Biztalk é peça central na estratégia de e-Gov do Governo dos Açores
Sumário País Portugal
Sector Administração Pública
Perfil do Cliente O Governo dos Açores conta com cerca de 19 mil colaboradores (sem incluir as escolas). A sua área de influência, que envolve uma população de mais de 241 mil pessoas, é caracterizada por grande dispersão geográfica, com nove ilhas principais.
Situação de Negócio Tendo como objectivo fundamental a melhoria do serviço prestado pela Administração Pública, foram desenvolvidos alguns projectos que têm na integração a pedra basilar. A interoperabilidade entre organismos é assegurada pelo Microsoft Biztalk.
““A interoperabilidade entre organismos, potenciada pelo Biztalk, permite que a resposta a pedidos ou a pareceres seja muito mais rápida porque a comunicação é electrónica. Há aqui uma clara poupança de tempo, que se reflecte no serviço prestado”, — Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos Açores.
O Governo dos Açores tem desenvolvido vários projectos baseados em sistemas e tecnologias de informação que visam melhorar a qualidade dos serviços prestados. Tem dado especial atenção à consolidação de sistemas, integração de soluções e desmaterialização de processos. Na base da sua visão está a possibilidade de os organismos comunicarem uns com os outros de forma rápida e eficiente, electronicamente. A opção tem sido por tecnologia Microsoft, sendo o Biztalk uma peça central para atingir os objectivos. Como parceiro tecnológico destaca-se a Link.
Solução Microsoft Biztalk
Benefícios Interoperabilidade entre organismos Redução da circulação de papel, com elevado impacto nos custos Aumento da velocidade de resposta e da produtividade Maior facilidade de comunicação do cidadão com a Administração Pública
- Parceiro LINK Consulting
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Situação
”Dado que o Governo ”Os desafios que hojedos se Açores tinha um acordo colocam ao nível da de licenciamentoPública com a Administração Microsoft, está são tantos que, fazer subjacente à adopção de alguma derivação para tecnologia deste plataformas Linux, por fabricante para vários exemplo, poderia por em projectos, a ideia de causa, a curto ou médio rentabilizar o prazo, os objectivos a investimento. Além disso, que nos propomos, com éapara nós importante a dinâmica que queremos capacidade de a imprimir. Assim, interligação decisão de einvestir em comunicação harmoniosa tecnologia Microsoft entre os sistemas e corresponde a uma aplicações utilizados. aposta consciente e firme Nesse há aqui numa sentido, plataforma uma motivação que se suportada e que traz prende a integração, algumacom tranquilidade que para nós é quanto à capacidade de fundamental.” cumprir os objectivos Rui Andrade, dentro de Coordenador tempos do Centro de Informática e aceitáveis.” Tecnologias da Informação Francisco Tavares, Responsável (CITI) da Direcção Regional da TécnicoTecnologia pela Área de Ciência, e Infraestruturas na DRCTC Comunicações do Governo dos Açores.
O Governo dos Açores tem implementado diversos projectos orientados à modernização administrativa com o objectivo de melhoria da qualidade do serviço público prestado a cidadãos e empresas. Tendo em conta as características geográficas da região, com nove ilhas, uma população superior a 240 mil pessoas ou a dispersão geográfica dos próprios organismos públicos regionais onde trabalham cerca de 19 mil pessoas (sem incluir o pessoal afecto às escolas), é fácil perceber a importância de agilizar a comunicação e os fluxos de informação entre as várias entidades. Para dar corpo a esta visão de qualidade de serviço, o Governo dos Açores definiu uma estratégia de investimento em SI/TI assente nalguns pilares fundamentais. Tendo uma lógica centralizadora e agregadora das áreas que são transversais, assumida em boa parte pela Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações, tornou-se possível, a nível de infra-estruturas, de comunicações e das aplicações de utilização mais global, seguir uma política de maximizar a utilização do investimento já realizado e introduzir normalização de sistemas onde é possível, com impacto na mobilidade e na produtividade dos utilizadores. A ilustrar essa ideia refira-se a abrangente opção por tecnologia Microsoft pois, “dado que o Governo dos Açores tinha um acordo de licenciamento com a Microsoft, está subjacente à adopção de tecnologia deste fabricante para vários projectos, a
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ideia de rentabilizar o investimento. Além disso, é para nós importante a capacidade de interligação e comunicação harmoniosa entre os sistemas e aplicações utilizados. Nesse sentido, há aqui uma motivação que se prende com a integração, que para nós é fundamental”, afirma Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações (DRCTC) do Governo dos Açores. À opção de fundo não foi alheia a fiabilidade, segurança e abrangência da oferta. Mas, para Francisco Tavares, Responsável Técnico pela Área de Infraestruturas na DRCTC, está aqui subjacente uma razão de fundo que é temporal. “Os desafios que hoje se colocam ao nível da Administração Pública são tantos que, fazer alguma derivação para plataformas Linux, por exemplo, poderia por em causa, a curto ou médio prazo, os objectivos a que nos propomos, com a dinâmica que queremos imprimir. Assim, a decisão de investir em tecnologia Microsoft corresponde a uma aposta consciente e firme numa plataforma suportada e que traz alguma tranquilidade quanto à capacidade de cumprir os objectivos dentro de tempos aceitáveis”, diz. Outro exemplo de normalização é de cariz aplicacional e prende-se com a utilização de um só sistema de gestão documental nos vários organismos do Governo dos Açores, o e-doclink, desenvolvido pela Link. Consolidação é hoje a palavra de ordem, potenciada pelas orientações estratégicas
”Num contexto de dispersão geográfica, associado à geografia da própria região, a interoperabilidade que foi introduzida permitiu que a percepção de distância se tenha reduzido. Os procedimentos utilizados na comunicação de uma entidade com outra são idênticos aos utilizados na comunicação interna, o que tem impacto na ideia de proximidade e, claro, torna tudo mais rápido. Nesse sentido, a produtividade aumentou.” Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos Açores.
desenhadas em 2003, com impacto na infra-estrutura de base, bem como nas opções em termos de soluções. A integração continua a desempenhar um papel fundamental nos projectos levados a cabo. E, mais do que isso, no Governo dos Açores, fala-se e concretiza-se a interoperabilidade. A base para o conseguir chama-se Microsoft Biztalk com o se confirma pela sua importância na comunicação electrónica entre organismos e no suporte à Rede Integrada de Apoio ao Cidadão (RIAC).
Solução Na comunicação electrónica entre organismos o elemento central é o edoclink que se baseia em Microsoft .NET como plataforma de desenvolvimento. Em 2003, tendo subjacente a preocupação de disponibilizar uma solução de gestão documental que pudesse ser usada pelos vários organismos da Administração Regional, foi decidido implementar de forma faseada o sistema, com elevado impacto na eficiência interna de processos e fluxos de informação. Chegado o momento em que o uso do e-doclink passou a estar generalizado, o passo seguinte foi aproveitar o investimento feito para agilizar a comunicação interorganismos. Foi a transversalidade da utilização que tornou essa evolução natural. E, mais do que isso, foi essa mesma transversalidade que levou a que tenham sido os próprios utilizadores a descobrir o potencial da solução e a solicitar a possibilidade de a usar para comunicar com as demais entidades da Administração Regional. “O e-doclink
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permite fazer a gestão, organização e tramitação de toda a documentação interna de cada organismo e, desde há cerca de ano e meio, permite fazê-lo em relação aos outros. À desmaterialização interna seguiu-se a desmaterialização de documentos que circulam entre organismos”, sublinha Francisco Tavares. A contribuir para essa evolução está a utilização do Cartão de Cidadão para assinatura electrónica de documentos, num contexto em que o Governo dos Açores foi pioneiro e tem a maior taxa desses cartões. “O Biztalk é o suporte à ligação. Hoje penso que 30 a 40% da documentação que circulava por fax já não circula em papel porque é possível integrar a documentação entre os vários organismos electronicamente”, acentua. Um caso típico de utilização do sistema, que ilustra o potencial do Microsoft Biztalk no suporte a todo o processo, é a necessidade de obter um parecer da VicePresidência para promoção de um colaborador, dado que é esta entidade que tem a cargo o processo individual dos funcionários. A comunicação associada à resposta a essa necessidade é feita via edoclink. Mas, se este é um exemplo de uma relação de um para um, pode estar em causa um ofício ou um processo que envolva várias entidades em simultâneo. O facto de à circulação electrónica se associar a assinatura digital, proporcionando valor jurídico, tem elevado impacto na redução de papel a circular. Os benefícios são, no entanto, bem mais alargados. Não sendo propriamente um benefício,
”A integração, assegurada pelo servidor Microsoft BizTalk Server, garante a comunicação entre o portal RIAC e os sistemas de gestão documental das várias entidades e a comunicação entre estes sistemas quando está em causa tramitação que envolva mais do que um organismo.” Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos Açores.
mas um desenvolvimento aberto por esta lógica de investimento integrada, a Rede Integrada de Apoio ao Cidadão é igualmente ilustrativa da importância do Biztalk. Aliás, nem podia ser de outra maneira, dado que é utilizada a mesma tecnologia ao nível de infra-estrutura que suporta os projectos transversais, alojada no datacenter da Direcção Regional de Ciência, Tecnologia e Comunicações, a qual assume a liderança de projectos tecnológicos abrangentes mas também presta apoio a projectos de outros organismos. A RIAC, iniciativa da VicePresidência do Governo Regional, teve como preocupação de base proporcionar um interface único de contacto do cidadão com a Administração Regional. Este pode ser físico, através de um dos mais de 40 Postos de Atendimento ao Cidadão ou via internet. “Um cidadão dirige-se a um PAC ou ao portal da RIAC, para resolver um problema. A partir daí tudo flui e tramita electronicamente entre organismos. A porta de entrada é a mesma, independentemente dos organismos que tratem do tema em causa”, refere Rui Andrade. E adianta: “o cidadão não precisa de saber que organismos estiveram envolvidos, interessa-lhe apenas a resposta à sua solicitação. Nesse sentido, temos vindo a melhorar a informação que permite ao cidadão acompanhar o seu pedido e saber, por exemplo, em que fase se encontra”. De acordo com Francisco Tavares, o Biztalk é aqui uma peça fundamental porque permite, independentemente da origem da comunicação ser presencial ou via web, a existência de uma plataforma
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integradora que potencia a comunicação e interligação entre aplicações, esteja em causa o e-doclink ou outros sistemas. Assegura, por isso, a interoperabilidade. “A RIAC é bem ilustrativa da capacidade de integrar organismos, orientada ao cidadão e não à organização interna. Penso que ilustra um importante contributo das tecnologias ao serviço da transparência democrática, que se faz prestando um bom serviço”, especifica.
Benefícios É de melhoria de serviço que aqui se trata. Imagine-se que o cidadão pretendia resolver um qualquer problema e do lado dos organismos envolvidos era preciso manter o envio de ofícios em papel, enviados por fax ou correio, que íam circulando de um lado para o outro. O tempo de resposta seria superior. A capacidade de saber o estado do processo era claramente menor e, claro está, dificilmente estaria à distância de um clique. Destacam-se aqui dois aspectos. Por um lado, a desmaterialização de documentos e a capacidade de comunicação electrónica, entre organismos e departamentos sem ter que se basear em papel, com tudo o que isso implica em morosidade, duplicação de tarefas (dado que é preciso registar a entrada de documentos) e em dificuldade de conhecer quem está a tratar de quê e quando. Pela positiva, destaca-se assim, o maior controlo da comunicação, sem prejuízo do valor jurídico e do registo de toda a tramitação. A ilustrar a “acção” do Biztalk encontra-se o facto de um documento apenas ser dado como enviado
de um organismo para o outro quando é recebida uma notificação do destino de que o mesmo chegou bem. Estando em causa tramitação que envolve vários organismos, que podem estar inclusive dispersos geograficamente, a sua pertinência torna-se ainda mais evidente. “Num dia consegue-se fazer o percurso todo de resposta a uma solicitação, face ao cenário anterior de circulação de papel em que provavalmente demorava uma a duas semanas”, diz Francisco Tavares. O principio de interoperabilidade entre organismos e desmaterialização é o mesmo que está subjacente ao RIAC, sendo que aí a origem da comunicação é o cidadão. A integração, assegurada pelo servidor Microsoft BizTalk Server, garante a comunicação entre o portal RIAC e os sistemas de gestão documental das várias entidades e a comunicação entre estes sistemas quando está em causa tramitação que envolva mais do que um organismo. Para o Governo dos Açores, uma das possibilidades introduzidas foi a de ter estatísticas de morosidade dos processos, a que se associa um sistema de alertas. O facto de os investimentos estarem a ser feitos com uma preocupação de integração e de normalização, leva igualmente a que a formação dos mais de 5 mil utilizadores de sistemas de informação seja mais fácil. Por outro lado, está aqui subjacente a ideia de desenvolver boas práticas ao nível da Administração Pública Regional e replicálas, reduzindo tempo e custos dos projectos.
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“Num contexto de dispersão geográfica, associado à geografia da própria região, a interoperabilidade que foi introduzida permitiu que a percepção de distância se tenha reduzido. Os procedimentos utilizados na comunicação de uma entidade com outra são idênticos aos utilizados na comunicação interna, o que tem impacto na ideia de proximidade e, claro, torna tudo mais rápido. Nesse sentido, a produtividade aumentou”, refere Rui Andrade. O mesmo gestor considera que o trabalho que tem vindo a ser desenvolvido com a Link tem sido positivo e que a opção tecnológica tomada tem permitido alcançar os objectivos. Apesar de já existir um grande caminho percorrido em matéria de e-Government, ainda há muito trabalho a fazer. “Para cumprir o objectivo macro de prestar um cada vez melhor serviço ao cidadão, contiuaremos a investir na consolidação e integração, até que deixe de ser preciso circular papel nos serviços prestados ao cidadão pela Administração Regional. O limite é quando tudo estiver integrado”, conclui Francisco Tavares. Essa perspectiva de futuro reforça a importância do Microsoft Biztalk.
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