Iowa State NCAA violations

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Iowa State University Department of Athletics
Summary of Reported Athletics Rules Violations
April 1, 2013 ‐ March 31, 2014
Date of 
Violation Sport By‐Law(s) Cited Facts of the Violation Institutional Action
NCAA 
Action
06‐Apr‐13 Gymnastics
11.01.5 ‐ Volunteer 
Coach
A volunteer coach received four complimentary admissions to the Big 12 Women's Gymnastics Championships 
hosted in Ames, IA.
This violation was discovered through ISU's normal monitoring procedures.
There are two mitigating factors for this violation. 1. The athletics ticket office failed to lock the complimentary 
tickets for the volunteer coach in the ticket request system. Had this been appropriately locked, the violation 
would not have occurred.  2. The volunteer coach did not think about the fact she couldn't receive 
complimentary tickets to the event as ISU hosted the event.  In her mind, this was an ISU event and when she 
saw tickets were available through the ticket request system she made such a request.  When asked if she 
thought the fact she was allowed four tickets  seemed odd, the volunteer coach replied she thought four 
complimentary admissions was permissible as there was "four spaces."  
The athletics ticket office will ensure that 
volunteer coaches will not have access to 
complimentary admissions during Big 12 
Championships the university hosts.  The 
compliance office reviewed 
complimentary admissions and volunteer 
coach legislation with all applicable 
sports.   The volunteer coach will donate 
the cost of admissions to a charity of 
choice. 
Accepted ‐ 
No Further 
Action
22‐Apr‐13 Gymnastics
11.7.4 ‐ Limits on 
Number of 
Coaches and Off‐
Campus Recruiters
All three gymnastic coaches were recruiting off‐campus during the same day and the coach that was replaced 
failed to return to campus prior to engaging in further evaluation activities.  This violation was caught through 
ISU's normal monitoring procedures.  The coaches were confused on the rule.  The coaches took great care in 
making sure none of them were recruiting at the same time of day, to the extent they exchanged emails 
indicating when one coach quit recruiting and the other began.  This mistake is understandable given such 
activities are permissible during June, July, and August and will be permissible year‐round under the new 
legislation on August 1, 2013.
The gymnastics staff will be limited to one 
off‐campus recruiter for two days (2‐1).  
Staff education. 
Accepted ‐ 
No Further 
Action
07‐May‐13 Softball
13.4.1 ‐ Recruiting 
Materials
A coach responded to two emails from a PSA prior to September 1, of her junior year.  The PSA is a frequent 
attendee at ISU camps.  The coach was not thinking when she did it. 
ISU will not have any written or 
telephonic communication with the PSA 
and her family for four weeks once it 
becomes permissible to write/email  with 
the exception of camp logistical 
communication.  
Accepted ‐ 
No Further 
Action
05‐Jun‐13 Softball
13.1.5.8.1 ‐ 
Exceptions 
(Contacts After 
Commitment)
PSA was in town for orientation which happened to be during a dead period.  The PSA wanted to grab lunch 
with Coach.  her coaches.  Softball submitted the proper unofficial paperwork and the compliance office 
discovered the violation through its normal monitoring procedures.  
Beginning August 1, 2013, this is no longer a violation.  Additionally, the fact PSA was in town for orientation 
lends some mitigation to the occurrence.  Unofficial visits are also currently permissible with prospects that 
have signed NLIs. Education with the staff
Accepted ‐ 
No Further 
Action
13‐Jun‐13 Football
17.02.13 ‐ 
Voluntary 
Athletically Related 
Activities
ISU's entire football staff was working a camp when student‐athletes participating in summer voluntary 
workouts lead by the strength coach began doing their workouts next to the camp.  At the end of this particular 
morning's workout the student‐athletes needed to go outside to complete the workout.  The place the student‐
athletes typically do this type of workout was right next to where the camp was taking place.  When the student‐
athletes went outside the coaches and staff couldn't help but see the voluntary workouts.  The workout ended 
after about 15 minutes.  
This violation was discovered through ISU's normal monitoring procedures and confirmed by the head coach.
This was an unintentional violation that occurred because lack of planning. Had the head strength coach 
remembered and known where the camp was going on he could have had the student‐athletes do their 
outdoor work in a different location. 
The football team will reduce countable 
athletically related activities by 30 
minutes one week during the playing 
season (two‐for‐one).  The compliance 
office also educated the head football 
coach.  In turn, the head football coach 
explained the violation to his staff.  The 
head football coach has also requested 
the head strength coach to take note of 
camps and work with the camp 
coordinator to know where camps are 
occurring to avoid similar violations. 
Accepted ‐ 
No Further 
Action
Iowa State University Department of Athletics
Summary of Reported Athletics Rules Violations
April 1, 2013 ‐ March 31, 2014
26‐Jun‐13 Football
16.11.2.1 ‐ General 
Rule (Extra Benefit)
SA purchased a dog and was getting in trouble with landlord.  The SA approached a booster and occasional ISU 
employee to see if he could stay in his basement which was set up as a one bedroom efficiency.  The 
booster/employee said yes.  The two agreed rent would be paid and the SA would contact compliance to make 
sure the rate constituted a "going rate."  The SA contacted compliance nearly two weeks after beginning to stay 
in the basement.  Compliance concluded the arrangement was an extra benefit as the booster/employee did 
not typically rent out his basement.  The arrangement in itself was the violation.  
The institution had the SA pay the amount 
of rent to a charity instead of the 
booster/employee.  The compliance office 
educated the booster/employee. The 
compliance office is seeking 
reinstatement of the SA and has asked the 
NCAA to waive the standard withholding 
penalty because the SA planned to pay 
the booster from the beginning.  Since the 
violation is simply the arrangement, the 
actual monetary value is below $100.
Accepted ‐ 
SA was 
Reinstated 
with a One‐
Game 
Withholding 
Penalty
02‐Jul‐13
Men's Track 

Field/Cross 
Country
15.3.5.1 ‐ 
Institutional 
Obligation (FAA 
Renewals)
The institution failed to give a student‐athlete his renewal/nonrenewal of financial aid.  The institution had all 
renewals prepared and signed by the Office of Financial Aid per its procedures prior to the July 1 deadline.  
However, a change in coaching staffs caused some confusion where this student‐athlete did not receive his 
renewal notice by the deadline.  On July 3, the compliance office caught the error and a nonrenewal letter was 
issued as the student‐athlete performed poorly academically 
ISU has a sound process for issuing 
renewals and nonrenewals.  That process 
will continue to be used.  However, the 
compliance office will pay closer attention 
should another coaching staff change 
occur in June.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
03‐Jul‐13
Men's Track 

Field/Cross 
Country
12.5.1.1 ‐ 
Institutional, 
Charitable, 
Education or 
Nonprofit 
Promotions
Mary Greeley Medical Center, a nonprofit organization, used a picture of a current student‐athlete  in a 
promotional publication. The student‐athlete gave his approval for his picture to be used but did not seek 
approval from the compliance office (the AD's designee).  The student‐athlete stated he did seek approval from 
his coach.  According to the student‐athlete, his coach thought permission was not needed as this was a media 
publication. 
This violation was discovered when the director of compliance received this publication in the mail.  This 
request would have been approved had it been sent through the proper channels.
The institution educated Mary Greeley 
Medical Center's community relations 
department and asked that they seek 
approval through the compliance office in 
the future.  The institution also educated 
the student‐athlete involved.  The 
institution will educate all student‐
athletes and coaches on Bylaw 12.5.1.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
3/13/2013 
(discovered in 
July)
Track & 
Field
16.02.3 ‐ Extra 
Benefit
A former track and field coach let SA borrow a book entitled "Crazy Love."  ‐ The book is a religious affiliated 
book.  It was in paperback form and can be purchased on Amazon for as little as $2.00 ‐ When SA went to 
return the book to Coach  he told her to keep it.  SA did not think about the fact her borrowing or keeping the 
book could constitute an extra benefit until she was completing her compliance paperwork at the beginning of 
the year. 
The institution will continue to educate its 
staff and student‐athletes about extra 
benefits.  Further, SA donated $10.50 to a 
charity of her choice as restitution. That 
restitution amount more than represents 
the value of a paperback edition of this 
book.   
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
18‐Jul‐13 Football
13.4.1.2 ‐ 
Electronic 
Correspondence
Coach sent a text message to a PSA.  He was having a text conversation with another ISU assistant coach when 
the PSA sent him a text.  He accidently sent a text to the PSA that read "They killed him the punter is good."  The 
PSA was confused and replied "what?."  Coach did not respond to the second text.
This violation was discovered through ISU's normal monitoring procedures.
ISU will refrain from having written or 
telephonic communication with the PSA 
and his parents for a two week period.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
15‐Jul‐13 Volleyball
13.4.1.2 ‐ 
Electronic 
Correspondence
The PSA was registered for an institutional volleyball camp and she sent a text to the ISU staffer letting her 
know when she would be arriving and asking where to meet the campers.  The ISU staffer  responded with two 
text messages.  ISU is not recruiting this prospect.  The PSA is scheduled to graduate in 2016.  
This text conversation was purely about camp logistics.  Had the ISU staffer called the PSA instead of replying in 
a text a violation would not  have occurred.  ISU is not recruiting this prospect.  
ISU will refrain from having telephonic or 
written communication with the PSA  for a 
four‐week period once it becomes 
permissible to do so (7/1/15).  ISU will 
educate its coaches that while telephone 
calls are a permissible exemption when it 
comes to camp logistics, text messages 
are not.  
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
Iowa State University Department of Athletics
Summary of Reported Athletics Rules Violations
April 1, 2013 ‐ March 31, 2014
26‐Aug‐13 Wrestling
14.5.5.4 ‐ Eligibility 
for Athletically 
Related Aid
ISU sent transfer institution a transfer tracer.  The transfer institution indicated on the document, but for an 
incomplete the student‐athlete would meet progress towards degree requirements.  Transfer institution called 
the  Assistant AD for Compliance, inquiring if ISU planned to compete student‐athlete.  Transfer institution 
believed the student‐athlete would not be eligible to compete.  That belief was incorrect, however, ISU 
discovered the student‐athlete was not eligible for aid.  
The confusion exists in the fact ISU tracked the incomplete which the student‐athlete earned a passing grade 
for.  The thought was with the incomplete finished, the student‐athlete met PTD requirements.  However, this 
thought was not accurate.  Due to some confusion between the transfer university's registrar and compliance 
office, the transfer tracer was misleading.  The compliance officer charged with tracking transfers should have 
sent another tracer to the transfer institution before classes started and aid was awarded.  
A letter of admonishment will be given to 
the compliance officer responsible for 
transfers.  The procedures will be 
reviewed with the Office of Student 
Financial Aid to determine if there is a 
better way to prevent such errors.  
ISU is submitting a waiver on behalf of the 
student‐athlete asking for him to be 
allowed to receive athletically related 
financial aid this academic year due to 
mitigating circumstances.  
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties / 
The Waiver 
was also 
Approved
22‐Aug‐13 Football
13.1.3.1 ‐ Time 
Period for 
Telephone Calls
A former assistant coach at ISU made a call August 22, 2013 to a phone number assigned to the PSA.  The 
compliance office found this potential violation through its normal monitoring procedures on September 23, 
2013.  When the compliance office asked Coach about this call he explained the number was inputted 
incorrectly and it was actually a coaches phone number.  On January 8, after Coach's departure from the 
university, the football staff discovered this actually was the PSA's telephone number.  The football staff then 
immediately reported it to the compliance office and the compliance office reviewed all calls to the prospect 
since August 2013.  The only violation found was the initial call by the former assistant coach  ISU's compliance 
office did not follow‐up with Coach as he moved on to a different institution so it is unknown why he reported 
this as a coach's number. 
The  call resulting in a violation was only one minute in length so even if contact was made the competitive 
advantage received was minimal.  
ISU ceased recruiting the prospect on 
January 8, 2014 and has not had 
telephone contact with the prospect since 
January 6, 2014.  The standard two‐for‐
one penalty has been more than met.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
29‐Aug‐13
Men's 
Basketball
16.02.3 ‐ Extra 
Benefits
Coach paid educational expenses for a friend and former teammate that also happened to be a former ISU student‐
athlete.  The payment was meant to be a loan between friends.  
This violation was caught when the university's accounts receivables office notified the compliance office that a men's 
basketball staff member delivered a cashier's check on behalf of the former student‐athlete.
The Compliance Office will educate all
athletics staff on extra benefits,
emphasizing the extra benefit legislation
remains effective for former student-
athletes regardless of previous
relationships. The Compliance Office
will provide similar education to campus
affiliates such as the Accounts Receivables
Office.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
31‐Aug‐13
Men's 
Basketball
16.02.3 ‐ Extra 
Benefits / 13.2.1 
Offers & 
Inducements
Coach took SA and PSA golfing during the PSA's official visit.  In this scenario, such action would be permissible 
only if the institution used the student host money to pay for the SA's and PSA's golf.  However, the SA used the 
student host money for additional entertainment.  
This violation was discovered during the business office's review of official visit paperwork.  Coach correctly 
submitted all receipts.   He was unaware such entertainment was a violation.
ISU has ruled the SA and PSA ineligible for 
competition until restitution is made.  The 
SA and PSA must pay $44 of restitution to 
a charity of their choice.  The compliance 
office has educated Coach about 
entertainment on official visits and will 
take this opportunity to educate all ISU 
coaches on entertainment during official 
visits along with other extra benefit rules 
and regulations.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
09‐Sep‐13
Men's 
Football
13.4.1.2 ‐ 
Electronic 
Correspondence
A coach was having a conversation with a coworker via text message.  A prospect sent him a text that he 
accidently responded to with a message meant for his coworker.  The coach did not realize he had done this 
until the prospect sent a text back asking him what he was talking about.  No other text messages occurred.  
The football staff reported this violation to the compliance office.
ISU will refrain fromhaving any
telephonic or written communication with
the prospect or his family for a two-week
period.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
Iowa State University Department of Athletics
Summary of Reported Athletics Rules Violations
April 1, 2013 ‐ March 31, 2014
14‐Sep‐13
Men's 
Basketball
13.2.1 ‐ General 
Regulation (Offers 
and Inducements)
Seven prospective student‐athletes were undercharged for unofficial visit meals.  Six of the student‐athletes 
were undercharged $8.07 and one $11.16.  The assistant coach in charge of the meal did not do the correct 
calculations.   The team did collect some money from the prospects.
The compliance office discovered this through its normal monitoring process.
Education on the topic was provided to 
coaches in all sports.  All the prospects 
were declared ineligible for competition 
at ISU until restitution to a charity is 
made.  
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
9/16/2012
(violation 
discovered in 
Sept 2013)
Institution
18.4.2.1 General 
Institutional 
Requirements
During an internal audit it was discovered the institution did not complete form 13‐1.  This was a simple case of 
oversight by the institution as form 13‐2 was completed on time.
The compliance has added to its August 
monthly task list to complete the form 
annually.  The compliance office uses 
these lists on a monthly basis so the 
oversight should not happen in the future.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
03‐Oct‐13 Soccer
13.6.4.1.2 ‐ 48‐
Hour Official Visit 
Period
A coach purchased a prospect's father a breakfast sandwich valued at $4.19.  The coach thought the rule 
allowed for him to get something for both the prospect and prospect's father while in transit as long as they did 
not stop and eat at the restaurant (drive through).  This meal started the 48‐hour period on the visit and 
resulted in the visit lasting longer than 48 hours.   Further, the visit was originally scheduled inappropriately as 
the coaching staff planned to (and did) delay the visit from starting.  The staff thought they could take the 
prospect and her father to the hotel to rest for a while before proceeding to campus. 
This violation was discovered through ISU's normal monitoring procedures.  The violation benefit was nominal 
and this was simply a case of a coach being confused on the proper application of Bylaw 13.6.4.1.2 and 
13.6.7.1.1.  The only nonpermissible benefit the prospect or her father received was the breakfast sandwich 
eaten by the father.   
The compliance office educated the 
soccer staff on how the legislation applies. 
Further, the prospect was deemed 
ineligible for competition at ISU until 
restitution is made to a charity of her 
choice in the amount of $4.19. 
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
26‐Oct‐13 Volleyball
13.7.2.1.6 ‐ Parking 
on Unofficial Visits
ISU had home football and women's volleyball contests on October 26, 2013.  The prospect was allowed to park 
near the arena where the volleyball match would be held.  Typically, volleyball parking is free and accessible to 
all.  However, on football game days, fans pay $20 to park in the lot in which her family parked. The volleyball 
staff asked the event management staff to reserve a certain number of spots for the team and recruits.  This 
particular recruit was on an unofficial visit, resulting in the violation.  
The compliance office reviewed the 
appropriate legislation with the volleyball 
and event management staffs.  ISU has 
declared the prospect ineligible at the 
institution.  The prospect will remain 
ineligible until she pays $20 in restitution 
(the cost of the parking on football game 
days).   
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
12‐Nov‐13 Football
15.3.3.1.1 ‐ One‐
Year Period ‐ 
Financial Aid 
Agreements
The institution issued three financial aid agreements that were less than one year in duration.  In these 
particular cases, none of the exceptions outlined in Bylaw 15.3.3.1.1 were met.  According to institutional 
policy, the compliance office should have caught this prior to the financial aid agreements being issued.  The 
compliance employee charged with this duty erroneously thought football worked with academic services to 
ensure an exception was met. To the credit of the compliance employee, this violation was discovered and 
reported by the  employee.
The institution already has policies and 
procedures in place to prevent such 
violations.  The compliance office will do a 
better job at following these procedures 
moving forward.  Further, the Director of 
Compliance will discuss the current 
process with the Student Financial Aid 
Office to see if the current policy should 
be altered.  
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
Iowa State University Department of Athletics
Summary of Reported Athletics Rules Violations
April 1, 2013 ‐ March 31, 2014
18‐Nov‐13
Men's 
Basketball
13.6.4 ‐ Length of 
Official Visit (48 
hour rule)
Men's basketball had a prospect come on an official visit beginning November 16, 2013.  The institution paid for travel expenses for both the mother 
and father who are divorced and live apart.  Both the mother and father traveled separately to the institution.  The visit started when ISU picked up 
the father from his home at 2:45 pm on November 16.  The mother arrived at the university unaccompanied by ISU on November 16 at 6:00 pm and 
was driven back to her home and dropped of at approximately 5:45 pm on November 18.  ISU also drove the father home, dropping him off at 5:45 
pm.  The prospect arrived on November 17, at 8:45 am and left campus at 2:45 pm on the 18th.  If you compare all three start times with finish times 
the visit goes three hours past the 48 hour requirement.  
The men's basketball staff asked the compliance office many questions about this visit because of all the moving parts.  They should be commended 
for attempting to get this right.  The parents do not get along so they had to keep most of their travel separate.  The staff understood the visit started 
when they picked up the prospect's dad on the 17th and they were careful to make certain the prospect left campus at the appropriate time even 
though it meant less face time with the prospect himself.  However, they failed to understand driving the parents home also had to count within the 
48 hours.  This violation was unintentional and the extra three hours in the car with the parents did not give the institution a recruiting advantage.
The violation was discovered through ISU's normal monitoring procedures when reviewing official visit paperwork.
ISU will educate both basketballs on how 
this rule works when travel is different for 
the prospects and parents.  Further, the 
compliance office will educate any other 
sports on the same material as more 
incorporate this rule in the future.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
17‐Nov‐13
Men's 
Basketball
13.10 Publicity (of 
prospects)
A reporter for the student newspaper interviewed a prospect during his official visit after the team concluded 
its competition.  Other local media members also participated minimally in the interview.  ISU did not 
coordinate the interview.
ISU did not coordinate this interview and it only occurred because the reporter pursued the interview with the 
prospect.  The student reporter did not consider himself as a university employee but as an outside reporter.  
He thought such actions were permissible. 
ISU has educated the student newspaper 
and all other media members about the 
rules surrounding publicity of prospects 
and their visits.  Further, the compliance 
office has educated the Athletics 
Communications staff and the men's 
basketball staff on the need to prevent 
such interviews if at all possible or 
knowledgeable of the occurrence.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
18‐Nov‐13 Softball
12.5.1.6 ‐ Camps 
(Advertisements 
with Student‐
Athletes)
A local softball coach used a student‐athlete's name and picture in a camp brochure contrary to the permissible 
legislation.  
This violation was discovered with the student‐athlete checked with the compliance office to see if she could 
work the camp and what limitations there would be.  The local coach/camp director acted independently of the 
student‐athlete when she made the original brochure.  The local coach/camp director was cooperative and 
immediately changed the brochure once she was educated on the rules.
The brochure was updated to fit within 
the legislation.  The compliance office 
educated ISU's head softball coach, the 
student‐athlete, and the camp director on 
the rule. Further, the compliance office 
reviews camp and clinics legislation 
annually with its coaching staff.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
01‐Dec‐13 Football
13.4.1.2 ‐ 
Electronic 
Correspondence
The coach tried to place a permissible phone call to the prospect but did not reach him.  The prospect sent a 
text to the coach telling him he would call him back soon.  The coach replied "ok."
The coach immediately reported the violation.  The coach wasn't thinking about what he was doing when he 
replied.  He had a lot on his mind as there had been staff changes that day and he was trying to reach all 
prospects that were being recruited by former staff members.  
ISU will refrain fromhaving any
telephonic or written communication with
the prospect or his family for a two-week
period.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
21‐Dec‐13 Football
13.1.3.1.2 ‐ 
Telephone Calls 
(football)
Coach One called and spoke to the prospect during the week, making a countable call.  However, he failed to 
properly designate the call within the recruiting software as a countable call.  Coach Two checked the software 
and noticed a countable call had not been made that week so he placed two calls that resulted in no answer.  
Coach Two did not talk with the prospect but the telephone calls  by itself are violations.  When Coach Two 
went to input notes, he noticed Coach One had inputted notes about a conversation earlier that week, thus, 
discovering the violation.    Originally Coach Two only reported one violation.  The compliance office discovered 
the second violation through its normal monitoring procedures.  The Coach explained he was confused about 
the timing of the calls and the application of the rules.
The Head Coach sent an email to his entire
football staff noting the importance of
properly documenting telephone calls. The
institution has refrained fromhaving
telephone contact with the prospect and his
family for two separate two-week periods.
Accepted ‐ 
No Further 
Penalties
Iowa State University Department of Athletics
Summary of Reported Athletics Rules Violations
April 1, 2013 ‐ March 31, 2014
23‐Dec‐13 Soccer
16.02.3 ‐ Extra 
Benefits
The student‐athlete was talking with an academic staff person about the upcoming winter break and her 
family's vacation plans.  Her family was going to be vacationing in Hawaii during the same time the men's 
basketball team was going to be competing.  The academic staff person then sent a text to a men's basketball 
staff person to see if the student‐athlete and her family could be put on the pass list for one of the games.  The 
thought was the student‐athlete would receive student‐athlete complimentary admissions but that was never 
properly communicated and the admissions were placed on the general staff pass list.  
The violation was discovered through the compliance office's normal monitoring procedures.  
ISU declared the student‐athlete ineligible 
and reinstated her following $90 
restitution payment to a charity (the value 
of the admissions).  The compliance office 
educated all individuals involved with the 
violation.  The institution recently setup a 
new process with men's basketball and 
complimentary admissions during road 
contests that should prevent similar 
violations.  
In NCAA 
Progress

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