Genesis
Content
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO –
CONTABLE, COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA EMPRESA AFP GÉNESIS
ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A.
2013”
Tesis previa a la obtención del título profesional de:
Licenciado en Contabilidad y Auditoría – Contador Público
AUTORA:
TERESA GEORGINA LALAMA VÁSQUEZ
DIRECTORA DE TESIS:
MSC. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
PERIODO
JULIO 2013
CERTIFICACIÓN
Master Alexandra Gutiérrez
DOCENTE DE LA FACULTAD DE
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
QUITO
CERTIFICA:
Que el presente trabajo realizado por la estudiante Teresa Georgina Lalama
Vásquez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto
autorizo su presentación.
Guayaquil, Julio de 2013
f) …………………………………….
i
AUTORÍA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente
trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
…………………………………..
Teresa Georgina Lalama Vásquez
ii
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación está dedicado a mi pequeño hijo Huguito
Andrés y a mi esposo Hugo Obando, mis principales inspiraciones. A mi
papá que por voluntad divina ya no se encuentra conmigo, pero siempre
toda meta lograda, era una satisfacción verlo a el disfrutar también de este
logro con todo el orgullo posible de un padre, y a mi mamá por su apoyo
brindado con mi hijo durante esta carrera. Sin ellos no hubiera sido posible
este logro.
iii
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que de una u otra manera hicieron posible que pudiera
terminar con éxito mi trabajo de investigación.
Especialmente a la Master Alexandra Gutiérrez, Coordinadora de la carrera
de CPA en la Universidad Tecnológica Equinoccial de Quito, y a su vez mi
directoria de tesis, que con su valiosa y sabia guía en el desarrollo de la
misma he podido finalizarla con la mayor satisfacción.
iv
INDICE GENERAL
Pág.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR …………………………………..
i
AUTORÍA DE TESIS ……………………………………………...
ii
DEDICATORIA …………………………………………………….
iii
AGRADECIMIENTO ………………………………………………
iv
RESUMEN ………………………………………………………….
xiii
SUMARY ……………………………………………………………
xiv
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
1.1.1
Formulación del problema ……………..............
3
1.1.2
Preguntas directrices ……………………………
4
1.2
OBJETIVOS ……………………………………...
4
1.2.1
Objetivo general ………………………………….
4
1.2.2
Objetivos específicos ……………………………
4
1.3
JUSTIFICACIÓN …………………………………
5
1.4
IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS …………...
5
1.5
VARIABLES ………………………………………
5
1.5.1
Variables dependientes …………………………
6
1.5.2
Variables independientes ……………………….
6
v
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1
FUNDAMENTO TEÓRICO ……………………..
2.1.1.
El papel de la información contable en la
administración de empresas competitivas …....
2.1.1.1.
7
Nuevas tendencias en la Administración de los
negocios …………………………………………..
2.1.1.2
7
7
Desafíos ante la integración de bloques
económicos ………………………………………
10
2.1.1.3
Naturaleza de la información contable ………..
11
2.1.1.4
Efectos de la inflación en la información
contable …………………………………………..
2.1.1.5
Comparación de la contabilidad financiera y la
contabilidad administrativa ……………………..
2.1.1.6
13
El papel de la Contabilidad Administrativa en el
control administrativo …………………………
2.1.1.8
12
El papel de la Contabilidad Administrativa en la
planeación ……………………………………
2.1.1.7
11
14
El papel de la Contabilidad Administrativa en la
toma de decisiones …………………………
14
2.1.1.9
El papel del Contralor …………………………
15
2.1.1.10
Actitudes de los Contadores que proveen la
Contabilidad Administrativa …………………….
16
vi
2.1.2
Conceptos, clasificaciones y comportamiento
de los costos ……………………………………..
17
2.1.2.1
Naturaleza y conceptos fundamentales ……….
17
2.1.2.2
Clasificación de los costos ……………………...
18
2.1.2.3
El comportamiento de los costos y el uso de
los recursos ………………………………………
2.1.2.4
Métodos
para
segmentar
los
costos
semivariables …………………………………….
2.1.3
Sistemas
de
información
22
El cambio de solo acumular costos para la
administración de costos ………………………..
2.1.3.2
20
administrativos
contemporáneos ………………………………....
2.1.3.1
19
22
Determinación adecuada del costeo de los
productos y servicios a través del costeo
basado en actividades …………………………..
2.1.3.3
23
Cómo evitar que fallen los programas de
reducción de costoso usando el costeo basado
en actividades ……………………………………
25
2.1.3.4
Administrar con base en actividades ………….
25
2.1.3.5
Sistema de administración de costo …………..
26
2.1.3.6
Las nuevas tendencias de los sistemas de
costeo basado en metas ………………………..
2.1.4
Filosofías administrativas contemporáneas …..
2.1.4.1
Teoría del valor y cadena de valor …………….
27
28
vii
2.1.4.2
Ciclo de vida del costo …………………………..
29
2.1.4.3
Teoría de las restricciones ……………………...
30
2.1.4.4
Justo a tiempo ..................................................
30
2.1.4.5
Costos de calidad ………………………………..
31
2.1.5
El modelo o relación costo-volumen.-utilidad .
31
2.1.5.1
El punto de equilibrio ……………………………
31
2.1.5.2
Supuesto del modelo ……………………………
32
2.1.5.3
La planeación de utilidades y la relación costovolumen-utilidad ………………………………….
32
2.1.5.4
La gráfica volumen-utilidad ……………………..
33
2.1.5.5
Análisis de cambios en las variables del
modelo costo-volumen-utilidad …………………
2.1.5.6
Análisis de las variaciones en los márgenes de
contribución ………………………………………
2.1.5.7
2.1.6.2
37
El papel de la información administrativa para
la toma de decisiones ante la globalización …..
2.1.6.1
37
El modelo costo-volumen-utilidad, y análisis de
sensibilidad. El punto de equilibro …………….
2.1.6
36
El modelo costo-volumen-utilidad y el costo
basado en actividades …………………………
2.1.5.8
34
38
Relevancia de la información para la toma de
cisiones ante la globalización …………………..
38
Naturaleza de la información …………………...
39
viii
2.1.6.3
Tipos de datos en las decisiones ………………
39
2.1.6.4
Análisis Marginal …………………………………
40
2.1.6.5
Modelo para la toma de decisiones a corto
plazo ………………………………………………
40
2.1.6.6
Costos de oportunidad ………………………….
40
2.1.6.7
Principales decisiones a corto plazo …………..
41
2.1.6.8
Fijación de precios ………………………………
41
2.1.6.9
Importancia de la ética en la toma de
decisiones tácticas ………………………………
42
2.2
FUNDAMENTO LEGAL …………………………
42
2.2.1
Principios contables básicos ……………………
42
2.2.2
Normas técnicas contables de valoración,
preparación e información financiera ………….
45
2.2.3
Las NIIF`s para Pymes …………………………
49
2.2.4
Ley orgánica de régimen tributario interno ……
52
2.2.4.1
Retención en la fuente de impuesto a la renta .
52
2.2.4.2
Retención del impuesto al valor agregado ……
56
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1
Tipos de investigación …………………………..
60
3.2
Técnicas reinvestigación ……………………….
60
3.3
Análisis e interpretación de resultados ………..
65
ix
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN
DIAGNÓSTICA
DE
LA
EMPRESA
4.1
Antecedentes …………………………………….
75
4.2
Objetivos ………………………………………….
76
4.3
Productos …………………………………………
77
4.4
Estructura organizacional ……………………....
82
4.5
Reglamentos ……………………………………..
84
4.6
Análisis de FODA ………………………………..
84
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1
Título ……………………………………………...
86
5.2
Presentación ……………………………………..
86
5.3
Objetivos ………………………………………….
87
5.4
Fundamentación …………………………………
88
5.5
Ejercicio práctico …………………………………
117
5.6
Actividades a desarrollar ………………………..
135
x
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones ……………………………………..
137
6.2
Recomendaciones ……………………………….
137
BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………
139
ANEXOS
………………………………………………………
141
Anexo 1
Encuesta realizadas al personal de AFP
Génesis S.A. ……………………………………..
Anexo 2
141
Reglamentos de los fondos que administra
AFP Génesis S.A. ……………………………….
145
Fondo Máximo …………………………………...
145
Fondo Cesantía ………………………………….
148
INDICE DE TABLAS
Tabla 1
Proceso toma de decisiones ……………………
65
Tabla 2
Sistema de información gerencial ……………..
66
Tabla 3
Metodología proceso toma de decisiones …….
67
Tabla 4
Revisión costo/beneficio ………………………..
68
Tabla 5
Contabilidad fuente de información ……………
69
Tabla 6
Disponibilidad de la información ………………
70
Tabla 7
Supervisión de las inversiones …………………
71
xi
Tabla 8
Capacitación de personal ……………………….
72
Tabla 9
Cambio de herramienta de trabajo …………….
73
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1
Proceso toma de decisiones ……………………
65
Gráfico 2
Sistema de información gerencial ……………..
66
Gráfico 3
Metodología proceso toma de decisiones …….
67
Gráfico 4
Revisión costo/beneficio ………………………..
68
Gráfico 5
Contabilidad fuente de información ……………
69
Gráfico 6
Disponibilidad de la información ……………….
70
Gráfico 7
Supervisión de las inversiones …………………
71
Gráfico 8
Capacitación de personal ……………………….
72
Gráfico 9
Cambio de herramienta de trabajo …………….
73
xii
RESUMEN
La presente tesis consiste en la elaboración de una propuesta de un Diseño
de un Sistema de Control Financiero, como herramienta para la toma de
decisiones para la empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y
Fideicomisos S.A., cuyo objetivo principal es la entrega de información
relevante y oportuna que sirva de apoyo en la toma de decisiones de las
áreas administrativa y contable, en el menor tiempo posible y con la
seguridad y exactitud que caracteriza a la información contable.
A través de este trabajo se pueden conocer o dar una idea de los puntos
débiles de la empresa, lo que permitirá poner mayor enfoque en ellos y
lograr así convertirlos en fortalezas, mejorando también el desempeño de
sus actividades administrativas, financieras y contables.
Al diseñar este sistema enfocado en el rubro principal de los ingresos de la
compañía, se logrará optimizar tiempo y recurso humano en el desarrollo de
las actividades contables, convirtiendo los registros contables en información
de mayor precisión y seguridad.
Finalmente, este trabajo de investigación sugiere que se considerarse la
implementación del sistema de control financiero en el menor tiempo posible,
y que de hacer exista el respectivo seguimiento sobre el impacto que tendrá
en la empresa.
xiii
SUMMARY
This thesis is the development of a proposal for a Design Financial Control
System as a tool for decision making for the company AFP Genesis and
Trusts Fund Administration SA, whose main objective is the delivery of
relevant and timely that supports the decision-making of administrative and
accounting areas in the shortest time possible and with the security and
accuracy that characterizes accounting information.
Through this work we can know or give an idea of the weaknesses of the
company, which will put more focus on them and turn them into strengths to
achieve and also improving the performance of its administrative, financial
and accounting.
In designing this system focused on the main item of income of the company,
was able to optimize time and human resources in the development of
accounting
activities,
accounting
records
becoming
more
accurate
information and safety.
Finally, this research suggests that implementation is considered financial
control system in the shortest possible time, and to the respective tracking
exists on the impact it will have on the company.
xiv
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
AFP GÉNESIS S.A. nació el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una
Reforma Previsional que daría paso a que entidades privadas entren en
competencia con el sector público, en la administración de los Fondos de
Pensión de los trabajadores ecuatorianos.
AFP Provida entra en la sociedad con un 25% de participación y adquirió el
75% restante en el año 2001, cuando se efectuó la venta de las acciones por
parte de Filanbanco.
AFP Provida a su vez pertenece, desde el año 1999, a uno de los Grupos
Financieros más importantes, sólidos y reconocidos a nivel mundial, Banco
Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) con sede en España, un Grupo con más
de un siglo y medio de experiencia en operaciones financieras, con más de
47 millones de clientes, en 30 países de América, Europa, Asia y Oceanía.
Han pasado 19 años y AFP Génesis S.A., gracias a su trayectoria y al
respaldo internacional, se ha convertido en la primera Administradora de
Fondos de Inversión especializada en previsión, cuyo objetivo es invertir y
administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva rentabilidad
del mercado, dentro del marco de seguridad de inversión. De esta forma, los
ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro
laboral y ante cualquier contingencia imprevista.
Es por esto, y pensando siempre en el futuro, la toma de decisiones es una
realidad de la vida diaria para todos. Todas las personas, de todos los
1
ámbitos enfrentan numerosos hechos y circunstancias (casi siempre fuera
de control) que influyen en el proceso de la toma de decisiones.
No existe un método único que las empresas puedan emplear en todas las
situaciones. La persona que toma una decisión debe definir con exactitud el
problema en cuestión, después debe generar soluciones alternativas y
evaluarlas y, por último tomar la decisión.
La necesidad de una herramienta de información que proporcione a una
empresa la condición relevante para la toma de decisiones varía mucho, al
igual que la cantidad de riesgo que calcularía cada persona.
La clase, la cantidad y la fiabilidad de la información influyen en el grado de
riesgo, en la que la empresa tomará la decisión y utilice una probabilidad
objetiva o una subjetiva para calcular el resultado.
La gestión empresarial, indistintamente del sector al cual pertenezca, es un
proceso dinámico que impone a sus administradores, combinar sus
habilidades gerenciales con la información que requieren para efectuar el
análisis de los problemas o situaciones particulares o generales que se
presentan en el día a día, al gestionar una empresa.
En un mundo globalizado en el cual se desempeñan hoy en día las
empresas, se requiere que sus ejecutivos cuenten en la información
adecuada y pertinente para desarrollar las estrategias que deben
implementar a fin de mitigar la incertidumbre y hacer frente a la competencia
con estrategias, ya sean comerciales o de expansión en general que
marquen las diferencias favorables hacia la empresa.
2
1.1.1 Formulación del problema
Todo proceso de toma de decisiones se sustenta en información que utilizan
los ejecutivos de toda empresa, ya sea por medio de estados financieros,
cuadros resúmenes (costos-gastos) de actividades de la empresa,
investigaciones propias (mercado) y/o contratadas, etc. Toda empresa debe
contar con una herramienta que proporcione esta información
para
constatar sus cifras reales contra los resultados esperados (proyecciones),
realizando simulaciones de los estados financieros.
AFP Génesis S.A., como toda empresa moderna que opera en una
economía globalizada, no es ajena a los eventos descritos anteriormente y
que anteceden el proceso de toma de decisiones; necesita de una
herramienta que facilite la información para facilitar la toma de decisiones en
los diferentes escenarios en torno al cual gira el negocio, que en este caso
se lo realiza a través de la Administradora de Fondos, que tiene a su cargo 6
fondos para administrar.
De dichos fondos se generan los ingresos
mensuales de la compañía, recurriendo para cualquier análisis a reportes y
cálculos manuales, obtención de la información a través de las bases de
datos, requiriendo cuadros estadísticos al Departamento de Sistemas, los
cuales no están estandarizados así como tampoco automatizados, lo que
representa en la práctica una desventaja a los ejecutivos al momento de
tomar decisiones que involucran el futuro de la empresa.
Por lo mencionado anteriormente se ve en la necesidad de realizar una
herramienta confiable que apoye en el proceso de toma de decisiones para
la empresa AFP Génesis S.A., siendo este un sistema de Contabilidad que
contribuya a proporcionar
la información sobre todos los hechos
económicos de la empresa para efectuar los análisis respectivos, que
finalmente sirven para adoptar las políticas y normas más acertadas y
favorables a la empresa.
3
1.1.2 Preguntas Directrices
¿Pueden los administradores de AFP Génesis S.A. tomar decisiones que
involucre el movimiento de recursos financieros sin el aporte de la
contabilidad?
¿El proceso de toma de decisiones es
único y exclusivamente para la
empresa privada?
¿La contabilidad contribuye al mejor control y manejo de los recursos
financieros, materiales y humanos de la empresa?
1.2
OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Elaborar un sistema de control financiero como herramienta para la toma de
decisiones empresariales que contribuyan al mejoramiento de la ventaja
competitiva de la empresa AFP Génesis S.A.
1.2.2 Objetivos Específicos
• Determinar el diagnóstico del problema en la empresa AFP Génesis
S.A.
• Fundamentar el sistema de control financiero, a través de conceptos
científicos teóricos y prácticos que permitan el sustento adecuado del
sistema.
• Recopilar, clasificar y organizar la información por medio de la
aplicación de las técnicas de investigación.
• Diseñar el sistema de control financiero como herramienta para la
toma de decisiones en la empresa AFP Génesis S.A.
4
1.3 JUSTIFICACIÓN
La citada herramienta permitirá a la empresa:
• Contar con una herramienta sólidamente sustentada en estudios
basada en parámetros técnicos, como son el cuantitativo y cualitativo.
• Reducir técnicamente la incertidumbre en el proceso de toma de
decisiones.
• Adoptar decisiones oportunas que permitan administrar los recursos
de la empresa de manera eficiente y efectiva.
• Mantener y mejorar la ventaja competitiva que posee la empresa
respecto a sus competidores (indirecto).
• Ampliar su participación en el mercado, contribuyendo de esta manera
a mejorar la rentabilidad para sus accionistas (indirecto).
• Contribuir de manera indirecta a mejorar la recaudación tributaria
aportando más tributos en función de los resultados obtenidos.
1.4
IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS
Basados en la práctica que día a día experimenta Génesis, por la serie de
reportes y análisis que debe preparar en base a sus afiliados, partícipes,
cotizaciones, ingresos, gastos, y demás rubros existentes, los cuales en su
totalidad son trabajados manualmente, surge la imperiosa necesidad de su
automatización,
considerando para esto que los resultados de estos
reportes son los que servirán para la toma de decisiones.
1.5 VARIABLES
Para el desarrollo y puesta en práctica del presente trabajo de investigación,
se ha considerado las siguientes variables:
5
1.5.1 Variables dependientes
•
Gestión y control interno como factor principal que afectaría
directamente las decisiones que tome la empresa.
• Proceso y toma de decisiones en la empresa y formular las mejoras
correspondientes.
• Procesos ágiles de adquisición de insumos activos o pasivos.
• Pago a tiempo y cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Información confiable que sustente las decisiones que se adoptan.
1.5.2 Variables independientes
Sistema de control financiero.
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1
FUNDAMENTO TEÓRICO
2.1.1 EL
PAPEL
DE
LA
INFORMACIÓN
CONTABLE
EN
LA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS COMPETITIVAS
2.1.1.1
Nuevas tendencias en la Administración de los Negocios
El grado de competitividad que vive el mundo entero ha provocado grandes
reingenierías y reconversiones en las organizaciones,
que junto con el
proceso de globalización conlleva a cambiar los estilos de administración de
las empresas.
Entre las nuevas tendencias que existen en la administración de negocios
están:
1. Cambios irreversibles.
2. El desarrollo e integración en los sistemas de información.
3. Herramientas para mejorar la competitividad.
1. Cambios irreversibles, para facilitar la toma de decisiones:
a) Control de calidad.- Es crear cultura de trabajo, que compromete al
recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal forma que con el
tiempo se logre la productividad y liderazgo en costos que le permitirá
competir.
b)
Orientación hacia los clientes.- En los últimos tiempos la mayor
consideración es escuchar al cliente, de tal forma que los productos o
servicios que se ofrezcan permitan satisfacer sus necesidades, por el cual el
cliente esté dispuesto a pagar.
7
c)
El tiempo como factor clave.- La variable más importante a considerar
para la toma de decisiones.
Toda organización siempre va a requerir
diseñar, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo
aumentando a su vez la liquidez.
2.
El desarrollo e integración en los sistemas de información, todo
sistema se ve marcado por el desarrollo tecnológico que avanza
aceleradamente.
Entre las tecnologías de información tenemos:
ERP (Enterprise Resource Planning).- Conjunto de actividades soportadas
por aplicaciones multimódulos que ayudan al administrador a manejar las
partes más importantes del negocio.
SCM (Suplí Chain Management).- Materiales, información y recursos
financieros que fluyen a través de un proceso desde el proveedor hasta el
cliente final, pero para esto, ya pasó por el fabricante, distribuidor y detallista.
CRM (Customer Relatinoship Management).-
Son las metodologías,
software y capacidades de internet que ayudan a la gerencia en la relación
con los clientes de una forma muy organizada.
BI (Business Intelligence).- Aplicaciones y tecnologías utilizadas para
recabar información, analizarla y dar acceso a la base de datos a los
administradores, que le ayudarán a la toma de decisiones.
KM (Knowledge Management).- Cuando la empresa recaba, organiza y
analiza su conocimiento en términos de recursos, documentos y habilidades
del recurso humano.
8
3. Herramientas para mejorar la competitividad
Estas herramientas son aquellas capaces de crear valor tanto para sus
clientes como para sus accionistas, cumpliendo a su vez la estrategia del
negocio.
Entre las herramientas tenemos:
a) Justo a tiempo.- Es crear un producto cuando es necesario, y en la
cantidad
que
los
clientes
demandan,
lo
que
permite
reducir
considerablemente los inventarios.
b) Costeo basado en actividades.- Es determinar correctamente el costo del
producto o servicio, ignorando lo que demandan los usuarios, por lo que se
requiere un sistema que determine que actividades agregan valor y cuáles
no.
c) Target Costing.- Herramienta que ha tomado mayor relevancia en las
empresas en su proceso de costeo, ya que el precio de un producto o un
servicio estará siempre influenciado por el mercado.
d) El crecimiento del sector de servicios.- El sector servicios está dividido en
sector primario representado por la actividad agropecuario, el sector
secundario por la actividad de manufactura, y el sector terciario que está
dado por el comercio y los servicios, siendo este último el que mayor
desarrollo ha tenido.
e)
Los desarrollos tecnológicos de los sistemas de información.- Los
sistema de información se han visto muy afectados por los desarrollos
tecnológicos, especialmente por el uso generalizado de computadores
personales, lo que permite que se elimine la reportería innecesaria.
9
f) Sigma.- Promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi todos
los defectos de los productos o servicios que la compañía ofrece.
2.1.1.2
Desafíos ante la integración de bloques económicos
Las ventajas competitivas basadas en la inteligencia humana, están
reemplazando las ventajas de la naturaleza, lo que va hacer que se dependa
más de nuevas tecnologías de proceso que de nuevas tecnologías de
producto.
Existen dos variables fundamentales que permiten lograr una estrategia
competitiva:
1) La utilidad que generan los diferentes sectores industriales. Los cinco
factores que afectan las utilidades son:
•
Entrada de nuevos competidores.
•
Amenaza de sustitutos.
•
Poder de la negociación de los compradores.
•
Poder de negociación de los proveedores.
•
Rivalidad entre los competidores existentes.
Estas cinco fuerzas afectan el precio, los costos y la inversión.
2) Ubicar la posición de la empresa dentro de su sector industrial, permitirá
ver si la utilidad es superior o inferior a la utilidad promedio de sector.
El que una empresa se ubique bien dentro de su sector depende de:
•
El liderazgo en costos
•
La diferenciación
•
El enfoque.
10
2.1.1.3
Naturaleza de la información contable
La contabilidad ya no es solo el registro de hechos históricos, se ha
convertido en una herramienta informativa que facilita la toma de decisiones
internas y externas dentro del proceso administrativo.
Existen varias divisiones de la contabilidad:
Contabilidad Financiera.- Sistema de información orientado a proporcionar
información a terceras personas relacionadas con la empresa, como son
accionistas, inversionistas, con el fin de facilitar la toma de sus decisiones.
Contabilidad Fiscal.- Sistema de información orientado en dar cumplimiento
a las obligaciones tributarias de empresa.
Contabilidad Administrativa.- Sistema de información al servicio de
necesidades de administración.
Esta división ayuda también facilitar las funciones de planeación, control y
toma decisiones.
2.1.1.4
La
Efectos de la inflación en la información contable
inflación
puede
afectar
directamente
a
los
siguientes
rubros
principalmente:
a) Efectos sobre los principios contables
•
Sobre el principio Unidad de medida, la moneda no podrá funcionar
como elemento homogenizador de las partidas contables.
•
Sobre el principio de precio de adquisición, el patrimonio deja de ser
representativo.
•
Se omiten los beneficios o pérdidas generadas.
11
b) Efectos sobre el balance
•
Deudas no actualizables.
•
Los pasivos no monetarios no son representativos en la medida en
que los activos tampoco lo son.
•
Los elementos de valor fijo representan valores actuales, al margen
de las variaciones que hayan existido de su poder adquisitivo.
c) Efectos sobre la cuenta de resultados
•
Determinación incorrecta del beneficio después de impuestos.
•
Mayor pago de impuestos.
•
Descapitalización.
•
Los ingresos no pueden ser comparables con otros ejercicios
económicos.
2.1.1.5 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa
Contabilidad Financiera
•
Es obligatoria.
•
Requiere un modelo específico.
•
Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la
empresa.
•
La información financiera tiene que ser generada de acuerdo a
determinadas normas.
•
Determina la utilidad con precisión.
•
Informa sobre los sucesos ocurridos en ella.
•
No se apoya en otras disciplinas.
Contabilidad Administrativa
•
Es opcional.
•
No requiere un modelo o formato específico.
12
•
Está enfocada hacia el futuro.
•
No está regulada por normas de información financiera.
•
No determina una utilidad con precisión.
•
Para la toma de decisiones se basa en áreas o segmentos.
•
Se apoya en otras disciplinas como: estadística, economía,
investigación de operaciones, finanzas.
2.1.1.6
El papel de la Contabilidad Administrativa en la planeación
La planeación es necesaria en la contabilidad administrativa por los
siguientes motivos:
•
Para prevenir cambios del entorno.
•
Para integrar objetivos y decisiones de la organización.
•
Útil como medio de comunicación, coordinación y cooperación.
•
Con una adecuada planeación se logra mayor efectividad en las
operaciones.
Por esto necesario conocer
el término de planeación que como indica
Ramírez (2010, p. 16) es el “Diseño de acciones cuya misión es cambiar el
objeto de la manera en que este haya sido definido”.1
La ayuda que recibe la contabilidad administrativa de la planeación es
operativa, y consiste en hacer un diseño de acciones, cuyo fin principal es
alcanzar los objetivos que se desean en un período determinado, con la
ayuda de algunas herramientas, como son: presupuesto y modelo costovolumen-utilidad.
1
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 16
13
2.1.1.7
El papel de la Contabilidad Administrativa en el control
administrativo
El rol que cumple la contabilidad administrativa es para un mejor control, ya
que cuando se cumple una operación o actividad, se deben medir los
resultados y compararlos, a través de estándares fijados, de tal manera que
los recursos se hayan utilizado con efectividad y eficiencia.
El control administrativo se efectuará a través de informes que generarán
cada uno de los departamentos o áreas y detectar cualquier posible
desviación.
Por esto es importante considerar que en los países administrativos, el
principio administrativo es “Sistema que no se controla, se degenera”.
2.1.1.8
El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de
decisiones
Como bien se sabe la contabilidad administrativa contribuye a la toma de
decisiones, y ayuda para que esta decisión sea mejor, de acuerdo a la
calidad de información que se posea.
Toda decisión está en función de la información disponible, las decisiones
son diarias, unas rutinarias y otras no, podrán ser grandes o pequeñas.
Pero es importante saber esta toma de decisiones como se va a realizar,
para lo que es importante considerar los siguientes pasos:
•
Análisis
•
Decisión
•
Puesta en práctica
14
2.1.1.9
El papel del Contralor
Toda organización tiene una razón de ser, es decir, producir un bien o
servicio, por lo que las áreas dedicadas a lograr producir, son las
denominadas funciones de línea, y las que se encargan de que los
departamentos en líneas sean eficientes son los departamentos de staff o de
servicio.
Y es en estos departamentos de servicios que se encuentra la Contraloría, y
en la cabeza el Contralor, quien tiene autoridad sobre los subordinados de
línea, y en los otros departamentos solo tiene autoridad de consejo y ayuda
con respecto a las funciones de planeación, control administrativo y toma de
decisiones.
Es muy importante conocer que el Contralor
es responsable de la
información y que la contabilidad administrativa cumpla su función, para lo
que es necesario conocer las principales actividades de contralor.
•
Contabilidad financiera.
•
Cumplimiento de obligaciones fiscales.
•
Auditoria interna.
•
Salvaguarda de activos.
•
Presupuestos y planeación.
•
Control administrativo.
•
Diseño, informe y evaluación del desempeño.
•
Estudios especiales.
•
Procesamiento de datos.
•
Costos.
15
2.1.1.10 Actitudes de los contadores que proveen la contabilidad
administrativa.
En toda actividad que se desarrolle, la ética cumple un papel importante, ya
que siempre todos buscamos un servicio profesional, y esto es lo que
buscan los usuarios de la información contable, por lo que las principales
actitudes éticas que deben tener quienes proveen la información es:
•
Competencia
•
Objetividad
•
Integridad
•
Confidencialidad
Competencia.-
Significa estar atento a todos los cambios administrativos,
trabajando siempre de acuerdo a las leyes y demás regulaciones vigentes,
basándose siempre en un análisis claro y profundo de la información.
Objetividad.- Proporcionar siempre información objetiva, facilitando siempre
lo pertinente y necesario.
Integridad.-
Deberá mantenerse siempre imparcial ante discrepancias
particulares, aceptando y comunicando las limitaciones profesionales.
Confidencialidad.- Siempre deberá mantener en secreto la información que
maneja, ni facilitar a terceros información de la organización, siempre que no
haya
sido
de
conocimiento
público,
confidencialidad a todos sus subalternos.
16
transmitiendo
siempre
esta
2.1.2 CONCEPTO, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS
COSTOS.
2.1.2.1 Naturaleza y conceptos fundamentales.
Para tener una visión más clara, es necesario conocer previamente ciertos
conceptos para una mejor interpretación.
Estos conceptos básicos son acerca de las diferentes formas de
organización: negocio, empresa e industria.
Negocio.- Es toda actividad que persigue lucro, siendo este su objetivo
principal, la obtención de beneficios económicos y a su vez satisface las
necesidades de los consumidores.
Empresa.- Es la organización destinadas a ofrecer bienes y servicios a los
consumidores. Las empresas tienen algunas responsabilidades como son:
•
Atender las necesidades de sus clientes.
•
Generar ganancias para sus inversionistas.
•
Pagar remuneraciones legales y justas a su personal.
•
Mantener el prestigio de la organización.
Industria.- Es la que orienta sus recursos a la misma actividad productiva,
llegando siempre a la producción final.
Costo.- Se entiende por costo según lo indica Ramírez (2010, p. 36) “la
suma de erogaciones en que incurre una persona física o moral para la
adquisición de un bien o servicio, con la intención de que genere ingresos en
el futuro”.2
Costo-activo.- Se da cuando se incurre en un costo cuyo potencial de
ingresos va más allá del potencial de un período.
2
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 36.
17
Costo-gasto.-
Corresponde a la porción del activo o desembolso de
efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo en un período.
Costo-pérdida.- Es la suma de los desembolsos efectuados, pero que no
generó los ingresos esperados.
2.1.2.2
Clasificación de los costos
Los costos se clasifican en:
1. De acuerdo a la función en la que incurren:
2.
a)
Costos de producción.
b)
Costos de distribución o venta.
c)
Costos de administración.
d)
Costos de financiamiento.
De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o
producto:
a)
Costos directos.
b)
Costos indirectos.
3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:
a)
Costos históricos.
b)
Costos predeterminados.
4. De acuerdo con el tiempo en que se cargaron a los ingresos.
a)
Costos de período.
b)
Costos del producto.
5. De acuerdo con el control que se tiene sobre la ocurrencia de un costo:
a)
Costos controlables.
b)
Costos del producto.
18
6. De acuerdo con su comportamiento:
a)
Costos variables.
b)
Costos fijos.
c)
Costos semi-variable.
7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones:
a)
Costos relevantes.
8. De acuerdo con la clase de sacrifico en la que se ha incurrido.
a)
Costos desembolsables.
b)
Costos de oportunidad.
c)
Costos virtuales.
9. De acuerdo a un cambio que se origine por un aumento o disminución de
la actividad.
a)
Costos diferenciales.
b)
Costos sumergidos.
10. De acuerdo con la relación e la disminución de actividades.
a)
Costos evitables.
b)
Costos inevitables.
2.1.2.3
El comportamiento de los costos y el uso de los recursos
Los costos se clasifican en función de su comportamiento en tres categorías:
•
Costos Fijos
•
Costos Variables
•
Costos Semivariables (semifijos o mixtos)
Costos Fijos.- Si el costo permanece constante, independiente de que
aumente o disminuya la actividad.
19
Costos Variables.- Si el costo no permanece constante ante una
determinada actividad.
Costos Semivariables.- Si un costo se mantiene en una determinada
cantidad, aún sin que se lleve a cabo alguna actividad, pero se incrementa al
incrementarse ésta.
2.1.2.4
Métodos para segmentar los costos semivariables
Existen varios métodos para segmentar los costos semivariables, y que esta
segmentación sea en mayor o menor grado de exactitud.
Estos métodos son:
•
Métodos de estimación directa.
•
Método punto alto-punto bajo.
•
Métodos a través de diagramas de dispersión.
•
Métodos estadísticos.
Método de estimación directa.- Los métodos de estimación directa se
utilizan solo en los siguientes casos:
- Cuando una partida por su naturaleza no puede estar sujeta a análisis
estadístico.
- Cuando se crean nuevos departamentos que originen costos.
- Cuando se adquieren nuevos equipos o maquinarias que originen costos.
- Cuando se producen cambios en los métodos.
Una vez conocidos los casos en que se utilizan los métodos de estimación
directa, estos métodos se clasifican en:
20
a)
Basados en estudio de tiempos y movimientos.-
Este método se
utiliza cuando no se tiene un registro de costos históricos adecuado o
cuando se trata de una situación nueva en la organización.
b)
Basados en el análisis de la administración del os datos históricos.-
En este caso es muy importante mantener un registro histórico adecuado, ya
que en base a este análisis de costos históricos es que determinará el
comportamiento
de
los
costos,
la
interpretación
de
las
políticas
administrativas y la experiencia profesional subjetiva.
Método punto alto-punto bajo.- El método punto alto-punto bajo parte de
los siguientes supuestos:
-
Los puntos altos y los más bajos son considerados los más
representativos para explicar el comportamiento habitual de los costos de la
empresa.
-
Se presenta una relación lineal entre los costos variables y los
generados de este costo.
-
No se presentan factores estacionales que afecten positiva o
negativamente el comportamiento lineal de los costos fijos o variables.
Por esto, el método punto alto-punto bajo se dirige a la estimación de la
parte fija y de la parte variable de un costo, los cuales se calculan a través
de una interpolación aritmética entre los 2 niveles.
Si se revisa la ecuación de los costos semivariables, que es: CSV = a + bx,
esta interpolación da como resultado la pendiente de la línea que representa
la tasa de costos variables (b) y la parte en que dicha línea intercepta el eje
Y (costo fijo, a).
La ventaja de este método es que es muy sencillo y no requiere cálculos
muy complejos.
21
Métodos
a través de diagramas de dispersión.-
Este método es el
complemento del método punto alto-punto bajo, que siempre utilizará dos
puntos, y que no siempre son representativos en función del costo que se
está analizando.
Métodos estadísticos.- Dentro de los métodos estadísticos más utilizados,
tenemos, el análisis de la regresión, que mide la relación entre una variable
dependiente y una o más variables independientes.
Este análisis a su vez se divide en:
Regresión simple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente y
una variable independiente.
Regresión múltiple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente
y varias variables independientes.
2.1.3 SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVOS
CONTEMPORÁNEOS.
2.1.3.1
El cambio de solo acumular costos por administración de
costos
Es claro que no se puede ir hacia la acumulación de costos, tiene que
dirigirse todo hacia una buena administración de costos, que va conllevar a
su vez una mejora continua, mejor posición competitiva de la empresa y
mejor rentabilidad y liquidez.
Existen algunos mecanismos a través de los cuales se da el cambio de
acumulación de costos, siendo el más conocido y utilizado el de Formación
de Comités o Grupos de Mejora, en los que interviene directamente personal
clave involucrado en el proceso que debe mejorarse.
22
2.1.3.2
Determinación adecuada del costeo de los productos y
servicios a través del costeo basado en actividades
Antes de conocer la forma adecuada de determinar el costeo de los
productos, es importante conocer que es el sistema de costeo de
actividades.
Sistema de costeo basado en actividades.- Este sistema es una de las
mejores herramientas, ya que facilita el proceso de toma de decisiones, así
como permite el diseño de estrategias de las empresas, y ofrece información
más exacta y confiable acerca de los costos. Por lo que podemos decir que
el costeo de actividades es un sistema que inicialmente acumula los costos
de cada actividad en una organización y luego aplica los costos de las
actividades a los productos y servicios.
También es importante establecer la diferencia que existe entre los dos tipos
de costeo que existen que son el costeo tradicional y el costeo basado en
actividades. El costeo tradicional apunta a prorratear los costos entre los
productos, utilizando una tasa predeterminada, mientras que el costeo
basado en actividades efectúa un proceso de estimación que buscar estar lo
más cercano posible a la realidad para luego asignar los costos a los
productos o servicios.
Para aplicar correctamente el costeo basado en actividades hay que tomar
en cuenta las siguientes fases:
•
Identificar las actividades.
•
Asignar los costos a las actividades.
•
Asignar los costos de las actividades a otras actividades.
•
Asignar los costos al producto.
Identificar las actividades.- Para identificar las actividades es importante
tomar en cuenta lo siguiente dentro de un proceso:
23
- Toda actividad debe tener un resultado.
- Toda actividad debe tener un cliente para ese producto.
- Toda actividad debe absorber una proporción importante de tiempo de una
persona.
Para esto sabemos que actividad “es una acción realizada por una persona
o una máquina para entregar algo a otra persona””3 , como lo indica Ramírez
(2010, p. 83).
Toda actividad requiere observaciones y entrevistas en la zona de trabajo,
en el que se cuestionará e recurso humano, el tiempo que se invierte, los
beneficiarios del producto.
Asignar los costos a las actividades.- Una vez que se identifica ahora
corresponde determinar el costo en que se incurre para realizar cada una de
estas actividades, quiere decir, que deberán identificarse: la mano de obra
utilizada, el tiempo, los materiales, consumo de energía y otras variables
más.
Un factor importante para determinar los costos a las actividades es el Cost
Driver, que es una medida cuantitativa utilizada para determinar lo que se
invierte de un recurso en una actividad.
Asignar los costos al producto.- Luego que se determina el costo de la
actividad, se le asigna el costo al producto, que es a través de una “tasa
predeterminada por cada detonador de costo y luego se multiplica por la
base real utilizada por cada actividad, para obtener cuánto se le habrá de
asignar a cada producto por la actividad consumida para poder producirlo”.4
3
4
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 83.
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 84.
24
2.1.3.3
Como evitar que fallen los programas de reducción de costos
usando el costeo basado en actividades
Para evitar que fallen los programas de reducción de costos, toda empresa
que está en proceso de mejora, le será imprescindible seguir los siguientes
pasos:
Paso 1. Situación actual de la empresa con base en actividades.
Paso 2. Actividades que no agregan valor eliminarlas.
Paso 3. Crear un programa de orden en la organización.
Paso 4. Establecer cada cliente-proveedor interna.
Paso 5. Crear un sistema para medir los avances.
2.1.3.4
Administrar con base en actividades
Para administrar con base en actividades, es
indispensable contar con
información de las actividades realizadas y sus costos, lo cual a su vez
permite realizar un análisis para establecer prioridades en los esfuerzos que
van a tener que realizarse.
Para estos se deberá considerar lo siguiente:
•
Se deberá identificar las oportunidades de mejora y formas de
alcanzar la excelencia.
•
La administración con base en actividades tiene dos objetivos
principales:
a) Incrementar el valor agregado, siempre en beneficio del cliente.
b) Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor
agregado que se le proporcionó al cliente.
•
Como bien se sabe el costeo en actividades ayuda principalmente al
mejoramiento continuo:
a) Identificar las actividades innecesarias.
b) Analizar las actividades significativas.
c) Comparar con una actividad similar de otra compañía.
25
•
Como premisa fundamental se debe costear con base en actividades,
por que:
a) Las actividades pueden visualizarse.
b) Las actividades consumen recursos.
c) Las actividades son fáciles de entender.
d) Las actividades enlazan planeación y control.
e) Las actividades facilitan el entendimiento de los generadores.
f) Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento
continuo.
2.1.3.5
Sistema de administración de costo
Para que el administrador pueda decidir cuánto cobrar por un producto o
servicio y poder hacerle frente a la competencia, tiene que hacer una
estimación razonable de los recursos que se requieren para elaborarlo, por
lo que el método más conveniente es el Sistema de administración de costo
(SAC).
Para poder diseñar e implementar el SAC se basa en el proceso de
planeación estratégica que dice:
a) Deberá plantear una misión clara de la empresa.
b) Deberá determinar procesos claves y objetos de costo.
c) Deberá determinar los procesos o áreas de apoyo.
d) Deberá definir los objetivos de cada proceso.
e) Deberá establecer los objetivos principales de cada proceso.
Los módulos que integran un SAC son:
a) Módulo de costos directos o variables.
b) Módulo de costeo basado en actividades.
c) Módulo de rentabilidad.
d) Módulo de análisis de atractividad.
26
e) Módulo de análisis de la cadena de valor.
f) Módulo de costos de calidad.
g) Módulo de sistemas de indicadores.
h) Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad
financiera.
2.1.3.6
Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo basado en
metas
El costeo basado en metas, o también conocido como target costing, es una
de las herramientas de costeo que mayor relevancia ha tenido en los últimos
tiempos por su gran utilidad.
El costeo basada en metas, toma en cuenta la realidad del momento, que
es, que los mercados son los que deciden el precio de los bienes y servicios
y no los productores.
Por esto y con el fin de aplicar un costeo de metas correcto:
•
La compañía deberá empezar analizando la posición estratégica del
producto con respecto al resto de productos de la firma y con los
productos ofrecidos por la competencia.
•
Determinar cuál sería el precio que pagará el mercado por el nuevo
producto.
•
El producto se debe diseñar, considerado el costo meta que asegure
el margen de utilidad que estableció la administración.
El objetivo principal del costeo basado en metas se resume en los siguientes
puntos:
•
Orientar los productos a la capacidad adquisitiva del cliente.
•
Tratar los costos del producto como una variable independiente.
•
Trabajar proactivamente para alcanzar el costo meta durante el
desarrollo del producto.
27
Antes de dar inicio al costeo basado en metas se debe tener en cuentas los
pasos siguientes:
•
Determinar que necesidad del mercado desea satisfacer la empresa.
•
Establecer el precio de venta del producto.
•
Determinar el costo meta a alcanzar.
•
Costos en los que incurrirá el producto.
•
Recursos y tiempo utilizados.
2.1.4 FILOSOFÍAS ADMINISTRATIVAS CONTEMPORÁNEAS
2.1.4.1
Teoría del valor y cadena de valor
Teoría del valor
Concepto.-
Se dice que es una energía o fuerza que motiva la acción
humana, es decir, es aquello que atrae a las personas, hacia los diferentes
objetos o servicios, que satisfacen o no sus necesidades.
La teoría del valor ayudará a las organizaciones que la apliquen, a que
tengan ventajas para competir en cuanto al diseño del producto, para que
tengan la mejor calidad y agreguen valor pero a un bajo costo.
La creación de valor también se basa en el conocimiento, y aplicada a la
compañía mientras mayor es el conocimiento de la compañía mejor serán
las soluciones que se encuentre para la misma y su mercado.
Cadena del valor
Concepto.- “La cadena de valor es el conjunto de actividades creativas que
enlazan todo el camino de producción, desde la materia prima hasta la
última actividad realizada para entregar el producto terminado en manos del
consumidor final”.5
5
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 123.
28
Es importante considerar que el administrador deberá calcular el valor de la
empresa a través del conocimiento y del análisis de la estructura de los
costos, y luego esto compararlo con el valor que el cliente da a sus
productos, y así pueda compensar fallas y poder resolverlas.
Para una medición estratégica del valor, existen dos tipos de generadores
que a su vez se dividen en:
a) Generadores de valor del cliente
•
Tiempo de respuesta
•
Tiempo de diseño
b) Generador de valor del negocio
•
Niveles de precios
•
Inversiones oportunas
•
Alianzas estratégicas
•
Crecimiento de las ventas
2.1.4.2 Ciclo de vida del costo
Otra herramienta para llevar una administración estratégica basada en
costos, a parte de la cadena de valor, es el ciclo de vida del costo, o ciclo de
vida de un producto.
El ciclo de vida de un producto tiene diferentes apreciaciones, dependiendo
desde el punto de vista que se lo analice:
a) Desde el punto de vista de mercadotecnia:
•
Introducción al mercado del producto.
•
Crecimiento del producto en el mercado.
•
Maduración donde el producto está posesionado.
•
Abandono del producto.
29
b) Desde el punto de vista de producción:
•
Investigación y desarrollo.
•
Diseño.
•
Etapas de pruebas.
•
Producción y actividades de logística.
c) Desde el punto de vista del cliente:
•
Comprar
•
Operar
•
Mantener el producto
•
Disponer el producto.
2.1.4.3 Teoría de las restricciones
El modelo de las restricciones tiene cinco etapas para lograr la meta de
mejorar las empresas:
•
Identificar las restricciones de la organización.
•
Determinar como lograr ventajas con el uso de estas restricciones.
•
Subordinar las decisiones.
•
Implementar un programa de mejoramiento continuo para reducir las
limitaciones de las restricciones que ya existen.
Es importante considerar que las restricciones así se apliquen por primera
vez, lograrán mejorar las utilidades de la empresa, pero siempre aparecerán
más restricciones, por lo tanto esta teoría debe ser revisada continuamente
su aplicación en la empresa.
2.1.4.4 Justo a tiempo
Esta es una nueva forma de administrar los inventarios, Justo a tiempo,
cuyo objetivo principal es reducir el costo de los inventarios.
Adicionalmente también se considera que:
30
•
Aumenta las utilidades al eliminar los costos innecesarios.
•
Mejora la posición competitiva de la empresa.
•
Mejora el proceso de producción.
•
Promueve el trabajo en equipo al delegar a trabajadores, autoridad y
responsabilidad para toma de decisiones.
•
Mantiene relación estrecha con el proveedor.
2.1.4.5
Costos de calidad.
Existe la filosofía del control de calidad, cuyo objetivo es promover a que en
todos aquellos que colaboran en una empresa exista el compromiso de
mejoramiento continuo, tanto de los proceso como de las áreas.
Este control de calidad generará un incremento en las utilidades de las
organizaciones y en su liquidez, debido a la reducción de sus costos de
calidad y al incremento en sus ventas al ofrecer un buen producto o servicio
a sus clientes.
2.1.5
2.1.5.1
EL MODELO O RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD.
El punto de Equilibrio
Punto de equilibrio “es aquella cantidad de producción vendida a la cual los
ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, la cantidad de
producción vendida, da como resultado US$ 0 de utilidad”.6
Esto es normal porque toda organización siempre va planificar sus
operaciones, y en esta planificación se buscará siempre que los ingresos
sean iguales a los costos.
6
Contabilidad de Costos, Un enfoque gerencial, Charles T. Horngren, Srikant M. Datar, Madhav V.
Rajan.
31
2.1.5.2
Supuestos del modelo
Para analizar los resultados de este modelo, se deben considerar los
siguientes supuestos:7
•
Tanto la función de ingresos como la de costos tienen un
comportamiento lineal, lo cual es válido dentro de un nivel relevante,
de tal manera que el fundamento de linealidad no se aplica en niveles
o volúmenes extremadamente alto o bajos.
•
Existe sincronización perfecta entre el volumen de ventas y el de
producción, lo cual trae como consecuencia que los inventarios de
artículos terminados permanezcan constantes.
•
Existe la posibilidad de una perfecta diferenciación de los costos en
fijos y variables.
•
El cambio de alguna de las variables no tiene efecto sobre las demás,
que se suponen permanecen constantes.
•
Durante la búsqueda del punto de equilibrio no se produce
modificación alguna de la eficacia y la eficiencia de los insumos que
intervienen en la organización.
•
Este modelo se basa
en la utilización de una sola línea en la
empresa: el denominador del modelo es el margen de contribución
por línea y no de un conjunto de líneas, para esta limitación existe el
cálculo del punto de equilibrio para varias líneas.
2.1.5.3
La planeación de utilidades y la relación costo-volumenutilidad
El modelo costo-volumen-utilidad ayudará a los administradores a
determinar que acciones se deben seguir para cumplir un objetivo, que es la
utilidad.
7
Del Río González, Cristóbal, Técnica presupuestal, Facultad de Comercio y Administración,
UNAM, México,k 1972, 99. 5-11.
32
Estas utilidades deben ser suficientes para remunerar el capital invertido en
la organización.
Con esto modelo se puede determinar cuánto hay que vender, a qué costo,
a qué precio, para lograr alcanzar determinada utilidad.
Para determinar qué cantidad de unidades deben vender y en qué cantidad
se debe aplicar lo siguiente:
2.1.5.4
La gráfica volumen-utilidad
Otra de las formas más conocidas de determinar el punto de equilibrio, es
mediante la gráfica volumen-utilidad.
Con el método gráfico se puede apreciar más rápidamente la situación de la
empresa, en el que:
•
El eje horizontal representa el volumen e las ventas en unidades.
•
El eje vertical se divide en dos partes por la línea del punto de
equilibrio, arriba de la línea se puede medir la utilidad respecto al eje
vertical, y debajo de la línea se mide la pérdida con respecto al eje
vertical igualmente.
33
Gráfico No. 1
Elaborado por: Wikipedia
Fuente: Wikipedia
2.1.5.5
Análisis de cambios en las variables del modelo costovolumen-utilidad
El modelo costo-volumen-utilidad es conocido también como Análisis de
sensibilidad o simulación,
que permite conocer los resultados de las
acciones antes de realizarlas.
Los cambios que se pueden generar son:
a) Cambios en la variable de los costos unitarios.- Para incrementar las
utilidades y hacer bajar el punto de equilibrio, lo más conveniente es reducir
los costos variables.
Esto se da utilizando los recursos o insumos más
baratos que los que se esté utilizando actualmente.
b) Cambios en la variable de precio.- En este tipo de cambio se debe
considerar lo siguiente:
34
•
Ya no se hace negocios en base a precios, sino mediante reducción
de costos.
•
Hay excepciones en los que si se puede considerar el precio, y es
cuando hay descuentos, rebajas., etc.
•
Se debe considerar también el mercado en el que se colocan los
productos.
c) Cambios en la variable de costos fijos.- En este caso también puede
haber variación, y si se presenta el caso de que se incrementan los costos
fijos, la empresa tiene que realizar esfuerzos adicionales para cubrirlos.
d) Análisis de la variable volumen.- Para este caso, un incremento en el
volumen representa un incremento en las utilidades.
e) Importancia y síntesis de la simulación en las diferentes variables
del mercado.-
En este punto es importante simular diferentes acciones
como si realmente estuvieran sucediendo, y esto se logrará comparando lo
presupuestado con lo real. Las variables a considerar en esta simulación
son:
a) Costos: Lo importante es reducirlos, mejorando la eficiencia y eficacia,
utilizando para esto las diferentes herramientas de control administrativo,
como son: sistema de costeo basado en actividades, presupuestos, etc.
b) Precios: Lo importante es revisar los precios con la competencia, ya sea
para incrementar el volumen o reducir los costos variables.
c) Volumen de ventas: Realizar diferentes estrategias para incrementar el
volumen de ventas, ya sea a través de campañas publicitarias, nuevas
líneas, nuevos productos, etc.
35
d)
Composición en ventas: Siempre se sabe que producto tiene mejor
salida, por lo que hay que considerar venden más de aquellas líneas que
tienen mayor margen de contribución.
2.1.5.6
Análisis de las variaciones en los márgenes de contribución
Las variaciones en los márgenes de contribución se presenta principalmente
en las siguientes variables:
1.
Variación en el volumen de ventas.-
Esta variación se puede
manifestar de la siguiente forma:
a)
“El margen de contribución que la compañía hubiera tenido si se
hubiesen vendido lo que el presupuesto indicaba en cuanto a número y
margen de contribución unitario.
b)
El margen de contribución que la compañía hubiera tenido con las
unidades realmente vendidas si se hubiera mantenido el margen de
contribución presupuestado”.8
2. Variación en precio de venta.- Cualquier variación en el precio de venta
generará variación en el margen de contribución unitario. Hay que tomar en
cuenta que no siempre una variación desfavorable en el precio de venta
perjudicará el desarrollo de la organización, puede tener un efecto contrario,
que generará un efecto favorable.
3. Análisis CVU en instituciones sin fines de lucro.-
El ingreso que
pueda generar una empresa, en estos tiempos, se vuelve el objetivo
principal de creación de una organización, pero como bien sabemos existe
un grupo de empresas enmarcadas como instituciones sin fines de lucro,
que lo que buscan es satisfacer una función social.
8
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 174.
36
2.1.5.7
El modelo costo-volumen-utilidad y el costeo basado en acti vidades
El modelo costo-volumen-utilidad puede ser muy útil si utiliza de manera
conjunta con el costeo basado en actividades, ya que los costos se dividen
en aquellos que se relacionan con las unidades producidas y aquellos que
no se relacionan con las unidades producidas.
La utilidad de este modelo, basado en actividades, es que no solo se utilice
el volumen de unidades para determinar los costos, sino que se lo clasifique
en cuatro categorías diferentes:
a) Los costos que se modifican en función de las unidades vendidas.
b) Los costos que se modifican de acuerdo al tiempo de preparación para la
corrida.
c) Los costos relacionados con los departamentos de apoyo.
d)
Los costos que se modifican en función de algún factor ajeno a las
anteriores.
2.1.5.8
El modelo costo-volumen-utilidad y análisis de sensibilidad.
El punto de equilibrio.
Como bien se conoce “se ha explicado que la contabilidad administrativa se
hace presente en las empresas a través de diferentes herramientas de
planeación, como los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidades.
Ambas herramientas se aplican utilizando la técnica denominada simulación,
ideada para diseñar
y elegir las mejores acciones que colocarían a la
empresa en el lugar deseado por la administración”.9
El análisis de sensibilidad tiene mucha utilidad ya que sirve para evaluar los
cursos alternativos de acción, basados en hechos y suposiciones.
9
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 186
37
La simulación presenta algunas ventajas que son:
a) Permite experimentar con un modelo y no con el real.
b) Facilita la proyección de hechos futuros.
c)
Ayuda a que la empresa conozca con anticipación los efectos que
pueden haber en la rentabilidad y liquidez.
d) Se puede utilizar de manera independiente cada una de las variables que
intervienen.
e) Disminuye el riesgo del negocio cuando se enfrenta un problema.
Con esto se demuestra claramente que tanto el modelo costo-volumenutilidad junto con el análisis de sensibilidad permitirán a la administración su
labor de planificar.
2.1.6. EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA TOMA
DE DECISIONES A CORTO PLAZO
2.1.61 Relevancia de la información para la toma de decisiones ante la
globalización
Ante el desarrollo tecnológico acelerado que viven todos los países, todas
las organizaciones están obligadas a entrar en la misma línea del
crecimiento tecnológico, ya que para competir es necesario tener excelentes
sistemas de telecomunicaciones y buenos sistemas de información.
Por esta razón la tecnología de contabilidad administrativa ha adquirido gran
importancia, sin olvidar que para ser competitivo también se requiere
escuchar al cliente y eliminar lo que no agregue valor para el.
Como dice Michael Porter en su libro en 1985 (p. 15) “la cadena de valor es
la tecnología por excelencia para diagnosticar que actividades agregan o no
valor y para crear ventajas estratégicas”10
10
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 329.
38
2.1.6.2
Naturaleza de la información
Cada organización tiene que realizar siempre una constante revisión, para
saber como aprovechar sus insumos de la mejor manera, tanto a corto como
a largo plazo, logrando siempre maximizar el valor de la empresa, por lo que
los ejecutivos deberán tomar las decisiones más acertadas, y no lo podrían
realizar si no cuenta con la información necesaria, especialmente en la
contabilidad administrativa.
La administración tiene que enfrentar dos tipos de decisiones: a corto plazo y
a largo plazo.
Las decisiones a corto plazo se pueden realizar y luego
efectuar correctivos si no se está de acuerdo, pero en las decisiones a largo
plazo no se acepta marcha atrás.
La información generada por la contabilidad tiene mucha importancia, pero
no es la única que debe tomarse en cuenta, habrá otros factores
cuantitativos y cualitativos que ayudarán a la toma de decisiones.
2.1.6.3
Tipos de datos en las decisiones
Cuando se habla del modelo costo-volumen-utilidad sabemos que los costos
tienen su clasificación, que es en fijos y variables.
Cuando hablamos de decisiones a corto plazo, los costos se clasifican en
relevantes e irrelevantes, siendo los relevantes los que pueden ser
incrementados o disminuidos ante un determinado curso de acción, siendo
estos también desembolsables; mientras que los irrelevantes son cuando
permanecen constantes.
39
2.1.6.4
Análisis marginal
El análisis marginal, llamado también incremental consiste en determinar el
monto en que aumentaron o disminuyeron los ingresos debido a una
decisión específica, así como los cambios que esta decisión provocó en los
costos. Por lo que la presentación y el manejo de datos se debe dar de tal
forma que se puedan analizar mediante el sistema marginal, los costos o
ingresos que se verán alterados por la decisión que se vaya a tomar.
2.1.6.5
Modelo para la toma de decisiones a corto plazo
En este modelo es importante considerar siete pasos a seguir:
1. Definir el problema.
2. Identificar alternativas como posibles soluciones al problema.
3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las
alternativas factibles.
4. Totalizar los costos relevantes y los beneficios de cada alternativa.
5. Considerares factores cualitativos.
6. Considerar factores cualitativos.
7. Tomar una decisión.
2.1.6.6 Costos de oportunidad
El costo de oportunidad es lo que se deja de ganar por no elegir una
determinada opción; o también puede surgir un ahorro debido a que la
capacidad instalada para fabricar el producto se puede canalizar hacia otras
actividades.
Es lo que se deja de ganar por no disponer de la capacidad instalada
excedente para cierto tipo de actividades.
40
2.1.6.7 Principales decisiones a corto plazo
Estas decisiones a corto plazo son las que comúnmente enfrentan las
empresas:
a) “Seguir fabricando una pieza o mandarla a fabricar externamente.
b) Eliminar una línea o un departamento.
c) Cerrar la empresa o seguir operándola.
d) Aceptar o rechazar un pedido especial.
e) Eliminar una línea o un producto.
f) Agregar una nueva línea de productos.
g) Decidir cuál es la mejor combinación de líneas.
h) Cerrar una sucursal o seguir operando
i) Trabajar un solo turno.
j) Disminuir o aumenta la publicidad.
k) Operar en uno o varios mercados
l) Agregar ciertas operaciones a una línea.
k) Modificar el plazo de crédito de los clientes.
l) Ofrecer o no descuentos, para reducir la cartera.
m) Aprovechar el descuento que se presenta.
n) Cambiar o no los niveles de inventarios”.11
2.1.6.8
Fijación de precios
Otro de los grandes problemas que enfrenta la administración de una
empresa, es la fijación del precio al cual se va a vender. Por lo que existen
varios métodos para fijar precios, ya que todas las organizaciones, así
controlen o no los precios deberán conocer y analizar estos métodos para la
fijación de los mismos:
Se detalla:
11
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 335.
41
a) Los que se basan en el costo total.
b) Los que se basan en el costeo directo.
c) Los que se basan el rendimiento deseado.
d) Los que se basan en cláusulas escalatorias.
e) Los que se basan en un determinado valor económico.
f) Los que se basan en el costeo sobre metas.
2.1.6.9
Importancia de la ética en la toma de decisiones táctica
Los temas éticos y la toma de decisiones táctica giran en torno a la forma en
que las decisiones son adoptadas e implementadas. Los costos relevantes
son usados también en la toma de decisiones tácticas.
2.2 FUNDAMENTO LEGAL
2.2.1 Principios contables básicos
Para todo proceso contable así como para la preparación de los estados
financieros, como producto principal de todo proceso contable, se requiere
seguir reglas, principios y criterios enmarcadotes en el concepto contable. A
estos conjuntos de reglas o principios se les denomina Principios Contables
Generalmente Aceptados o Criterios Contables Generalmente Aceptados.
Los principios contables se pueden clasificar de acuerdo a los criterios:
Principio fundamental o postulado básico
•
Equidad.-
En toda organización se hallan diversos intereses que
deben reflejarse en los estados financieros, no debiendo reflejarse
datos que afecten los intereses de uno y prevaleciendo los de otros.
Principios de fondo o de valuación
•
Devengado.- Toda transacción y hecho se reconoce cuando ocurre,
independiente de que este no se genere o reciba algún pago de
dinero o equivalente de efectivo, registrándose la transacción en el
ejercicio económico en que dio origen la transacción.
42
•
Valuación al costo.- Establece que los activos de una empresa
deben ser valuados al costo de adquisición, y que las fluctuaciones
que puedan existir en la moneda no deben incidir en esa valuación.
•
Realización.- Indica que la utilidad se obtiene una vez que se ha
ejecutado la operación mercantil, no antes, es decir, que los
resultados económicos se computan cuando sean realizados.
término realizado participa en forma
El
directa con el concepto
devengado.
Principios que hacen a las cualidades de la información
•
Objetividad.- Los cambios que se generen en los activos, pasivos y
patrimonio,
deben
registrarse
en
los
registros
contables,
inmediatamente después de sucedido.
•
Exposición.-
Los estados financieros deben contener toda la
información para una adecuada interpretación de la situación
financiera de la empresa.
•
Conservatismo.- La operación del sistema contable no se da de
manera automática, ni sus principios proporciona una guía suficiente,
por lo que se debe aplicar juicio profesional para operar y para
obtener información, por lo que es necesario considerar lo siguiente:
o “No sobrestimar activos ni subestimar pasivos.
o No anticipar ingresos ni eliminar gastos.
o Registrar y presentar hechos objetivos.
o Entre dos alternativas, se debe escoger siempre la más
conservadora”.12
12
Contabilidad General, con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),
séptima edición, Pedro Zapata Sánchez, pág. 22
43
•
Uniformidad.- Todos los métodos, técnicas y procedimientos que se
apliquen deben ser realizados uniformemente de un período a otro. Y
si en algún momento se necesite realizar un cambio se debe dejar
expresado dicho cambio y a que se debe.
•
Materialidad.-
Frecuentemente
se presentan situaciones que no
encuadran dentro de la aplicación de los principios generales y las
normas contables aplicadas, y que sin embargo estas situaciones no
presentan problemas porque no afectan los activos, pasivos o
patrimonio de la empresa, debiendo aplicarse el mejor criterio para
resolver en lo que respecta cada caso, ya que no existe nada que fije
lo que es y lo que no es significativo.
Principios dados por el medio socioeconómico
•
Ente contable.-
Es cualquier entidad que desarrolle actividades
económicas, que tenga o no personería jurídica, pero que pueda ser
identificada de alguna forma, actuando independientemente de sus
socios o gerentes.
•
Bienes económicos.- Todo estado financiero siempre se referirá a
bienes económicos, materiales e inmateriales, que siempre tendrán
un valor económico.
•
Empresa en marcha.- Toda organización se entiende que nace, está
y continuará funcionando en el presente y a futuro previsible, sin
planes de liquidar, salvo que se lo exprese claramente por escrito.
•
Unidad de medida.-
O moneda utilizada, que en este caso en
Ecuador es el dólar de Estados Unidos de Norteamérica.
44
•
Período.- Todo resultado de una entidad debe ser medido, ya sea
por razones legales, fiscales, financieras o administrativas.
Este
tiempo de medición se denomina período.
Dentro de todo este marco de principios contables, debe ser considerado
también un principio básico, que es la partida doble Este principio es sobre
el cual se basa la contabilidad, para procesar todas las operaciones, es
decir, no habrá deudor sin acreedor, ni viceversa, que se represente al
menos por dos partidas o cuentas contables.
2.2.2
Normas técnicas contables de valoración, preparación e
información financiera
El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha definido la
base teórica que regulará la práctica contable mundial, la misma que se
desglosa de la siguiente forma:
•
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
•
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
•
Los conceptos, las prácticas y las definiciones generalmente
aceptados.
•
Las políticas contables específicas de cada entidad.
Estas normas, políticas, reglamento e interpretaciones técnicas, conllevan a:
•
Potenciar el uso de los recursos.
•
Transparentar las operaciones que realizan los entes contables.
•
Comprender de la mejor manera los hechos económicos por medio de
la aplicación de la nueva normativa.
Por esto el IASB y los Comités de Interpretación como el CINIFF y el SIC, ha
emitido, actualizado y avalado las siguientes normas e interpretaciones:
45
•
Nueve Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
•
Veintinueve Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
•
Diecisiete Interpretaciones de la NIIF.
•
Once Interpretaciones de la NIC.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
NIIF 1
Adopción por primera vez de NIIF.
NIIF 2
Pagos basados en acciones.
NIIF 3
Combinación de negocios.
NIIF 4
Contratos de seguros.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en
interrupción definitiva.
NIIF 6
Exploración y evaluación de recursos minerales.
NIIF 7
Instrumentos financieros: Información a revelar.
NIIF 8
Segmentos operativos.
NIIF 9
Para PYMES.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
NIC 1
Presentación de estados financieros.
NIC 2
Inventarios.
NIC 7
Estado de flujos de efectivo.
NIC 8
Políticas contables, cambios en estimaciones contables y errores.
NIC 10 Hechos posteriores a la fecha del balance.
NIC 11 Contratos de construcción.
NIC 12 Impuesto sobre las ganancias.
NIC 16 Propiedad, planta y equipo (material inmovilizad).
NIC 17 Arrendamientos.
NIC 18 Ingresos.
NIC 19 Retribuciones a los empleados.
NIC 20 Contabilización de las subvenciones del Gobierno e información a
revelar sobre las ayudas gubernamentales.
46
NIC 21 Efecto de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda
extranjera.
NIC 23 Costo por intereses.
NIC 24 Información a revelar sobre partes vinculadas.
NIC 26 Contabilización de información financiera sobre planes de prestaciones por retiro.
NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en
subsidiarias.
NIC 28 Contabilización de inversiones en empresas asociadas.
NIC 29 Información financiera en economías hiperinflacionarias.
NIC 31 Información financiera de los intereses en negocios conjuntos.
NIC 32 Instrumentos financieros: Información a revelar.
NIC 33 Beneficios por acción.
NIC 34 Información financiera de fecha intermedia.
NIC 36 Deterioro del valor de los activos.
NIC 37 Provisiones, activos y pasivos contingentes.
NIC 38 Activos intangibles.
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración.
NIC 40 Propiedades de inversión.
NIC 41 Agricultura.
La adopción de las NIIF implica un evento trascendente en Ecuador. El
antiguo marco de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) es
reemplazado por la normativa internacional, dando como resultado
información de mayor calidad en los Estados Financieros.
En nuestro país, Ecuador, el ente que emite las resoluciones para la
aplicación de las NIIF, es la Superintendencia de Compañías de Ecuador
(SIC), quien está a cargo de exigir a las empresas la implementación de
estas nuevas normas. “La SIC es el organismo técnico y con autonomía
administrativa, económica, presupuestaria y financiera, que vigila y controla
47
la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las
compañías, en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley”.13
La superintendencia de Compañías ejerce vigilancia:
a) de las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones y de
economía mixta, en general;
b) de las compañías de responsabilidad limitada.
d) de las bolsas de valores, sus agentes y apoderados, en los términos de la
Ley de Mercado de Valores.
Para esto con fecha 20 de noviembre del 2008, mediante Resolución No.
08.G.DSC, la Superintendencia de Compañías
resolvió establecer un
cronograma de aplicación obligatoria de las NIIF por parte de las compañías
y entes sujetos a la vigilancia y control de la SIC, con el fin de que tanto los
empresarios como las organizaciones puedan enfrentar de mejor manera los
impactos de las NIIF frente a la crisis financiera global que se vive en el país.
Estos grupos son:
“Grupo 1 – Aplicarán a partir del 1 de enero del 2010: Dentro de este
grupo entran las compañías y entes sujetos y regulados por la Ley de
Mercado de Valores, así como las compañías que ejercen actividades de
autoría externa.
Para esto, se establece el año 2009 como período de
transición, para este las compañías que pertenecen a este grupo deberán
elaborar y preparar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF
a partir del ejercicio económico del año 2009.
Grupo 2 – Aplicarán a partir del 1 de enero del 2011: Dentro de este
grupo entran las compañías que tenga activos totales iguales o superiores a
13
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información
Financiera, Hansen-Holm, pág. 64.
48
US$ 4’000,000 al 31 de diciembre del 2007, las compañías Holding o
tenedoras de acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos
empresariales, las compañías de economía mixta y las que bajo la forma
jurídica de sociedades constituya el Estado y Entidades de Sector Público,
las sucursales de compañías extranjeras u otras empresas extranjeras
estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como personas
jurídicas. Se establece para esto el año 2010 como período de transición,
para tal efecto, este grupo de compañías y entidades deben elaborar y
presentar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF a partir
del ejercicio económico del año 2010.
Grupo 3 – Aplicarán a partir del 1 de enero de 2012: Entrarán en este
grupo las de más compañías no consideradas en los dos grupos anteriores.
Se establece el año 2011 como período de transición. Estas compañías
deberán elaborar y presentar sus estados financieros comparativos de
acuerdo a NIIF, a partir del año 2011”.14
2.2.3 Las NIIF para PYMES
Como bien se sabe, la aplicación de las NIIF en las empresas a nivel
mundial, buscan la universalización para que la información financiera se
efectúe bajo un mismo lenguaje, que asegure comparabilidad y confiabilidad,
pero como excepción, en algunas empresas el escaso impacto en los
estados financieros, su elevado costo con los beneficios que se esperan y la
poca preparación de los profesionales e incluso el desinterés de los
inversionistas y entes de control gubernamental, motiva que tanto el IASB
como el IASCF, cree las NIIF para PYMES (pequeñas y medianas
empresas), que se divide en tres secciones:
14
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información
Financiera, Hansen-Holm, pág. 66.
49
•
Sección 1.
Norma Internacional de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES).
•
Sección 2. Fundamentos de las conclusiones.
•
Sección 3. Estados financieros ilustrativos y lista de comprobación de
información a revelar y presentar.
La sección 1 se desglosa en:
1. Pequeñas y medianas entidades.
2. Conceptos y principios generales.
3.
Presentación de estados financieros.
4.
Estado de situación financiera.
5.
Estado del resultado integral y estado de resultados.
6. Estado de cambios en el patrimonio y estados de resultados y ganancias
acumuladas.
7.
Estado de flujos de efectivo.
8.
Notas a los estados financieros.
9.
Estados financieros consolidados y separados.
10. Políticas contables, estimaciones y errores.
11. Instrumentos financieros básicos.
12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros.
13. Inventarios.
14. Inversiones en asociadas.
15. Inversiones en negocios conjuntos.
16. Propiedades de inversión.
17. Propiedades, planta y equipo.
18. Activos intangibles distintos de la plusvalía.
19. Combinaciones de negocios y plusvalía.
20. Arrendamientos.
21. Provisiones y contingencias.
22. Pasivos y patrimonio.
23. Ingresos de actividades ordinarias.
50
24. Subvenciones del gobierno.
25. Costos por préstamos.
26. Pagos basados en acciones.
27. Deterioro del valor de los activos.
28. Beneficios a los empleados.
29. Impuesto a las ganancias.
30. Conversión de moneda extranjera.
31. Hiperinflación.
32. Hechos ocurridos después del período sobre el que se informa.
33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas.
34. Actividades especiales.
35. Transición a la NIFF para las PYMES.
Aprobación de la NIIF para las PYMES por parte del consejo.
Es importante considerar que si alguna PYME desea aplicar las NIIF
completas puede hacerlo, conociendo para esto lo emitido por el Consejo de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASB):
“La adopción de una NIFF para las PYMES no implica que las NIIF
completas no sean apropiadas para las PYMES.
El Consejo cree que el objetivo de los estados financieros, tal como se
establece en el marco conceptual, es apropiado tanto para las PMES como
para las entidades obligadas a aplicar las NIIF completas. El objetivo de
suministrar información acerca de la situación financiera, rendimientos y
cambios en la situación financiera de una entidad, que sea útil a una amplia
gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas, es aplicable con
independencia del tamaño de la entidad que informa”15.
15
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información
Financiera, Hansen-Holm, pág. 506.
51
2.2.4 Ley orgánica de régimen tributario interno
Esta ley establece las consideraciones legales para los diferentes impuestos
tributarios que existen en el Ecuador, entre los que mencionaremos algunos
de ellos:
•
Retención en la fuente de impuesto a la renta.
•
Retención del impuesto al valor agregado (IVA).
2.2.4.1 Retención en la fuente de impuesto a la renta
Antes de conocer detalladamente los diferentes porcentajes de retención en
la fuente que establece la ley y que se deben aplicar, es necesario conocer
que es el impuesto a la renta.
Impuesto a la renta.- El impuesto a la renta se aplica a todas las empresas
o personas que generen una ganancia o utilidad al final de cada año, siendo
las retenciones en la fuente los valores que podrán compensarse con este
impuesto a la renta, y cuyas retenciones se aplicaron sobre determinada
compra de bien o servicio.
Toda empresa o persona natural se denomina contribuyente, siendo solo las
empresas las facultadas para efectuar como agentes de retención de este
impuesto.
Según resolución No. NAC-DGER2007-0411, publicada en el Registro
Oficial No. 98 de junio 5 del 2007, luego remplazada por lo expuesto la
Resolución No. NAC-DGERCGC10-00147 de mayo 19 del 2010, expone la
aplicación de los diferentes porcentajes de retención.
Art. 2.-
Salvo los casos específicos previstos en la Ley de Régimen
Tributario Interno y su respectivo reglamento, establécense los siguientes
porcentajes de retención en la fuente de impuesto a la renta:
52
1.
Estarán sujetos a retención del 1%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
a) Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crédito
entre las instituciones del sistema financiero. La institución financiera que
pague o acredite rendimientos financieros actuará como agente de
retención.
b) Aquellos efectuados por concepto de servicios de transporte privados de
pasajeros o transporte público o privada de carga;
c) Aquellos efectuados por concepto de energía eléctrica;
d) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal, así
como los de origen agrícola, pecuario, apícola, cunícula, bioacuático y
forestal, excepto combustibles;
e)
Aquellos realizados por actividades de construcción de obra material
inmueble, urbanización, lotización o actividades similares;
f) Los que se realicen a compañías de seguros y reaseguros legalmente
constituidas en el país y a las sucursales de empresas extranjeras
domiciliadas en el Ecuador, aplicable sobre el 10% de las primas facturadas
o planilladas;
g)
Aquellos que se realicen a compañías de arrendamiento mercantil
legalmente establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento,
inclusive la de opción de compra, y;
h)
Los que se realicen por servicios de medios de comunicación y de
agencias de publicidad.
2.
Estarán sujetos a retención del 2%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
53
a) Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios en
los que prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual;
b) Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crédito a sus
establecimientos afiliados;
c) Los ingresos por conceptos de intereses, descuentos y cualquier otra
clase de rendimientos financieros generados por préstamos, cuentas
corrientes,
certificados financieros, pólizas de acumulación, depósitos a
plazo, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier otro tipo de
documentos similares, sean éstos emitidos por sociedades constituidas o
establecidas en el país, por sucesiones indivisas o por personas naturales
residentes en el Ecuador;
Aquellos
generados
por
la
enajenación
ocasional
de
acciones
o
participaciones, no están sujetos a retención. Las ganancias de capital no
exentas originadas en la negociación de valores no estarán sometidas a
retención en la fuente de impuesto a la renta, sin embargo los contribuyentes
harán constar tales ganancias en su declaración anual de impuesto a la
renta global; y,
d) Intereses de cualquier entidad del sector público reconozca a favor de los
sujetos pasivos.
3.
Estarán sujetos a retención del 8%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
a)
Honorarios, comisiones y demás regalías a personas naturales
nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que
presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra,
siempre y cuando, dicho servicio no esté relacionado con el título profesional
que ostente la persona que los preste;
54
b) Cánones, regalías, derechos o cualquier otro pago o crédito en cuenta
que se efectúe a personas naturales con residencia o establecimiento
permanente en el Ecuador relacionados con la titularidad, uso, goce o
explotación de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de
Propiedad Intelectual;
c) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles
por sus actividades notariales y de registro;
d) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles;
e)
Los realizados a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros del
cuerpo técnico que no se encuentren en relación de dependencia;
f) Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en
el país por más de seis meses;
g)
Honorarios y demás pagos realizados a las personas naturales
nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que
presten servicios de docencia.
4. Estarán sujetos a retención del 10%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
a) Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales
profesionales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis
meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la
mano de obra, siempre y cuando, los mismos estén relacionados con su
título profesional.
Adicionalmente, según:
55
Art. 3.- Indica que todos los pagos o créditos en cuenta no contemplados en
los porcentajes específicos de retención, señalados en esta resolución,
estará sujetos a la retención del 2%.
Art. 10.- Base para la retención en la fuente.- En todos los casos en que
proceda la retención en la fuente de impuesto a la renta, se aplicará la
misma sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin
importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisición de bienes
muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra,
casos en los cuales la retención en la fuente procede sobre todo pago o
crédito en cuenta superior a cincuenta dólares de los Estados Unidos de
América (US$ 50).
2.2.4.2 Retención del impuesto al valor agregado
Antes de conocer los diferentes porcentajes de retención al impuesto al valor
agregado que deben aplicarse, conozcamos brevemente que es el IVA.
Impuesto al valor agregado.- El IVA es el impuesto de mayor recaudación
para el Estado Ecuatoriano.
El impuesto al valor agregado es un tributo indirecto que grava a las ventas y
demás transferencias de bienes movibles (mercaderías, productos), y a la
prestación de algunos servicios.
Este impuesto asume el nombre de “Valor Agregado”, porque grava a todas
las etapas de comercialización, dando lugar al hecho generador en cada una
de ellas.
La legislación actual grava a las mercaderías y productos en general,
exceptuando básicamente a bienes de primera necesidad como alimentos,
medicinas y algunos insumos y materiales que se utiliza en las actividades
56
agropecuarias, mientras que los servicios, son pocos los gravados y los
demás están exentos.
Los bienes y servicios que no se someten al IVA tienen tarifa cero, por lo que
los productos y servicios tarifa cero se los identifica como exentos o no
gravados.
Según resolución No. NAC-DGER2008-0124, expone la aplicación de los
diferentes porcentajes de retención del impuesto al valor agregado.
Art. 1.- Porcentajes de retención de IVA.- Se establecen los siguientes
porcentajes de retención en la fuente de impuesto al valor agregado:
a) Retención del treinta por ciento (30%) del IVA causado: Los agentes
de retención enumerados a continuación retendrán el treinta por ciento
(30%) del IVA causado, cuando adquieran bienes gravados con tarifa doce
por ciento (12%) de IVA, y cuando realicen pagos por conceptos de
contratos de construcción de obras públicas o privadas, aunque el
constructor sea contribuyente especial:
1. Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
De igual manera, efectuarán retención del treinta por ciento (30%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crédito que se encuentren
57
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen
pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando estos transfieran
bienes gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
b) Retención del setenta por ciento (70%) del IVA causado: Los agentes
de retención enumerados a continuación retendrán el setenta por ciento
(70%) del IVA causado, en la prestación de servicios gravados con tarifa
doce por ciento (12%) de IVA, y cuando paguen comisiones a intermediarios
y comisionistas que actúen por cuenta de terceros, para la adquisición de
bienes y/o servicios:
1. Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
De igual manera, efectuarán retención del treinta por ciento (70%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crédito que se encuentren
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen
pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando éstos presten
servicios gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
c) Retención del cien por ciento (100%) del IVA causado: Los agentes
de retención enumerados a continuación retendrán el cien por ciento (100%)
del IVA causado, cuando adquieran servicios profesionales prestados por
personas naturales con título de instrucción superior otorgado por
establecimientos registrados por la Ley de Educación Superior, cuando
58
arrienden inmuebles de personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad, y, cuando al adquirir bienes y/o servicios, emitan una
liquidación de compra de bienes o prestación de servicios, incluyéndose en
este caso al pago de cuotas de arrendamiento al exterior:
1.
Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
También efectuarán retención del cien por ciento (100%) del IVA causado
los exportadores, sean personas naturales o sociedades, cuando adquieran
bienes que se exporte, y, bienes, materias primas, insumos, servicios y
activos fijos empleados en la fabricación y comercialización de bienes que se
exporten.
59
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Tipos de investigación
Por la naturaleza del trabajo a realizar, se realizará una investigación
focalizada en la investigación in-situ, es decir, en el campo, lo cual permitirá
además de recabar la documentación que permita validar y sustentar las
observaciones, también proporcionará valiosa información de carácter
testimonial proveniente de fuentes (personas) directamente involucradas en
el proceso de toma de decisiones de la empresa, AFP Genesis S.A.
3.2 Técnicas de investigación
El método o proceso utilizado para la investigación será el método científico,
que recaba aquellas prácticas utilizadas y ratificadas por la comunidad
científica como válidas a la hora de proceder con el fin de exponer y
confirmar las teorías.
La herramienta a utilizar para obtener los datos de la investigación será la
entrevista que se aplicará a los funcionarios gerenciales y ejecutivos de la
organización, quienes están involucrados directamente en la toma de
decisiones.
La metodología aplicable consistirá en solicitar una entrevista en la cual se
aplicará un cuestionario de preguntas relacionadas con el proceso de toma
de decisiones, para posteriormente tabularlas y analizar los resultados
obtenidos.
Adicionalmente se recabará información documental que permitirá el análisis
de la situación actual de la empresa en lo referente al proceso de toma de
decisiones, tales como: Manual de políticas y procedimientos para las
60
inversiones, determinación de aplicativos utilizados en el proceso de
inversión y su contribución en la toma de decisiones, así como, la
generación de reportes gerenciales.
Las técnicas para la recolección de datos será a través de archivos
magnéticos, digitalizados, ya sean en Excel o en Word, que permita obtener
un panorama claro y concreto de la problemática sujeta a análisis.
La información obtenida se procesará en documentos de archivos de
proceso de texto, hoja de cálculo,
diagramas, digitalizados, según las
necesidades.
La información será tratada de tal forma que se conservará la siguiente
metodología:
a)
La información documental será clasificada según su naturaleza,
referenciada y se archivará en el grupo que para el efecto se creará.
b) La información que se obtendrá producto de encuestas a los funcionarios
responsables del proceso de toma de decisiones, será recabada en
cuestionarios que serán diseñados y aplicados en función del nivel de aporte
al proceso.
La población a estudiarse está representada por el personal de Génesis, que
lo componen en total 50 colaboradores.
Y para determinar el número de
encuestados se aplicó la respectiva fórmula para una población finita:
61
Aplicando la fórmula indicada:
N = 50 personas
D = margen de error asumido 15%
Z = 1.96 (para un nivel de confianza del 90%)
P = proporción esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 – p ( en este caso 1- 0.05 = 0.95)
Por lo tanto el tamaño de la muestra resultó 5 encuestas.
De acuerdo a esto, se presenta el formato a utilizar para la encuesta de la
muestra elegida:
62
63
Las encuestas se han aplicado al personal que tiene que ver directamente
con la toma de decisiones, por lo que se ha elegido el nivel gerencial y 3
miembros del nivel ejecutivo.
Cada grupo se encarga de la toma de
decisiones, dependiendo del cargo y necesidad que se presente.
Se adjuntan encuestas realizadas (anexos) con sus respectivas tablas de
tabulación:
64
3.3 Análisis e interpretación de resultados
PREGUNTA No. 1
¿Sus funciones tienen relación con el proceso de toma de decisiones?
Tabla 1. Proceso toma de decisiones
Gráfico 1. Proceso toma de decisiones
Análisis: De los encuestados, el 100% ha respondido que sus funciones
tienen relación directa con el proceso de toma de decisiones, es decir, en
todos recae esta responsabilidad.
65
PREGUNTA No. 2
¿El sistema de información gerencial con el que actualmente cuenta la
empresa le da todos los indicadores financieros para la toma de
decisiones?
Tabla 2. Sistema de información gerencial
Gráfico 2. Sistema de información gerencial
Análisis: El 60% de los encuestados está de acuerdo en que el sistema de
información gerencial con el que actualmente cuenta la empresa no facilita
todos los indicadores necesarios para el análisis y toma de decisiones.
66
PREGUNTA No. 3
¿Existe alguna metodología formalmente establecida para el proceso
de toma de decisiones de carácter financiero?
Tabla 3. Metodología proceso toma de decisiones
Gráfico 3. Metodología proceso toma de decisiones
Análisis: Igualmente para el caso de esta pregunta, el 60% de los
encuestados coincide en que aparentemente existe algún método para el
proceso de toma de decisiones, pero estos se van creando y adoptando de
acuerdo a la necesidad.
67
PREGUNTA No. 4
¿Toda decisión es adoptada previa revisión del costo/beneficio y su
impacto en el punto de equilibrio de la empresa, o del fondo (s)?
Tabla 4. Revisión costo/beneficio
Gráfico 4. Revisión costo/beneficio
Análisis: Se presentó un acuerdo total, es decir un 100% de los
encuestados indican que toda decisión es adoptada viendo siempre el
beneficio para los fondos, y para la administradora, generadora del resultado
de la empresa.
68
PREGUNTA No. 5
¿Considera usted que la contabilidad es una fuente importante de
información en el proceso de toma de decisiones de la empresa?
Tabla 5. Contabilidad fuente de información
Gráfico 5. Contabilidad fuente de información
Análisis: Totalmente de acuerdo, son los resultados de la encuesta, en la
que consideran que la contabilidad es una fuente importante de información
en el proceso de toma de decisiones, es decir, el 100% de los encuestados.
69
PREGUNTA No. 6
¿Considera que es oportuno el tiempo en que está disponible la
información con el actual sistema?
Tabla 6. Disponibilidad de la información
Gráfico 6. Disponibilidad de la información
Análisis: La mayor parte de los encuestados ha coincidido en que no es
oportuno el tiempo en que está disponible la información, que amerita
cambios, representado por un 60% del total de encuestados.
70
PREGUNTA No. 7
¿Las inversiones realizadas son supervisadas por un nivel jerárquico
superior?
Tabla 7. Supervisión de las inversiones
Gráfico 7. Supervisión de las inversiones
Análisis: Un 60% de los encuestados está de acuerdo en que las
inversiones son supervisadas por un superior, existiendo un mayor control
en las mismas.
71
PREGUNTA No. 8
¿El personal que realiza inversiones financieras es capacitado
continuamente e esta especialización?
Tabla 8. Capacitación de personal
Gráfico 8. Capacitación de personal
Análisis: 60% de los encuestados está de acuerdo en que el personal de
inversiones recibe capacitaciones continuamente en su especialización.
72
PREGUNTA No. 9
Tabla No. 9
¿Considera necesaria contar con una mejor herramienta que le de más
confiabilidad?
Tabla 9. Cambio de herramienta de trabajo
Gráfico 9. Cambio de herramienta de trabajo
Análisis: El 100% de los encuestados considera la necesidad de contar con
mejor herramientas de análisis, que sean más confiables y seguras.
73
Luego de tabuladas las encuestas, se puede apreciar que efectivamente la
organización no dispone en su totalidad de sistemas o reportes rápidos y
eficientes que permitan la toma de decisiones de manera más efectiva, esto
es, en el menor tiempo posible, teniendo la certeza de que lo informado tiene
la precisión posible. Y se puede apreciar claramente ya que al estar el 100%
del personal a nivel de jefaturas, involucrado directamente en la toma de
decisiones, se convierte en una herramienta vital los reportes automáticos de
los que se pueda disponer, siendo así, un 60% de los encuestados, es decir,
más de la mitad de las jefaturas, coinciden en que los reportes gerenciales
no evidencian ni facilitan la información necesaria para poder medir el
rendimiento de la empresa, a través de los diferentes indicadores
financieros. Así mismo, el 60% de los encuestados están de acuerdo en que
el tiempo de obtención de la información no es el apropiado. Considerando
para esto que el 100% de los encuestados consideran a la Contabilidad
como la herramienta vital para la toma de decisiones.
74
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA DE LA EMPRESA
4.1 Antecedentes
AFP GENESIS, una empresa de AFP Provida, líder en Administración de
Fondos en Chile, que a su vez pertenece al Banco Bilbao Vizcaya Argentaria
(BBVA) de España, uno de los grupos bancos más importantes del mundo.
Génesis fue constituida el 14 de diciembre de 1994, y su primer fondo,
Fondo Administrado de Inversiones Cesantía, de largo plazo, dio inicio a sus
operaciones el 13 de marzo de 1995.
En el Ecuador nuestra seriedad es reconocida y premiada por la confianza
de miles de personas. Somos los pioneros en el desarrollo de Fondos de
Retiro Laboral en el país, contando en la actualidad con más de 233,500
partícipes en este fondo.
Nuestras operaciones se expanden hacia las inversiones a corto plazo,
contado por esto en la actualidad con cinco fondos de este tipo que son
Fondo Máximo, Fondo Master, Fondo Estratégico, Fondo Renta Plus y
Fondo Superior.
Génesis cuenta con un modelo de gestión innovador, orientado siempre
hacia el cliente y alineado con la sociedad, que tiene como características
claves la innovación, el crecimiento y la entrega de resultados mensuales a
sus clientes a través de su estado de cuenta.
En Génesis la responsabilidad corporativa constituye una fuente de creación
de valor estable y un requisito indispensable para preservar la confianza de
la sociedad en cualquier institución.
75
Por ello, y como parte de los estándares de cumplimiento del Grupo,
Génesis está regida internamente por un Código de Conducta que define y
desarrolla los fundamentos de comportamiento ético que se aplican a
nuestros negocios y actividades, y que establece las pautas de actuación
necesarias para que nuestra Responsabilidad Corporativa se manifieste en
las relaciones con nuestros clientes, colaboradores, directivos, proveedores
y terceros.
Nuestra red de oficinas están en la matriz Guayaquil, Quito, Cuenca, Manta,
Ambato, Machala, Babahoyo, Loja, Ibarra, Riobamba, Santo Domingo y
Latacunga.
4.2 Objetivos
El objetivo de Génesis es construir progreso y desarrollo para nuestros
clientes,
crecimiento sustentable para nuestros accionistas
y ratificar la
satisfacción de vivir.
Bajo todos estos preceptos, Génesis ha definido su Misión, Visión y Valores
en los siguientes términos:
Misión
“Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes atendiendo su actitud
antes el riesgo como inversionista.
Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniería
financiera de estructuración de portafolios y el respaldo de uno de los grupos
financieros más importantes del mundo en la administración de fondos y
captación de recursos.
Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalización exclusiva y
especializada en administración de fondos provisionales y de inversión”.
76
Visión
“Ser la primera marca evocada
por quien piensa en invertir.
Ser la primera empresa evitada
por quien piensa en competir.
Ser la primera empresa esperada
por quien piensa en trabajar”.
Valores Corporativos
En lo que respecta a los Valores Institucionales ha definido entre otros,
principalmente los siguientes:
“Unidad.- Como una manera de trabajar en equipo, compartiendo y
comprendiendo el compromiso común de que nuestro desarrollo empresarial
proyectado, depende de la suma de nuestros mayores y mejores esfuerzos
individuales”.
“Entusiasmo.- Manteniendo siempre una actitud positiva y emprendedora
que nos motive hacia el logro de grandes objetivos complementado con un
trato cordial a nuestros clientes y compañeros”.
“Integridad.-
Haciendo norma de conducta diaria y permanente a la
responsabilidad, disciplina, honradez, respeto, profesionalismo y lealtad”.
4.3 Productos
Los productos que ofrece Génesis a sus clientes son:
•
Fondos a largo plazo
•
Fondos a corto plazo
77
Fondos a largo plazo
Dentro de este tipo de fondo, existe un fondo creado, denominado Fondo
Cesantía.
Fondo Cesantía, es un fondo que le permite al afiliado aportar
mensualmente una cantidad de dinero, para ahorrar desde hoy y durante el
tiempo que más le convenga, según su edad y los años en que planea
utilizarlo.
Para que el afiliado pueda cumplir con sus expectativas de ahorro, el fondo
le ofrece un sistema de aportes que está constituido por ciclos secuenciales
de tres años cada uno, los mismos que se renovarán en forma automática,
consecutiva e indefinida. Su primer ciclo se iniciará el día en que se realice
su primer aporte. A la finalización de cada ciclo, en forma automática se
inicia el siguiente.
Entre los servicios o valores agregados que ofrece este fondo tenemos:
a) Retiro por cesantía: Ante la eventualidad de perder el trabajo, con solo
presentar el Acta de Finiquito Laboral, el participe puede retirar hasta el
100% de su fondo sin comisión de salida, como respaldo hasta conseguir un
nuevo empleo.
b) Ahorro voluntario: Además de los aportes mensuales que efectúe para su
fondo, el afiliado podrá hacer depósitos adicionales que le permitan contar
con un efectivo disponible. Sin montos mínimos de depósitos, sin ningún
costo, aun plazo mínimo de 30 días y con la misma rentabilidad que su
fondo.
c) Retiro parcial anticipado: Para solventar emergencias económicas que
suelen presentarse, a partir del primer año de aportes, el partícipe podrá
78
efectuar retiros de hasta el 70% de su fondo con una comisión por retiro
parcial anticipado.
d)
Servicio médico Soluciona: Por el pago de US$ 2.99 mensuales, el
participe recibe un paquete de Servicios Integrales de Asistencia, a través
del cual podrá disponer de: asistencia vial; asistencia médica en caso de
emergencias; orientación médica telefónica; asistencia legal; asistencia al
hogar en plomería, electricidad, cerrajería y vidrios; asistencia odontológica.
e) Seguro Global: Para proteger aquellos seres que más ama, desde el día
siguiente a su primer depósito y mientras continúe puntualmente sus
aportes, el participe puede contar con: seguro de vida, asistencia exequias,
seguro de enfermedades graves, alimentación segura, anticipo por
enfermedades graves y seguro de accidentes.
Fondos a corto plazo
El fondo a corto plazo o fondo de inversión es un mecanismo que permite, a
personas naturales o jurídicas, participar en la propiedad de un patrimonio
común
integrado
por
un
conjunto
de
instrumentos
de
características, que procuran brindarle rendimientos atractivos
diferentes
para su
inversión.
Las ventajas de invertir en un fondo de inversión, son: la diversificación de
los valores en el mercado financiero, comodidad
por la renovación
programada automática y flexibilidad por lo adaptable que es al perfil de
cada inversionista.
Dentro de los fondos a corto plazo tenemos:
Fondo Máximo Tiempo de permanencia, cada depósito: 30 días
79
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional: US$ 100
Fondo Master
Tiempo de permanencia, cada depósito: 90 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
Atributo adicional: Pagos anticipados de su inversión
Fondo Estratégico
Tiempo de permanencia, cada depósito: 180 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
Atributo adicional: a partir del día 61 de cada depósito
el participe tiene liberado hasta el 30% de su inversión
sin comisión de salida.
Fondo Renta Plus
Tiempo de permanencia, cada depósito: 370 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
Atributo adicional: A partir del día 185 de cada
depósito el partícipe tiene liberado hasta el 30% de su
inversión sin comisión de salida.
Fondo Superior Tiempo de permanencia, cada depósito: 180 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
A través de la siguiente gráfica se puede apreciar la interrelación de cada
uno de los fondos, y su dependencia operativa con Genesis, que es la
administradora de cada uno de esos fondos.
80
Fuente: Página web institucional de Genesis
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
A continuación se puede apreciar la secuencia gráfica de las operaciones
de Genesis, en el proceso de Captación de Recursos para los distintos
fondos que oferta:
81
Fuente: Página web institucional de Genesis
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
4.4 Estructura organizacional
Como se mencionó anteriormente, Génesis es una empresa ecuatoriana que
tiene el respaldo del grupo financiero español BBVA, pero la organización no
habría logrado su desarrollo sin el recurso humano con el que cuenta.
A continuación se presenta la estructura organizacional de Génesis:
82
Fuente: Departamento de O y M de AFP Génesis S.A.
83
4.5 Reglamentos
Los reglamentos se encuentran en los Anexos.
4.6 Análisis de FODA
El análisis FODA realizado a Génesis, ha sido basado en una revisión de
las fortalezas y debilidades internas de la empresa y las oportunidades y
amenazas del sector económico en el que desempeña el giro del
negocio.
Fortalezas
a) Liderazgo en servicios de administración de fondos.
b) Diversidad en el portafolio de fondos de corto plazo y largo plazo.
c) Tasas de interés altamente competitivas.
d) Respaldo financiero de socios extranjeros.
e) Personal altamente capacitado.
Debilidades
a) Falta de cubrir ciertas provincias del país con instalación física.
b) Alta rotación del equipo comercial.
c)
Herramientas de toma de decisiones gerenciales y ejecutivas no
apropiadas.
Amenazas
a) Nuevas leyes del gobierno que limitan el mercado.
b) Disminución del poder de ahorro de potenciales clientes.
c) Desconfianza en cierto grupo de inversionistas.
d) Inestabilidad jurídica del país.
e) Nuevos competidores extranjeros.
Oportunidades
a) Captación de nuevos clientes que laboran en el sector público.
84
b) Baja rivalidad de los competidores nacionales actuales.
c) Captación de ahorristas con sectores industriales en crecimiento.
85
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1
TÍTULO
Esta tesis está enfocada hacia el “Diseño de un sistema de control
financiero-contable como herramienta para la toma de decisiones en la
empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A. 2013”.
5.2
PRESENTACIÓN
La creación de este sistema permitirá el manejo correcto de la información
proporcionada por cada departamento, que al momento se ingresa parte de
forma manual y parte de manera automática, lo que puede originar que los
resultados obtenidos no sean cien por ciento certeros.
Para lograrlo será importante también el control interno, que en cualquier
organización sirve de apoyo para la conducción de los objetivos, logrando
con esto información confiable de las operaciones de la empresa y su
situación en el mercado.
A continuación se muestra el flujo de las actividades operacionales de la
empresa, con el que se logra que la información contable se obtenga,
reflejada a través de los estados financieros, detallando para esto que en el
proceso intervienen los departamentos:
•
Servicios Integrados
•
Fondos de Inversión
•
Operaciones
•
Tesorería
•
Administración y Recursos Humanos
•
Proyectos y Desarrollo Tecnológico, y;
•
Contabilidad.
86
Elaborador por el Departamento de O & M de AFP Genesis S.A.
El alcance de este sistema es para los funcionarios y colaboradores de toda
la empresa.
5.3
OBJETIVOS
Este sistema está siendo creado con el fin de poder disponer de información
segura y correcta, ya que actualmente, como bien se mencionó en párrafo
anterior, la información disponible es procesada de forma manual y
automática, por lo que no existe exactitud en sus resultados.
Entre los principales objetivos tenemos:
•
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros,
que son utilizados por la dirección para una adecuada toma de
decisiones.
•
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos.
•
Determinar el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia,
inicialmente durante el tiempo que dure el diseño del sistema, y luego
87
como parte de los procesos a seguir por todos los departamentos
indefinidamente.
•
Establecer e implementar políticas en el corto plazo, para los
departamentos de Servicios Integrados, Tesorería, Administración y
Recursos Humanos y Contabilidad, para evitar que se realicen procesos
sin las adecuadas autorizaciones.
•
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización
durante el tiempo de desarrollo del sistema, y establecerlo luego como
parte de los procesos a seguir por los departamentos de forma indefinida.
•
Mejorar los informes financieros que se generan para la gerencia.
•
Aumentar la automatización informática.
5.4
FUNDAMENTACIÓN
Para poder fundamentar el sistema propuesto, se detallará de forma
individual los problemas presentados por las principales cuentas contables
de la empresa y sus fondos, especialmente aquellas sobre las que se miden
los indicadores financieros y sobre las que resulta muy importante ejecutar
una función de control interno y posterior automatización.
Por lo que el
análisis se centrará en el Departamento de Contabilidad.
Contabilidad
El departamento de Contabilidad en AFP Génesis es el
encargado de
instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos
necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro
de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas
de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de
decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la
evaluación de las actividades y a facilitar la fiscalización de sus operaciones,
cuidando
que
dicha
contabilización
se
realice
con
documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia
de las leyes, normas y reglamentos aplicables.
88
Siendo así, Contabilidad el departamento encargado de elaborar, analizar y
consolidar los estados financieros, debe disponer y facilitar información que
permita una correcta toma de decisiones, la misma que podrá ser utilizada
por
gerentes,
contadores,
inversionistas,
acreedores
o
empleados
gubernamentales, quienes también querrán conocer acerca de como se
obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan. Pero al existir problemas en
el control de determinadas cuentas, la información contable no será certera,
sin descartar que los reportes de análisis que el departamento de
Contabilidad proporcionará serán llevados a cabo manualmente.
Automáticamente se dispone de los estados financieros acumulados o
mensuales, divididos en:
•
Balance General
•
Estado de Resultados
•
Estado de Flujo de Efectivo
•
Estado de Evolución del Patrimonio Neto
En base a dicha información, se elaboran reportes manuales como son:
•
Indicadores financieros
•
Comparativos de resultados reales vs presupuesto
•
Comparativo de resultados año anterior vs año actual
•
Análisis del mercado financiero, y;
•
Resto de reportes requeridos en el momento.
Por lo anterior y antes de entrar en análisis de las principales cuentas
contables, es importante conocer que es el control interno, para lo que se
indica que son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, la
malversación de activos así como la elaboración de informes financieros
fraudulentos.
Las principales cuentas que se analizarán de la empresa Génesis son:
1. Efectivo
89
2. Bancos
3. Cuentas por Cobrar e Ingresos
4. Cuentas por Pagar y Gastos
1.
Efectivo
El efectivo normalmente incluye las cuentas generales, la de caja chica, las
cuentas bancarias, que pueden ser corrientes y de ahorros.
Para el caso
de Genesis, mantiene de las dos formas el disponible.
La compañía mantiene como política administrativa un cupo de caja chica de
US$ 1,560.00 distribuido entre Matriz y Sucursales. Siendo de este grupo el
mayor cupo asignado a Quito y Guayaquil.
La caja chica se conserva con un saldo bajo de US$ 200.00, y se utiliza
para gastos muy pequeños, reponiéndose conforme se vaya consumiendo
hasta que llegue al 70% del cupo asignado.
El control de este efectivo se da a través de los arqueos de caja chica,
control que no se da de forma frecuente.
La caja chica mantiene los siguientes procedimientos o políticas para su
control interno:
a) Política contable
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En
caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se
expresarán en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidarían las
transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.
90
El reconocimiento de las transacciones como activo corriente al que
pertenece el Efectivo, se sujeta al cumplimiento del siguiente requisito: “Se
trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo.”
El responsable del Efectivo de la empresa, para el caso de Guayaquil, es el
Departamento de Servicios Administrativos, siendo su custodio directo tanto
en
Guayaquil
como
sucursales
(11)
el
Ayudante
de
Servicios
Administrativos
b) Políticas de procedimiento
1. La caja chica es creada para gastos menores o emergentes que por
su valor no ameritan ser procesados a través de la emisión de un
cheque.
2. La Gerencia Administrativa o Financiera será quien podrá autorizar la
creación de un nuevo fondo de caja chica.
3. Los custodios de estos valores serán nombrados por la Gerencia
Administrativa.
4. Los fondos deben ser mantenidos
en pequeñas cajas cuya llave
quedará bajo el poder del custodio.
5. Los valores a desembolsarse serán respaldados a través de vales de
caja chica, cuyo gasto no podrá ser mayor a US$ 10.00 y cada vale
no podrá ser mayor a US$ 5.00.
6. Los vales deberán ir con las firmas respectivas de los responsables
de la solicitud y el responsable de la entrega, que será el custodio,
soportados con los comprobantes de venta respectivos, cuando su
egreso sea US$ 4.00 o mayor a US$ 4.00.
7. Una vez consumido el 70% del cupo asignado se procede a solicitar
la reposición de la caja chica y se dispone nuevamente del cupo total
del fondo asignado.
c) Procedimiento actual
Servicios Administrativos:
91
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrónica el formato “Resumen de gastos de caja
chica”, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
según su denominación.
5. Registra el saldo de caja en formato “Resumen de gastos de caja
chica”.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime “Resumen de
gastos de caja chica”.
7. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
8. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
9. Reúne resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administración.
10. Entrega “Resumen de gastos de caja chica”, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobación.
Secretaria de Gerencias:
11. Remite la documentación aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.
Ayudante de Contabilidad:
12. Revisa físicamente la información contenida en el Reporte de Gastos
de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes.
13. Coloca el sello de “cancelado” en los vales.
14. Ingresa la transacción manualmente en el sistema de Contabilidad.
15. Genera el asiento contable y entrega orden de giro procesada al área
de Tesorería.
92
Asistente de Tesorería:
16. Procesa la orden de giro para la emisión del cheque.
Asistente de Servicios Administrativos:
17. Recibe de Tesorería cheque a nombre del mensajero para su cambio
en efectivo.
18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.
93
d) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
94
e) Procedimiento propuesto
Servicios Administrativos:
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrónica el formato “Resumen de gastos de caja
chica”, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
según su denominación.
5. Registra el saldo de caja en formato “Resumen de gastos de caja
chica”.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime “Resumen de
gastos de caja chica”.
7. Ingrese cada uno de los vales en un sistema creado denominado
“Sistema de caja chica”, en el que se ingresen los montos totales por
los diferentes rubros utilizados.
8. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
9. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
10. Reúne resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administración.
11. Entrega “Resumen de gastos de caja chica”, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobación.
Secretaria de Gerencias:
12. Remite la documentación aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.
Ayudante de Contabilidad:
13. Procede
a generar el lote contable automático producto de la
información ingresada por Servicios Administrativos.
95
14. Revisa físicamente la información contenida en el Reporte de Gastos
de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes, colocando
el sello de “cancelado” en los vales para invalidar cada documento.
15. Entrega orden de giro procesada al área de Tesorería.
Asistente de Tesorería:
16. Procesa la orden de giro para la emisión del cheque.
Asistente de Servicios Administrativos:
17. Recibe de Tesorería cheque a nombre del mensajero para su cambio
en efectivo.
18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.
96
f) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
97
Por lo anterior y para tener la seguridad que tan eficiente es el control interno
que mantiene la empresa,
es importante también realizar las siguientes
preguntas, a las que se agregará la respuesta de la empresa:
g) Cuestionario de análisis
•
¿Se verifica la existencia del efectivo registrado?
No.
•
¿Se confirma la integridad del efectivo registrado?
No.
•
¿Se realizan auditorias mensuales a las cajas chicas?
No.
•
¿Son apropiados los formatos o presentación de la revelación del
efectivo utilizado y del sobrante de la caja?
No, porque se ha detectado inconsistencias en los formatos de
reembolso y faltante que no han sido reportados.
Por las preguntas realizadas es fácil detectar que el control interno está
fallando, ya que no existen arqueos frecuentes, ni semanales, ni mensuales.
Los errores o fallas del proceso son detectadas cuando Contabilidad procesa
el pago, teniendo que realizarse devoluciones frecuente de las órdenes de
giro por estos conceptos, razón por la que se está proponiendo la
automatización de ingreso y cuadre de la caja chica, a su vez que deberá
implementarse arqueos semanales con el fin de controlar el correcto uso del
dinero, en el día a día.
98
2.
Bancos
El efectivo también está representado por las
cuentas bancarias en
diferentes instituciones como son Banco Bolivariano y Banco de Guayaquil,
dos de los Bancos más grandes del país, que mantienen un saldo promedio
de US$ 200,000.00 que sirven para cancelar los gastos de nómina, gastos
generales y administrativos de la compañía.
Para el caso de las cuentas bancarias el control interno principal se da a
través de las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes
y de ahorros que mantiene la empresa y los fondos.
Para manejar y controlar las cuentas bancarias se mantienen las siguientes
políticas y procedimientos o políticas para su control interno:
a) Política contable
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En
caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se
expresarán en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidarían las
transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.
El responsable del efectivo de la empresa es el Departamento de Tesorería,
el cual está liderado por la Tesorería y 4 ayudantes.
b) Políticas de procedimiento
1. Las conciliaciones bancarias se elaboran desde el tercer día laborable
del mes siguiente al cierre y son entregadas a medida que se
terminen, hasta el último día laborable del mes.
2. Se trabajarán con cortes manuales para los casos en los que los
estados de cuenta aún no lleguen.
99
3. Todas las partidas deben ser depuradas al mes siguiente de
elaborada la conciliación bancaria.
4. El reporte de la “Conciliación Bancaria” debe contener las firmas y/o
visto bueno de “elaborado” y “revisado”.
5. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan
con la depuración de las partidas pendientes.
c) Procedimiento actual
Asistente de Tesorería:
1. Genera y envía cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el día 3 de cada mes de parte de Tesorería los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. Se importan en una plantilla de Excel la información del mayor
contable de la cuenta bancaria.
4. Se procede a cruzar manualmente los movimientos bancarios del
mayor contable vs corte de estado de cuentas recibidos.
5. Se elaboran las conciliaciones en formatos fijos definidos que varían
según los movimientos bancarios de cada contabilidad
6. Se dejan sentadas en la conciliación bancarias las partidas sujetas a
ajustes.
7. Una vez realizada la conciliación el responsable de su elaboración
firma la misma.
8. Remite la conciliación bancaria al Contador General para su revisión.
Contador General:
9. Revisada la conciliación es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboración de las correcciones si
hubiese.
100
Ayudante de Contabilidad
10. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan
con la depuración de las partidas pendientes.
101
d) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
102
e) Procedimiento propuesto
Asistente de Tesorería:
1. Genera y envía cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el día 3 de cada mes de parte de Tesorería los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. El archivo enviado por el Banco y el Mayor contable, se importan en
un “Sistema de conciliación bancaria” para que puedan ser cruzados
automáticos los movimientos.
4. Se emite el reporte de la conciliación bancaria automática.
5. Se cruzan manualmente aquellas partidas que por su identificación no
pudieron ser cruzadas.
6. Se ingresan manualmente dentro del sistema que emite la conciliación
bancaria automática las partidas de ajustes, producto del cruce
manual realizado.
7. Cruzadas las partidas se emite la conciliación bancaria definitiva.
8. Una vez realizada la conciliación el responsable de su elaboración
firma la misma.
9. Remite la conciliación bancaria al Contador General para su revisión.
Contador General:
10. Revisada la conciliación es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboración de las correcciones si
hubiese.
Asistente de Contabilidad
11. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan
con la depuración de las partidas pendientes.
103
f) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
104
Adicionalmente para poder tener la seguridad de que el procedimiento es el
correcto para el control de la cuenta Bancos, es importante realizar las
siguientes preguntas y a su vez respuesta de la empresa Génesis:
g) Cuestionario de análisis
•
¿Todo el efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente?
Si.
•
¿Se registró con precisión y se depositó al instante?
No, los depósitos son registrados por valores diferentes a las
papeletas de depósito, por errores en digitación.
•
¿Se dispone de conciliaciones automáticas que facilite y transparente
el proceso?
No, se realizan manualmente.
•
¿Los desembolsos de efectivo se realizaron para los fines
autorizados?
Si.
•
¿Se mantienen saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no
excesivo?
Por lo general si, se mantienen en un saldo promedio de US$
100,000.
•
¿Los cheques utilizados para los diferentes pagos se conserva bajo
custodia con todas las seguridades del caso?
No.
La compañía utiliza formatos de cheques plana, y estos se
conversan en cajas de cartón, dentro del departamento de Tesorería.
Pero a pesar de que este departamento tiene acceso limitado, se
originó la pérdida de un formato de cheque que iba a ser cobrado en
la institución bancaria respectiva.
105
Con el análisis anterior de las cuentas de Efectivo y Bancos se ha podido
detectar que existen falencias e inconsistencias en el proceso del Efectivo y
Bancos que denota falta de control interno o fallas en el control interno
existente, por lo que amerita la automatización inmediata de sus procesos.
Es importante considerar que para este caso ya se produjo la pérdida o robo
de dos cheques plana, los mismos que fueron falsificados en fondo y forma
para poder ser cobrados, pero gracias a que existe una autorización de
preavisos en conexión con la institución bancaria, los mismos no pudieron
ser cobrados, adicionalmente de que el registro contable de estos cheques
tampoco se había generado.
2.
Cuentas por Cobrar e Ingresos
Las cuentas por cobrar incluyen no sólo los reclamos pendientes contra los
clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también por
préstamos a funcionarios o empleados, reclamos de impuestos y anticipos
de proveedores.
Para el caso de Génesis su único cliente son los diferentes fondos que
administra, siendo sus principales valores, reflejados en las cuentas por
cobrar por las comisiones cobradas por los servicios prestados a dichos
fondos.
El resto de cuentas por cobrar son las correspondientes a las
cuentas de nómina.
a) Política contable
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Son reconocidas las cuentas por cobrar cuando el resultado de una
transacción, que se origine en la prestación de servicios, pueda ser estimado
con fiabilidad, los ingresos de actividades ordinarias asociados con la
operación deben reconocerse, considerando el grado de terminación de la
106
prestación final del periodo sobre el que se informa. El resultado de una
transacción puede ser estimado con fiabilidad cuando se cumplen todas y
cada una de las siguientes condiciones:
a)
El importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda medirse
con fiabilidad;
b)
Sea probable que la entidad reciba los beneficios económicos
asociados con la transacción;
c)
El grado de realización de la transacción, al final del periodo sobre el
que se informa, pueda ser medido con fiabilidad; y
d)
Los costos ya incurridos en la prestación, así como los que quedan
por incurrir hasta completarla, puedan ser medidos con fiabilidad.
NIC 18 – Apartado 11
De acuerdo a los lineamientos de las NIIF los saldos por cobrar deberán ser
revelados en los estados financieros sobre el monto de su valor razonable
de intercambio, es decir,
en la mayoría de los casos, la contrapartida
revestirá la forma de efectivo o equivalentes al efectivo, y por tanto el ingreso
de actividades ordinarias se mide por la cantidad de efectivo o equivalentes
al efectivo, recibidos o por recibir. No obstante, cuando la entrada de efectivo
o de equivalentes al efectivo se difiera en el tiempo, el valor razonable de la
contrapartida puede ser menor que la cantidad nominal de efectivo cobrada
o por cobrar. Por ejemplo, la entidad puede conceder al cliente un crédito sin
intereses o acordar la recepción de un efecto comercial, cargando una tasa
de interés menor que la del mercado, como contrapartida de la venta de
bienes.
Cuando el acuerdo constituye efectivamente una transacción financiera, el
valor razonable de la contrapartida se determinará por medio del descuento
de todos los cobros futuros, utilizando una tasa de interés imputada para la
actualización. La tasa de interés imputada a la operación será, de entre las
dos siguientes, la que mejor se pueda determinar:
107
a) Bien la tasa vigente para un instrumento similar cuya calificación crediticia
sea parecida a la que tiene el cliente que lo acepta; o
b) Bien la tasa de interés que iguala el nominal del instrumento utilizado,
debidamente descontado, al precio al contado de los bienes o servicios
vendidos.
Representan valores por cobrar menores a 30 días correspondientes a
facturaciones por comisiones en servicios (seguros, emisión de estado de
cuenta y mantenimiento de cuenta) a los fondos administrados (Fondos de
Cesantía), así como los servicios por administración de los fondos (todos los
demás fondos) del último día del mes anterior.
Las cuentas por cobrar representan la esencia del registro de las actividades
ordinarias para la generación de los ingresos de la compañía.
Así también, se registran como cuenta por cobrar cualquier importe que se
espera realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha
del balance a través de la realización o conversión en efectivo, ejemplo:
anticipo al personal, la porción corriente de cuentas por cobrar, documentos
por cobrar, otras cuentas por cobrar, entre otras.
b) Procedimiento actual
1. La Administradora provisiona diariamente a través de un asiento
contable manual, las comisiones por administración de fondos
generadas por los Fondos.
2. Al cierre del penúltimo día laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturación respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestión.
4. Envío manual de correo electrónico informando la transferencia a
realizar.
108
5. Luego los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con
las retenciones de ley.
Este pago se lo realiza por medio de
transferencia bancaria.
109
c) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
110
d) Procedimiento propuesto
1. La Administradora provisionará automáticamente de forma diaria a
través de un asiento contable, las comisiones por administración
generadas por los fondos.
Esta información será tomada de los
mayores contables de la “cuenta por pagar comisión” de cada una de
las contabilidades de los Fondos.
2. Al cierre del penúltimo día laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturación respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestión.
4. Se envía un correo automático a Tesorería para informar los valores a
pagar por cada rubro y por cada Fondo.
5. Los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con las
retenciones de ley.
Este pago se lo realiza por medio de
transferencia bancaria.
111
e) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
112
Para una mejor apreciación del procedimiento contable de la facturación de
la Administradora por la compra/venta se esquematiza a través de los
siguientes cuadros, ya que es importante tener en cuenta que en esta
negociación intervienen tanto la Administradora como cada uno de los
Fondos.
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: AFP Génesis S.A..
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: AFP Génesis S.A..
113
En estos cuadros se puede apreciar a su vez los ingresos que percibe la
Administradora Génesis por los servicios que presta a cada uno de los
Fondos, por lo que su mayor ingreso está centrado en este rubro, que son
las comisiones.
Pero esté registro también está normado con una política:
f) Política contable de los ingresos
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
El reconocimiento de cualquier ingreso en la cuenta de resultados se
supeditará al cumplimiento de los tres requisitos siguientes:
a)
Su importe pueda estimarse de manera fiable.
b)
Sea probable que la entidad reciba beneficios económicos asociados
con la operación.
c)
La información sea verificable y se presente de forma fiel.
Adicionalmente, para el reconocimiento de ingresos en la Prestación de
Servicios se deberán cumplir los siguientes requisitos:
Este proceso de registro contable de provisiones, es un proceso que se lleva
manualmente y que por lo general da origen a errores en el registro de los
valores diarios.
En el control de ingresos y de cuentas por cobrar también es importante
realizar las siguientes preguntas que inciden en el control interno de las
mismas:
g) Cuestionario de análisis
114
•
¿Existe un tope en los análisis de antigüedad de los saldos de las
cuentas por cobrar?
Existe un tope, que es mensual, pero no se lo lleva debido a que este
control se lo realiza manualmente, y no existe el personal suficiente
para manejar estos controles, por lo que se acumulan hasta un año
para poder realizarlo.
•
¿El registro diario o mensual de los ingresos se realiza de manera
automática?
No, se lo realiza de forma manual.
Siendo las “comisiones” el principal rubro de ingreso de la compañía, y sobre
el cual se centran los análisis e indicadores financieros, es indispensable
considerar la pronta automatización de sus registros contables, ya que por
experiencia, se han generado estados financieros con ingresos incorrectos,
sobre los cuales se han realizado mediciones de resultados, y no siendo
estos reales, porque existió error en sus registros, las decisiones que se
toman no son valederas.
Por esto se diseñó a través del flujo propuesto la automatización de los
ingresos que se obtendrán directamente de los contabilizaciones diarias de
cada Fondo.
4.
Cuentas por Pagar y Gastos
Como cuentas por pagar se entienden las obligaciones a corto plazo por la
compra de bienes y servicios en las actividades ordinarias de la empresa.
Las cuentas por pagar de la Administradora son cuentas a corto plazo, y sus
cancelaciones son diarias, para el caso de los pagos a los proveedores, y de
hasta 1 año plazo, en el caso de las cuentas de nómina por registro de
provisiones de beneficios de ley, que son las principales provisiones
115
registradas, impuestos que la compañía debe cancelar como son retención
en la fuente, retención del impuesto al valor agregado y el impuesto a la
renta anual de la empresa.
Siendo este su esquema, las cuentas por pagar son controlables fácilmente,
ya que al ser la mayor parte beneficios de ley de los colaboradores, son
cuentas controladas a través de análisis de cuentas mensuales por el
Departamento de Nómina.
Por lo anterior los gastos cargados estarán relacionados una parte
directamente con la nómina de la empresa, y la otra con los diferentes pagos
a los proveedores que realiza diariamente Génesis, y que a su vez estarán
relacionados con los cargos de activos fijos y demás gastos generales y
administrativos de la compañía.
a) Política contable de las cuentas por pagar
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las provisiones o cuentas por pagar se reconocen cuando cumplen con los
siguientes requisitos:
•
Tiene una obligación actual producto de un suceso pasado y existe la
probabilidad de que se tenga que atender la obligación.
•
Para cancelar la obligación es probable que la entidad tenga que
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
•
Se puede estimar fiablemente el importe de esta obligación.
Los Gastos son las partidas contables que cierta y directamente disminuyen
el beneficio, o en su defecto, el gasto siempre implicará el desembolso de
una suma de dinero que puede ser en efectivo o en bien, por lo tanto
siempre afectará la cuenta bancaria.
116
Para Genesis los gastos están relacionadas directamente con el manejo
administrativo del negocio, es decir: pago de sueldos y beneficios de ley al
personal, pagos de servicios básicos de la compañía, provisión y pago de
impuestos varios de la empresa, ya sea con organismos reguladores o
municipales, y demás gastos administrativos propios del negocio.
b) Política contable de los gastos
Los gastos se reconocen al costo histórico, a medida que son incurridos,
independientemente de la fecha en que se haya realizado el pago y se
registran en el período más cercano al que se conocen.
Para un mejor entendimiento se desarrollará un ejercicio práctico.
5.5.
EJERCICIO PRÁCTICO
Para un mejor entendimiento se desarrollará un ejercicio práctico.
a)
Plan de Cuentas
117
118
119
120
b)
Estado de Situación Final
121
c)
Transacciones
Durante el mes de Enero del 2013 se presentan las siguientes
transacciones, cuyos pagos la empresa los realiza a través de cheques:
Enero 5 del 2013
Se paga el consumo de energía eléctrica de la empresa,
del mes de enero del 2013 por US$ 1,500.00.
Enero 7 del 2013
Se realiza la limpieza de las oficinas de Génesis del mes
de enero del 2013 por US$ 440.00 con iva incluido.
Enero 9 del 2013
Se
cobran
las
comisiones
por
servicios
por
administración de fondos del mes anterior por US$
150,000.00.
Enero 17 del 2013 Se paga el consumo telefónico de la empresa del mes
de enero del 2013 por US$ 1,120.00.
Enero 19 del 2013 Se pagó al Municipio de Guayaquil la patente de la
empresa por el año 2013 por US$ 6,000.00
122
Enero 21 del 2013 Se pagaron anticipos de sueldos al personal por US$
600.00.
Enero 26 del 2013 Se cobran la segunda facturación por las comisiones
por servicios por administración de fondos del mes por
US$ 4,200.00
Enero 31 del 2013 Se pagaron los sueldos del mes a los colaborados de
Génesis por US$ 5,000.00.
Las provisiones no se
realizarán sino hasta el primer semestre del año.
d)
Libro Diario
123
e)
Libro Mayor
124
125
126
127
128
129
130
f)
Balance de Comprobación
131
g)
Estado de Situación Final y Estado de Resultados
132
h)
Análisis Financiero
El análisis financiero se lo realizará en base al cálculo de los indicadores
financieros, que nos permitirá obtener resultados más significativos y
conocer la situación financiera de la empresa.
133
•
Indicador de liquidez
Relación corriente = Activo corriente / Pasivo corriente
Relación corriente = 276,500.56 / 5’070,272.74
Relación corriente = 0.05
Su interpretación es que por cada US$ 1 de pasivo, la empresa tiene un 0.05
de respaldo en el activo corriente, que realmente es muy poco para poder
cubrir las deudas adquiridas de Génesis.
•
Endeudamiento sobre activos totales
Nivel de endeudamiento = Total pasivo / Total activo
Nivel de endeudamiento = 5’070,272.74 / 12’930,065.06
Nivel de endeudamiento = 0.3921 US$ 39.21
Su resultado se interpreta que por cada dólar que la empresa tiene en el
activo debe US$ 39, es decir, que esta es la participación de los acreedores
sobre los activos de Génesis.
•
Margen bruto de utilidad
Margen bruto de utilidad = Utilidad bruta / Ventas netas
Margen bruto de utilidad = 136,740.00 / 155,000.00
Margen bruto de utilidad = 0.8821 88.21%
El índice dice que por cada dólar vendido, la Génesis genera una utilidad
bruta del 88.21%.
Con el análisis anterior se puede apreciar que la empresa tiene muchas
deudas que pagar, las mismas que debe disminuir considerablemente para
presentar y tener un mejor índice de liquidez. Pero a pesar de esto su índice
de margen bruto de utilidad es bueno a pesar de las obligaciones
pendientes.
134
5.5
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Una vez planteados los análisis anteriores y explicados los problemas, y con
los diagramas de flujo diseñados, se podrá desarrollar el sistema que
permita la integración de la información de las contabilidades que
actualmente maneja la empresa, es decir, la de la Administradora y la de los
Fondos y su automatización, con el fin de minimizar y muy posiblemente
desaparecer los errores en registros que se han presentado y que dificultado
la toma de decisiones.
Para esto se ha evaluado diferentes alternativas de desarrollo de este
sistema, provenientes de proveedores externos, entre las que están:
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Génesis S.A.
Todas estas son alternativas de software para aplicaciones de negocios que
permite ayudar a las compañías a integrar sus procesos de
negocios,
ayudando a toda la empresa a funcionar más ordenadamente y
eficientemente. Los sistemas versátiles y modulares con los que dispone
pueden ser rápida y fácilmente adaptados a nuevos procesos de negocios
de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.
Otra alternativa es el desarrollo IN HOUSE, en Plataforma Oracle, para el
que es indispensable establecer un análisis del recurso humano y monetario,
para el que se ha considerado contratar 3 personas durante un año que
estarán involucradas única y exclusivamente en el desarrollo de este sistema
de integración y automatización, análisis que se detalla a continuación:
135
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Génesis S.A.
De acuerdo a esto, se puede apreciar que será más conveniente diseñar y
desarrollar IN HOUSE este sistema, ya que por costo/beneficio, resultará
menor el desembolso considerando tres recursos humanos por un año.
Para esto es importante considerar también que el costo planteado por los
los proveedores externos incluye software y desarrollo y por el mismo
espacio de tiempo que el software interno, que es un año.
El mantenimiento futuro de este sistema lo realizará el personal interno de la
empresa del departamento de Proyectos y Desarrollo Tecnológico, evitando
así costos adicionales.
136
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones
Este trabajo muestra:
•
Los puntos críticos sobre los que se deben enfocar el sistema a
diseñarse que facilitará el ingreso de las transacciones contables que
evitar la presencia de errores en digitación.
•
La importancia de que al poder visualizar los puntos críticos en la
compañía permite establecer lineamientos de control de tal forma que
permita entregar información confiable de la situación financiera, así
como de sus operaciones.
•
Producto de todo el estudio realizado, se puede concluir que una
empresa bien estructurada, con los niveles jerárquicos bien
establecidos, permite obtener tanto la información financiero como
contable, de forma rápida, ágil, veraz y confiable.
•
La inexistencia de reportes automáticos genera inexactitud en la
información proporcionada de las alternativas de inversión en el
mercado.
•
Todas las opciones presentadas son “modelos de negocio” ofrecidos
por proveedores de software, pero la mejor alternativa es “trabajo en
casa”.
•
El licenciamiento gratuito (es decir personal eventual) ofrece mayores
ventajas, con respecto a su fácil uso e implementación en la empresa.
6.2
Recomendaciones
•
Establecer el presente trabajo como un modelo para que AFP
Génesis
determine la importancia de automatizar e integrar las
contabilidades que maneja, generar la información financiera y
contable materia de análisis de forma automática, de tal forma que
137
exista la seguridad en ella, y que no haya posibilidad de error en su
obtención, para una mejor toma de decisiones.
•
Implementar los sistemas propuestos, tanto a nivel contable como a
nivel administrativo, actualizándolos constantemente de acuerdo a las
necesidades que se vayan presentando en la empresa.
•
Siendo necesario ir actualizando los sistemas de acuerdo a las
necesidades de la empresa, es importante también capacitar al
personal sobre estos cambios, para que los mismos puedan ser
utilizados en las actividades diarias de la empresa.
•
La gerencia debe establecer indicadores de desempeño durante estos
doce meses de trabajo, para conocer los avances y posterior
implementación de todas las soluciones planteadas para el diseño de
este sistema de control administrativo y contable.
•
Estudiar más a fondo la problemática de no disponer de forma
eficiente de reportes de análisis, ya que lo planteado representa
efectivamente el punto medular de la empresa, pero es conveniente
revisar todas las áreas involucradas en el desarrollo de la compañía.
•
Realizar la implementación inmediata de las mejoras sugeridas en
este trabajo.
•
Liberar de la operativa manual que realizan los departamento, con el
fin de que ese tiempo pueda ser utilizado favorablemente para otras
actividades en beneficio del departamento y de la empresa.
138
BIBLIOGRAFÍA
1. AFP GENESIS ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS
S.A., folletos varios de publicidad.
2. DELOITTE & TOUCHE, Los IFRS en su bolsillo 2012.
3. DEL RIO GONZÁLEZ, Técnica Presupuestal, Facultad de Comercio
y Administración, UNAM, México, K 1972, 99.5-11.
4. HOMGREN CHARLES T., SRIKANT M. DATAR, MADHAR V.
RAJAN, Contabilidad de Costos.
5. HANSEN-HOLM, NIIF Teoría y Práctica, Manual para implementar
Normas Internacionales de Información Financiera.
6. http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
7. LEY ORGANICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
8. RAMIREZ PADILLA DAVID NOEL,
Contabilidad Administrativa,
octava edición.
9. SÁNCHEZ CARRIÓN LCDO GILBERTO,
La Tablita, Tributaria y
Laboral, año 2013.
10. WHITTINGTON ° PANY, O. RAY WHITTINGTON, CIA, CMA, CPA
DE PAUL UNIVERSITY – KURST PANY, CFA, CPA, ARIZONA
STATE UNIVERSITY, Principios de Auditoria, décimo cuarta edición.
139
11. ZAPATA SÁNCHEZ PEDRO, año 2011, Contabilidad General con
base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),
séptima edición.
140
ANEXOS
Anexo No. 1: Encuestas realizadas al personal de AFP Génesis S.A.
141
142
143
144
145
Anexo No. 2: Reglamentos de los fondos que administra AFP Génesis
S.A.
•
Fondo Máximo
146
147
148
•
Fondo Cesantía
149
150
151
152
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO –
CONTABLE, COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA EMPRESA AFP GÉNESIS
ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A.
2013”
Tesis previa a la obtención del título profesional de:
Licenciado en Contabilidad y Auditoría – Contador Público
AUTORA:
TERESA GEORGINA LALAMA VÁSQUEZ
DIRECTORA DE TESIS:
MSC. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
PERIODO
JULIO 2013
CERTIFICACIÓN
Master Alexandra Gutiérrez
DOCENTE DE LA FACULTAD DE
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
QUITO
CERTIFICA:
Que el presente trabajo realizado por la estudiante Teresa Georgina Lalama
Vásquez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto
autorizo su presentación.
Guayaquil, Julio de 2013
f) …………………………………….
i
AUTORÍA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente
trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
…………………………………..
Teresa Georgina Lalama Vásquez
ii
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación está dedicado a mi pequeño hijo Huguito
Andrés y a mi esposo Hugo Obando, mis principales inspiraciones. A mi
papá que por voluntad divina ya no se encuentra conmigo, pero siempre
toda meta lograda, era una satisfacción verlo a el disfrutar también de este
logro con todo el orgullo posible de un padre, y a mi mamá por su apoyo
brindado con mi hijo durante esta carrera. Sin ellos no hubiera sido posible
este logro.
iii
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que de una u otra manera hicieron posible que pudiera
terminar con éxito mi trabajo de investigación.
Especialmente a la Master Alexandra Gutiérrez, Coordinadora de la carrera
de CPA en la Universidad Tecnológica Equinoccial de Quito, y a su vez mi
directoria de tesis, que con su valiosa y sabia guía en el desarrollo de la
misma he podido finalizarla con la mayor satisfacción.
iv
INDICE GENERAL
Pág.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR …………………………………..
i
AUTORÍA DE TESIS ……………………………………………...
ii
DEDICATORIA …………………………………………………….
iii
AGRADECIMIENTO ………………………………………………
iv
RESUMEN ………………………………………………………….
xiii
SUMARY ……………………………………………………………
xiv
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
1.1.1
Formulación del problema ……………..............
3
1.1.2
Preguntas directrices ……………………………
4
1.2
OBJETIVOS ……………………………………...
4
1.2.1
Objetivo general ………………………………….
4
1.2.2
Objetivos específicos ……………………………
4
1.3
JUSTIFICACIÓN …………………………………
5
1.4
IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS …………...
5
1.5
VARIABLES ………………………………………
5
1.5.1
Variables dependientes …………………………
6
1.5.2
Variables independientes ……………………….
6
v
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1
FUNDAMENTO TEÓRICO ……………………..
2.1.1.
El papel de la información contable en la
administración de empresas competitivas …....
2.1.1.1.
7
Nuevas tendencias en la Administración de los
negocios …………………………………………..
2.1.1.2
7
7
Desafíos ante la integración de bloques
económicos ………………………………………
10
2.1.1.3
Naturaleza de la información contable ………..
11
2.1.1.4
Efectos de la inflación en la información
contable …………………………………………..
2.1.1.5
Comparación de la contabilidad financiera y la
contabilidad administrativa ……………………..
2.1.1.6
13
El papel de la Contabilidad Administrativa en el
control administrativo …………………………
2.1.1.8
12
El papel de la Contabilidad Administrativa en la
planeación ……………………………………
2.1.1.7
11
14
El papel de la Contabilidad Administrativa en la
toma de decisiones …………………………
14
2.1.1.9
El papel del Contralor …………………………
15
2.1.1.10
Actitudes de los Contadores que proveen la
Contabilidad Administrativa …………………….
16
vi
2.1.2
Conceptos, clasificaciones y comportamiento
de los costos ……………………………………..
17
2.1.2.1
Naturaleza y conceptos fundamentales ……….
17
2.1.2.2
Clasificación de los costos ……………………...
18
2.1.2.3
El comportamiento de los costos y el uso de
los recursos ………………………………………
2.1.2.4
Métodos
para
segmentar
los
costos
semivariables …………………………………….
2.1.3
Sistemas
de
información
22
El cambio de solo acumular costos para la
administración de costos ………………………..
2.1.3.2
20
administrativos
contemporáneos ………………………………....
2.1.3.1
19
22
Determinación adecuada del costeo de los
productos y servicios a través del costeo
basado en actividades …………………………..
2.1.3.3
23
Cómo evitar que fallen los programas de
reducción de costoso usando el costeo basado
en actividades ……………………………………
25
2.1.3.4
Administrar con base en actividades ………….
25
2.1.3.5
Sistema de administración de costo …………..
26
2.1.3.6
Las nuevas tendencias de los sistemas de
costeo basado en metas ………………………..
2.1.4
Filosofías administrativas contemporáneas …..
2.1.4.1
Teoría del valor y cadena de valor …………….
27
28
vii
2.1.4.2
Ciclo de vida del costo …………………………..
29
2.1.4.3
Teoría de las restricciones ……………………...
30
2.1.4.4
Justo a tiempo ..................................................
30
2.1.4.5
Costos de calidad ………………………………..
31
2.1.5
El modelo o relación costo-volumen.-utilidad .
31
2.1.5.1
El punto de equilibrio ……………………………
31
2.1.5.2
Supuesto del modelo ……………………………
32
2.1.5.3
La planeación de utilidades y la relación costovolumen-utilidad ………………………………….
32
2.1.5.4
La gráfica volumen-utilidad ……………………..
33
2.1.5.5
Análisis de cambios en las variables del
modelo costo-volumen-utilidad …………………
2.1.5.6
Análisis de las variaciones en los márgenes de
contribución ………………………………………
2.1.5.7
2.1.6.2
37
El papel de la información administrativa para
la toma de decisiones ante la globalización …..
2.1.6.1
37
El modelo costo-volumen-utilidad, y análisis de
sensibilidad. El punto de equilibro …………….
2.1.6
36
El modelo costo-volumen-utilidad y el costo
basado en actividades …………………………
2.1.5.8
34
38
Relevancia de la información para la toma de
cisiones ante la globalización …………………..
38
Naturaleza de la información …………………...
39
viii
2.1.6.3
Tipos de datos en las decisiones ………………
39
2.1.6.4
Análisis Marginal …………………………………
40
2.1.6.5
Modelo para la toma de decisiones a corto
plazo ………………………………………………
40
2.1.6.6
Costos de oportunidad ………………………….
40
2.1.6.7
Principales decisiones a corto plazo …………..
41
2.1.6.8
Fijación de precios ………………………………
41
2.1.6.9
Importancia de la ética en la toma de
decisiones tácticas ………………………………
42
2.2
FUNDAMENTO LEGAL …………………………
42
2.2.1
Principios contables básicos ……………………
42
2.2.2
Normas técnicas contables de valoración,
preparación e información financiera ………….
45
2.2.3
Las NIIF`s para Pymes …………………………
49
2.2.4
Ley orgánica de régimen tributario interno ……
52
2.2.4.1
Retención en la fuente de impuesto a la renta .
52
2.2.4.2
Retención del impuesto al valor agregado ……
56
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1
Tipos de investigación …………………………..
60
3.2
Técnicas reinvestigación ……………………….
60
3.3
Análisis e interpretación de resultados ………..
65
ix
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN
DIAGNÓSTICA
DE
LA
EMPRESA
4.1
Antecedentes …………………………………….
75
4.2
Objetivos ………………………………………….
76
4.3
Productos …………………………………………
77
4.4
Estructura organizacional ……………………....
82
4.5
Reglamentos ……………………………………..
84
4.6
Análisis de FODA ………………………………..
84
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1
Título ……………………………………………...
86
5.2
Presentación ……………………………………..
86
5.3
Objetivos ………………………………………….
87
5.4
Fundamentación …………………………………
88
5.5
Ejercicio práctico …………………………………
117
5.6
Actividades a desarrollar ………………………..
135
x
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones ……………………………………..
137
6.2
Recomendaciones ……………………………….
137
BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………
139
ANEXOS
………………………………………………………
141
Anexo 1
Encuesta realizadas al personal de AFP
Génesis S.A. ……………………………………..
Anexo 2
141
Reglamentos de los fondos que administra
AFP Génesis S.A. ……………………………….
145
Fondo Máximo …………………………………...
145
Fondo Cesantía ………………………………….
148
INDICE DE TABLAS
Tabla 1
Proceso toma de decisiones ……………………
65
Tabla 2
Sistema de información gerencial ……………..
66
Tabla 3
Metodología proceso toma de decisiones …….
67
Tabla 4
Revisión costo/beneficio ………………………..
68
Tabla 5
Contabilidad fuente de información ……………
69
Tabla 6
Disponibilidad de la información ………………
70
Tabla 7
Supervisión de las inversiones …………………
71
xi
Tabla 8
Capacitación de personal ……………………….
72
Tabla 9
Cambio de herramienta de trabajo …………….
73
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1
Proceso toma de decisiones ……………………
65
Gráfico 2
Sistema de información gerencial ……………..
66
Gráfico 3
Metodología proceso toma de decisiones …….
67
Gráfico 4
Revisión costo/beneficio ………………………..
68
Gráfico 5
Contabilidad fuente de información ……………
69
Gráfico 6
Disponibilidad de la información ……………….
70
Gráfico 7
Supervisión de las inversiones …………………
71
Gráfico 8
Capacitación de personal ……………………….
72
Gráfico 9
Cambio de herramienta de trabajo …………….
73
xii
RESUMEN
La presente tesis consiste en la elaboración de una propuesta de un Diseño
de un Sistema de Control Financiero, como herramienta para la toma de
decisiones para la empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y
Fideicomisos S.A., cuyo objetivo principal es la entrega de información
relevante y oportuna que sirva de apoyo en la toma de decisiones de las
áreas administrativa y contable, en el menor tiempo posible y con la
seguridad y exactitud que caracteriza a la información contable.
A través de este trabajo se pueden conocer o dar una idea de los puntos
débiles de la empresa, lo que permitirá poner mayor enfoque en ellos y
lograr así convertirlos en fortalezas, mejorando también el desempeño de
sus actividades administrativas, financieras y contables.
Al diseñar este sistema enfocado en el rubro principal de los ingresos de la
compañía, se logrará optimizar tiempo y recurso humano en el desarrollo de
las actividades contables, convirtiendo los registros contables en información
de mayor precisión y seguridad.
Finalmente, este trabajo de investigación sugiere que se considerarse la
implementación del sistema de control financiero en el menor tiempo posible,
y que de hacer exista el respectivo seguimiento sobre el impacto que tendrá
en la empresa.
xiii
SUMMARY
This thesis is the development of a proposal for a Design Financial Control
System as a tool for decision making for the company AFP Genesis and
Trusts Fund Administration SA, whose main objective is the delivery of
relevant and timely that supports the decision-making of administrative and
accounting areas in the shortest time possible and with the security and
accuracy that characterizes accounting information.
Through this work we can know or give an idea of the weaknesses of the
company, which will put more focus on them and turn them into strengths to
achieve and also improving the performance of its administrative, financial
and accounting.
In designing this system focused on the main item of income of the company,
was able to optimize time and human resources in the development of
accounting
activities,
accounting
records
becoming
more
accurate
information and safety.
Finally, this research suggests that implementation is considered financial
control system in the shortest possible time, and to the respective tracking
exists on the impact it will have on the company.
xiv
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
AFP GÉNESIS S.A. nació el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una
Reforma Previsional que daría paso a que entidades privadas entren en
competencia con el sector público, en la administración de los Fondos de
Pensión de los trabajadores ecuatorianos.
AFP Provida entra en la sociedad con un 25% de participación y adquirió el
75% restante en el año 2001, cuando se efectuó la venta de las acciones por
parte de Filanbanco.
AFP Provida a su vez pertenece, desde el año 1999, a uno de los Grupos
Financieros más importantes, sólidos y reconocidos a nivel mundial, Banco
Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) con sede en España, un Grupo con más
de un siglo y medio de experiencia en operaciones financieras, con más de
47 millones de clientes, en 30 países de América, Europa, Asia y Oceanía.
Han pasado 19 años y AFP Génesis S.A., gracias a su trayectoria y al
respaldo internacional, se ha convertido en la primera Administradora de
Fondos de Inversión especializada en previsión, cuyo objetivo es invertir y
administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva rentabilidad
del mercado, dentro del marco de seguridad de inversión. De esta forma, los
ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro
laboral y ante cualquier contingencia imprevista.
Es por esto, y pensando siempre en el futuro, la toma de decisiones es una
realidad de la vida diaria para todos. Todas las personas, de todos los
1
ámbitos enfrentan numerosos hechos y circunstancias (casi siempre fuera
de control) que influyen en el proceso de la toma de decisiones.
No existe un método único que las empresas puedan emplear en todas las
situaciones. La persona que toma una decisión debe definir con exactitud el
problema en cuestión, después debe generar soluciones alternativas y
evaluarlas y, por último tomar la decisión.
La necesidad de una herramienta de información que proporcione a una
empresa la condición relevante para la toma de decisiones varía mucho, al
igual que la cantidad de riesgo que calcularía cada persona.
La clase, la cantidad y la fiabilidad de la información influyen en el grado de
riesgo, en la que la empresa tomará la decisión y utilice una probabilidad
objetiva o una subjetiva para calcular el resultado.
La gestión empresarial, indistintamente del sector al cual pertenezca, es un
proceso dinámico que impone a sus administradores, combinar sus
habilidades gerenciales con la información que requieren para efectuar el
análisis de los problemas o situaciones particulares o generales que se
presentan en el día a día, al gestionar una empresa.
En un mundo globalizado en el cual se desempeñan hoy en día las
empresas, se requiere que sus ejecutivos cuenten en la información
adecuada y pertinente para desarrollar las estrategias que deben
implementar a fin de mitigar la incertidumbre y hacer frente a la competencia
con estrategias, ya sean comerciales o de expansión en general que
marquen las diferencias favorables hacia la empresa.
2
1.1.1 Formulación del problema
Todo proceso de toma de decisiones se sustenta en información que utilizan
los ejecutivos de toda empresa, ya sea por medio de estados financieros,
cuadros resúmenes (costos-gastos) de actividades de la empresa,
investigaciones propias (mercado) y/o contratadas, etc. Toda empresa debe
contar con una herramienta que proporcione esta información
para
constatar sus cifras reales contra los resultados esperados (proyecciones),
realizando simulaciones de los estados financieros.
AFP Génesis S.A., como toda empresa moderna que opera en una
economía globalizada, no es ajena a los eventos descritos anteriormente y
que anteceden el proceso de toma de decisiones; necesita de una
herramienta que facilite la información para facilitar la toma de decisiones en
los diferentes escenarios en torno al cual gira el negocio, que en este caso
se lo realiza a través de la Administradora de Fondos, que tiene a su cargo 6
fondos para administrar.
De dichos fondos se generan los ingresos
mensuales de la compañía, recurriendo para cualquier análisis a reportes y
cálculos manuales, obtención de la información a través de las bases de
datos, requiriendo cuadros estadísticos al Departamento de Sistemas, los
cuales no están estandarizados así como tampoco automatizados, lo que
representa en la práctica una desventaja a los ejecutivos al momento de
tomar decisiones que involucran el futuro de la empresa.
Por lo mencionado anteriormente se ve en la necesidad de realizar una
herramienta confiable que apoye en el proceso de toma de decisiones para
la empresa AFP Génesis S.A., siendo este un sistema de Contabilidad que
contribuya a proporcionar
la información sobre todos los hechos
económicos de la empresa para efectuar los análisis respectivos, que
finalmente sirven para adoptar las políticas y normas más acertadas y
favorables a la empresa.
3
1.1.2 Preguntas Directrices
¿Pueden los administradores de AFP Génesis S.A. tomar decisiones que
involucre el movimiento de recursos financieros sin el aporte de la
contabilidad?
¿El proceso de toma de decisiones es
único y exclusivamente para la
empresa privada?
¿La contabilidad contribuye al mejor control y manejo de los recursos
financieros, materiales y humanos de la empresa?
1.2
OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Elaborar un sistema de control financiero como herramienta para la toma de
decisiones empresariales que contribuyan al mejoramiento de la ventaja
competitiva de la empresa AFP Génesis S.A.
1.2.2 Objetivos Específicos
• Determinar el diagnóstico del problema en la empresa AFP Génesis
S.A.
• Fundamentar el sistema de control financiero, a través de conceptos
científicos teóricos y prácticos que permitan el sustento adecuado del
sistema.
• Recopilar, clasificar y organizar la información por medio de la
aplicación de las técnicas de investigación.
• Diseñar el sistema de control financiero como herramienta para la
toma de decisiones en la empresa AFP Génesis S.A.
4
1.3 JUSTIFICACIÓN
La citada herramienta permitirá a la empresa:
• Contar con una herramienta sólidamente sustentada en estudios
basada en parámetros técnicos, como son el cuantitativo y cualitativo.
• Reducir técnicamente la incertidumbre en el proceso de toma de
decisiones.
• Adoptar decisiones oportunas que permitan administrar los recursos
de la empresa de manera eficiente y efectiva.
• Mantener y mejorar la ventaja competitiva que posee la empresa
respecto a sus competidores (indirecto).
• Ampliar su participación en el mercado, contribuyendo de esta manera
a mejorar la rentabilidad para sus accionistas (indirecto).
• Contribuir de manera indirecta a mejorar la recaudación tributaria
aportando más tributos en función de los resultados obtenidos.
1.4
IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS
Basados en la práctica que día a día experimenta Génesis, por la serie de
reportes y análisis que debe preparar en base a sus afiliados, partícipes,
cotizaciones, ingresos, gastos, y demás rubros existentes, los cuales en su
totalidad son trabajados manualmente, surge la imperiosa necesidad de su
automatización,
considerando para esto que los resultados de estos
reportes son los que servirán para la toma de decisiones.
1.5 VARIABLES
Para el desarrollo y puesta en práctica del presente trabajo de investigación,
se ha considerado las siguientes variables:
5
1.5.1 Variables dependientes
•
Gestión y control interno como factor principal que afectaría
directamente las decisiones que tome la empresa.
• Proceso y toma de decisiones en la empresa y formular las mejoras
correspondientes.
• Procesos ágiles de adquisición de insumos activos o pasivos.
• Pago a tiempo y cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Información confiable que sustente las decisiones que se adoptan.
1.5.2 Variables independientes
Sistema de control financiero.
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1
FUNDAMENTO TEÓRICO
2.1.1 EL
PAPEL
DE
LA
INFORMACIÓN
CONTABLE
EN
LA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS COMPETITIVAS
2.1.1.1
Nuevas tendencias en la Administración de los Negocios
El grado de competitividad que vive el mundo entero ha provocado grandes
reingenierías y reconversiones en las organizaciones,
que junto con el
proceso de globalización conlleva a cambiar los estilos de administración de
las empresas.
Entre las nuevas tendencias que existen en la administración de negocios
están:
1. Cambios irreversibles.
2. El desarrollo e integración en los sistemas de información.
3. Herramientas para mejorar la competitividad.
1. Cambios irreversibles, para facilitar la toma de decisiones:
a) Control de calidad.- Es crear cultura de trabajo, que compromete al
recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal forma que con el
tiempo se logre la productividad y liderazgo en costos que le permitirá
competir.
b)
Orientación hacia los clientes.- En los últimos tiempos la mayor
consideración es escuchar al cliente, de tal forma que los productos o
servicios que se ofrezcan permitan satisfacer sus necesidades, por el cual el
cliente esté dispuesto a pagar.
7
c)
El tiempo como factor clave.- La variable más importante a considerar
para la toma de decisiones.
Toda organización siempre va a requerir
diseñar, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo
aumentando a su vez la liquidez.
2.
El desarrollo e integración en los sistemas de información, todo
sistema se ve marcado por el desarrollo tecnológico que avanza
aceleradamente.
Entre las tecnologías de información tenemos:
ERP (Enterprise Resource Planning).- Conjunto de actividades soportadas
por aplicaciones multimódulos que ayudan al administrador a manejar las
partes más importantes del negocio.
SCM (Suplí Chain Management).- Materiales, información y recursos
financieros que fluyen a través de un proceso desde el proveedor hasta el
cliente final, pero para esto, ya pasó por el fabricante, distribuidor y detallista.
CRM (Customer Relatinoship Management).-
Son las metodologías,
software y capacidades de internet que ayudan a la gerencia en la relación
con los clientes de una forma muy organizada.
BI (Business Intelligence).- Aplicaciones y tecnologías utilizadas para
recabar información, analizarla y dar acceso a la base de datos a los
administradores, que le ayudarán a la toma de decisiones.
KM (Knowledge Management).- Cuando la empresa recaba, organiza y
analiza su conocimiento en términos de recursos, documentos y habilidades
del recurso humano.
8
3. Herramientas para mejorar la competitividad
Estas herramientas son aquellas capaces de crear valor tanto para sus
clientes como para sus accionistas, cumpliendo a su vez la estrategia del
negocio.
Entre las herramientas tenemos:
a) Justo a tiempo.- Es crear un producto cuando es necesario, y en la
cantidad
que
los
clientes
demandan,
lo
que
permite
reducir
considerablemente los inventarios.
b) Costeo basado en actividades.- Es determinar correctamente el costo del
producto o servicio, ignorando lo que demandan los usuarios, por lo que se
requiere un sistema que determine que actividades agregan valor y cuáles
no.
c) Target Costing.- Herramienta que ha tomado mayor relevancia en las
empresas en su proceso de costeo, ya que el precio de un producto o un
servicio estará siempre influenciado por el mercado.
d) El crecimiento del sector de servicios.- El sector servicios está dividido en
sector primario representado por la actividad agropecuario, el sector
secundario por la actividad de manufactura, y el sector terciario que está
dado por el comercio y los servicios, siendo este último el que mayor
desarrollo ha tenido.
e)
Los desarrollos tecnológicos de los sistemas de información.- Los
sistema de información se han visto muy afectados por los desarrollos
tecnológicos, especialmente por el uso generalizado de computadores
personales, lo que permite que se elimine la reportería innecesaria.
9
f) Sigma.- Promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi todos
los defectos de los productos o servicios que la compañía ofrece.
2.1.1.2
Desafíos ante la integración de bloques económicos
Las ventajas competitivas basadas en la inteligencia humana, están
reemplazando las ventajas de la naturaleza, lo que va hacer que se dependa
más de nuevas tecnologías de proceso que de nuevas tecnologías de
producto.
Existen dos variables fundamentales que permiten lograr una estrategia
competitiva:
1) La utilidad que generan los diferentes sectores industriales. Los cinco
factores que afectan las utilidades son:
•
Entrada de nuevos competidores.
•
Amenaza de sustitutos.
•
Poder de la negociación de los compradores.
•
Poder de negociación de los proveedores.
•
Rivalidad entre los competidores existentes.
Estas cinco fuerzas afectan el precio, los costos y la inversión.
2) Ubicar la posición de la empresa dentro de su sector industrial, permitirá
ver si la utilidad es superior o inferior a la utilidad promedio de sector.
El que una empresa se ubique bien dentro de su sector depende de:
•
El liderazgo en costos
•
La diferenciación
•
El enfoque.
10
2.1.1.3
Naturaleza de la información contable
La contabilidad ya no es solo el registro de hechos históricos, se ha
convertido en una herramienta informativa que facilita la toma de decisiones
internas y externas dentro del proceso administrativo.
Existen varias divisiones de la contabilidad:
Contabilidad Financiera.- Sistema de información orientado a proporcionar
información a terceras personas relacionadas con la empresa, como son
accionistas, inversionistas, con el fin de facilitar la toma de sus decisiones.
Contabilidad Fiscal.- Sistema de información orientado en dar cumplimiento
a las obligaciones tributarias de empresa.
Contabilidad Administrativa.- Sistema de información al servicio de
necesidades de administración.
Esta división ayuda también facilitar las funciones de planeación, control y
toma decisiones.
2.1.1.4
La
Efectos de la inflación en la información contable
inflación
puede
afectar
directamente
a
los
siguientes
rubros
principalmente:
a) Efectos sobre los principios contables
•
Sobre el principio Unidad de medida, la moneda no podrá funcionar
como elemento homogenizador de las partidas contables.
•
Sobre el principio de precio de adquisición, el patrimonio deja de ser
representativo.
•
Se omiten los beneficios o pérdidas generadas.
11
b) Efectos sobre el balance
•
Deudas no actualizables.
•
Los pasivos no monetarios no son representativos en la medida en
que los activos tampoco lo son.
•
Los elementos de valor fijo representan valores actuales, al margen
de las variaciones que hayan existido de su poder adquisitivo.
c) Efectos sobre la cuenta de resultados
•
Determinación incorrecta del beneficio después de impuestos.
•
Mayor pago de impuestos.
•
Descapitalización.
•
Los ingresos no pueden ser comparables con otros ejercicios
económicos.
2.1.1.5 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa
Contabilidad Financiera
•
Es obligatoria.
•
Requiere un modelo específico.
•
Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la
empresa.
•
La información financiera tiene que ser generada de acuerdo a
determinadas normas.
•
Determina la utilidad con precisión.
•
Informa sobre los sucesos ocurridos en ella.
•
No se apoya en otras disciplinas.
Contabilidad Administrativa
•
Es opcional.
•
No requiere un modelo o formato específico.
12
•
Está enfocada hacia el futuro.
•
No está regulada por normas de información financiera.
•
No determina una utilidad con precisión.
•
Para la toma de decisiones se basa en áreas o segmentos.
•
Se apoya en otras disciplinas como: estadística, economía,
investigación de operaciones, finanzas.
2.1.1.6
El papel de la Contabilidad Administrativa en la planeación
La planeación es necesaria en la contabilidad administrativa por los
siguientes motivos:
•
Para prevenir cambios del entorno.
•
Para integrar objetivos y decisiones de la organización.
•
Útil como medio de comunicación, coordinación y cooperación.
•
Con una adecuada planeación se logra mayor efectividad en las
operaciones.
Por esto necesario conocer
el término de planeación que como indica
Ramírez (2010, p. 16) es el “Diseño de acciones cuya misión es cambiar el
objeto de la manera en que este haya sido definido”.1
La ayuda que recibe la contabilidad administrativa de la planeación es
operativa, y consiste en hacer un diseño de acciones, cuyo fin principal es
alcanzar los objetivos que se desean en un período determinado, con la
ayuda de algunas herramientas, como son: presupuesto y modelo costovolumen-utilidad.
1
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 16
13
2.1.1.7
El papel de la Contabilidad Administrativa en el control
administrativo
El rol que cumple la contabilidad administrativa es para un mejor control, ya
que cuando se cumple una operación o actividad, se deben medir los
resultados y compararlos, a través de estándares fijados, de tal manera que
los recursos se hayan utilizado con efectividad y eficiencia.
El control administrativo se efectuará a través de informes que generarán
cada uno de los departamentos o áreas y detectar cualquier posible
desviación.
Por esto es importante considerar que en los países administrativos, el
principio administrativo es “Sistema que no se controla, se degenera”.
2.1.1.8
El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de
decisiones
Como bien se sabe la contabilidad administrativa contribuye a la toma de
decisiones, y ayuda para que esta decisión sea mejor, de acuerdo a la
calidad de información que se posea.
Toda decisión está en función de la información disponible, las decisiones
son diarias, unas rutinarias y otras no, podrán ser grandes o pequeñas.
Pero es importante saber esta toma de decisiones como se va a realizar,
para lo que es importante considerar los siguientes pasos:
•
Análisis
•
Decisión
•
Puesta en práctica
14
2.1.1.9
El papel del Contralor
Toda organización tiene una razón de ser, es decir, producir un bien o
servicio, por lo que las áreas dedicadas a lograr producir, son las
denominadas funciones de línea, y las que se encargan de que los
departamentos en líneas sean eficientes son los departamentos de staff o de
servicio.
Y es en estos departamentos de servicios que se encuentra la Contraloría, y
en la cabeza el Contralor, quien tiene autoridad sobre los subordinados de
línea, y en los otros departamentos solo tiene autoridad de consejo y ayuda
con respecto a las funciones de planeación, control administrativo y toma de
decisiones.
Es muy importante conocer que el Contralor
es responsable de la
información y que la contabilidad administrativa cumpla su función, para lo
que es necesario conocer las principales actividades de contralor.
•
Contabilidad financiera.
•
Cumplimiento de obligaciones fiscales.
•
Auditoria interna.
•
Salvaguarda de activos.
•
Presupuestos y planeación.
•
Control administrativo.
•
Diseño, informe y evaluación del desempeño.
•
Estudios especiales.
•
Procesamiento de datos.
•
Costos.
15
2.1.1.10 Actitudes de los contadores que proveen la contabilidad
administrativa.
En toda actividad que se desarrolle, la ética cumple un papel importante, ya
que siempre todos buscamos un servicio profesional, y esto es lo que
buscan los usuarios de la información contable, por lo que las principales
actitudes éticas que deben tener quienes proveen la información es:
•
Competencia
•
Objetividad
•
Integridad
•
Confidencialidad
Competencia.-
Significa estar atento a todos los cambios administrativos,
trabajando siempre de acuerdo a las leyes y demás regulaciones vigentes,
basándose siempre en un análisis claro y profundo de la información.
Objetividad.- Proporcionar siempre información objetiva, facilitando siempre
lo pertinente y necesario.
Integridad.-
Deberá mantenerse siempre imparcial ante discrepancias
particulares, aceptando y comunicando las limitaciones profesionales.
Confidencialidad.- Siempre deberá mantener en secreto la información que
maneja, ni facilitar a terceros información de la organización, siempre que no
haya
sido
de
conocimiento
público,
confidencialidad a todos sus subalternos.
16
transmitiendo
siempre
esta
2.1.2 CONCEPTO, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS
COSTOS.
2.1.2.1 Naturaleza y conceptos fundamentales.
Para tener una visión más clara, es necesario conocer previamente ciertos
conceptos para una mejor interpretación.
Estos conceptos básicos son acerca de las diferentes formas de
organización: negocio, empresa e industria.
Negocio.- Es toda actividad que persigue lucro, siendo este su objetivo
principal, la obtención de beneficios económicos y a su vez satisface las
necesidades de los consumidores.
Empresa.- Es la organización destinadas a ofrecer bienes y servicios a los
consumidores. Las empresas tienen algunas responsabilidades como son:
•
Atender las necesidades de sus clientes.
•
Generar ganancias para sus inversionistas.
•
Pagar remuneraciones legales y justas a su personal.
•
Mantener el prestigio de la organización.
Industria.- Es la que orienta sus recursos a la misma actividad productiva,
llegando siempre a la producción final.
Costo.- Se entiende por costo según lo indica Ramírez (2010, p. 36) “la
suma de erogaciones en que incurre una persona física o moral para la
adquisición de un bien o servicio, con la intención de que genere ingresos en
el futuro”.2
Costo-activo.- Se da cuando se incurre en un costo cuyo potencial de
ingresos va más allá del potencial de un período.
2
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 36.
17
Costo-gasto.-
Corresponde a la porción del activo o desembolso de
efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo en un período.
Costo-pérdida.- Es la suma de los desembolsos efectuados, pero que no
generó los ingresos esperados.
2.1.2.2
Clasificación de los costos
Los costos se clasifican en:
1. De acuerdo a la función en la que incurren:
2.
a)
Costos de producción.
b)
Costos de distribución o venta.
c)
Costos de administración.
d)
Costos de financiamiento.
De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o
producto:
a)
Costos directos.
b)
Costos indirectos.
3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:
a)
Costos históricos.
b)
Costos predeterminados.
4. De acuerdo con el tiempo en que se cargaron a los ingresos.
a)
Costos de período.
b)
Costos del producto.
5. De acuerdo con el control que se tiene sobre la ocurrencia de un costo:
a)
Costos controlables.
b)
Costos del producto.
18
6. De acuerdo con su comportamiento:
a)
Costos variables.
b)
Costos fijos.
c)
Costos semi-variable.
7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones:
a)
Costos relevantes.
8. De acuerdo con la clase de sacrifico en la que se ha incurrido.
a)
Costos desembolsables.
b)
Costos de oportunidad.
c)
Costos virtuales.
9. De acuerdo a un cambio que se origine por un aumento o disminución de
la actividad.
a)
Costos diferenciales.
b)
Costos sumergidos.
10. De acuerdo con la relación e la disminución de actividades.
a)
Costos evitables.
b)
Costos inevitables.
2.1.2.3
El comportamiento de los costos y el uso de los recursos
Los costos se clasifican en función de su comportamiento en tres categorías:
•
Costos Fijos
•
Costos Variables
•
Costos Semivariables (semifijos o mixtos)
Costos Fijos.- Si el costo permanece constante, independiente de que
aumente o disminuya la actividad.
19
Costos Variables.- Si el costo no permanece constante ante una
determinada actividad.
Costos Semivariables.- Si un costo se mantiene en una determinada
cantidad, aún sin que se lleve a cabo alguna actividad, pero se incrementa al
incrementarse ésta.
2.1.2.4
Métodos para segmentar los costos semivariables
Existen varios métodos para segmentar los costos semivariables, y que esta
segmentación sea en mayor o menor grado de exactitud.
Estos métodos son:
•
Métodos de estimación directa.
•
Método punto alto-punto bajo.
•
Métodos a través de diagramas de dispersión.
•
Métodos estadísticos.
Método de estimación directa.- Los métodos de estimación directa se
utilizan solo en los siguientes casos:
- Cuando una partida por su naturaleza no puede estar sujeta a análisis
estadístico.
- Cuando se crean nuevos departamentos que originen costos.
- Cuando se adquieren nuevos equipos o maquinarias que originen costos.
- Cuando se producen cambios en los métodos.
Una vez conocidos los casos en que se utilizan los métodos de estimación
directa, estos métodos se clasifican en:
20
a)
Basados en estudio de tiempos y movimientos.-
Este método se
utiliza cuando no se tiene un registro de costos históricos adecuado o
cuando se trata de una situación nueva en la organización.
b)
Basados en el análisis de la administración del os datos históricos.-
En este caso es muy importante mantener un registro histórico adecuado, ya
que en base a este análisis de costos históricos es que determinará el
comportamiento
de
los
costos,
la
interpretación
de
las
políticas
administrativas y la experiencia profesional subjetiva.
Método punto alto-punto bajo.- El método punto alto-punto bajo parte de
los siguientes supuestos:
-
Los puntos altos y los más bajos son considerados los más
representativos para explicar el comportamiento habitual de los costos de la
empresa.
-
Se presenta una relación lineal entre los costos variables y los
generados de este costo.
-
No se presentan factores estacionales que afecten positiva o
negativamente el comportamiento lineal de los costos fijos o variables.
Por esto, el método punto alto-punto bajo se dirige a la estimación de la
parte fija y de la parte variable de un costo, los cuales se calculan a través
de una interpolación aritmética entre los 2 niveles.
Si se revisa la ecuación de los costos semivariables, que es: CSV = a + bx,
esta interpolación da como resultado la pendiente de la línea que representa
la tasa de costos variables (b) y la parte en que dicha línea intercepta el eje
Y (costo fijo, a).
La ventaja de este método es que es muy sencillo y no requiere cálculos
muy complejos.
21
Métodos
a través de diagramas de dispersión.-
Este método es el
complemento del método punto alto-punto bajo, que siempre utilizará dos
puntos, y que no siempre son representativos en función del costo que se
está analizando.
Métodos estadísticos.- Dentro de los métodos estadísticos más utilizados,
tenemos, el análisis de la regresión, que mide la relación entre una variable
dependiente y una o más variables independientes.
Este análisis a su vez se divide en:
Regresión simple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente y
una variable independiente.
Regresión múltiple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente
y varias variables independientes.
2.1.3 SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVOS
CONTEMPORÁNEOS.
2.1.3.1
El cambio de solo acumular costos por administración de
costos
Es claro que no se puede ir hacia la acumulación de costos, tiene que
dirigirse todo hacia una buena administración de costos, que va conllevar a
su vez una mejora continua, mejor posición competitiva de la empresa y
mejor rentabilidad y liquidez.
Existen algunos mecanismos a través de los cuales se da el cambio de
acumulación de costos, siendo el más conocido y utilizado el de Formación
de Comités o Grupos de Mejora, en los que interviene directamente personal
clave involucrado en el proceso que debe mejorarse.
22
2.1.3.2
Determinación adecuada del costeo de los productos y
servicios a través del costeo basado en actividades
Antes de conocer la forma adecuada de determinar el costeo de los
productos, es importante conocer que es el sistema de costeo de
actividades.
Sistema de costeo basado en actividades.- Este sistema es una de las
mejores herramientas, ya que facilita el proceso de toma de decisiones, así
como permite el diseño de estrategias de las empresas, y ofrece información
más exacta y confiable acerca de los costos. Por lo que podemos decir que
el costeo de actividades es un sistema que inicialmente acumula los costos
de cada actividad en una organización y luego aplica los costos de las
actividades a los productos y servicios.
También es importante establecer la diferencia que existe entre los dos tipos
de costeo que existen que son el costeo tradicional y el costeo basado en
actividades. El costeo tradicional apunta a prorratear los costos entre los
productos, utilizando una tasa predeterminada, mientras que el costeo
basado en actividades efectúa un proceso de estimación que buscar estar lo
más cercano posible a la realidad para luego asignar los costos a los
productos o servicios.
Para aplicar correctamente el costeo basado en actividades hay que tomar
en cuenta las siguientes fases:
•
Identificar las actividades.
•
Asignar los costos a las actividades.
•
Asignar los costos de las actividades a otras actividades.
•
Asignar los costos al producto.
Identificar las actividades.- Para identificar las actividades es importante
tomar en cuenta lo siguiente dentro de un proceso:
23
- Toda actividad debe tener un resultado.
- Toda actividad debe tener un cliente para ese producto.
- Toda actividad debe absorber una proporción importante de tiempo de una
persona.
Para esto sabemos que actividad “es una acción realizada por una persona
o una máquina para entregar algo a otra persona””3 , como lo indica Ramírez
(2010, p. 83).
Toda actividad requiere observaciones y entrevistas en la zona de trabajo,
en el que se cuestionará e recurso humano, el tiempo que se invierte, los
beneficiarios del producto.
Asignar los costos a las actividades.- Una vez que se identifica ahora
corresponde determinar el costo en que se incurre para realizar cada una de
estas actividades, quiere decir, que deberán identificarse: la mano de obra
utilizada, el tiempo, los materiales, consumo de energía y otras variables
más.
Un factor importante para determinar los costos a las actividades es el Cost
Driver, que es una medida cuantitativa utilizada para determinar lo que se
invierte de un recurso en una actividad.
Asignar los costos al producto.- Luego que se determina el costo de la
actividad, se le asigna el costo al producto, que es a través de una “tasa
predeterminada por cada detonador de costo y luego se multiplica por la
base real utilizada por cada actividad, para obtener cuánto se le habrá de
asignar a cada producto por la actividad consumida para poder producirlo”.4
3
4
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 83.
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 84.
24
2.1.3.3
Como evitar que fallen los programas de reducción de costos
usando el costeo basado en actividades
Para evitar que fallen los programas de reducción de costos, toda empresa
que está en proceso de mejora, le será imprescindible seguir los siguientes
pasos:
Paso 1. Situación actual de la empresa con base en actividades.
Paso 2. Actividades que no agregan valor eliminarlas.
Paso 3. Crear un programa de orden en la organización.
Paso 4. Establecer cada cliente-proveedor interna.
Paso 5. Crear un sistema para medir los avances.
2.1.3.4
Administrar con base en actividades
Para administrar con base en actividades, es
indispensable contar con
información de las actividades realizadas y sus costos, lo cual a su vez
permite realizar un análisis para establecer prioridades en los esfuerzos que
van a tener que realizarse.
Para estos se deberá considerar lo siguiente:
•
Se deberá identificar las oportunidades de mejora y formas de
alcanzar la excelencia.
•
La administración con base en actividades tiene dos objetivos
principales:
a) Incrementar el valor agregado, siempre en beneficio del cliente.
b) Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor
agregado que se le proporcionó al cliente.
•
Como bien se sabe el costeo en actividades ayuda principalmente al
mejoramiento continuo:
a) Identificar las actividades innecesarias.
b) Analizar las actividades significativas.
c) Comparar con una actividad similar de otra compañía.
25
•
Como premisa fundamental se debe costear con base en actividades,
por que:
a) Las actividades pueden visualizarse.
b) Las actividades consumen recursos.
c) Las actividades son fáciles de entender.
d) Las actividades enlazan planeación y control.
e) Las actividades facilitan el entendimiento de los generadores.
f) Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento
continuo.
2.1.3.5
Sistema de administración de costo
Para que el administrador pueda decidir cuánto cobrar por un producto o
servicio y poder hacerle frente a la competencia, tiene que hacer una
estimación razonable de los recursos que se requieren para elaborarlo, por
lo que el método más conveniente es el Sistema de administración de costo
(SAC).
Para poder diseñar e implementar el SAC se basa en el proceso de
planeación estratégica que dice:
a) Deberá plantear una misión clara de la empresa.
b) Deberá determinar procesos claves y objetos de costo.
c) Deberá determinar los procesos o áreas de apoyo.
d) Deberá definir los objetivos de cada proceso.
e) Deberá establecer los objetivos principales de cada proceso.
Los módulos que integran un SAC son:
a) Módulo de costos directos o variables.
b) Módulo de costeo basado en actividades.
c) Módulo de rentabilidad.
d) Módulo de análisis de atractividad.
26
e) Módulo de análisis de la cadena de valor.
f) Módulo de costos de calidad.
g) Módulo de sistemas de indicadores.
h) Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad
financiera.
2.1.3.6
Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo basado en
metas
El costeo basado en metas, o también conocido como target costing, es una
de las herramientas de costeo que mayor relevancia ha tenido en los últimos
tiempos por su gran utilidad.
El costeo basada en metas, toma en cuenta la realidad del momento, que
es, que los mercados son los que deciden el precio de los bienes y servicios
y no los productores.
Por esto y con el fin de aplicar un costeo de metas correcto:
•
La compañía deberá empezar analizando la posición estratégica del
producto con respecto al resto de productos de la firma y con los
productos ofrecidos por la competencia.
•
Determinar cuál sería el precio que pagará el mercado por el nuevo
producto.
•
El producto se debe diseñar, considerado el costo meta que asegure
el margen de utilidad que estableció la administración.
El objetivo principal del costeo basado en metas se resume en los siguientes
puntos:
•
Orientar los productos a la capacidad adquisitiva del cliente.
•
Tratar los costos del producto como una variable independiente.
•
Trabajar proactivamente para alcanzar el costo meta durante el
desarrollo del producto.
27
Antes de dar inicio al costeo basado en metas se debe tener en cuentas los
pasos siguientes:
•
Determinar que necesidad del mercado desea satisfacer la empresa.
•
Establecer el precio de venta del producto.
•
Determinar el costo meta a alcanzar.
•
Costos en los que incurrirá el producto.
•
Recursos y tiempo utilizados.
2.1.4 FILOSOFÍAS ADMINISTRATIVAS CONTEMPORÁNEAS
2.1.4.1
Teoría del valor y cadena de valor
Teoría del valor
Concepto.-
Se dice que es una energía o fuerza que motiva la acción
humana, es decir, es aquello que atrae a las personas, hacia los diferentes
objetos o servicios, que satisfacen o no sus necesidades.
La teoría del valor ayudará a las organizaciones que la apliquen, a que
tengan ventajas para competir en cuanto al diseño del producto, para que
tengan la mejor calidad y agreguen valor pero a un bajo costo.
La creación de valor también se basa en el conocimiento, y aplicada a la
compañía mientras mayor es el conocimiento de la compañía mejor serán
las soluciones que se encuentre para la misma y su mercado.
Cadena del valor
Concepto.- “La cadena de valor es el conjunto de actividades creativas que
enlazan todo el camino de producción, desde la materia prima hasta la
última actividad realizada para entregar el producto terminado en manos del
consumidor final”.5
5
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 123.
28
Es importante considerar que el administrador deberá calcular el valor de la
empresa a través del conocimiento y del análisis de la estructura de los
costos, y luego esto compararlo con el valor que el cliente da a sus
productos, y así pueda compensar fallas y poder resolverlas.
Para una medición estratégica del valor, existen dos tipos de generadores
que a su vez se dividen en:
a) Generadores de valor del cliente
•
Tiempo de respuesta
•
Tiempo de diseño
b) Generador de valor del negocio
•
Niveles de precios
•
Inversiones oportunas
•
Alianzas estratégicas
•
Crecimiento de las ventas
2.1.4.2 Ciclo de vida del costo
Otra herramienta para llevar una administración estratégica basada en
costos, a parte de la cadena de valor, es el ciclo de vida del costo, o ciclo de
vida de un producto.
El ciclo de vida de un producto tiene diferentes apreciaciones, dependiendo
desde el punto de vista que se lo analice:
a) Desde el punto de vista de mercadotecnia:
•
Introducción al mercado del producto.
•
Crecimiento del producto en el mercado.
•
Maduración donde el producto está posesionado.
•
Abandono del producto.
29
b) Desde el punto de vista de producción:
•
Investigación y desarrollo.
•
Diseño.
•
Etapas de pruebas.
•
Producción y actividades de logística.
c) Desde el punto de vista del cliente:
•
Comprar
•
Operar
•
Mantener el producto
•
Disponer el producto.
2.1.4.3 Teoría de las restricciones
El modelo de las restricciones tiene cinco etapas para lograr la meta de
mejorar las empresas:
•
Identificar las restricciones de la organización.
•
Determinar como lograr ventajas con el uso de estas restricciones.
•
Subordinar las decisiones.
•
Implementar un programa de mejoramiento continuo para reducir las
limitaciones de las restricciones que ya existen.
Es importante considerar que las restricciones así se apliquen por primera
vez, lograrán mejorar las utilidades de la empresa, pero siempre aparecerán
más restricciones, por lo tanto esta teoría debe ser revisada continuamente
su aplicación en la empresa.
2.1.4.4 Justo a tiempo
Esta es una nueva forma de administrar los inventarios, Justo a tiempo,
cuyo objetivo principal es reducir el costo de los inventarios.
Adicionalmente también se considera que:
30
•
Aumenta las utilidades al eliminar los costos innecesarios.
•
Mejora la posición competitiva de la empresa.
•
Mejora el proceso de producción.
•
Promueve el trabajo en equipo al delegar a trabajadores, autoridad y
responsabilidad para toma de decisiones.
•
Mantiene relación estrecha con el proveedor.
2.1.4.5
Costos de calidad.
Existe la filosofía del control de calidad, cuyo objetivo es promover a que en
todos aquellos que colaboran en una empresa exista el compromiso de
mejoramiento continuo, tanto de los proceso como de las áreas.
Este control de calidad generará un incremento en las utilidades de las
organizaciones y en su liquidez, debido a la reducción de sus costos de
calidad y al incremento en sus ventas al ofrecer un buen producto o servicio
a sus clientes.
2.1.5
2.1.5.1
EL MODELO O RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD.
El punto de Equilibrio
Punto de equilibrio “es aquella cantidad de producción vendida a la cual los
ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, la cantidad de
producción vendida, da como resultado US$ 0 de utilidad”.6
Esto es normal porque toda organización siempre va planificar sus
operaciones, y en esta planificación se buscará siempre que los ingresos
sean iguales a los costos.
6
Contabilidad de Costos, Un enfoque gerencial, Charles T. Horngren, Srikant M. Datar, Madhav V.
Rajan.
31
2.1.5.2
Supuestos del modelo
Para analizar los resultados de este modelo, se deben considerar los
siguientes supuestos:7
•
Tanto la función de ingresos como la de costos tienen un
comportamiento lineal, lo cual es válido dentro de un nivel relevante,
de tal manera que el fundamento de linealidad no se aplica en niveles
o volúmenes extremadamente alto o bajos.
•
Existe sincronización perfecta entre el volumen de ventas y el de
producción, lo cual trae como consecuencia que los inventarios de
artículos terminados permanezcan constantes.
•
Existe la posibilidad de una perfecta diferenciación de los costos en
fijos y variables.
•
El cambio de alguna de las variables no tiene efecto sobre las demás,
que se suponen permanecen constantes.
•
Durante la búsqueda del punto de equilibrio no se produce
modificación alguna de la eficacia y la eficiencia de los insumos que
intervienen en la organización.
•
Este modelo se basa
en la utilización de una sola línea en la
empresa: el denominador del modelo es el margen de contribución
por línea y no de un conjunto de líneas, para esta limitación existe el
cálculo del punto de equilibrio para varias líneas.
2.1.5.3
La planeación de utilidades y la relación costo-volumenutilidad
El modelo costo-volumen-utilidad ayudará a los administradores a
determinar que acciones se deben seguir para cumplir un objetivo, que es la
utilidad.
7
Del Río González, Cristóbal, Técnica presupuestal, Facultad de Comercio y Administración,
UNAM, México,k 1972, 99. 5-11.
32
Estas utilidades deben ser suficientes para remunerar el capital invertido en
la organización.
Con esto modelo se puede determinar cuánto hay que vender, a qué costo,
a qué precio, para lograr alcanzar determinada utilidad.
Para determinar qué cantidad de unidades deben vender y en qué cantidad
se debe aplicar lo siguiente:
2.1.5.4
La gráfica volumen-utilidad
Otra de las formas más conocidas de determinar el punto de equilibrio, es
mediante la gráfica volumen-utilidad.
Con el método gráfico se puede apreciar más rápidamente la situación de la
empresa, en el que:
•
El eje horizontal representa el volumen e las ventas en unidades.
•
El eje vertical se divide en dos partes por la línea del punto de
equilibrio, arriba de la línea se puede medir la utilidad respecto al eje
vertical, y debajo de la línea se mide la pérdida con respecto al eje
vertical igualmente.
33
Gráfico No. 1
Elaborado por: Wikipedia
Fuente: Wikipedia
2.1.5.5
Análisis de cambios en las variables del modelo costovolumen-utilidad
El modelo costo-volumen-utilidad es conocido también como Análisis de
sensibilidad o simulación,
que permite conocer los resultados de las
acciones antes de realizarlas.
Los cambios que se pueden generar son:
a) Cambios en la variable de los costos unitarios.- Para incrementar las
utilidades y hacer bajar el punto de equilibrio, lo más conveniente es reducir
los costos variables.
Esto se da utilizando los recursos o insumos más
baratos que los que se esté utilizando actualmente.
b) Cambios en la variable de precio.- En este tipo de cambio se debe
considerar lo siguiente:
34
•
Ya no se hace negocios en base a precios, sino mediante reducción
de costos.
•
Hay excepciones en los que si se puede considerar el precio, y es
cuando hay descuentos, rebajas., etc.
•
Se debe considerar también el mercado en el que se colocan los
productos.
c) Cambios en la variable de costos fijos.- En este caso también puede
haber variación, y si se presenta el caso de que se incrementan los costos
fijos, la empresa tiene que realizar esfuerzos adicionales para cubrirlos.
d) Análisis de la variable volumen.- Para este caso, un incremento en el
volumen representa un incremento en las utilidades.
e) Importancia y síntesis de la simulación en las diferentes variables
del mercado.-
En este punto es importante simular diferentes acciones
como si realmente estuvieran sucediendo, y esto se logrará comparando lo
presupuestado con lo real. Las variables a considerar en esta simulación
son:
a) Costos: Lo importante es reducirlos, mejorando la eficiencia y eficacia,
utilizando para esto las diferentes herramientas de control administrativo,
como son: sistema de costeo basado en actividades, presupuestos, etc.
b) Precios: Lo importante es revisar los precios con la competencia, ya sea
para incrementar el volumen o reducir los costos variables.
c) Volumen de ventas: Realizar diferentes estrategias para incrementar el
volumen de ventas, ya sea a través de campañas publicitarias, nuevas
líneas, nuevos productos, etc.
35
d)
Composición en ventas: Siempre se sabe que producto tiene mejor
salida, por lo que hay que considerar venden más de aquellas líneas que
tienen mayor margen de contribución.
2.1.5.6
Análisis de las variaciones en los márgenes de contribución
Las variaciones en los márgenes de contribución se presenta principalmente
en las siguientes variables:
1.
Variación en el volumen de ventas.-
Esta variación se puede
manifestar de la siguiente forma:
a)
“El margen de contribución que la compañía hubiera tenido si se
hubiesen vendido lo que el presupuesto indicaba en cuanto a número y
margen de contribución unitario.
b)
El margen de contribución que la compañía hubiera tenido con las
unidades realmente vendidas si se hubiera mantenido el margen de
contribución presupuestado”.8
2. Variación en precio de venta.- Cualquier variación en el precio de venta
generará variación en el margen de contribución unitario. Hay que tomar en
cuenta que no siempre una variación desfavorable en el precio de venta
perjudicará el desarrollo de la organización, puede tener un efecto contrario,
que generará un efecto favorable.
3. Análisis CVU en instituciones sin fines de lucro.-
El ingreso que
pueda generar una empresa, en estos tiempos, se vuelve el objetivo
principal de creación de una organización, pero como bien sabemos existe
un grupo de empresas enmarcadas como instituciones sin fines de lucro,
que lo que buscan es satisfacer una función social.
8
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 174.
36
2.1.5.7
El modelo costo-volumen-utilidad y el costeo basado en acti vidades
El modelo costo-volumen-utilidad puede ser muy útil si utiliza de manera
conjunta con el costeo basado en actividades, ya que los costos se dividen
en aquellos que se relacionan con las unidades producidas y aquellos que
no se relacionan con las unidades producidas.
La utilidad de este modelo, basado en actividades, es que no solo se utilice
el volumen de unidades para determinar los costos, sino que se lo clasifique
en cuatro categorías diferentes:
a) Los costos que se modifican en función de las unidades vendidas.
b) Los costos que se modifican de acuerdo al tiempo de preparación para la
corrida.
c) Los costos relacionados con los departamentos de apoyo.
d)
Los costos que se modifican en función de algún factor ajeno a las
anteriores.
2.1.5.8
El modelo costo-volumen-utilidad y análisis de sensibilidad.
El punto de equilibrio.
Como bien se conoce “se ha explicado que la contabilidad administrativa se
hace presente en las empresas a través de diferentes herramientas de
planeación, como los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidades.
Ambas herramientas se aplican utilizando la técnica denominada simulación,
ideada para diseñar
y elegir las mejores acciones que colocarían a la
empresa en el lugar deseado por la administración”.9
El análisis de sensibilidad tiene mucha utilidad ya que sirve para evaluar los
cursos alternativos de acción, basados en hechos y suposiciones.
9
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 186
37
La simulación presenta algunas ventajas que son:
a) Permite experimentar con un modelo y no con el real.
b) Facilita la proyección de hechos futuros.
c)
Ayuda a que la empresa conozca con anticipación los efectos que
pueden haber en la rentabilidad y liquidez.
d) Se puede utilizar de manera independiente cada una de las variables que
intervienen.
e) Disminuye el riesgo del negocio cuando se enfrenta un problema.
Con esto se demuestra claramente que tanto el modelo costo-volumenutilidad junto con el análisis de sensibilidad permitirán a la administración su
labor de planificar.
2.1.6. EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA TOMA
DE DECISIONES A CORTO PLAZO
2.1.61 Relevancia de la información para la toma de decisiones ante la
globalización
Ante el desarrollo tecnológico acelerado que viven todos los países, todas
las organizaciones están obligadas a entrar en la misma línea del
crecimiento tecnológico, ya que para competir es necesario tener excelentes
sistemas de telecomunicaciones y buenos sistemas de información.
Por esta razón la tecnología de contabilidad administrativa ha adquirido gran
importancia, sin olvidar que para ser competitivo también se requiere
escuchar al cliente y eliminar lo que no agregue valor para el.
Como dice Michael Porter en su libro en 1985 (p. 15) “la cadena de valor es
la tecnología por excelencia para diagnosticar que actividades agregan o no
valor y para crear ventajas estratégicas”10
10
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 329.
38
2.1.6.2
Naturaleza de la información
Cada organización tiene que realizar siempre una constante revisión, para
saber como aprovechar sus insumos de la mejor manera, tanto a corto como
a largo plazo, logrando siempre maximizar el valor de la empresa, por lo que
los ejecutivos deberán tomar las decisiones más acertadas, y no lo podrían
realizar si no cuenta con la información necesaria, especialmente en la
contabilidad administrativa.
La administración tiene que enfrentar dos tipos de decisiones: a corto plazo y
a largo plazo.
Las decisiones a corto plazo se pueden realizar y luego
efectuar correctivos si no se está de acuerdo, pero en las decisiones a largo
plazo no se acepta marcha atrás.
La información generada por la contabilidad tiene mucha importancia, pero
no es la única que debe tomarse en cuenta, habrá otros factores
cuantitativos y cualitativos que ayudarán a la toma de decisiones.
2.1.6.3
Tipos de datos en las decisiones
Cuando se habla del modelo costo-volumen-utilidad sabemos que los costos
tienen su clasificación, que es en fijos y variables.
Cuando hablamos de decisiones a corto plazo, los costos se clasifican en
relevantes e irrelevantes, siendo los relevantes los que pueden ser
incrementados o disminuidos ante un determinado curso de acción, siendo
estos también desembolsables; mientras que los irrelevantes son cuando
permanecen constantes.
39
2.1.6.4
Análisis marginal
El análisis marginal, llamado también incremental consiste en determinar el
monto en que aumentaron o disminuyeron los ingresos debido a una
decisión específica, así como los cambios que esta decisión provocó en los
costos. Por lo que la presentación y el manejo de datos se debe dar de tal
forma que se puedan analizar mediante el sistema marginal, los costos o
ingresos que se verán alterados por la decisión que se vaya a tomar.
2.1.6.5
Modelo para la toma de decisiones a corto plazo
En este modelo es importante considerar siete pasos a seguir:
1. Definir el problema.
2. Identificar alternativas como posibles soluciones al problema.
3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las
alternativas factibles.
4. Totalizar los costos relevantes y los beneficios de cada alternativa.
5. Considerares factores cualitativos.
6. Considerar factores cualitativos.
7. Tomar una decisión.
2.1.6.6 Costos de oportunidad
El costo de oportunidad es lo que se deja de ganar por no elegir una
determinada opción; o también puede surgir un ahorro debido a que la
capacidad instalada para fabricar el producto se puede canalizar hacia otras
actividades.
Es lo que se deja de ganar por no disponer de la capacidad instalada
excedente para cierto tipo de actividades.
40
2.1.6.7 Principales decisiones a corto plazo
Estas decisiones a corto plazo son las que comúnmente enfrentan las
empresas:
a) “Seguir fabricando una pieza o mandarla a fabricar externamente.
b) Eliminar una línea o un departamento.
c) Cerrar la empresa o seguir operándola.
d) Aceptar o rechazar un pedido especial.
e) Eliminar una línea o un producto.
f) Agregar una nueva línea de productos.
g) Decidir cuál es la mejor combinación de líneas.
h) Cerrar una sucursal o seguir operando
i) Trabajar un solo turno.
j) Disminuir o aumenta la publicidad.
k) Operar en uno o varios mercados
l) Agregar ciertas operaciones a una línea.
k) Modificar el plazo de crédito de los clientes.
l) Ofrecer o no descuentos, para reducir la cartera.
m) Aprovechar el descuento que se presenta.
n) Cambiar o no los niveles de inventarios”.11
2.1.6.8
Fijación de precios
Otro de los grandes problemas que enfrenta la administración de una
empresa, es la fijación del precio al cual se va a vender. Por lo que existen
varios métodos para fijar precios, ya que todas las organizaciones, así
controlen o no los precios deberán conocer y analizar estos métodos para la
fijación de los mismos:
Se detalla:
11
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 335.
41
a) Los que se basan en el costo total.
b) Los que se basan en el costeo directo.
c) Los que se basan el rendimiento deseado.
d) Los que se basan en cláusulas escalatorias.
e) Los que se basan en un determinado valor económico.
f) Los que se basan en el costeo sobre metas.
2.1.6.9
Importancia de la ética en la toma de decisiones táctica
Los temas éticos y la toma de decisiones táctica giran en torno a la forma en
que las decisiones son adoptadas e implementadas. Los costos relevantes
son usados también en la toma de decisiones tácticas.
2.2 FUNDAMENTO LEGAL
2.2.1 Principios contables básicos
Para todo proceso contable así como para la preparación de los estados
financieros, como producto principal de todo proceso contable, se requiere
seguir reglas, principios y criterios enmarcadotes en el concepto contable. A
estos conjuntos de reglas o principios se les denomina Principios Contables
Generalmente Aceptados o Criterios Contables Generalmente Aceptados.
Los principios contables se pueden clasificar de acuerdo a los criterios:
Principio fundamental o postulado básico
•
Equidad.-
En toda organización se hallan diversos intereses que
deben reflejarse en los estados financieros, no debiendo reflejarse
datos que afecten los intereses de uno y prevaleciendo los de otros.
Principios de fondo o de valuación
•
Devengado.- Toda transacción y hecho se reconoce cuando ocurre,
independiente de que este no se genere o reciba algún pago de
dinero o equivalente de efectivo, registrándose la transacción en el
ejercicio económico en que dio origen la transacción.
42
•
Valuación al costo.- Establece que los activos de una empresa
deben ser valuados al costo de adquisición, y que las fluctuaciones
que puedan existir en la moneda no deben incidir en esa valuación.
•
Realización.- Indica que la utilidad se obtiene una vez que se ha
ejecutado la operación mercantil, no antes, es decir, que los
resultados económicos se computan cuando sean realizados.
término realizado participa en forma
El
directa con el concepto
devengado.
Principios que hacen a las cualidades de la información
•
Objetividad.- Los cambios que se generen en los activos, pasivos y
patrimonio,
deben
registrarse
en
los
registros
contables,
inmediatamente después de sucedido.
•
Exposición.-
Los estados financieros deben contener toda la
información para una adecuada interpretación de la situación
financiera de la empresa.
•
Conservatismo.- La operación del sistema contable no se da de
manera automática, ni sus principios proporciona una guía suficiente,
por lo que se debe aplicar juicio profesional para operar y para
obtener información, por lo que es necesario considerar lo siguiente:
o “No sobrestimar activos ni subestimar pasivos.
o No anticipar ingresos ni eliminar gastos.
o Registrar y presentar hechos objetivos.
o Entre dos alternativas, se debe escoger siempre la más
conservadora”.12
12
Contabilidad General, con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),
séptima edición, Pedro Zapata Sánchez, pág. 22
43
•
Uniformidad.- Todos los métodos, técnicas y procedimientos que se
apliquen deben ser realizados uniformemente de un período a otro. Y
si en algún momento se necesite realizar un cambio se debe dejar
expresado dicho cambio y a que se debe.
•
Materialidad.-
Frecuentemente
se presentan situaciones que no
encuadran dentro de la aplicación de los principios generales y las
normas contables aplicadas, y que sin embargo estas situaciones no
presentan problemas porque no afectan los activos, pasivos o
patrimonio de la empresa, debiendo aplicarse el mejor criterio para
resolver en lo que respecta cada caso, ya que no existe nada que fije
lo que es y lo que no es significativo.
Principios dados por el medio socioeconómico
•
Ente contable.-
Es cualquier entidad que desarrolle actividades
económicas, que tenga o no personería jurídica, pero que pueda ser
identificada de alguna forma, actuando independientemente de sus
socios o gerentes.
•
Bienes económicos.- Todo estado financiero siempre se referirá a
bienes económicos, materiales e inmateriales, que siempre tendrán
un valor económico.
•
Empresa en marcha.- Toda organización se entiende que nace, está
y continuará funcionando en el presente y a futuro previsible, sin
planes de liquidar, salvo que se lo exprese claramente por escrito.
•
Unidad de medida.-
O moneda utilizada, que en este caso en
Ecuador es el dólar de Estados Unidos de Norteamérica.
44
•
Período.- Todo resultado de una entidad debe ser medido, ya sea
por razones legales, fiscales, financieras o administrativas.
Este
tiempo de medición se denomina período.
Dentro de todo este marco de principios contables, debe ser considerado
también un principio básico, que es la partida doble Este principio es sobre
el cual se basa la contabilidad, para procesar todas las operaciones, es
decir, no habrá deudor sin acreedor, ni viceversa, que se represente al
menos por dos partidas o cuentas contables.
2.2.2
Normas técnicas contables de valoración, preparación e
información financiera
El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha definido la
base teórica que regulará la práctica contable mundial, la misma que se
desglosa de la siguiente forma:
•
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
•
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
•
Los conceptos, las prácticas y las definiciones generalmente
aceptados.
•
Las políticas contables específicas de cada entidad.
Estas normas, políticas, reglamento e interpretaciones técnicas, conllevan a:
•
Potenciar el uso de los recursos.
•
Transparentar las operaciones que realizan los entes contables.
•
Comprender de la mejor manera los hechos económicos por medio de
la aplicación de la nueva normativa.
Por esto el IASB y los Comités de Interpretación como el CINIFF y el SIC, ha
emitido, actualizado y avalado las siguientes normas e interpretaciones:
45
•
Nueve Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
•
Veintinueve Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
•
Diecisiete Interpretaciones de la NIIF.
•
Once Interpretaciones de la NIC.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
NIIF 1
Adopción por primera vez de NIIF.
NIIF 2
Pagos basados en acciones.
NIIF 3
Combinación de negocios.
NIIF 4
Contratos de seguros.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en
interrupción definitiva.
NIIF 6
Exploración y evaluación de recursos minerales.
NIIF 7
Instrumentos financieros: Información a revelar.
NIIF 8
Segmentos operativos.
NIIF 9
Para PYMES.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
NIC 1
Presentación de estados financieros.
NIC 2
Inventarios.
NIC 7
Estado de flujos de efectivo.
NIC 8
Políticas contables, cambios en estimaciones contables y errores.
NIC 10 Hechos posteriores a la fecha del balance.
NIC 11 Contratos de construcción.
NIC 12 Impuesto sobre las ganancias.
NIC 16 Propiedad, planta y equipo (material inmovilizad).
NIC 17 Arrendamientos.
NIC 18 Ingresos.
NIC 19 Retribuciones a los empleados.
NIC 20 Contabilización de las subvenciones del Gobierno e información a
revelar sobre las ayudas gubernamentales.
46
NIC 21 Efecto de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda
extranjera.
NIC 23 Costo por intereses.
NIC 24 Información a revelar sobre partes vinculadas.
NIC 26 Contabilización de información financiera sobre planes de prestaciones por retiro.
NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en
subsidiarias.
NIC 28 Contabilización de inversiones en empresas asociadas.
NIC 29 Información financiera en economías hiperinflacionarias.
NIC 31 Información financiera de los intereses en negocios conjuntos.
NIC 32 Instrumentos financieros: Información a revelar.
NIC 33 Beneficios por acción.
NIC 34 Información financiera de fecha intermedia.
NIC 36 Deterioro del valor de los activos.
NIC 37 Provisiones, activos y pasivos contingentes.
NIC 38 Activos intangibles.
NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración.
NIC 40 Propiedades de inversión.
NIC 41 Agricultura.
La adopción de las NIIF implica un evento trascendente en Ecuador. El
antiguo marco de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) es
reemplazado por la normativa internacional, dando como resultado
información de mayor calidad en los Estados Financieros.
En nuestro país, Ecuador, el ente que emite las resoluciones para la
aplicación de las NIIF, es la Superintendencia de Compañías de Ecuador
(SIC), quien está a cargo de exigir a las empresas la implementación de
estas nuevas normas. “La SIC es el organismo técnico y con autonomía
administrativa, económica, presupuestaria y financiera, que vigila y controla
47
la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las
compañías, en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley”.13
La superintendencia de Compañías ejerce vigilancia:
a) de las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones y de
economía mixta, en general;
b) de las compañías de responsabilidad limitada.
d) de las bolsas de valores, sus agentes y apoderados, en los términos de la
Ley de Mercado de Valores.
Para esto con fecha 20 de noviembre del 2008, mediante Resolución No.
08.G.DSC, la Superintendencia de Compañías
resolvió establecer un
cronograma de aplicación obligatoria de las NIIF por parte de las compañías
y entes sujetos a la vigilancia y control de la SIC, con el fin de que tanto los
empresarios como las organizaciones puedan enfrentar de mejor manera los
impactos de las NIIF frente a la crisis financiera global que se vive en el país.
Estos grupos son:
“Grupo 1 – Aplicarán a partir del 1 de enero del 2010: Dentro de este
grupo entran las compañías y entes sujetos y regulados por la Ley de
Mercado de Valores, así como las compañías que ejercen actividades de
autoría externa.
Para esto, se establece el año 2009 como período de
transición, para este las compañías que pertenecen a este grupo deberán
elaborar y preparar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF
a partir del ejercicio económico del año 2009.
Grupo 2 – Aplicarán a partir del 1 de enero del 2011: Dentro de este
grupo entran las compañías que tenga activos totales iguales o superiores a
13
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información
Financiera, Hansen-Holm, pág. 64.
48
US$ 4’000,000 al 31 de diciembre del 2007, las compañías Holding o
tenedoras de acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos
empresariales, las compañías de economía mixta y las que bajo la forma
jurídica de sociedades constituya el Estado y Entidades de Sector Público,
las sucursales de compañías extranjeras u otras empresas extranjeras
estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como personas
jurídicas. Se establece para esto el año 2010 como período de transición,
para tal efecto, este grupo de compañías y entidades deben elaborar y
presentar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF a partir
del ejercicio económico del año 2010.
Grupo 3 – Aplicarán a partir del 1 de enero de 2012: Entrarán en este
grupo las de más compañías no consideradas en los dos grupos anteriores.
Se establece el año 2011 como período de transición. Estas compañías
deberán elaborar y presentar sus estados financieros comparativos de
acuerdo a NIIF, a partir del año 2011”.14
2.2.3 Las NIIF para PYMES
Como bien se sabe, la aplicación de las NIIF en las empresas a nivel
mundial, buscan la universalización para que la información financiera se
efectúe bajo un mismo lenguaje, que asegure comparabilidad y confiabilidad,
pero como excepción, en algunas empresas el escaso impacto en los
estados financieros, su elevado costo con los beneficios que se esperan y la
poca preparación de los profesionales e incluso el desinterés de los
inversionistas y entes de control gubernamental, motiva que tanto el IASB
como el IASCF, cree las NIIF para PYMES (pequeñas y medianas
empresas), que se divide en tres secciones:
14
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información
Financiera, Hansen-Holm, pág. 66.
49
•
Sección 1.
Norma Internacional de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES).
•
Sección 2. Fundamentos de las conclusiones.
•
Sección 3. Estados financieros ilustrativos y lista de comprobación de
información a revelar y presentar.
La sección 1 se desglosa en:
1. Pequeñas y medianas entidades.
2. Conceptos y principios generales.
3.
Presentación de estados financieros.
4.
Estado de situación financiera.
5.
Estado del resultado integral y estado de resultados.
6. Estado de cambios en el patrimonio y estados de resultados y ganancias
acumuladas.
7.
Estado de flujos de efectivo.
8.
Notas a los estados financieros.
9.
Estados financieros consolidados y separados.
10. Políticas contables, estimaciones y errores.
11. Instrumentos financieros básicos.
12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros.
13. Inventarios.
14. Inversiones en asociadas.
15. Inversiones en negocios conjuntos.
16. Propiedades de inversión.
17. Propiedades, planta y equipo.
18. Activos intangibles distintos de la plusvalía.
19. Combinaciones de negocios y plusvalía.
20. Arrendamientos.
21. Provisiones y contingencias.
22. Pasivos y patrimonio.
23. Ingresos de actividades ordinarias.
50
24. Subvenciones del gobierno.
25. Costos por préstamos.
26. Pagos basados en acciones.
27. Deterioro del valor de los activos.
28. Beneficios a los empleados.
29. Impuesto a las ganancias.
30. Conversión de moneda extranjera.
31. Hiperinflación.
32. Hechos ocurridos después del período sobre el que se informa.
33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas.
34. Actividades especiales.
35. Transición a la NIFF para las PYMES.
Aprobación de la NIIF para las PYMES por parte del consejo.
Es importante considerar que si alguna PYME desea aplicar las NIIF
completas puede hacerlo, conociendo para esto lo emitido por el Consejo de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASB):
“La adopción de una NIFF para las PYMES no implica que las NIIF
completas no sean apropiadas para las PYMES.
El Consejo cree que el objetivo de los estados financieros, tal como se
establece en el marco conceptual, es apropiado tanto para las PMES como
para las entidades obligadas a aplicar las NIIF completas. El objetivo de
suministrar información acerca de la situación financiera, rendimientos y
cambios en la situación financiera de una entidad, que sea útil a una amplia
gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas, es aplicable con
independencia del tamaño de la entidad que informa”15.
15
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información
Financiera, Hansen-Holm, pág. 506.
51
2.2.4 Ley orgánica de régimen tributario interno
Esta ley establece las consideraciones legales para los diferentes impuestos
tributarios que existen en el Ecuador, entre los que mencionaremos algunos
de ellos:
•
Retención en la fuente de impuesto a la renta.
•
Retención del impuesto al valor agregado (IVA).
2.2.4.1 Retención en la fuente de impuesto a la renta
Antes de conocer detalladamente los diferentes porcentajes de retención en
la fuente que establece la ley y que se deben aplicar, es necesario conocer
que es el impuesto a la renta.
Impuesto a la renta.- El impuesto a la renta se aplica a todas las empresas
o personas que generen una ganancia o utilidad al final de cada año, siendo
las retenciones en la fuente los valores que podrán compensarse con este
impuesto a la renta, y cuyas retenciones se aplicaron sobre determinada
compra de bien o servicio.
Toda empresa o persona natural se denomina contribuyente, siendo solo las
empresas las facultadas para efectuar como agentes de retención de este
impuesto.
Según resolución No. NAC-DGER2007-0411, publicada en el Registro
Oficial No. 98 de junio 5 del 2007, luego remplazada por lo expuesto la
Resolución No. NAC-DGERCGC10-00147 de mayo 19 del 2010, expone la
aplicación de los diferentes porcentajes de retención.
Art. 2.-
Salvo los casos específicos previstos en la Ley de Régimen
Tributario Interno y su respectivo reglamento, establécense los siguientes
porcentajes de retención en la fuente de impuesto a la renta:
52
1.
Estarán sujetos a retención del 1%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
a) Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crédito
entre las instituciones del sistema financiero. La institución financiera que
pague o acredite rendimientos financieros actuará como agente de
retención.
b) Aquellos efectuados por concepto de servicios de transporte privados de
pasajeros o transporte público o privada de carga;
c) Aquellos efectuados por concepto de energía eléctrica;
d) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal, así
como los de origen agrícola, pecuario, apícola, cunícula, bioacuático y
forestal, excepto combustibles;
e)
Aquellos realizados por actividades de construcción de obra material
inmueble, urbanización, lotización o actividades similares;
f) Los que se realicen a compañías de seguros y reaseguros legalmente
constituidas en el país y a las sucursales de empresas extranjeras
domiciliadas en el Ecuador, aplicable sobre el 10% de las primas facturadas
o planilladas;
g)
Aquellos que se realicen a compañías de arrendamiento mercantil
legalmente establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento,
inclusive la de opción de compra, y;
h)
Los que se realicen por servicios de medios de comunicación y de
agencias de publicidad.
2.
Estarán sujetos a retención del 2%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
53
a) Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios en
los que prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual;
b) Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crédito a sus
establecimientos afiliados;
c) Los ingresos por conceptos de intereses, descuentos y cualquier otra
clase de rendimientos financieros generados por préstamos, cuentas
corrientes,
certificados financieros, pólizas de acumulación, depósitos a
plazo, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier otro tipo de
documentos similares, sean éstos emitidos por sociedades constituidas o
establecidas en el país, por sucesiones indivisas o por personas naturales
residentes en el Ecuador;
Aquellos
generados
por
la
enajenación
ocasional
de
acciones
o
participaciones, no están sujetos a retención. Las ganancias de capital no
exentas originadas en la negociación de valores no estarán sometidas a
retención en la fuente de impuesto a la renta, sin embargo los contribuyentes
harán constar tales ganancias en su declaración anual de impuesto a la
renta global; y,
d) Intereses de cualquier entidad del sector público reconozca a favor de los
sujetos pasivos.
3.
Estarán sujetos a retención del 8%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
a)
Honorarios, comisiones y demás regalías a personas naturales
nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que
presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra,
siempre y cuando, dicho servicio no esté relacionado con el título profesional
que ostente la persona que los preste;
54
b) Cánones, regalías, derechos o cualquier otro pago o crédito en cuenta
que se efectúe a personas naturales con residencia o establecimiento
permanente en el Ecuador relacionados con la titularidad, uso, goce o
explotación de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de
Propiedad Intelectual;
c) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles
por sus actividades notariales y de registro;
d) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles;
e)
Los realizados a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros del
cuerpo técnico que no se encuentren en relación de dependencia;
f) Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en
el país por más de seis meses;
g)
Honorarios y demás pagos realizados a las personas naturales
nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que
presten servicios de docencia.
4. Estarán sujetos a retención del 10%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
a) Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales
profesionales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis
meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la
mano de obra, siempre y cuando, los mismos estén relacionados con su
título profesional.
Adicionalmente, según:
55
Art. 3.- Indica que todos los pagos o créditos en cuenta no contemplados en
los porcentajes específicos de retención, señalados en esta resolución,
estará sujetos a la retención del 2%.
Art. 10.- Base para la retención en la fuente.- En todos los casos en que
proceda la retención en la fuente de impuesto a la renta, se aplicará la
misma sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin
importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisición de bienes
muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra,
casos en los cuales la retención en la fuente procede sobre todo pago o
crédito en cuenta superior a cincuenta dólares de los Estados Unidos de
América (US$ 50).
2.2.4.2 Retención del impuesto al valor agregado
Antes de conocer los diferentes porcentajes de retención al impuesto al valor
agregado que deben aplicarse, conozcamos brevemente que es el IVA.
Impuesto al valor agregado.- El IVA es el impuesto de mayor recaudación
para el Estado Ecuatoriano.
El impuesto al valor agregado es un tributo indirecto que grava a las ventas y
demás transferencias de bienes movibles (mercaderías, productos), y a la
prestación de algunos servicios.
Este impuesto asume el nombre de “Valor Agregado”, porque grava a todas
las etapas de comercialización, dando lugar al hecho generador en cada una
de ellas.
La legislación actual grava a las mercaderías y productos en general,
exceptuando básicamente a bienes de primera necesidad como alimentos,
medicinas y algunos insumos y materiales que se utiliza en las actividades
56
agropecuarias, mientras que los servicios, son pocos los gravados y los
demás están exentos.
Los bienes y servicios que no se someten al IVA tienen tarifa cero, por lo que
los productos y servicios tarifa cero se los identifica como exentos o no
gravados.
Según resolución No. NAC-DGER2008-0124, expone la aplicación de los
diferentes porcentajes de retención del impuesto al valor agregado.
Art. 1.- Porcentajes de retención de IVA.- Se establecen los siguientes
porcentajes de retención en la fuente de impuesto al valor agregado:
a) Retención del treinta por ciento (30%) del IVA causado: Los agentes
de retención enumerados a continuación retendrán el treinta por ciento
(30%) del IVA causado, cuando adquieran bienes gravados con tarifa doce
por ciento (12%) de IVA, y cuando realicen pagos por conceptos de
contratos de construcción de obras públicas o privadas, aunque el
constructor sea contribuyente especial:
1. Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
De igual manera, efectuarán retención del treinta por ciento (30%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crédito que se encuentren
57
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen
pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando estos transfieran
bienes gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
b) Retención del setenta por ciento (70%) del IVA causado: Los agentes
de retención enumerados a continuación retendrán el setenta por ciento
(70%) del IVA causado, en la prestación de servicios gravados con tarifa
doce por ciento (12%) de IVA, y cuando paguen comisiones a intermediarios
y comisionistas que actúen por cuenta de terceros, para la adquisición de
bienes y/o servicios:
1. Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
De igual manera, efectuarán retención del treinta por ciento (70%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crédito que se encuentren
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen
pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando éstos presten
servicios gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
c) Retención del cien por ciento (100%) del IVA causado: Los agentes
de retención enumerados a continuación retendrán el cien por ciento (100%)
del IVA causado, cuando adquieran servicios profesionales prestados por
personas naturales con título de instrucción superior otorgado por
establecimientos registrados por la Ley de Educación Superior, cuando
58
arrienden inmuebles de personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad, y, cuando al adquirir bienes y/o servicios, emitan una
liquidación de compra de bienes o prestación de servicios, incluyéndose en
este caso al pago de cuotas de arrendamiento al exterior:
1.
Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de
Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
También efectuarán retención del cien por ciento (100%) del IVA causado
los exportadores, sean personas naturales o sociedades, cuando adquieran
bienes que se exporte, y, bienes, materias primas, insumos, servicios y
activos fijos empleados en la fabricación y comercialización de bienes que se
exporten.
59
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Tipos de investigación
Por la naturaleza del trabajo a realizar, se realizará una investigación
focalizada en la investigación in-situ, es decir, en el campo, lo cual permitirá
además de recabar la documentación que permita validar y sustentar las
observaciones, también proporcionará valiosa información de carácter
testimonial proveniente de fuentes (personas) directamente involucradas en
el proceso de toma de decisiones de la empresa, AFP Genesis S.A.
3.2 Técnicas de investigación
El método o proceso utilizado para la investigación será el método científico,
que recaba aquellas prácticas utilizadas y ratificadas por la comunidad
científica como válidas a la hora de proceder con el fin de exponer y
confirmar las teorías.
La herramienta a utilizar para obtener los datos de la investigación será la
entrevista que se aplicará a los funcionarios gerenciales y ejecutivos de la
organización, quienes están involucrados directamente en la toma de
decisiones.
La metodología aplicable consistirá en solicitar una entrevista en la cual se
aplicará un cuestionario de preguntas relacionadas con el proceso de toma
de decisiones, para posteriormente tabularlas y analizar los resultados
obtenidos.
Adicionalmente se recabará información documental que permitirá el análisis
de la situación actual de la empresa en lo referente al proceso de toma de
decisiones, tales como: Manual de políticas y procedimientos para las
60
inversiones, determinación de aplicativos utilizados en el proceso de
inversión y su contribución en la toma de decisiones, así como, la
generación de reportes gerenciales.
Las técnicas para la recolección de datos será a través de archivos
magnéticos, digitalizados, ya sean en Excel o en Word, que permita obtener
un panorama claro y concreto de la problemática sujeta a análisis.
La información obtenida se procesará en documentos de archivos de
proceso de texto, hoja de cálculo,
diagramas, digitalizados, según las
necesidades.
La información será tratada de tal forma que se conservará la siguiente
metodología:
a)
La información documental será clasificada según su naturaleza,
referenciada y se archivará en el grupo que para el efecto se creará.
b) La información que se obtendrá producto de encuestas a los funcionarios
responsables del proceso de toma de decisiones, será recabada en
cuestionarios que serán diseñados y aplicados en función del nivel de aporte
al proceso.
La población a estudiarse está representada por el personal de Génesis, que
lo componen en total 50 colaboradores.
Y para determinar el número de
encuestados se aplicó la respectiva fórmula para una población finita:
61
Aplicando la fórmula indicada:
N = 50 personas
D = margen de error asumido 15%
Z = 1.96 (para un nivel de confianza del 90%)
P = proporción esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 – p ( en este caso 1- 0.05 = 0.95)
Por lo tanto el tamaño de la muestra resultó 5 encuestas.
De acuerdo a esto, se presenta el formato a utilizar para la encuesta de la
muestra elegida:
62
63
Las encuestas se han aplicado al personal que tiene que ver directamente
con la toma de decisiones, por lo que se ha elegido el nivel gerencial y 3
miembros del nivel ejecutivo.
Cada grupo se encarga de la toma de
decisiones, dependiendo del cargo y necesidad que se presente.
Se adjuntan encuestas realizadas (anexos) con sus respectivas tablas de
tabulación:
64
3.3 Análisis e interpretación de resultados
PREGUNTA No. 1
¿Sus funciones tienen relación con el proceso de toma de decisiones?
Tabla 1. Proceso toma de decisiones
Gráfico 1. Proceso toma de decisiones
Análisis: De los encuestados, el 100% ha respondido que sus funciones
tienen relación directa con el proceso de toma de decisiones, es decir, en
todos recae esta responsabilidad.
65
PREGUNTA No. 2
¿El sistema de información gerencial con el que actualmente cuenta la
empresa le da todos los indicadores financieros para la toma de
decisiones?
Tabla 2. Sistema de información gerencial
Gráfico 2. Sistema de información gerencial
Análisis: El 60% de los encuestados está de acuerdo en que el sistema de
información gerencial con el que actualmente cuenta la empresa no facilita
todos los indicadores necesarios para el análisis y toma de decisiones.
66
PREGUNTA No. 3
¿Existe alguna metodología formalmente establecida para el proceso
de toma de decisiones de carácter financiero?
Tabla 3. Metodología proceso toma de decisiones
Gráfico 3. Metodología proceso toma de decisiones
Análisis: Igualmente para el caso de esta pregunta, el 60% de los
encuestados coincide en que aparentemente existe algún método para el
proceso de toma de decisiones, pero estos se van creando y adoptando de
acuerdo a la necesidad.
67
PREGUNTA No. 4
¿Toda decisión es adoptada previa revisión del costo/beneficio y su
impacto en el punto de equilibrio de la empresa, o del fondo (s)?
Tabla 4. Revisión costo/beneficio
Gráfico 4. Revisión costo/beneficio
Análisis: Se presentó un acuerdo total, es decir un 100% de los
encuestados indican que toda decisión es adoptada viendo siempre el
beneficio para los fondos, y para la administradora, generadora del resultado
de la empresa.
68
PREGUNTA No. 5
¿Considera usted que la contabilidad es una fuente importante de
información en el proceso de toma de decisiones de la empresa?
Tabla 5. Contabilidad fuente de información
Gráfico 5. Contabilidad fuente de información
Análisis: Totalmente de acuerdo, son los resultados de la encuesta, en la
que consideran que la contabilidad es una fuente importante de información
en el proceso de toma de decisiones, es decir, el 100% de los encuestados.
69
PREGUNTA No. 6
¿Considera que es oportuno el tiempo en que está disponible la
información con el actual sistema?
Tabla 6. Disponibilidad de la información
Gráfico 6. Disponibilidad de la información
Análisis: La mayor parte de los encuestados ha coincidido en que no es
oportuno el tiempo en que está disponible la información, que amerita
cambios, representado por un 60% del total de encuestados.
70
PREGUNTA No. 7
¿Las inversiones realizadas son supervisadas por un nivel jerárquico
superior?
Tabla 7. Supervisión de las inversiones
Gráfico 7. Supervisión de las inversiones
Análisis: Un 60% de los encuestados está de acuerdo en que las
inversiones son supervisadas por un superior, existiendo un mayor control
en las mismas.
71
PREGUNTA No. 8
¿El personal que realiza inversiones financieras es capacitado
continuamente e esta especialización?
Tabla 8. Capacitación de personal
Gráfico 8. Capacitación de personal
Análisis: 60% de los encuestados está de acuerdo en que el personal de
inversiones recibe capacitaciones continuamente en su especialización.
72
PREGUNTA No. 9
Tabla No. 9
¿Considera necesaria contar con una mejor herramienta que le de más
confiabilidad?
Tabla 9. Cambio de herramienta de trabajo
Gráfico 9. Cambio de herramienta de trabajo
Análisis: El 100% de los encuestados considera la necesidad de contar con
mejor herramientas de análisis, que sean más confiables y seguras.
73
Luego de tabuladas las encuestas, se puede apreciar que efectivamente la
organización no dispone en su totalidad de sistemas o reportes rápidos y
eficientes que permitan la toma de decisiones de manera más efectiva, esto
es, en el menor tiempo posible, teniendo la certeza de que lo informado tiene
la precisión posible. Y se puede apreciar claramente ya que al estar el 100%
del personal a nivel de jefaturas, involucrado directamente en la toma de
decisiones, se convierte en una herramienta vital los reportes automáticos de
los que se pueda disponer, siendo así, un 60% de los encuestados, es decir,
más de la mitad de las jefaturas, coinciden en que los reportes gerenciales
no evidencian ni facilitan la información necesaria para poder medir el
rendimiento de la empresa, a través de los diferentes indicadores
financieros. Así mismo, el 60% de los encuestados están de acuerdo en que
el tiempo de obtención de la información no es el apropiado. Considerando
para esto que el 100% de los encuestados consideran a la Contabilidad
como la herramienta vital para la toma de decisiones.
74
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA DE LA EMPRESA
4.1 Antecedentes
AFP GENESIS, una empresa de AFP Provida, líder en Administración de
Fondos en Chile, que a su vez pertenece al Banco Bilbao Vizcaya Argentaria
(BBVA) de España, uno de los grupos bancos más importantes del mundo.
Génesis fue constituida el 14 de diciembre de 1994, y su primer fondo,
Fondo Administrado de Inversiones Cesantía, de largo plazo, dio inicio a sus
operaciones el 13 de marzo de 1995.
En el Ecuador nuestra seriedad es reconocida y premiada por la confianza
de miles de personas. Somos los pioneros en el desarrollo de Fondos de
Retiro Laboral en el país, contando en la actualidad con más de 233,500
partícipes en este fondo.
Nuestras operaciones se expanden hacia las inversiones a corto plazo,
contado por esto en la actualidad con cinco fondos de este tipo que son
Fondo Máximo, Fondo Master, Fondo Estratégico, Fondo Renta Plus y
Fondo Superior.
Génesis cuenta con un modelo de gestión innovador, orientado siempre
hacia el cliente y alineado con la sociedad, que tiene como características
claves la innovación, el crecimiento y la entrega de resultados mensuales a
sus clientes a través de su estado de cuenta.
En Génesis la responsabilidad corporativa constituye una fuente de creación
de valor estable y un requisito indispensable para preservar la confianza de
la sociedad en cualquier institución.
75
Por ello, y como parte de los estándares de cumplimiento del Grupo,
Génesis está regida internamente por un Código de Conducta que define y
desarrolla los fundamentos de comportamiento ético que se aplican a
nuestros negocios y actividades, y que establece las pautas de actuación
necesarias para que nuestra Responsabilidad Corporativa se manifieste en
las relaciones con nuestros clientes, colaboradores, directivos, proveedores
y terceros.
Nuestra red de oficinas están en la matriz Guayaquil, Quito, Cuenca, Manta,
Ambato, Machala, Babahoyo, Loja, Ibarra, Riobamba, Santo Domingo y
Latacunga.
4.2 Objetivos
El objetivo de Génesis es construir progreso y desarrollo para nuestros
clientes,
crecimiento sustentable para nuestros accionistas
y ratificar la
satisfacción de vivir.
Bajo todos estos preceptos, Génesis ha definido su Misión, Visión y Valores
en los siguientes términos:
Misión
“Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes atendiendo su actitud
antes el riesgo como inversionista.
Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniería
financiera de estructuración de portafolios y el respaldo de uno de los grupos
financieros más importantes del mundo en la administración de fondos y
captación de recursos.
Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalización exclusiva y
especializada en administración de fondos provisionales y de inversión”.
76
Visión
“Ser la primera marca evocada
por quien piensa en invertir.
Ser la primera empresa evitada
por quien piensa en competir.
Ser la primera empresa esperada
por quien piensa en trabajar”.
Valores Corporativos
En lo que respecta a los Valores Institucionales ha definido entre otros,
principalmente los siguientes:
“Unidad.- Como una manera de trabajar en equipo, compartiendo y
comprendiendo el compromiso común de que nuestro desarrollo empresarial
proyectado, depende de la suma de nuestros mayores y mejores esfuerzos
individuales”.
“Entusiasmo.- Manteniendo siempre una actitud positiva y emprendedora
que nos motive hacia el logro de grandes objetivos complementado con un
trato cordial a nuestros clientes y compañeros”.
“Integridad.-
Haciendo norma de conducta diaria y permanente a la
responsabilidad, disciplina, honradez, respeto, profesionalismo y lealtad”.
4.3 Productos
Los productos que ofrece Génesis a sus clientes son:
•
Fondos a largo plazo
•
Fondos a corto plazo
77
Fondos a largo plazo
Dentro de este tipo de fondo, existe un fondo creado, denominado Fondo
Cesantía.
Fondo Cesantía, es un fondo que le permite al afiliado aportar
mensualmente una cantidad de dinero, para ahorrar desde hoy y durante el
tiempo que más le convenga, según su edad y los años en que planea
utilizarlo.
Para que el afiliado pueda cumplir con sus expectativas de ahorro, el fondo
le ofrece un sistema de aportes que está constituido por ciclos secuenciales
de tres años cada uno, los mismos que se renovarán en forma automática,
consecutiva e indefinida. Su primer ciclo se iniciará el día en que se realice
su primer aporte. A la finalización de cada ciclo, en forma automática se
inicia el siguiente.
Entre los servicios o valores agregados que ofrece este fondo tenemos:
a) Retiro por cesantía: Ante la eventualidad de perder el trabajo, con solo
presentar el Acta de Finiquito Laboral, el participe puede retirar hasta el
100% de su fondo sin comisión de salida, como respaldo hasta conseguir un
nuevo empleo.
b) Ahorro voluntario: Además de los aportes mensuales que efectúe para su
fondo, el afiliado podrá hacer depósitos adicionales que le permitan contar
con un efectivo disponible. Sin montos mínimos de depósitos, sin ningún
costo, aun plazo mínimo de 30 días y con la misma rentabilidad que su
fondo.
c) Retiro parcial anticipado: Para solventar emergencias económicas que
suelen presentarse, a partir del primer año de aportes, el partícipe podrá
78
efectuar retiros de hasta el 70% de su fondo con una comisión por retiro
parcial anticipado.
d)
Servicio médico Soluciona: Por el pago de US$ 2.99 mensuales, el
participe recibe un paquete de Servicios Integrales de Asistencia, a través
del cual podrá disponer de: asistencia vial; asistencia médica en caso de
emergencias; orientación médica telefónica; asistencia legal; asistencia al
hogar en plomería, electricidad, cerrajería y vidrios; asistencia odontológica.
e) Seguro Global: Para proteger aquellos seres que más ama, desde el día
siguiente a su primer depósito y mientras continúe puntualmente sus
aportes, el participe puede contar con: seguro de vida, asistencia exequias,
seguro de enfermedades graves, alimentación segura, anticipo por
enfermedades graves y seguro de accidentes.
Fondos a corto plazo
El fondo a corto plazo o fondo de inversión es un mecanismo que permite, a
personas naturales o jurídicas, participar en la propiedad de un patrimonio
común
integrado
por
un
conjunto
de
instrumentos
de
características, que procuran brindarle rendimientos atractivos
diferentes
para su
inversión.
Las ventajas de invertir en un fondo de inversión, son: la diversificación de
los valores en el mercado financiero, comodidad
por la renovación
programada automática y flexibilidad por lo adaptable que es al perfil de
cada inversionista.
Dentro de los fondos a corto plazo tenemos:
Fondo Máximo Tiempo de permanencia, cada depósito: 30 días
79
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional: US$ 100
Fondo Master
Tiempo de permanencia, cada depósito: 90 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
Atributo adicional: Pagos anticipados de su inversión
Fondo Estratégico
Tiempo de permanencia, cada depósito: 180 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
Atributo adicional: a partir del día 61 de cada depósito
el participe tiene liberado hasta el 30% de su inversión
sin comisión de salida.
Fondo Renta Plus
Tiempo de permanencia, cada depósito: 370 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
Atributo adicional: A partir del día 185 de cada
depósito el partícipe tiene liberado hasta el 30% de su
inversión sin comisión de salida.
Fondo Superior Tiempo de permanencia, cada depósito: 180 días
Inversión inicial: US$ 500
Inversión adicional mínima: US$ 500
A través de la siguiente gráfica se puede apreciar la interrelación de cada
uno de los fondos, y su dependencia operativa con Genesis, que es la
administradora de cada uno de esos fondos.
80
Fuente: Página web institucional de Genesis
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
A continuación se puede apreciar la secuencia gráfica de las operaciones
de Genesis, en el proceso de Captación de Recursos para los distintos
fondos que oferta:
81
Fuente: Página web institucional de Genesis
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
4.4 Estructura organizacional
Como se mencionó anteriormente, Génesis es una empresa ecuatoriana que
tiene el respaldo del grupo financiero español BBVA, pero la organización no
habría logrado su desarrollo sin el recurso humano con el que cuenta.
A continuación se presenta la estructura organizacional de Génesis:
82
Fuente: Departamento de O y M de AFP Génesis S.A.
83
4.5 Reglamentos
Los reglamentos se encuentran en los Anexos.
4.6 Análisis de FODA
El análisis FODA realizado a Génesis, ha sido basado en una revisión de
las fortalezas y debilidades internas de la empresa y las oportunidades y
amenazas del sector económico en el que desempeña el giro del
negocio.
Fortalezas
a) Liderazgo en servicios de administración de fondos.
b) Diversidad en el portafolio de fondos de corto plazo y largo plazo.
c) Tasas de interés altamente competitivas.
d) Respaldo financiero de socios extranjeros.
e) Personal altamente capacitado.
Debilidades
a) Falta de cubrir ciertas provincias del país con instalación física.
b) Alta rotación del equipo comercial.
c)
Herramientas de toma de decisiones gerenciales y ejecutivas no
apropiadas.
Amenazas
a) Nuevas leyes del gobierno que limitan el mercado.
b) Disminución del poder de ahorro de potenciales clientes.
c) Desconfianza en cierto grupo de inversionistas.
d) Inestabilidad jurídica del país.
e) Nuevos competidores extranjeros.
Oportunidades
a) Captación de nuevos clientes que laboran en el sector público.
84
b) Baja rivalidad de los competidores nacionales actuales.
c) Captación de ahorristas con sectores industriales en crecimiento.
85
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1
TÍTULO
Esta tesis está enfocada hacia el “Diseño de un sistema de control
financiero-contable como herramienta para la toma de decisiones en la
empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A. 2013”.
5.2
PRESENTACIÓN
La creación de este sistema permitirá el manejo correcto de la información
proporcionada por cada departamento, que al momento se ingresa parte de
forma manual y parte de manera automática, lo que puede originar que los
resultados obtenidos no sean cien por ciento certeros.
Para lograrlo será importante también el control interno, que en cualquier
organización sirve de apoyo para la conducción de los objetivos, logrando
con esto información confiable de las operaciones de la empresa y su
situación en el mercado.
A continuación se muestra el flujo de las actividades operacionales de la
empresa, con el que se logra que la información contable se obtenga,
reflejada a través de los estados financieros, detallando para esto que en el
proceso intervienen los departamentos:
•
Servicios Integrados
•
Fondos de Inversión
•
Operaciones
•
Tesorería
•
Administración y Recursos Humanos
•
Proyectos y Desarrollo Tecnológico, y;
•
Contabilidad.
86
Elaborador por el Departamento de O & M de AFP Genesis S.A.
El alcance de este sistema es para los funcionarios y colaboradores de toda
la empresa.
5.3
OBJETIVOS
Este sistema está siendo creado con el fin de poder disponer de información
segura y correcta, ya que actualmente, como bien se mencionó en párrafo
anterior, la información disponible es procesada de forma manual y
automática, por lo que no existe exactitud en sus resultados.
Entre los principales objetivos tenemos:
•
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros,
que son utilizados por la dirección para una adecuada toma de
decisiones.
•
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos.
•
Determinar el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia,
inicialmente durante el tiempo que dure el diseño del sistema, y luego
87
como parte de los procesos a seguir por todos los departamentos
indefinidamente.
•
Establecer e implementar políticas en el corto plazo, para los
departamentos de Servicios Integrados, Tesorería, Administración y
Recursos Humanos y Contabilidad, para evitar que se realicen procesos
sin las adecuadas autorizaciones.
•
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización
durante el tiempo de desarrollo del sistema, y establecerlo luego como
parte de los procesos a seguir por los departamentos de forma indefinida.
•
Mejorar los informes financieros que se generan para la gerencia.
•
Aumentar la automatización informática.
5.4
FUNDAMENTACIÓN
Para poder fundamentar el sistema propuesto, se detallará de forma
individual los problemas presentados por las principales cuentas contables
de la empresa y sus fondos, especialmente aquellas sobre las que se miden
los indicadores financieros y sobre las que resulta muy importante ejecutar
una función de control interno y posterior automatización.
Por lo que el
análisis se centrará en el Departamento de Contabilidad.
Contabilidad
El departamento de Contabilidad en AFP Génesis es el
encargado de
instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos
necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro
de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas
de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de
decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la
evaluación de las actividades y a facilitar la fiscalización de sus operaciones,
cuidando
que
dicha
contabilización
se
realice
con
documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia
de las leyes, normas y reglamentos aplicables.
88
Siendo así, Contabilidad el departamento encargado de elaborar, analizar y
consolidar los estados financieros, debe disponer y facilitar información que
permita una correcta toma de decisiones, la misma que podrá ser utilizada
por
gerentes,
contadores,
inversionistas,
acreedores
o
empleados
gubernamentales, quienes también querrán conocer acerca de como se
obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan. Pero al existir problemas en
el control de determinadas cuentas, la información contable no será certera,
sin descartar que los reportes de análisis que el departamento de
Contabilidad proporcionará serán llevados a cabo manualmente.
Automáticamente se dispone de los estados financieros acumulados o
mensuales, divididos en:
•
Balance General
•
Estado de Resultados
•
Estado de Flujo de Efectivo
•
Estado de Evolución del Patrimonio Neto
En base a dicha información, se elaboran reportes manuales como son:
•
Indicadores financieros
•
Comparativos de resultados reales vs presupuesto
•
Comparativo de resultados año anterior vs año actual
•
Análisis del mercado financiero, y;
•
Resto de reportes requeridos en el momento.
Por lo anterior y antes de entrar en análisis de las principales cuentas
contables, es importante conocer que es el control interno, para lo que se
indica que son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, la
malversación de activos así como la elaboración de informes financieros
fraudulentos.
Las principales cuentas que se analizarán de la empresa Génesis son:
1. Efectivo
89
2. Bancos
3. Cuentas por Cobrar e Ingresos
4. Cuentas por Pagar y Gastos
1.
Efectivo
El efectivo normalmente incluye las cuentas generales, la de caja chica, las
cuentas bancarias, que pueden ser corrientes y de ahorros.
Para el caso
de Genesis, mantiene de las dos formas el disponible.
La compañía mantiene como política administrativa un cupo de caja chica de
US$ 1,560.00 distribuido entre Matriz y Sucursales. Siendo de este grupo el
mayor cupo asignado a Quito y Guayaquil.
La caja chica se conserva con un saldo bajo de US$ 200.00, y se utiliza
para gastos muy pequeños, reponiéndose conforme se vaya consumiendo
hasta que llegue al 70% del cupo asignado.
El control de este efectivo se da a través de los arqueos de caja chica,
control que no se da de forma frecuente.
La caja chica mantiene los siguientes procedimientos o políticas para su
control interno:
a) Política contable
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En
caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se
expresarán en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidarían las
transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.
90
El reconocimiento de las transacciones como activo corriente al que
pertenece el Efectivo, se sujeta al cumplimiento del siguiente requisito: “Se
trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo.”
El responsable del Efectivo de la empresa, para el caso de Guayaquil, es el
Departamento de Servicios Administrativos, siendo su custodio directo tanto
en
Guayaquil
como
sucursales
(11)
el
Ayudante
de
Servicios
Administrativos
b) Políticas de procedimiento
1. La caja chica es creada para gastos menores o emergentes que por
su valor no ameritan ser procesados a través de la emisión de un
cheque.
2. La Gerencia Administrativa o Financiera será quien podrá autorizar la
creación de un nuevo fondo de caja chica.
3. Los custodios de estos valores serán nombrados por la Gerencia
Administrativa.
4. Los fondos deben ser mantenidos
en pequeñas cajas cuya llave
quedará bajo el poder del custodio.
5. Los valores a desembolsarse serán respaldados a través de vales de
caja chica, cuyo gasto no podrá ser mayor a US$ 10.00 y cada vale
no podrá ser mayor a US$ 5.00.
6. Los vales deberán ir con las firmas respectivas de los responsables
de la solicitud y el responsable de la entrega, que será el custodio,
soportados con los comprobantes de venta respectivos, cuando su
egreso sea US$ 4.00 o mayor a US$ 4.00.
7. Una vez consumido el 70% del cupo asignado se procede a solicitar
la reposición de la caja chica y se dispone nuevamente del cupo total
del fondo asignado.
c) Procedimiento actual
Servicios Administrativos:
91
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrónica el formato “Resumen de gastos de caja
chica”, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
según su denominación.
5. Registra el saldo de caja en formato “Resumen de gastos de caja
chica”.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime “Resumen de
gastos de caja chica”.
7. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
8. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
9. Reúne resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administración.
10. Entrega “Resumen de gastos de caja chica”, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobación.
Secretaria de Gerencias:
11. Remite la documentación aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.
Ayudante de Contabilidad:
12. Revisa físicamente la información contenida en el Reporte de Gastos
de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes.
13. Coloca el sello de “cancelado” en los vales.
14. Ingresa la transacción manualmente en el sistema de Contabilidad.
15. Genera el asiento contable y entrega orden de giro procesada al área
de Tesorería.
92
Asistente de Tesorería:
16. Procesa la orden de giro para la emisión del cheque.
Asistente de Servicios Administrativos:
17. Recibe de Tesorería cheque a nombre del mensajero para su cambio
en efectivo.
18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.
93
d) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
94
e) Procedimiento propuesto
Servicios Administrativos:
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrónica el formato “Resumen de gastos de caja
chica”, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
según su denominación.
5. Registra el saldo de caja en formato “Resumen de gastos de caja
chica”.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime “Resumen de
gastos de caja chica”.
7. Ingrese cada uno de los vales en un sistema creado denominado
“Sistema de caja chica”, en el que se ingresen los montos totales por
los diferentes rubros utilizados.
8. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
9. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
10. Reúne resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administración.
11. Entrega “Resumen de gastos de caja chica”, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobación.
Secretaria de Gerencias:
12. Remite la documentación aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.
Ayudante de Contabilidad:
13. Procede
a generar el lote contable automático producto de la
información ingresada por Servicios Administrativos.
95
14. Revisa físicamente la información contenida en el Reporte de Gastos
de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes, colocando
el sello de “cancelado” en los vales para invalidar cada documento.
15. Entrega orden de giro procesada al área de Tesorería.
Asistente de Tesorería:
16. Procesa la orden de giro para la emisión del cheque.
Asistente de Servicios Administrativos:
17. Recibe de Tesorería cheque a nombre del mensajero para su cambio
en efectivo.
18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.
96
f) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
97
Por lo anterior y para tener la seguridad que tan eficiente es el control interno
que mantiene la empresa,
es importante también realizar las siguientes
preguntas, a las que se agregará la respuesta de la empresa:
g) Cuestionario de análisis
•
¿Se verifica la existencia del efectivo registrado?
No.
•
¿Se confirma la integridad del efectivo registrado?
No.
•
¿Se realizan auditorias mensuales a las cajas chicas?
No.
•
¿Son apropiados los formatos o presentación de la revelación del
efectivo utilizado y del sobrante de la caja?
No, porque se ha detectado inconsistencias en los formatos de
reembolso y faltante que no han sido reportados.
Por las preguntas realizadas es fácil detectar que el control interno está
fallando, ya que no existen arqueos frecuentes, ni semanales, ni mensuales.
Los errores o fallas del proceso son detectadas cuando Contabilidad procesa
el pago, teniendo que realizarse devoluciones frecuente de las órdenes de
giro por estos conceptos, razón por la que se está proponiendo la
automatización de ingreso y cuadre de la caja chica, a su vez que deberá
implementarse arqueos semanales con el fin de controlar el correcto uso del
dinero, en el día a día.
98
2.
Bancos
El efectivo también está representado por las
cuentas bancarias en
diferentes instituciones como son Banco Bolivariano y Banco de Guayaquil,
dos de los Bancos más grandes del país, que mantienen un saldo promedio
de US$ 200,000.00 que sirven para cancelar los gastos de nómina, gastos
generales y administrativos de la compañía.
Para el caso de las cuentas bancarias el control interno principal se da a
través de las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes
y de ahorros que mantiene la empresa y los fondos.
Para manejar y controlar las cuentas bancarias se mantienen las siguientes
políticas y procedimientos o políticas para su control interno:
a) Política contable
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En
caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se
expresarán en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidarían las
transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.
El responsable del efectivo de la empresa es el Departamento de Tesorería,
el cual está liderado por la Tesorería y 4 ayudantes.
b) Políticas de procedimiento
1. Las conciliaciones bancarias se elaboran desde el tercer día laborable
del mes siguiente al cierre y son entregadas a medida que se
terminen, hasta el último día laborable del mes.
2. Se trabajarán con cortes manuales para los casos en los que los
estados de cuenta aún no lleguen.
99
3. Todas las partidas deben ser depuradas al mes siguiente de
elaborada la conciliación bancaria.
4. El reporte de la “Conciliación Bancaria” debe contener las firmas y/o
visto bueno de “elaborado” y “revisado”.
5. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan
con la depuración de las partidas pendientes.
c) Procedimiento actual
Asistente de Tesorería:
1. Genera y envía cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el día 3 de cada mes de parte de Tesorería los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. Se importan en una plantilla de Excel la información del mayor
contable de la cuenta bancaria.
4. Se procede a cruzar manualmente los movimientos bancarios del
mayor contable vs corte de estado de cuentas recibidos.
5. Se elaboran las conciliaciones en formatos fijos definidos que varían
según los movimientos bancarios de cada contabilidad
6. Se dejan sentadas en la conciliación bancarias las partidas sujetas a
ajustes.
7. Una vez realizada la conciliación el responsable de su elaboración
firma la misma.
8. Remite la conciliación bancaria al Contador General para su revisión.
Contador General:
9. Revisada la conciliación es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboración de las correcciones si
hubiese.
100
Ayudante de Contabilidad
10. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan
con la depuración de las partidas pendientes.
101
d) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
102
e) Procedimiento propuesto
Asistente de Tesorería:
1. Genera y envía cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el día 3 de cada mes de parte de Tesorería los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. El archivo enviado por el Banco y el Mayor contable, se importan en
un “Sistema de conciliación bancaria” para que puedan ser cruzados
automáticos los movimientos.
4. Se emite el reporte de la conciliación bancaria automática.
5. Se cruzan manualmente aquellas partidas que por su identificación no
pudieron ser cruzadas.
6. Se ingresan manualmente dentro del sistema que emite la conciliación
bancaria automática las partidas de ajustes, producto del cruce
manual realizado.
7. Cruzadas las partidas se emite la conciliación bancaria definitiva.
8. Una vez realizada la conciliación el responsable de su elaboración
firma la misma.
9. Remite la conciliación bancaria al Contador General para su revisión.
Contador General:
10. Revisada la conciliación es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboración de las correcciones si
hubiese.
Asistente de Contabilidad
11. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan
con la depuración de las partidas pendientes.
103
f) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
104
Adicionalmente para poder tener la seguridad de que el procedimiento es el
correcto para el control de la cuenta Bancos, es importante realizar las
siguientes preguntas y a su vez respuesta de la empresa Génesis:
g) Cuestionario de análisis
•
¿Todo el efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente?
Si.
•
¿Se registró con precisión y se depositó al instante?
No, los depósitos son registrados por valores diferentes a las
papeletas de depósito, por errores en digitación.
•
¿Se dispone de conciliaciones automáticas que facilite y transparente
el proceso?
No, se realizan manualmente.
•
¿Los desembolsos de efectivo se realizaron para los fines
autorizados?
Si.
•
¿Se mantienen saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no
excesivo?
Por lo general si, se mantienen en un saldo promedio de US$
100,000.
•
¿Los cheques utilizados para los diferentes pagos se conserva bajo
custodia con todas las seguridades del caso?
No.
La compañía utiliza formatos de cheques plana, y estos se
conversan en cajas de cartón, dentro del departamento de Tesorería.
Pero a pesar de que este departamento tiene acceso limitado, se
originó la pérdida de un formato de cheque que iba a ser cobrado en
la institución bancaria respectiva.
105
Con el análisis anterior de las cuentas de Efectivo y Bancos se ha podido
detectar que existen falencias e inconsistencias en el proceso del Efectivo y
Bancos que denota falta de control interno o fallas en el control interno
existente, por lo que amerita la automatización inmediata de sus procesos.
Es importante considerar que para este caso ya se produjo la pérdida o robo
de dos cheques plana, los mismos que fueron falsificados en fondo y forma
para poder ser cobrados, pero gracias a que existe una autorización de
preavisos en conexión con la institución bancaria, los mismos no pudieron
ser cobrados, adicionalmente de que el registro contable de estos cheques
tampoco se había generado.
2.
Cuentas por Cobrar e Ingresos
Las cuentas por cobrar incluyen no sólo los reclamos pendientes contra los
clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también por
préstamos a funcionarios o empleados, reclamos de impuestos y anticipos
de proveedores.
Para el caso de Génesis su único cliente son los diferentes fondos que
administra, siendo sus principales valores, reflejados en las cuentas por
cobrar por las comisiones cobradas por los servicios prestados a dichos
fondos.
El resto de cuentas por cobrar son las correspondientes a las
cuentas de nómina.
a) Política contable
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Son reconocidas las cuentas por cobrar cuando el resultado de una
transacción, que se origine en la prestación de servicios, pueda ser estimado
con fiabilidad, los ingresos de actividades ordinarias asociados con la
operación deben reconocerse, considerando el grado de terminación de la
106
prestación final del periodo sobre el que se informa. El resultado de una
transacción puede ser estimado con fiabilidad cuando se cumplen todas y
cada una de las siguientes condiciones:
a)
El importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda medirse
con fiabilidad;
b)
Sea probable que la entidad reciba los beneficios económicos
asociados con la transacción;
c)
El grado de realización de la transacción, al final del periodo sobre el
que se informa, pueda ser medido con fiabilidad; y
d)
Los costos ya incurridos en la prestación, así como los que quedan
por incurrir hasta completarla, puedan ser medidos con fiabilidad.
NIC 18 – Apartado 11
De acuerdo a los lineamientos de las NIIF los saldos por cobrar deberán ser
revelados en los estados financieros sobre el monto de su valor razonable
de intercambio, es decir,
en la mayoría de los casos, la contrapartida
revestirá la forma de efectivo o equivalentes al efectivo, y por tanto el ingreso
de actividades ordinarias se mide por la cantidad de efectivo o equivalentes
al efectivo, recibidos o por recibir. No obstante, cuando la entrada de efectivo
o de equivalentes al efectivo se difiera en el tiempo, el valor razonable de la
contrapartida puede ser menor que la cantidad nominal de efectivo cobrada
o por cobrar. Por ejemplo, la entidad puede conceder al cliente un crédito sin
intereses o acordar la recepción de un efecto comercial, cargando una tasa
de interés menor que la del mercado, como contrapartida de la venta de
bienes.
Cuando el acuerdo constituye efectivamente una transacción financiera, el
valor razonable de la contrapartida se determinará por medio del descuento
de todos los cobros futuros, utilizando una tasa de interés imputada para la
actualización. La tasa de interés imputada a la operación será, de entre las
dos siguientes, la que mejor se pueda determinar:
107
a) Bien la tasa vigente para un instrumento similar cuya calificación crediticia
sea parecida a la que tiene el cliente que lo acepta; o
b) Bien la tasa de interés que iguala el nominal del instrumento utilizado,
debidamente descontado, al precio al contado de los bienes o servicios
vendidos.
Representan valores por cobrar menores a 30 días correspondientes a
facturaciones por comisiones en servicios (seguros, emisión de estado de
cuenta y mantenimiento de cuenta) a los fondos administrados (Fondos de
Cesantía), así como los servicios por administración de los fondos (todos los
demás fondos) del último día del mes anterior.
Las cuentas por cobrar representan la esencia del registro de las actividades
ordinarias para la generación de los ingresos de la compañía.
Así también, se registran como cuenta por cobrar cualquier importe que se
espera realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha
del balance a través de la realización o conversión en efectivo, ejemplo:
anticipo al personal, la porción corriente de cuentas por cobrar, documentos
por cobrar, otras cuentas por cobrar, entre otras.
b) Procedimiento actual
1. La Administradora provisiona diariamente a través de un asiento
contable manual, las comisiones por administración de fondos
generadas por los Fondos.
2. Al cierre del penúltimo día laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturación respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestión.
4. Envío manual de correo electrónico informando la transferencia a
realizar.
108
5. Luego los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con
las retenciones de ley.
Este pago se lo realiza por medio de
transferencia bancaria.
109
c) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
110
d) Procedimiento propuesto
1. La Administradora provisionará automáticamente de forma diaria a
través de un asiento contable, las comisiones por administración
generadas por los fondos.
Esta información será tomada de los
mayores contables de la “cuenta por pagar comisión” de cada una de
las contabilidades de los Fondos.
2. Al cierre del penúltimo día laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturación respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestión.
4. Se envía un correo automático a Tesorería para informar los valores a
pagar por cada rubro y por cada Fondo.
5. Los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con las
retenciones de ley.
Este pago se lo realiza por medio de
transferencia bancaria.
111
e) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
112
Para una mejor apreciación del procedimiento contable de la facturación de
la Administradora por la compra/venta se esquematiza a través de los
siguientes cuadros, ya que es importante tener en cuenta que en esta
negociación intervienen tanto la Administradora como cada uno de los
Fondos.
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: AFP Génesis S.A..
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: AFP Génesis S.A..
113
En estos cuadros se puede apreciar a su vez los ingresos que percibe la
Administradora Génesis por los servicios que presta a cada uno de los
Fondos, por lo que su mayor ingreso está centrado en este rubro, que son
las comisiones.
Pero esté registro también está normado con una política:
f) Política contable de los ingresos
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
El reconocimiento de cualquier ingreso en la cuenta de resultados se
supeditará al cumplimiento de los tres requisitos siguientes:
a)
Su importe pueda estimarse de manera fiable.
b)
Sea probable que la entidad reciba beneficios económicos asociados
con la operación.
c)
La información sea verificable y se presente de forma fiel.
Adicionalmente, para el reconocimiento de ingresos en la Prestación de
Servicios se deberán cumplir los siguientes requisitos:
Este proceso de registro contable de provisiones, es un proceso que se lleva
manualmente y que por lo general da origen a errores en el registro de los
valores diarios.
En el control de ingresos y de cuentas por cobrar también es importante
realizar las siguientes preguntas que inciden en el control interno de las
mismas:
g) Cuestionario de análisis
114
•
¿Existe un tope en los análisis de antigüedad de los saldos de las
cuentas por cobrar?
Existe un tope, que es mensual, pero no se lo lleva debido a que este
control se lo realiza manualmente, y no existe el personal suficiente
para manejar estos controles, por lo que se acumulan hasta un año
para poder realizarlo.
•
¿El registro diario o mensual de los ingresos se realiza de manera
automática?
No, se lo realiza de forma manual.
Siendo las “comisiones” el principal rubro de ingreso de la compañía, y sobre
el cual se centran los análisis e indicadores financieros, es indispensable
considerar la pronta automatización de sus registros contables, ya que por
experiencia, se han generado estados financieros con ingresos incorrectos,
sobre los cuales se han realizado mediciones de resultados, y no siendo
estos reales, porque existió error en sus registros, las decisiones que se
toman no son valederas.
Por esto se diseñó a través del flujo propuesto la automatización de los
ingresos que se obtendrán directamente de los contabilizaciones diarias de
cada Fondo.
4.
Cuentas por Pagar y Gastos
Como cuentas por pagar se entienden las obligaciones a corto plazo por la
compra de bienes y servicios en las actividades ordinarias de la empresa.
Las cuentas por pagar de la Administradora son cuentas a corto plazo, y sus
cancelaciones son diarias, para el caso de los pagos a los proveedores, y de
hasta 1 año plazo, en el caso de las cuentas de nómina por registro de
provisiones de beneficios de ley, que son las principales provisiones
115
registradas, impuestos que la compañía debe cancelar como son retención
en la fuente, retención del impuesto al valor agregado y el impuesto a la
renta anual de la empresa.
Siendo este su esquema, las cuentas por pagar son controlables fácilmente,
ya que al ser la mayor parte beneficios de ley de los colaboradores, son
cuentas controladas a través de análisis de cuentas mensuales por el
Departamento de Nómina.
Por lo anterior los gastos cargados estarán relacionados una parte
directamente con la nómina de la empresa, y la otra con los diferentes pagos
a los proveedores que realiza diariamente Génesis, y que a su vez estarán
relacionados con los cargos de activos fijos y demás gastos generales y
administrativos de la compañía.
a) Política contable de las cuentas por pagar
Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las provisiones o cuentas por pagar se reconocen cuando cumplen con los
siguientes requisitos:
•
Tiene una obligación actual producto de un suceso pasado y existe la
probabilidad de que se tenga que atender la obligación.
•
Para cancelar la obligación es probable que la entidad tenga que
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
•
Se puede estimar fiablemente el importe de esta obligación.
Los Gastos son las partidas contables que cierta y directamente disminuyen
el beneficio, o en su defecto, el gasto siempre implicará el desembolso de
una suma de dinero que puede ser en efectivo o en bien, por lo tanto
siempre afectará la cuenta bancaria.
116
Para Genesis los gastos están relacionadas directamente con el manejo
administrativo del negocio, es decir: pago de sueldos y beneficios de ley al
personal, pagos de servicios básicos de la compañía, provisión y pago de
impuestos varios de la empresa, ya sea con organismos reguladores o
municipales, y demás gastos administrativos propios del negocio.
b) Política contable de los gastos
Los gastos se reconocen al costo histórico, a medida que son incurridos,
independientemente de la fecha en que se haya realizado el pago y se
registran en el período más cercano al que se conocen.
Para un mejor entendimiento se desarrollará un ejercicio práctico.
5.5.
EJERCICIO PRÁCTICO
Para un mejor entendimiento se desarrollará un ejercicio práctico.
a)
Plan de Cuentas
117
118
119
120
b)
Estado de Situación Final
121
c)
Transacciones
Durante el mes de Enero del 2013 se presentan las siguientes
transacciones, cuyos pagos la empresa los realiza a través de cheques:
Enero 5 del 2013
Se paga el consumo de energía eléctrica de la empresa,
del mes de enero del 2013 por US$ 1,500.00.
Enero 7 del 2013
Se realiza la limpieza de las oficinas de Génesis del mes
de enero del 2013 por US$ 440.00 con iva incluido.
Enero 9 del 2013
Se
cobran
las
comisiones
por
servicios
por
administración de fondos del mes anterior por US$
150,000.00.
Enero 17 del 2013 Se paga el consumo telefónico de la empresa del mes
de enero del 2013 por US$ 1,120.00.
Enero 19 del 2013 Se pagó al Municipio de Guayaquil la patente de la
empresa por el año 2013 por US$ 6,000.00
122
Enero 21 del 2013 Se pagaron anticipos de sueldos al personal por US$
600.00.
Enero 26 del 2013 Se cobran la segunda facturación por las comisiones
por servicios por administración de fondos del mes por
US$ 4,200.00
Enero 31 del 2013 Se pagaron los sueldos del mes a los colaborados de
Génesis por US$ 5,000.00.
Las provisiones no se
realizarán sino hasta el primer semestre del año.
d)
Libro Diario
123
e)
Libro Mayor
124
125
126
127
128
129
130
f)
Balance de Comprobación
131
g)
Estado de Situación Final y Estado de Resultados
132
h)
Análisis Financiero
El análisis financiero se lo realizará en base al cálculo de los indicadores
financieros, que nos permitirá obtener resultados más significativos y
conocer la situación financiera de la empresa.
133
•
Indicador de liquidez
Relación corriente = Activo corriente / Pasivo corriente
Relación corriente = 276,500.56 / 5’070,272.74
Relación corriente = 0.05
Su interpretación es que por cada US$ 1 de pasivo, la empresa tiene un 0.05
de respaldo en el activo corriente, que realmente es muy poco para poder
cubrir las deudas adquiridas de Génesis.
•
Endeudamiento sobre activos totales
Nivel de endeudamiento = Total pasivo / Total activo
Nivel de endeudamiento = 5’070,272.74 / 12’930,065.06
Nivel de endeudamiento = 0.3921 US$ 39.21
Su resultado se interpreta que por cada dólar que la empresa tiene en el
activo debe US$ 39, es decir, que esta es la participación de los acreedores
sobre los activos de Génesis.
•
Margen bruto de utilidad
Margen bruto de utilidad = Utilidad bruta / Ventas netas
Margen bruto de utilidad = 136,740.00 / 155,000.00
Margen bruto de utilidad = 0.8821 88.21%
El índice dice que por cada dólar vendido, la Génesis genera una utilidad
bruta del 88.21%.
Con el análisis anterior se puede apreciar que la empresa tiene muchas
deudas que pagar, las mismas que debe disminuir considerablemente para
presentar y tener un mejor índice de liquidez. Pero a pesar de esto su índice
de margen bruto de utilidad es bueno a pesar de las obligaciones
pendientes.
134
5.5
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Una vez planteados los análisis anteriores y explicados los problemas, y con
los diagramas de flujo diseñados, se podrá desarrollar el sistema que
permita la integración de la información de las contabilidades que
actualmente maneja la empresa, es decir, la de la Administradora y la de los
Fondos y su automatización, con el fin de minimizar y muy posiblemente
desaparecer los errores en registros que se han presentado y que dificultado
la toma de decisiones.
Para esto se ha evaluado diferentes alternativas de desarrollo de este
sistema, provenientes de proveedores externos, entre las que están:
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Génesis S.A.
Todas estas son alternativas de software para aplicaciones de negocios que
permite ayudar a las compañías a integrar sus procesos de
negocios,
ayudando a toda la empresa a funcionar más ordenadamente y
eficientemente. Los sistemas versátiles y modulares con los que dispone
pueden ser rápida y fácilmente adaptados a nuevos procesos de negocios
de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.
Otra alternativa es el desarrollo IN HOUSE, en Plataforma Oracle, para el
que es indispensable establecer un análisis del recurso humano y monetario,
para el que se ha considerado contratar 3 personas durante un año que
estarán involucradas única y exclusivamente en el desarrollo de este sistema
de integración y automatización, análisis que se detalla a continuación:
135
Elaborado por: Teresa Lalama V.
Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Génesis S.A.
De acuerdo a esto, se puede apreciar que será más conveniente diseñar y
desarrollar IN HOUSE este sistema, ya que por costo/beneficio, resultará
menor el desembolso considerando tres recursos humanos por un año.
Para esto es importante considerar también que el costo planteado por los
los proveedores externos incluye software y desarrollo y por el mismo
espacio de tiempo que el software interno, que es un año.
El mantenimiento futuro de este sistema lo realizará el personal interno de la
empresa del departamento de Proyectos y Desarrollo Tecnológico, evitando
así costos adicionales.
136
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones
Este trabajo muestra:
•
Los puntos críticos sobre los que se deben enfocar el sistema a
diseñarse que facilitará el ingreso de las transacciones contables que
evitar la presencia de errores en digitación.
•
La importancia de que al poder visualizar los puntos críticos en la
compañía permite establecer lineamientos de control de tal forma que
permita entregar información confiable de la situación financiera, así
como de sus operaciones.
•
Producto de todo el estudio realizado, se puede concluir que una
empresa bien estructurada, con los niveles jerárquicos bien
establecidos, permite obtener tanto la información financiero como
contable, de forma rápida, ágil, veraz y confiable.
•
La inexistencia de reportes automáticos genera inexactitud en la
información proporcionada de las alternativas de inversión en el
mercado.
•
Todas las opciones presentadas son “modelos de negocio” ofrecidos
por proveedores de software, pero la mejor alternativa es “trabajo en
casa”.
•
El licenciamiento gratuito (es decir personal eventual) ofrece mayores
ventajas, con respecto a su fácil uso e implementación en la empresa.
6.2
Recomendaciones
•
Establecer el presente trabajo como un modelo para que AFP
Génesis
determine la importancia de automatizar e integrar las
contabilidades que maneja, generar la información financiera y
contable materia de análisis de forma automática, de tal forma que
137
exista la seguridad en ella, y que no haya posibilidad de error en su
obtención, para una mejor toma de decisiones.
•
Implementar los sistemas propuestos, tanto a nivel contable como a
nivel administrativo, actualizándolos constantemente de acuerdo a las
necesidades que se vayan presentando en la empresa.
•
Siendo necesario ir actualizando los sistemas de acuerdo a las
necesidades de la empresa, es importante también capacitar al
personal sobre estos cambios, para que los mismos puedan ser
utilizados en las actividades diarias de la empresa.
•
La gerencia debe establecer indicadores de desempeño durante estos
doce meses de trabajo, para conocer los avances y posterior
implementación de todas las soluciones planteadas para el diseño de
este sistema de control administrativo y contable.
•
Estudiar más a fondo la problemática de no disponer de forma
eficiente de reportes de análisis, ya que lo planteado representa
efectivamente el punto medular de la empresa, pero es conveniente
revisar todas las áreas involucradas en el desarrollo de la compañía.
•
Realizar la implementación inmediata de las mejoras sugeridas en
este trabajo.
•
Liberar de la operativa manual que realizan los departamento, con el
fin de que ese tiempo pueda ser utilizado favorablemente para otras
actividades en beneficio del departamento y de la empresa.
138
BIBLIOGRAFÍA
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S.A., folletos varios de publicidad.
2. DELOITTE & TOUCHE, Los IFRS en su bolsillo 2012.
3. DEL RIO GONZÁLEZ, Técnica Presupuestal, Facultad de Comercio
y Administración, UNAM, México, K 1972, 99.5-11.
4. HOMGREN CHARLES T., SRIKANT M. DATAR, MADHAR V.
RAJAN, Contabilidad de Costos.
5. HANSEN-HOLM, NIIF Teoría y Práctica, Manual para implementar
Normas Internacionales de Información Financiera.
6. http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
7. LEY ORGANICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
8. RAMIREZ PADILLA DAVID NOEL,
Contabilidad Administrativa,
octava edición.
9. SÁNCHEZ CARRIÓN LCDO GILBERTO,
La Tablita, Tributaria y
Laboral, año 2013.
10. WHITTINGTON ° PANY, O. RAY WHITTINGTON, CIA, CMA, CPA
DE PAUL UNIVERSITY – KURST PANY, CFA, CPA, ARIZONA
STATE UNIVERSITY, Principios de Auditoria, décimo cuarta edición.
139
11. ZAPATA SÁNCHEZ PEDRO, año 2011, Contabilidad General con
base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),
séptima edición.
140
ANEXOS
Anexo No. 1: Encuestas realizadas al personal de AFP Génesis S.A.
141
142
143
144
145
Anexo No. 2: Reglamentos de los fondos que administra AFP Génesis
S.A.
•
Fondo Máximo
146
147
148
•
Fondo Cesantía
149
150
151
152
