ERP Implementation

Published on January 2017 | Categories: Documents | Downloads: 37 | Comments: 0 | Views: 488
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ERP Implementation

ePathfinders Research  Hyderabad, India 500075  [email protected]  [email protected]   

ePathfinders is a research Organization aimed at ERP research. With a team comprising of professionals engaged with various ERP applications for over 10 years and experience spreading across conceptualizing, designing, developing, implementing, upgrading and supporting various ERP products, ePathfinders shares knowledge on various aspects of ERP world. We share information about ERP lifecycle covering various aspects that help ERP professionals and user community for making critical ERP decisions and supporting the ERP applications in use. We keep sharing our experiences with you all regularly through our web blog, e-books and articles published with other research companies. If you need any specific help for Selecting ERP product for your organization Managing your ERP implementation/upgrade projects Setting up and managing of a production support assignment Learning ERP products Please feel free to write to us at [email protected] or [email protected] our experts will be very happy to respond to your queries and offer guidance.


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ERP applications are becoming increasingly complex. With an aim to cover all aspects of an  enterprise, ERP Vendors are looking at finding solutions for highly niche areas in enterprise  management or acquiring products to find solutions. Integration of additional features to  improve enterprise management is also fuelling the complexity. From basic document  publication solutions to tracking inventory movements using RFID all types of features are  getting embedded into ERP applications.     Implementing an ERP product involves huge financial outflow and effort because of the  impact it can have across the Organization. Industry specific and region specific requirements  together with basic business functions add to the complexity of implementation. Business  process changes, increased transparency in executing various business functions and strict  time monitoring of execution of tasks bring in major change in the way employees operate.     Often IT professionals confront situations of managing ERP projects either from the  implementation part team or from the Organization’s IT team that is implementing ERP  product. This document is aimed at providing a high level introduction to a typical ERP  implementation project covering various phases, deliverables of each of the phase and issues  to watch. This may help as a basic guideline to start understanding your role as a project  manager on either side for an ERP implementation project.    

Phases of Implementation 
Various ERP products use different methodologies which are more of variants of a basic  model. The implementation methodology explained below is a basic model. This covers each  of the phases relevant for ERP implementation. If you are implementing a specific ERP  product such as SAP or Oracle eBiz, please align this with the prescribed application  implementation methodology used for the application. 


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Project Initiation 
During this phase all important structures for the implementation will be built. The strength of these  foundations will determine the success of the implementation.     A few of the foundations to be created during this phase includes    Team Building – Very critical activity before starting of an implementation project. This involves  different levels of team building.   If you are managing the implementation team of a consulting partner then you need to build your  team first because people join your project from different teams and you may not have emotional  relationships built with all the team members.   If you are managing the IT team of the Organization in which ERP Implementation project will kick off  then, ensure that your IT team works like a team. You also need to take up team building activity  involving your IT team and key users identified by the business.   If you are managing the overall program, ensure that all the teams involved in the implementation  including the team from the implementation partner, IT team to be involved in the implementation  project and the key users from the business.       Communication Protocols – Second critical activity for the success of implementation project is setting  up communication protocols. During this phase try to identify the influential members in each of the  teams involved in the implementation – partner team, IT team and key users team who can exert  influence on other members of their teams because of their knowledge, capability or nearness to the  top management and channel the formal and information communications from those members.       Project Charter – As a project manager it is important for you to publish the rules of the project and  publish a list of key stakeholders and key members of the project. Create and publish a project charter  covering the roles and responsibilities of all stakeholders and members of the project, communication  and reporting structures, activity out of scope, high level timelines and major risks with mitigation  plans.  This activity is critical for the project manager who is in‐charge of the whole project delivery. This may  be from the implementation partner team or from the implementing Organization team.      Recasting the Project Plan – Being the project manager, you should take a re‐look at the project plan  you have inherited. The first project plan normally created during the evaluation phase and may form  part of the pre‐sales cycle when you are choosing the implementation partner. This plan will not be  accurate because good amount of facts will not be clear during evaluation/pre‐sales phase and so it  has to be reviewed and updated before starting the project.       Hardware and Software Requirements ‐ Since the project plan gets updated, the project impact will be  much clearer at this phase and hence hardware and software requirements arise during the project  implementation should be planned and published at this level. This helps the stakeholders to plan their  capital outflows appropriately.      

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Instance Planning ‐ Number of instances of the application required during the implementation cycle  should be planned at this level.         During the initial phases of an implementation project, the Customers will be very    watchful and try to understand the capabilities and responsibility levels of the  implementation team members. The implementation team from the partner should try to establish their credentials quickly, build strong relationships with the project team    members including the key users which will pave way to the success of the project.         Main Activities during the Project Initiation    Making of Project Charter and Reviewing and updating the Project Plan      Building strong implementation team involving all members of the implementation project      Defining and establishing the project infrastructure such as hardware and software      Planning and establishing the application environments to be used by the project teams      Main Deliverables during this Phases    Project Charter covering the team structure, responsibility charters and communication protocols      Project Plan duly updated considering the new conditions and risks      Infrastructure requirements document      Application Environments        Key Challenges    Establishing a communication protocol that is acceptable for all stakeholders in the project – user  community, IT team members and implementation team.     

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Planning and establishing application instances to be used by different project team members. Striking  consensus here is a bit challenging considering the balancing to be dong between budget availability and  team requirements.   

Business Process Analysis   
Business Process Analysis is the first critical phase of the implementation project. During this  phase the implementation team will document the current business process which is very  critical to map the business process with the ERP delivered processes.   This phase often overlaps with the Project Initiation phase because when the stakeholders  are busy establishing the infrastructure etc. the users and the implementation team  members will work on documenting the business processes.  

Current business processes 
It is important to bring up all possible scenarios for discussion during this phase and find  required answers relating to all questions the implementation team bring up for each of the  business process. Any error in documenting a specific process may lead to huge rework  during later phases which can be very expensive from the project perspective.   While recording the current business process, it is important to document the business  process flows covering all possible scenarios. Appropriate examples to describe each of the  scenarios will help improving the fitment with the delivered business process.   In addition to building a strong foundation for the project by establishing all requirements in  detail, this phase also is very critical from the perspective of establishing the relationship  between the implementation and user teams. The amount of business knowledge and  flexibility to understand industry specific practices displayed by the implementation team is a  key factor for success during this phase. 
  Main Activities during the Business Process Analysis Phase    Making the implementation and business user teams working together      Studying each of the business process and documenting the critical flows      Making business process diagrams with appropriate examples        Main Deliverables during this Phase    Business Process Diagrams      Current Business Practices or As‐Is process document   

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  Key Challenges    Making the teams to think through all possible scenarios      Building the business process diagrams covering all possibilities and exceptions      Makin the business and implementations strike a balance to build a strong relationship which will be  critical during next phases of implementation project                                                   


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Solution Design 

During solution design phase, the implementation team together with the user team will  establish the required business processes to be configured in the ERP product. These  processes might be existing business processes or changed business processes defined after  a brainstorm between the implementation and user teams considering the features offered  by the ERP product.   During this phase all those features not covered by the delivered features of the ERP product  will be identified and documented. Solution for all the requirements that can be configured  within the ERP product will be created and workarounds of customizations for all those  requirements which are identified as gaps considering the delivered features of the ERP  product.   Interface designs, security architecture and initial configuration of the application will be  planned and documented.  

To Be Business Processes 
During an ERP implementation, implementing organizations always attempt to utilize the  best practices to streamline the existing business process. This exercise will lead to a new  business process from existing process which will lead to the final solution design for the  organization.    Though the attempt is not to lead towards a complete re‐engineering of the business  process, certain amount of process corrections and streamlining the processes will be  attempted. 

Final Solution Design 
During this phase a complete solution of the finalized business processes the implementing  organization attempts to create for running their business operations will be created.  The solution maps will drive the configuration of the initial set up data and conversion of  data for reaching a desired state of the system.  While making the solution maps from business processes mapped into the ERP application,  the implementation team should attempt to find a near complete solution fitment within the  application for all business processes.  All the scenarios for which a direct solution is not available within the ERP application should  be recorded as gaps before attempting the workarounds. If workaround solutions are  attempted at the time of initial solution mapping the completeness of solution will suffer. 

Conference Room Pilot 
During this activity, all the agreed business processes and their respective mapping into the  ERP applications will be discussed in detail by the implementation and the user’s teams.  The implementation team will present each of the business process maps in the ERP  application and bring up the clear gaps of the business requirements discussed and agreed  upon.  The implementation team can bring up the alternate/workaround solutions for discussion  during this phase. 

Conversion Plan 

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While designing the solutions, data from existing application should be planned.  
  Main Activities during the Solution Design phase    Defining the future business process or To Be scenarios for the business      Creation of detailed design books covering mapping of existing business processes with the delivered  business processes of ERP product      Writing of functional specifications for all the features found to be not mapped with the delivered  business processes.      Application Configuration for Conference Room Pilot      Planning and designing interfaces and reports      Designing application and user security matrix      Identifying the qualified flows and planning Batch Schedules for auto execution      Main Deliverables during this Phase    Required or To Be Business Process Document      Design Books showing the solution plans and sample configurations      Functional Specification Documents for Customizations, Interfaces and Reports      Application and User Security Matrix      Batch Schedule Plan          Key Challenges    Key and feasible mapping acceptable to all stakeholders is very critical 

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    It is important to cover all possible scenarios including exceptions. Any wrong mapping at this level can be  found only during the UAT phase which can lead to project delays      All business process fitments in the ERP application should be showed to the users and allow them to  check and get a signoff at this level      Any workaround solutions to be agreed during Conference Room Pilot for finding solution to any to be  business process should be documented clearly and signed off to avoid conflicts during later phases                                                                           

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During the Development phase, most critical activities of the project will take place. Creating  configurations to map the fit business processes, development of customizations and  interfaces, creation of conversion scripts are the critical activities.   During configuration the master configurations should be created to make the organization  structure and other set ups. All required data relating to countries, currencies, chart of  accounts, budgets, invoice types, voucher types and so on should be created in the  configuration instance.  A copy of the finally configured instance should be archived before progressing for the next  phase. 

Data Conversion 
During this phase the existing customer’s transaction data will be converted into the ERP  application. The best practice for conversion is to convert the opening balances of the year  and the open items up to the date of conversion using the data conversion scripts. The data  should be provided by the user teams in a required format which can be used as input for the  data conversion scripts. 
  Main Activities during the Development Phase    Creation of master and transaction configurations      Development of Customizations, Interfaces and Reports      Unit testing of all newly developed components      Creation of conversion data and conversion scripts      Main Deliverables during this Phase    Configurations      Developed Components/Objects for Customizations, Interfaces and Reports      Data Conversion Files      Data Conversion Scripts     

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Key Challenges    While creating Configurations it is important to explore optimum solutions else the solutions will not  be convincing for the users.      It is important to execute functional unit test carefully to confirm the developed feature is confirming  to the functional design.      If huge amount of data has to be converted, few important aspects should be considered      The users should be aware of the impact of huge amount of data conversion on their involvement for  creation of data files and verification of data after conversion      If the more than one year finance data as to be converted important risk is to convert one full year  data and have the finance books tallying in the financial year to populate the correct opening  balances.                                                           

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During the testing phase complete system testing with new customizations, interfaces and  reports and User Acceptance Testing will have to be executed. 

System and Integration Testing 
If your implementation project have good amount of customizations it is important to test  entire business flow including the customized piece to ensure that the customization is not  impacting the overall business process.   Once all customizations tested, then the integrations among different modules and  applications should be tested.   If the implementation involves any modules that will be used by a huge number of users then  load testing should also be performed. If the application should be accessed remotely or  though a network then it is important to perform the network testing as well.  

User Acceptance Testing 
During this phase the finally configured system with converted data should be copied into a  new instance to create the Test Environment.  The test environment represents the possible live scenario and the testing by users on this  instance can bring up the actual issues that need resolution to reach the Go Live phase.  The users’ team should provide a list of scenarios they believe to be very critical and complex  for their business and the implementation team should bring up the test cases to facilitate  the testing of these scenarios. The test cases show a systematic flow showing which screen  after which screen to be used, what data to be inserted and what is the expected outcome.  This helps the users to navigate through the ERP system for testing the focused scenarios  faster and the results will be reliable as well because this can reduce the knowledge issues to  a large extent. 
  Main Activities during the Testing Phase    Functional Unit Testing      Stress and Network Testing      Creation of Test Scripts for User Acceptance Testing      Execution of User Acceptance Testing      Main Deliverables during this Phase    Test Scripts for User Acceptance Testing   

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  Issue Logs      Fixes and Patches for solving the problems found during testing            Key Challenges    Building extensive scenarios in the Test Scripts for complete testing to establish completeness of  testing      Participation of users in the User Acceptance Testing is a critical factor                                                                 

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This is the preparation for Going Live. Production Instance should be created and initial  configurations should be created in the system. The configured Production System should be  used for configuring the Security as per the agreed Security Matrix. Opening Balances should  be populated and the data conversion should be executed. 
  Main Activities during the Production Phase    Creation of Production Instance      Execution of Security matrix      Final Data conversion      Main Deliverables during this Phase    Final Production instance with configurations, security and data        Key Challenges    Security should be planned and executed considering all constraints and compliance requirements  such as SOX       


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During this phase the users’ team will be prepared to take over the fully configured ERP  system to run for their business. The final configurations created in the production system  will be documented for the purpose of user reference.   The users will be trained on the application to understand and execute their business  transactions comfortably.   Training documentation including presentations and user guides will be created for the  purpose of current and future users.  
  Main Activities during the Transition Phase    User Training      Training Documentation      Final configuration documentation for future reference      Main Deliverables during this Phase    Final production configuration document      Training Documentation        Key Challenges    User Training should cover practical scenarios to make the users understand and follow the training      Training documentation should be simple and exhaustive     

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