of 7

Whitepaper Taxonomy as a Service

Published on February 2018 | Categories: Documents | Downloads: 6 | Comments: 0



    Taxonomy as a Service for Enterprise Applications:   An Approach to Improving Information Findability    Richard Iams   

    Introduction  Access to current, accurate, and relevant information is vital for businesses to effectively serve their  customers, partners, and employees. Business intelligence and data warehouse solutions continue  evolving in order to efficiently mine structured data—that is, data that is organized in a defined  format— from multiple applications. These solutions provide information about key relationships and  entities important to the business, such as clients, products, services and partners. Using terms  consistently to organize and describe collected business data is an important factor in building effective  systems and supporting business intelligence strategies. However, this same approach is rarely taken for  managing unstructured information—that is, information that has no defined format, which comprises a  significant volume of information created and shared among business system users. A business’s  unstructured information may reside anywhere, in any format, and in any medium: reports, PowerPoint  presentations, Wikis, network file shares, emails, intranets and portals, blogs, and local hard drives.  Linking both structured and unstructured information types about a related subject is difficult, time  consuming and costly. Searching all possible sources to find information on a single topic in order to  generate new analyses,  satisfy an information request, or comply with legal and regulatory affairs is a  daunting task. The answer to the challenge is to implement a shareable vocabulary, or taxonomy, that  can be used for organizing and searching content across all information sources.   Unstructured business information is important because it can provide vital context and history not  necessarily revealed by structured data contained in databases. Reports and memos will identify  important contributors to a business decision and the logic used to derive a solution which is missing  from a common project plan, time accounting system or financial reporting application. Often times,  however, business units will organize their content in a manner that works for them, but not for the rest  of the organization. They may apply specific classifications and terms in an application or storage 

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


“Taxonomy as a Service” for Enterprise Applications  Richard Iams    repository that meets their own departmental needs but is not intuitive to other departments. Equally,  individual users often organize their personal files in a manner that makes sense to them but not to  their colleagues. As a result, existing tools for organizing business information are used ineffectively.  Highly relevant information may go undiscovered and unused because it can’t be found. This could lead  to recreation of the information—a duplication of effort. Worse yet, the information may remain  unfound, resulting in incomplete and flawed analyses. Even improved findability through the use of text‐ based search does not guarantee that relevant structured and unstructured information can be found.  Both types of information often remain disconnected from each other. This requires users to spend time  searching from different systems, each with their own vocabulary and method of organization.  Business Case Evaluation  This white paper discusses an approach for implementing a business taxonomy as a service, which  provides a shareable, reusable vocabulary across enterprise systems containing both structured and  unstructured information types. Users, system managers, developers and content managers must  reference the same terms to describe and organize business information in order to maximize its  findability. This approach was developed for a global non‐profit organization which implemented  donation‐based sponsorship programs for children and families in low‐resource countries.   In this case, the organization implemented its services in many different countries, matching donors’  contributions to recipients through a sponsorship model. In addition, the organization partnered with  affiliate donor organizations in other countries to collect and distribute donations using the  headquarters’ operating model. Country programs were accountable for reporting financials and results  to headquarters. Relevant information included demographic data about program recipients, children  and families with resource needs, and the narrative reports about participant progress. In addition, the  organization managed its own marketing and volunteer campaigns, and maintained a collection of  multimedia data related to its events and fundraising campaigns, as well as images of program and  participant activities.   A significant challenge for the organization was to manage the information contained in various  repositories in order to accurately track financials, provide analyses designed to optimize donations and  support program growth. The related stories and images produced by the programs and participants  were crucial to documenting successes and growing their model for providing need‐based aid programs.  The program stories offered compelling marketing material in support of routine business data  documenting the impact of donations and the work of personnel.  Combining measureable results with  individual success stories about the children and families assisted was critical for sustaining trust within  the donor community.   In addition to enterprise databases housing information about its donors, partners and service  recipients, the business maintained a corporate intranet, a public website, a digital media repository,  network file shares, and shared portal workspaces as sources of unstructured information. Despite  shared access to data applications and content repositories, important business information was not  easily found by users. Business reports generated by different departments produced inconsistent 

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


“Taxonomy as a Service” for Enterprise Applications  Richard Iams    analyses regarding strategic topics‐ such as clients, products and services‐ resulting from inconsistent  definitions of related terms.   The evaluation demonstrates the capability to centrally manage a controlled vocabulary of strategic  terms and metadata values, and syndicate those terms to subscribing applications with reusable code  for custom navigation and controlled vocabulary choice lists. Commercially available products are used  to store standard terms and relationships and apply them to the needed enterprise systems. Developers  utilize application programming interfaces, common programming techniques, and reusable code as  needed to extract the required business taxonomy and implement it within the system architecture and  user interface. Using consistent content tagging and classification, this practice results in improved  findability and presentation of related information for users regardless of the content repository and the  information format‐ structured or unstructured.  The Importance of the Business Taxonomy  In order to address the challenges of information findability, Project Performance Corporation (PPC)  recommends the use of a Business Taxonomy design over traditional taxonomy design. Unlike a  traditional taxonomy that may classify a deep and complex set of terms, a business taxonomy focuses  on simpler, more intuitive topics familiar to enterprise users regardless of their role or experience. These  topics provide an easy means to classify business content, promoting findability of information. The  topics should represent key business terms independent from the format of the information source‐  structured or unstructured‐ and be applicable across information systems. So, core business activities  and functions are described in simple terms and used to group similar information across the business.  When the business taxonomy is applied consistently across all enterprise applications, users are more  successful in finding the information they need.   Designing the proper taxonomy for users is only a part of the issue.  The taxonomy must also be  accessible to the systems that will apply the defined vocabulary, which will enable enterprise‐wide use  and improve the findability of information. A business application capturing structured data is designed  to minimize data duplication and reuse shared reference values; it can accomplish this by controlling the  input and selection choices for users. Similar benefits exist from applying a standard, controlled  hierarchy of terms to describe and organize unstructured information as it is published. A business  taxonomy can be maintained using outlines and spreadsheets because of its simple design, and used as  needed in a selected application. Portals and intranets, common applications for a business taxonomy  design, may provide their own internal method to manage terms and their relationships to one another.      Business taxonomies are often associated with intranets, extranets, websites, and portals, but they may  be applied wherever simple, intuitive organization of information for identified audiences is required.  The taxonomies should reflect key topics and concepts that are useful for describing business activities  and strategic interests, resulting in a close relationship to current sources used to organize information  within the business.  However, the issue for many organizations is that each application repository  deployed maintains its own taxonomy and metadata scheme and does not necessarily use terms  consistently among them. For instance, a label used for location, such as state or country, may be 

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


“Taxonomy as a Service” for Enterprise Applications  Richard Iams    named differently among applications and the choices used for classification may vary, some using full  names and others using abbreviations (e.g., NY versus New York). Sales staff may describe their  functions and organize information in relation to business activities differently from those in  Manufacturing. As a result, the navigation and categorization of each support application will vary.  Confusion and complexity will result as employees and customers attempt to use each application to  find information they need from the different departments. Familiar and consistent terms, applied  across all information sources, can alleviate the problem.  The Value of a Taxonomy Management Tool  A Business Taxonomy and Metadata design standardizes and defines terms and their relationships in a  way that will be intuitive to business users. These terms reflect familiar business vocabulary that can be  used to classify and organize information contained in both structured and unstructured repositories.  Managing even the simplest of taxonomies intended for an enterprise system, such as a portal, by using  paper or spreadsheets presents challenges once the taxonomy changes to reflect business activities and  information requirements. Populating the terms in a taxonomy management tool offers the potential  for immediate and long‐term benefits on two fronts: 1) it offers application owners and administrators  the ability to maintain the taxonomy centrally and 2) it offers those administrators the ability to  implement changes uniformly to multiple applications through a service that pushes taxonomy changes  to the subscribing applications. If designed and managed correctly, this can provide an organization with  consistent navigation and metadata “tagging” across all applications within the enterprise.  In short,  applications will no longer exist in verticals that are navigated differently and cannot “talk” to each other  in order to link related information.   Without a centralized management tool, the business taxonomy must be created manually in each of  the consuming business applications (e.g., portals, web sites, collaboration work spaces) that use  different application interfaces. If these applications are to work well together, they will need to share a  common controlled vocabulary necessary for users to classify, organize, and find information about the  business consistently. Without a common vocabulary, it is impossible for their information to be reliably  related. Furthermore, without a taxonomy management tool, any change to the system needs to be  identically replicated in each application. In effect, copies of the business taxonomy are created that  may be subject to unapproved changes. This offers the potential for the systems to quickly fall out of  synch with each other.   Governance processes are also necessary to ensure the taxonomy design meets the ongoing needs of  the users. Once a system exists to store and use the taxonomy, policies and procedures must be in place  to manage change as manually maintaining taxonomies in multiple applications creates a massive  administrative burden. Governance to represent all units of the business and all types of users requires  direct meetings and collaboration to communicate proposed changes among stakeholders. This will  quickly become a tedious, labor‐intensive process as business terms are added, new relationships  created, and modifications made to existing terms in order to support enterprise applications. The  taxonomy management tool allows stakeholders to participate remotely in governance and to monitor  proposed changes remotely as terms emerge to reflect business activities. A management tool enforces 

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


“Taxonomy as a Service” for Enterprise Applications  Richard Iams    policies designed to maintain an accurate and consistent taxonomy, and allows decentralized ownership  of specific terms and shared input into the overall design. Stakeholders involved in reviewing change  requests that impact the taxonomy itself and subscribing systems may remain informed without the  need for frequent face‐to‐face meetings.    Implementing Taxonomy as a Service  The concept of Taxonomy as a Service presented in this paper draws from principles of Service Oriented  Architecture (SOA), in order to promote reusability of controlled terms and interoperability between  applications. Rather than embed controlled, managed vocabularies in each consuming application, a  taxonomy management tool becomes the central repository for strategic terms, concepts, and reference  values necessary for any enterprise application. The management tool publishes approved terms to:  •

Provide user navigation—the defined browsing hierarchy within an application;  

Choice lists—or controlled values—for classifying (tagging) content; and  

Filters for controlling and grouping data in views to users.   

The functionality of governance and change management is provided by one tool rather than many  when using Taxonomy as a Service.   Business requirements determine which terms and choice lists maintained in the management tool are  used by which applications, and the application developers determine the appropriate methods for  implementation according to application specifications. Terms that are appropriate for strategic,  enterprise‐wide information classification and sharing can be stored and managed centrally, while those  that are relevant to specific business units can be managed within the application(s) that support those  discrete units.  Business applications designed to manage and report structured data are not necessarily compatible or  integrated with portal solutions, particularly with regard to decentralized information management and  collaboration features. One pitfall of relying on collaborative features to promote and improve  findability of information is permitting staff to devise unique classification schemes or to require no  minimal “tagging” of content in the first place. While this may work well for the team, it inhibits the  findability of useful information by other members of the business and exemplifies the overarching  challenge of organizing and finding enterprise content. In effect, this practice replicates the findability  problem the portal was supposed to solve.   Instead, when a minimum enterprise standard of approved metadata tags is enforced, portal and cross‐ site searches can produce more relevant results. Users are provided a consistent set of choices, stored in  the shared taxonomy management tool for consistent use, to describe files and content intuitively and  at the same time represent concepts and activities important to the business. While portal solutions  provide basic controls to create standard lists of terms and choices, they are limited in their capability to  manage and document changes in business terminology as it evolves and publish these lists to other 

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


“Taxonomy as a Service” for Enterprise Applications  Richard Iams    applications. Embedding controlled, managed vocabularies independently in a portal application may  limit the overall usefulness of the business taxonomy and otherwise increase complexity of its use.   This limitation can be eliminated by a taxonomy management tool, which can be programmatically  connected to a portal solution and which can publish the centrally managed and approved terms as  custom columns to assigned sites, update new columns, and manage allowable choices for classifying  stored items. In addition, site‐by‐site variances to the approved taxonomy can be reported back to the  management tool so administrators may monitor for compliance to approved standards. While some  level of standardization is implementable across sites within the portal solution architecture, its role in  this case is as a subscribing enterprise application rather than hosting the enterprise taxonomy. This  promotes a higher degree of term reusability in other enterprise applications as opposed to just within  the portal application itself. For example, the administrators of a data application might identify a new  value required to label a strategic enterprise program. Updating a list to enable entry and classification  of transactional data can result in a change notice to the central management tool, thereby making the  new value available to portal users, as well as other enterprise applications, who will submit  unstructured files about the new program.   A management tool’s application programming interface (API) provides extensibility to the application,  allowing a variety of methods not only to read from, but also to write to, the tool. As such, it enables use  of reusable code to publish current vocabulary and reference lists to the subscribing applications, and it  allows these applications to push changes to the central repository. This ability to re‐use the code, or  write it once and leverage it across multiple business applications, speeds up development and ensures  a consistent use of the management tool’s related functionality across all applications. In effect, this  allows the management tool to serve as a central reference authority for all strategic terms,  vocabularies, reference data and attributes contained in web‐service enabled applications. Applications  can read these values and return lists and relationships between all the enterprise metadata. In the  business case example, filtered views of data, originating from a master data management application  and presented in custom portal page, may be updated and controlled programmatically with values  maintained in the management tool. Functional, departmental, and other role designations may be used  to provide custom information, data views and file links to users based on their assigned profiles. This  may promote targeting and personalization of business information, providing users rapid access to  information that is most useful and relevant to them as it is becomes available.   Summary   Organizing, finding, and moving information throughout a business is a critical function. The business  taxonomy provides a foundation for improving the ability of users to find information they need so they  may take appropriate action. Whether the information is structured or unstructured in format, the use  of consistent terminology in enterprise repositories is important to linking related information from  various sources. A taxonomy management tool provides the central storage and governance capabilities  to effectively maintain key business terms that need syndication to various systems.  

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


“Taxonomy as a Service” for Enterprise Applications  Richard Iams    The long‐term value for reusability of terms and code, improved findability, and access to relevant  business information are important factors for an organization’s leadership to consider when investing  in a taxonomy management tool or an alternative solution. Deploying taxonomy as a service creates  new and improved opportunities for linking related enterprise information, both structured and  unstructured, contained in multiple sources and providing users a more complete, accurate view of the  information they need to conduct their daily work. This approach may offer new pathways for users to  find and discover important business information regardless of their preferred method‐ search or  browse‐ or application source. It also provides better opportunities for those who create, or are  responsible for, new business information to reach more colleagues in the enterprise resulting from  improved classification and findability. The use of a separate application for managing the business  taxonomy, and implementation of taxonomy as a service, may be justified in cases where multiple  information repositories exist and a high degree of application integration and information findability is  required to support long‐term consistency and reuse of strategic business terms across the enterprise.      For more information, contact Richard Iams at 703‐748‐7116 or [email protected]     About the Author  Richard Iams is a Senior Analyst in PPC’s internationally known Knowledge Management Practice. He has  experience supporting information system projects in a variety of integrated software and hardware  environments. His focus is on deploying solutions that improve organizational collaboration including  business taxonomy design, portal technologies and communities of practice‐ and on providing  sustainable management strategies for implementations. He is an expert in the requirements gathering,  selection, and implementation of taxonomy tools and classifiers.   

1760 Old Meadow Road., McLean, VA 22102 • 703.748.7082 • www.ppc.com


Sponsor Documents

Or use your account on DocShare.tips


Forgot your password?

Or register your new account on DocShare.tips


Lost your password? Please enter your email address. You will receive a link to create a new password.

Back to log-in