0 - Taller Sica - Auditoria Supervigilancia Modificaciones Enero 2013

 

TALLER CAPACITACIÓN MÓDULOS DE ASIGNACION DE TRABAJO, EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN Caso elaborado por: Contraloría General General de la República - Grupo Operativo SICA

CASO PROCESO AUDITOR

OBJETIVO: Mediante taller conocer el procedimiento de registro e ingreso del proceso auditor en el sistema iintegrado ntegrado de control control fiscal SICA, SICA, ejecutando los módulos de Asignación de trabajo, ejecución y Supervisión de acuerdo al rol asignado. ESTRATEGIA: Se desarrollará el taller mediante explicación teórico práctica del tema por cada actividad y se avanza el ingreso de cada actividad explicada. A cada cada gr grup upo o se le en entr treg ega a el ma mate teri rial al de form forma a vi virt rtua ual, l, ne nece cesa sari rio o pa para ra el desarrollo de la actividad. TIPS IMPRESCINDIBLES!! • • • •

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Ser auditor o supervisor y conocer la Guía de auditoria  Tener conocimiento conocimiento en acc acceso eso a internet Haber leído y tener en cuenta el Manual de ejecución SICA. Leer Le er el mate materi rial al de ay ayud uda a qu que e se les les en entr treg ega a para para la capa capaci cita taci ción ón correspondiente a Resumen “estructuración de contenidos y documentos proceso auditor” y “Guía rápida”. El Supervisor ingresa a las actividades 1, 8 y 9. El Re Resp spon onsa sabl ble e de au audi dito tori ria a o Líde Líderr y los los Au Audi dito tore ress in ingr gres esan an a la lass actividades 2 a 8.

DESARROLLO DEL TALLER Ustedes fueron asignados a la auditora de la SUPERINTENDENCI SUPERINTENDENCIA A DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA para lo cual deben crear la AT, consultar su AT e iniciar sus actividades de auditoría, para lo cual se cuenta con los siguientes roles:

Supervisor Auditor 1: Será el Responsable de auditoría, y efectuará seguimiento a la Función de advertencia (Archivo: “2 - FuncionAdvertencia Supervigilancia) Supervigilancia) Auditor 2 2:: Tema m miisional Auditor 3: Tema adquisición de bienes y servicios Audi Au dito torr 4: Ev Eval alua uaci ción ón co cont ntab able le CREACION DE LA ASIGNACIÓN DE TRABAJO (AT)

 

Con base en los siguientes datos, el Supervisor creará la Asignación de Trabajo (AT), para ser validada (aprobada) por el Ejecutivo de auditoría (Director de vigilancia fiscal o Directivo de la Colegiada que no tiene rol de Presidente). Número Programa: Área/Comité/Dep CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR DEFENSA endencia:  JUSTIC Programa : es planificado Tipo Programa: Programa Regional Tipo Actividad / descripción del  _______________________________________  __________________________ __________________________ ______________  _  programa: SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD Servicio: PRIVADA Actividad Auditoría Fiscalización: Número: Año: 1 2013 Encarg Tipo AT: Ejecución ado AT: Materia:

Fecha inicio AT Ejecución:

Objetivos:

Observaciones:

Cumplimiento e impacto de la política pública y avance y Cumplimiento cumplimiento cumplimien to de las metas del plan nacional de desarrollo a diciembre 31 de 2012 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Fecha término AT 01/02/2013 01/03/2013 Ejecución: EVALUAR LA EJECUCIÓN DE LAS RESPONSABILID RESPONSABILIDADES ADES DE LA SUPERVIGILANCIA FRENTE A LA POLÍTICA PÚBLICA DE SEGURIDAD PRIVADA MEDIANTE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS, PARA EMITIR CONCEPTO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DETERMINADAS EN EL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Y LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO Y SI EL GESTOR FISCAL REALIZÓ UN USO ADECUADO DE LOS RECURSOS PUBLICOS. La Auditoría se desarrollará de acuerdo con los términos establecidos en la Guía de Auditoría.

DATOS CLAVES PARA LA ACTIVIDAD A.1 “Determinar Objetivos ..”

 

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Para crear objetivos específicos es necesario revisar la matriz de riesgo de la entidad y seleccionar los macroprocesos y procesos más riesgos. Los objetivos específicos deben ingresarse uno por uno. Los estudios de las Direcciones de estudios sectoriales y/o CD Economía y finanzas públicas se ingresan por otros antecedentes en la actividad A1.2. Objetivos de la auditoria y análisis específico. Las Las func funcio ione ness de ad adve vert rten enci cia a y de demá máss do docu cume ment ntos os re rela laci cion onad ados os co con n antecedentes control micro de deben registrarseanteriores”. y/o adjuntarse en la actividad “1.4.del Análisis defiscal resultados las auditorias

MACROPROCESOS CON MAYOR NIVEL DE RIESGO EN LA ENTIDAD

MACROPROC ESO Evaluación de la inspección, vigilancia y control a la seguridad privada.

PROCESO

FACTORES DE RIESGO Eficiencia

Evaluació n de la inspección , vigilancia y control sobre actividade s asociadas a la vigilancia Consistencia de y la Información seguridad

Evaluación de la adquisición de bienes y servicios

Evaluació Economía n a la ejecución -Legalidad contractua l

Evaluación del proceso contable

Evaluació n a la realidad económic ay  jurídica

Eficacia Consistencia de la Información

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Evaluar y conceptuar sobre la eficiencia con que la Superintendencia Superintende ncia adelantó su actividad misional de inspección, vigilancia y control a la seguridad privada y sobre el cumplimiento de la política pública de seguridad seguridad privad privada a y las metas del plan nacional de desarrollo. Efectuar seguimiento a las acciones emprendidas emprendidas por la Superintendencia Superintende ncia en atención a la Función de advertencia de 2010 sobre posibles riesgos en la ejecución del Proyecto para el Mejoramiento de la capacidad tecnológica que tenía como fin contar con una base de datos de los vigilados confiable, integra y oportuna. Evaluar y conceptuar sobre la economía y legalidad con que la Superintendencia adquirió bienes y servicio para el cumplimiento cumplimi ento de sus objetivos misionales y si dio un buen uso a los recursos públicos. Emitir opinión sobre la razonabilidad razonabilida d de los Estados Financieros de la vigencia 2012 y establecer si cuenta con un control interno contable que le permita presentarlos conforme a lo previsto en la respectiva

 

normatividad y conceptuar sobre el buen uso a los recursos públicos. SÍNTESIS DE LA AUDITORIA ANTERIOR •

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El concepto la Gestión y Resultados fue DESFAVORABLE, con una calificación calificaci ón deSobre 59,34. La opinión sobre los estados contables fue con salvedades. Existe una función de advertencia sobre seguridad informática (Ver archivo: 2 – Función Advertencia Supervigilancia). No se FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal 2011. No se cuenta con estudios sectoriales sobre esta entidad.

PERSONAL CLAVE DE LA ENTIDAD

Superintendente. Representante Legal de la Entidad: Lupita Pérez Superintendente. CC25530240 Fono: 3333333 Email: lp@superinten [email protected]. tendencia.gov.co co  Jefe Oficina Control Control Interno: Jacinto Jacinto Gutiérrez Fono: 3333333 CC 10653237 Email: jg@supervigila Email:  [email protected] ncia.gov.co Enlace Comisión CGR Delegado de Control: Juanito Castro Fono: 3333333 CC9334654 Email: jc@supervigilan Email:  [email protected] cia.gov.co La delegada de control le corresponde la inspección y vigilancia y recepción de quejas, inspecciones y sanciones a los vigilados. Delegado de operación: Edwin Ruiz Fono: 3333333 CC11345765 Email: er@supervigilanc [email protected] ia.gov.co Delegado para la operación que le corresponde el trámite de los permisos de Estado para la expedición de las licencias de funcionamie funcionamiento. nto. ANÁLISIS INFORMACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD •

La OCI cumple las funciones asignadas en la Ley 87/93.

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Cuenta con 5 profesionales de diferentes campos.

 

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Se realizaron 15 auditorias en la vigencia 2011, de las cuales 10 fueron realizadas directamente directamente por la OCI y 5 a través de auditores externos, correspondiente a: Recursos físicos, control inspección y vigilancia, gestión  jurídica y adquisición adquisición de b bienes ienes y servicios.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INTE RNO (SCI)

En la de Fase de Planeación y de las acuerdo conalalosmetodología establecida establecida por en la Guía auditoria y aplicando pruebas controles establecidos la Supervigilancia Supervigilanc ia para sus procesos misionales y de apoyo, arrojó una calificación calificació n de 1.424 (Eficiente). Para la Fase de Ejecución y de acuerdo con la metodología establecida en la Guía de auditoria en cuanto a la efectividad de los controles, obtuvo una calificación calificació n de 1.818 (Con deficiencia deficiencias). s). El total ponderado de las las 2 calificaciones -fase de planeación planeación y ejecución dio como resultado 1.70 ubicado en el rango “Con Deficiencias”. Ver archivos: MatrizEvaluacionControlInterno MatrizEvaluacio nControlInterno - PLANEACION MatrizEvaluacionControlInterno - EJECUCION MatrizEvaluacionControlInterno IDENTIFICAR FACTORES DE RIESGO Y MATERIAS ESPECÍFICAS Del estudio de la matriz de riesgo elaborada por la CGR para esta entidad, se seleccionan los macro procesos y procesos con mayor riesgo. Seleccione dos factores de riesgo de acuerdo al tema y califique el impacto por cada proceso escogido. MACROPROCESO

PROCESO

MATERIA

DETALE DE LA MATERIA Política de gestión integral del sector cuyo propósito es crear una relación cercana con los vigilados.

Evaluación, inspección, vigilancia y control

Evaluación de la adquisición de bienes y servicios

Evaluación de la inspección, vigilancia y control sobre actividades asociadas a la vigilancia y seguridad Evaluación a la ejecución contractual

Evaluación a la ejecución contractual

Se analizará la ejecución y el proceso contractual de los contratos que sean seleccionados.

Evaluación del proceso contable

Evaluación a la realidad

Evaluación a la realidad

Procesosyde recaudo registro

Evaluación de la inspección, vigilancia y control a la seguridad privada.

 

económica y  jurídica

económica y  jurídica

de la cuota de contribución, inversiones en  TES, Adquisición Adquisición de sede y renovación parque automotor y proceso de Sentencias y Conciliaciones

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Registrar los cuatro procedimientos descritos a continuación uno por cada línea y otro para el seguimiento a la función de advertencia, y determinar las fechas dentro de los tiempos de ejecución: Procedimiento 1. PLAN DE ACCIÓN: Solicite el Plan de acción de la vigencia 2012 201 2 y la Matriz Matriz ope operac racion ional al y est establ ablezc ezca a la coh coheren erencia cia de los obj objeti etivos vos,, estr estrat ateg egia iass y ta tare reas as co con n lo es esta tabl blec ecid ido o en el Plan Plan Estr Estrat atég égic ico o y co con n la lass

funciones asignadas por ley, elsigrado de cumplimiento de losenobjetivos y metas seleccionados y compruebe los resultados alcanzados la ejecución de dicho plan obedece a los lineamientos trazados en el Plan Estratégico. Procedimi Proced imient ento o 2. SE SEGUI GUIMIE MIENTO NTO FUN FUNCIO CIONES NES DE AD ADVER VERTEN TENCIA CIA:: Ef Efect ectúe úe seguimiento a las funciones de advertencia y verifique la efectividad de las ac acci cion ones es adop adopta tada dass po porr la en enti tida dad d pa para ra mi miti tiga garr el ri ries esgo go de pérd pérdid ida a de recursos. Procedimiento 3. EVALUACIÓN DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: A partir de una muestra de contratos verifique, entre otros: 1) el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales; 2) la pertinencia de las adiciones o prórrogas y si estas se encuentran debidamente motivadas y justificadas; 3) el recibo del bien y/o servicio. Procedimiento 4. PROCESO DE RECAUDO Y REGISTRO DE LA CUOTA DE CONTRIBUCIÓN: Revise mediante muestreo la confiabilidad de la información contable frente al proceso de registro de ingresos de la cuota de contribución. ¡¡¡PARA TENER EN CUENTA!!!

Para el desarrollo de los procedimientos, se cuentan con algunos papeles de trabajo y soportes. En aquellos en los que no hay archivo, el equipo deberá conformar el documento respectivo: Toda ejecución de procedimientos debe tener al menos su papel de trabajo elaborado por el auditor y las observaciones se registran adjuntando la respectiva evidencia

 

Para efec Para efecto to de las las ob obse serv rvac acio ione ness se ha hará rá el re regi gist stro ro co con n la lass si sigu guie ient ntes es observaciones: Para la línea contable se selecciona la observación “Riesgos en bases de datos” Para la línea misional se selecciona la observación “Plan de acción” Para Par a la lín línea ea de leg legali alida dad d se sel selecc eccion iona a la observ observac ación ión “Pl “Plane aneac ación ión en la ejecución de contratos” Para la línea de seguimiento de función de advertencia no hubo observaciones.