Otomatisasi dimulai di pabrik
◦ ◦ ◦ ◦ Numerical control (NC) Direct numerical control (DNC) CAD/CAM Robotics
Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960-an
◦ Word processing ◦ Magnetic Tape/Selectric Typewriter
Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi
OA meliputi: Sistem elektronik formal dan informal Komunikasi informasi Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan Digunakan oleh manager, professional, sekretaris, dan karyawan administratif
◦ manager dan profesional sering disebut knowledge workers
Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik Dampak
◦ Emerged with the appearance of low cost microprocessors ◦ Teleprocessing ◦ Telecommuting
Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial
◦ Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.
Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga
These are disadvantages to the employee!
Menyediakan sumberdaya komputer Menyediakan akses ke sumberdaya informasi Menyediakan perlengkapan nonkomputer Mengatur penerusan panggilan telepon Menggunakan konferensi telepon Menjadwalkan pertemuan reguler Mengikuti pekerjaan rutin
Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan Tidak terikat pada lokasi fisik Tiga I Ekonomi
◦ Informasi ◦ Ide ◦ Inteligensi
Informasi dan komunikasi
◦ Tidak ada data
Aplikasi komputer dan nonkomputer "Other problem solvers"
◦ Internal ◦ Environmental
An OA Model
The firm
Environment
Communications
Information
Office Automation System
Noncomputer Apps
Problem Solver
ComputerApps
Other Problem Solvers
Database
Input physical resources
Transform
Output physical resources
Environment
OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA
Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing
Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif
Secretary or manager
CPU
Typed documents
Document storage
Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan Eliminates phone tag
Mail display and entry
Mail display and entry
User 1
User 2
Mail display and entry
User n
CPU
Mail storage
Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima Manager tidak perlu mengetik Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail
Computer
User 1
Message coding and decoding unit
User 2
Sistem Voice Mail
Secondary storage
Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain Fasilitas penjadwalan Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah
Calendar display and entry Calendar display and entry
Manager 1 Manager 2
Calendar display and entry
Manager n
CPU
Calendar storage
Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama
Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat
Location 1
Location n
Audio Channel
Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis Tiga konfigurasi umum
◦ One-way video and audio ◦ One-way video and two-way audio ◦ Two-way video and audio
Location 1 Location n Video channel
A. One-way video transmission
Video channel
B. Two-way video transmission
Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara Hal teknis yang harus diperhatikan
◦ Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia ◦ Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi
Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer
◦ Lebih dari 4,000 topik ◦ Lebih dari 40,000 anggota
Komputer harus terhubung dalam jaringan
Gabungan semua teknik konferensi Meliputi:
◦ ◦ ◦ audio video computer conferencing
Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end
Original document
Facsimile machine
Analog channel
Facsimile machine
Document copy
Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri
◦ Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) ◦ Dapat dimiliki oleh perusahaan lain
Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder Dikerjakan oleh sistem document management (DM) Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas
Documents to be read
Workstation
OCR Reader Network server
Workstation
DBM S
Workstation
Laser printer
Optical disk storage unit
Workstation
Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi Tiga area aplikasi
◦ administrative ◦ technical ◦ corporate