pase
Unidad de Gestión de la Calidad
Correo electrónico
Unidad de Gestión de la Calidad
Pase y/o correo electrónico, según corresponda.
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9.
ANEXOS
9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN 9.1.1 Carátula y contenido Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Código: Versión: Hoja: PR-XX-YY X x de yy
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
INDICE Objetivo (para que trabajar con el procedimiento). Alcance (donde, a que aplica el procedimiento). Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento). Definiciones. Disposiciones generales (condiciones a considerar) Responsabilidades (responsabilidades principales de las funciones que intervienen en la actividad). Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto sólo lo definen los PRO). Descripción de actividades (primero diagrama, después explicación) Tabla de Control de Registros Anexos Tabla de control de cambios
Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG) Cargo /firma/timbre Revisada Adecuación por (Jefa Unidad de Gestión la Calidad) Cargo/firma/timbre Aprobado por: Cargo/firma/timbre
Preparado por: Cargo /firma/timbre (en el caso que corresponda)
Pie de página sólo en la primera hoja
Otros documentos generados por el SGC que no puedan ceñirse al formato ya señalado, lo adecuarán manteniendo contenidos mínimos a saber: Identificación, Codificación, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones Generales, las Responsabilidades y las Definiciones.
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9.1.2 Formato El formato tipo estará a disposición de todos los usuarios de Intranet de la Dirección del Trabajo mediante plantilla Word, la que contendrá automáticamente los siguientes atributos: Hoja Cubos Escritura Fuente Justificación Interlineado Márgenes Numeración Formato Cláusulas subsecciones y Numeración Formato Tamaño Carta (216 x 279 mm) En todas las hojas y en sector centro (cm 8) a 1 cm del borde lateral izquierdo Arial Narrow 11 ó 12 normal (tablas y figuras puede ser menor) Perfecta 1.15 ó 1.5 (en tablas puede ser sencillo) Derecho: 2,5 cm Izquierdo: 2,5 cm Superior: 3,0 cm Inferior: 3,0 cm Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene que ser único para todo el documento. Se escriben con mayúsculas y letra negrita Son numeradas con el mismo número del título seguido por un punto decimal y otro número. Se escriben con minúsculas y letra negrita
Títulos
9.1.3 Codificación de los Documentos Manual de Calidad Política de Calidad Procedimientos PR-XX-YY MC PC PR : Procedimiento. XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso. YY : Correlativo. Instrucciones de XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CD…etc.), en el caso que sea Trabajo una instrucción no relacionada con los procedimientos que administra se debe XX-IT-YY colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAI…etc.) IT : Instrucción de Trabajo YY : Correlativo. Plan de la Calidad XX : Sigla del Sistema PMG XX-PDA-YY PDA : Plan de Calidad YY : Correlativo. Documentos externos Administración de acuerdo a procedimientos establecidos de la Dirección del Trabajo.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación final tendrá la numeración 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeración. Código: Versión: Hoja: PR-CD-01 11 12 de 13
9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS El listado maestro de documentos estará en la intranet y debe seguir el siguiente formato: Ejemplo:
Código PR-BGI-11 Título Documento Procedimiento Balance Gestión Integral Versión Estado Autor SPCG Ubicación Intranet, carpeta SPCG Fecha de vigencia
9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código Título Documento Autor Dónde se encuentra Fecha de vigencia
La Lista Maestra de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el sitio del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección del Trabajo.
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9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio: Versión Ítem Aspecto cambiado Razones Persona que solicitó el cambio
10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión Ítem 10 10 Caratula 5 Aspecto cambiado Pie de firma de aprobación para el Representante de la Dirección Traspasa la aprobación de los PRT desde la Directora al Representante de la Dirección. Nº3 y 4: Incorpora revisión por Lista de verificación y registro. Nº5: Incorpora aprobación de los PRT al Representante de la Dirección. Nº12: Se cambia subidos por enviados Agrega registro nº3 9.1.1.: Se establece la relación del número siete con la ficha de proceso. 9.1.2: Modificó fuente, interlineado y numeración. Razones Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Agilizar el proceso de mantención del Sistema de Gestión de la calidad Inclusión de actividad de control en la descripción de actividades Asegurar coherencia entre diferentes documentos y facilitar su confección. Persona que solicitó el cambio UGECAL UGECAL
10
7.2
UGECAL
10 10
8 9.1
UGECAL UGECAL
