Biz Talk

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Customer Solution Case Study

Governo dos Açores

Biztalk é peça central na estratégia de e-Gov do Governo dos Açores

Sumário País Portugal

Sector Administração Pública

Perfil do Cliente O Governo dos Açores conta com cerca de 19 mil colaboradores (sem incluir as escolas). A sua área de influência, que envolve uma população de mais de 241 mil pessoas, é caracterizada por grande dispersão geográfica, com nove ilhas principais.

Situação de Negócio Tendo como objectivo fundamental a melhoria do serviço prestado pela Administração Pública, foram desenvolvidos alguns projectos que têm na integração a pedra basilar. A interoperabilidade entre organismos é assegurada pelo Microsoft Biztalk.

““A interoperabilidade entre organismos, potenciada pelo Biztalk, permite que a resposta a pedidos ou a pareceres seja muito mais rápida porque a comunicação é electrónica. Há aqui uma clara poupança de tempo, que se reflecte no serviço prestado”, — Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos Açores.

O Governo dos Açores tem desenvolvido vários projectos baseados em sistemas e tecnologias de informação que visam melhorar a qualidade dos serviços prestados. Tem dado especial atenção à consolidação de sistemas, integração de soluções e desmaterialização de processos. Na base da sua visão está a possibilidade de os organismos comunicarem uns com os outros de forma rápida e eficiente, electronicamente. A opção tem sido por tecnologia Microsoft, sendo o Biztalk uma peça central para atingir os objectivos. Como parceiro tecnológico destaca-se a Link.

Solução Microsoft Biztalk

Benefícios  Interoperabilidade entre organismos  Redução da circulação de papel, com elevado impacto nos custos  Aumento da velocidade de resposta e da produtividade  Maior facilidade de comunicação do cidadão com a Administração Pública

- Parceiro LINK Consulting

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Situação

”Dado que o Governo ”Os desafios que hojedos se Açores tinha um acordo colocam ao nível da de licenciamentoPública com a Administração Microsoft, está são tantos que, fazer subjacente à adopção de alguma derivação para tecnologia deste plataformas Linux, por fabricante para vários exemplo, poderia por em projectos, a ideia de causa, a curto ou médio rentabilizar o prazo, os objectivos a investimento. Além disso, que nos propomos, com éapara nós importante a dinâmica que queremos capacidade de a imprimir. Assim, interligação decisão de einvestir em comunicação harmoniosa tecnologia Microsoft entre os sistemas e corresponde a uma aplicações utilizados. aposta consciente e firme Nesse há aqui numa sentido, plataforma uma motivação que se suportada e que traz prende a integração, algumacom tranquilidade que para nós é quanto à capacidade de fundamental.” cumprir os objectivos Rui Andrade, dentro de Coordenador tempos do Centro de Informática e aceitáveis.” Tecnologias da Informação Francisco Tavares, Responsável (CITI) da Direcção Regional da TécnicoTecnologia pela Área de Ciência, e Infraestruturas na DRCTC Comunicações do Governo dos Açores.

O Governo dos Açores tem implementado diversos projectos orientados à modernização administrativa com o objectivo de melhoria da qualidade do serviço público prestado a cidadãos e empresas. Tendo em conta as características geográficas da região, com nove ilhas, uma população superior a 240 mil pessoas ou a dispersão geográfica dos próprios organismos públicos regionais onde trabalham cerca de 19 mil pessoas (sem incluir o pessoal afecto às escolas), é fácil perceber a importância de agilizar a comunicação e os fluxos de informação entre as várias entidades. Para dar corpo a esta visão de qualidade de serviço, o Governo dos Açores definiu uma estratégia de investimento em SI/TI assente nalguns pilares fundamentais. Tendo uma lógica centralizadora e agregadora das áreas que são transversais, assumida em boa parte pela Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações, tornou-se possível, a nível de infra-estruturas, de comunicações e das aplicações de utilização mais global, seguir uma política de maximizar a utilização do investimento já realizado e introduzir normalização de sistemas onde é possível, com impacto na mobilidade e na produtividade dos utilizadores. A ilustrar essa ideia refira-se a abrangente opção por tecnologia Microsoft pois, “dado que o Governo dos Açores tinha um acordo de licenciamento com a Microsoft, está subjacente à adopção de tecnologia deste fabricante para vários projectos, a

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ideia de rentabilizar o investimento. Além disso, é para nós importante a capacidade de interligação e comunicação harmoniosa entre os sistemas e aplicações utilizados. Nesse sentido, há aqui uma motivação que se prende com a integração, que para nós é fundamental”, afirma Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações (DRCTC) do Governo dos Açores. À opção de fundo não foi alheia a fiabilidade, segurança e abrangência da oferta. Mas, para Francisco Tavares, Responsável Técnico pela Área de Infraestruturas na DRCTC, está aqui subjacente uma razão de fundo que é temporal. “Os desafios que hoje se colocam ao nível da Administração Pública são tantos que, fazer alguma derivação para plataformas Linux, por exemplo, poderia por em causa, a curto ou médio prazo, os objectivos a que nos propomos, com a dinâmica que queremos imprimir. Assim, a decisão de investir em tecnologia Microsoft corresponde a uma aposta consciente e firme numa plataforma suportada e que traz alguma tranquilidade quanto à capacidade de cumprir os objectivos dentro de tempos aceitáveis”, diz. Outro exemplo de normalização é de cariz aplicacional e prende-se com a utilização de um só sistema de gestão documental nos vários organismos do Governo dos Açores, o e-doclink, desenvolvido pela Link. Consolidação é hoje a palavra de ordem, potenciada pelas orientações estratégicas

”Num contexto de dispersão geográfica, associado à geografia da própria região, a interoperabilidade que foi introduzida permitiu que a percepção de distância se tenha reduzido. Os procedimentos utilizados na comunicação de uma entidade com outra são idênticos aos utilizados na comunicação interna, o que tem impacto na ideia de proximidade e, claro, torna tudo mais rápido. Nesse sentido, a produtividade aumentou.” Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos Açores.

desenhadas em 2003, com impacto na infra-estrutura de base, bem como nas opções em termos de soluções. A integração continua a desempenhar um papel fundamental nos projectos levados a cabo. E, mais do que isso, no Governo dos Açores, fala-se e concretiza-se a interoperabilidade. A base para o conseguir chama-se Microsoft Biztalk com o se confirma pela sua importância na comunicação electrónica entre organismos e no suporte à Rede Integrada de Apoio ao Cidadão (RIAC).

Solução Na comunicação electrónica entre organismos o elemento central é o edoclink que se baseia em Microsoft .NET como plataforma de desenvolvimento. Em 2003, tendo subjacente a preocupação de disponibilizar uma solução de gestão documental que pudesse ser usada pelos vários organismos da Administração Regional, foi decidido implementar de forma faseada o sistema, com elevado impacto na eficiência interna de processos e fluxos de informação. Chegado o momento em que o uso do e-doclink passou a estar generalizado, o passo seguinte foi aproveitar o investimento feito para agilizar a comunicação interorganismos. Foi a transversalidade da utilização que tornou essa evolução natural. E, mais do que isso, foi essa mesma transversalidade que levou a que tenham sido os próprios utilizadores a descobrir o potencial da solução e a solicitar a possibilidade de a usar para comunicar com as demais entidades da Administração Regional. “O e-doclink

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permite fazer a gestão, organização e tramitação de toda a documentação interna de cada organismo e, desde há cerca de ano e meio, permite fazê-lo em relação aos outros. À desmaterialização interna seguiu-se a desmaterialização de documentos que circulam entre organismos”, sublinha Francisco Tavares. A contribuir para essa evolução está a utilização do Cartão de Cidadão para assinatura electrónica de documentos, num contexto em que o Governo dos Açores foi pioneiro e tem a maior taxa desses cartões. “O Biztalk é o suporte à ligação. Hoje penso que 30 a 40% da documentação que circulava por fax já não circula em papel porque é possível integrar a documentação entre os vários organismos electronicamente”, acentua. Um caso típico de utilização do sistema, que ilustra o potencial do Microsoft Biztalk no suporte a todo o processo, é a necessidade de obter um parecer da VicePresidência para promoção de um colaborador, dado que é esta entidade que tem a cargo o processo individual dos funcionários. A comunicação associada à resposta a essa necessidade é feita via edoclink. Mas, se este é um exemplo de uma relação de um para um, pode estar em causa um ofício ou um processo que envolva várias entidades em simultâneo. O facto de à circulação electrónica se associar a assinatura digital, proporcionando valor jurídico, tem elevado impacto na redução de papel a circular. Os benefícios são, no entanto, bem mais alargados. Não sendo propriamente um benefício,

”A integração, assegurada pelo servidor Microsoft BizTalk Server, garante a comunicação entre o portal RIAC e os sistemas de gestão documental das várias entidades e a comunicação entre estes sistemas quando está em causa tramitação que envolva mais do que um organismo.” Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação (CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos Açores.

mas um desenvolvimento aberto por esta lógica de investimento integrada, a Rede Integrada de Apoio ao Cidadão é igualmente ilustrativa da importância do Biztalk. Aliás, nem podia ser de outra maneira, dado que é utilizada a mesma tecnologia ao nível de infra-estrutura que suporta os projectos transversais, alojada no datacenter da Direcção Regional de Ciência, Tecnologia e Comunicações, a qual assume a liderança de projectos tecnológicos abrangentes mas também presta apoio a projectos de outros organismos. A RIAC, iniciativa da VicePresidência do Governo Regional, teve como preocupação de base proporcionar um interface único de contacto do cidadão com a Administração Regional. Este pode ser físico, através de um dos mais de 40 Postos de Atendimento ao Cidadão ou via internet. “Um cidadão dirige-se a um PAC ou ao portal da RIAC, para resolver um problema. A partir daí tudo flui e tramita electronicamente entre organismos. A porta de entrada é a mesma, independentemente dos organismos que tratem do tema em causa”, refere Rui Andrade. E adianta: “o cidadão não precisa de saber que organismos estiveram envolvidos, interessa-lhe apenas a resposta à sua solicitação. Nesse sentido, temos vindo a melhorar a informação que permite ao cidadão acompanhar o seu pedido e saber, por exemplo, em que fase se encontra”. De acordo com Francisco Tavares, o Biztalk é aqui uma peça fundamental porque permite, independentemente da origem da comunicação ser presencial ou via web, a existência de uma plataforma

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integradora que potencia a comunicação e interligação entre aplicações, esteja em causa o e-doclink ou outros sistemas. Assegura, por isso, a interoperabilidade. “A RIAC é bem ilustrativa da capacidade de integrar organismos, orientada ao cidadão e não à organização interna. Penso que ilustra um importante contributo das tecnologias ao serviço da transparência democrática, que se faz prestando um bom serviço”, especifica.

Benefícios É de melhoria de serviço que aqui se trata. Imagine-se que o cidadão pretendia resolver um qualquer problema e do lado dos organismos envolvidos era preciso manter o envio de ofícios em papel, enviados por fax ou correio, que íam circulando de um lado para o outro. O tempo de resposta seria superior. A capacidade de saber o estado do processo era claramente menor e, claro está, dificilmente estaria à distância de um clique. Destacam-se aqui dois aspectos. Por um lado, a desmaterialização de documentos e a capacidade de comunicação electrónica, entre organismos e departamentos sem ter que se basear em papel, com tudo o que isso implica em morosidade, duplicação de tarefas (dado que é preciso registar a entrada de documentos) e em dificuldade de conhecer quem está a tratar de quê e quando. Pela positiva, destaca-se assim, o maior controlo da comunicação, sem prejuízo do valor jurídico e do registo de toda a tramitação. A ilustrar a “acção” do Biztalk encontra-se o facto de um documento apenas ser dado como enviado

de um organismo para o outro quando é recebida uma notificação do destino de que o mesmo chegou bem. Estando em causa tramitação que envolve vários organismos, que podem estar inclusive dispersos geograficamente, a sua pertinência torna-se ainda mais evidente. “Num dia consegue-se fazer o percurso todo de resposta a uma solicitação, face ao cenário anterior de circulação de papel em que provavalmente demorava uma a duas semanas”, diz Francisco Tavares. O principio de interoperabilidade entre organismos e desmaterialização é o mesmo que está subjacente ao RIAC, sendo que aí a origem da comunicação é o cidadão. A integração, assegurada pelo servidor Microsoft BizTalk Server, garante a comunicação entre o portal RIAC e os sistemas de gestão documental das várias entidades e a comunicação entre estes sistemas quando está em causa tramitação que envolva mais do que um organismo. Para o Governo dos Açores, uma das possibilidades introduzidas foi a de ter estatísticas de morosidade dos processos, a que se associa um sistema de alertas. O facto de os investimentos estarem a ser feitos com uma preocupação de integração e de normalização, leva igualmente a que a formação dos mais de 5 mil utilizadores de sistemas de informação seja mais fácil. Por outro lado, está aqui subjacente a ideia de desenvolver boas práticas ao nível da Administração Pública Regional e replicálas, reduzindo tempo e custos dos projectos.

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“Num contexto de dispersão geográfica, associado à geografia da própria região, a interoperabilidade que foi introduzida permitiu que a percepção de distância se tenha reduzido. Os procedimentos utilizados na comunicação de uma entidade com outra são idênticos aos utilizados na comunicação interna, o que tem impacto na ideia de proximidade e, claro, torna tudo mais rápido. Nesse sentido, a produtividade aumentou”, refere Rui Andrade. O mesmo gestor considera que o trabalho que tem vindo a ser desenvolvido com a Link tem sido positivo e que a opção tecnológica tomada tem permitido alcançar os objectivos. Apesar de já existir um grande caminho percorrido em matéria de e-Government, ainda há muito trabalho a fazer. “Para cumprir o objectivo macro de prestar um cada vez melhor serviço ao cidadão, contiuaremos a investir na consolidação e integração, até que deixe de ser preciso circular papel nos serviços prestados ao cidadão pela Administração Regional. O limite é quando tudo estiver integrado”, conclui Francisco Tavares. Essa perspectiva de futuro reforça a importância do Microsoft Biztalk.

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Sobre a Microsoft

 Microsoft BizTalk Server

Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial

Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número 808 22 32 42 Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: www.microsoft.com/ Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte www.microsoft.com/portugal. Para conhecer outras referências de sucesso visite a página http://www.microsoft.com/portugal/grandesempresas. Para mais informações sobre o Governo dos Açores visite o Web site em: www.azores.gov.pt

© 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft and the products mentioned in this document are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. Document published 2005

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