Tips Hosting Live Conference

Hosting Live Virtual Conferences 
 
There are many different reasons to host a live virtual conference with students. The table below 
depicts a few examples. 
 
Review for Major 
Assessment 
Guest Speaker  Weekly Office Hours 
Interactive Lecture  Class Debate  Group Presentations 
1:1 Demonstration of Key 
Concepts 
Show Students How to 
Troubleshoot Technical 
Issues 
Introduce New Unit or Major 
Project 
Build Class Community  Role­Playing  Current Event Discussion 
Peer Review  Check and Connect  Parent/Teacher Meeting 
 
Tips: 
❏ Prior planning prevents poor performance 
❏ Have a clear purpose before you begin. Communicate this purpose to students. 
❏ Test out the environment and ensure you are familiar with all the conferencing 
features. Anticipate common questions students might have with technology and 
ensure you are prepared to answer. 
❏ Upload any templates or resources you plan to use before the meeting begins. 
❏ Open the conference a few minutes before your scheduled start time.  
❏ Allows students to chat informally with one another 
❏ Allows you time to troubleshoot audio/video issues with students 
❏ Refrain from speaking for long chunks of time without engaging students 
❏ Have a simple format students understand for responding via chat or through audio 
means. Provide students multiple opportunities during conference to provide feedback, 
questions, comments, concerns, etc. 
❏ Backchannels (Student chat) are great ways for students to insert questions while you 
are presenting. 
❏ Consider muting students during your lecture or while students join the conference to 
minimize background noise. 
❏ Play music before the conference begins while students enter the meeting. 
❏ Change the layout of the screen students see multiple times during the presentation 
which best fits the actions you are performing. For example, if you are having a Q & A 
session, it is best to change the layout where everyone may see one another’s faces. 
❏ Ask for feedback at the end of the presentation so you may continually improve the 
delivery of your live conferences