PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN KAS PADA JURUSAN
SISTEM INFORMASI INSTITUT
TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA
Pendahuluan
Secara garis besar dengan adanya
Aplikasi Pencatatan Kas di Jurusan Sistem
Informasi dapat mempermudah dan
meningkatkan
kinerja Administrasi
Keuangan serta mampu menyediakan
informasi mengenai keuangan yang
diperlukan pihak manajemen di samping itu
Aplikasi ini mampu mendukung adanya
transparansi dana dalam Jurusan Sistem
Informasi
Oleh : Immah Inayati
5203 100 040
Rumusan Masalah
Tugas akhir yang diajukan
menitikberatkan pada permasalahan:
Bagaimana kebutuhan dan spesifikasi
kebutuhan Aplikasi Pengelolaan Kas ?
Bagaimana desain Aplikasi
Pengelolaan Kas yang sesuai dengan
spesifikasi kebutuhan yang sudah
ditentukan pada tahap sebelumnya?
Tujuan
Tujuan dari tugas akhir ini adalah
merancang Sistem Informasi Pengelolaan
Kas di Jurusan Sistem Informasi ITS
Batasan Masalah
Batasan masalah yang terdapat dalam
pengerjaan tugas akhir ini antara lain:
Pencatatan Keuangan hanya dibatasi hingga
pencatatan keluar masuk kas, Pencatatan
Buku besar dan tahap akuntansi selanjutnya
tidak termasuk dalam cakupan permasalahan
aplikasi ini.
Peraturan Keuangan yang menjadi dasar
pembuatan Aplikasi ini yaitu Peraturan
keuangan yang berlaku hingga Juli 2010.
Manfaat
Manfaat yang diberikan dari tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
Memberikan identifikasi kebutuhan
pengguna Aplikasi Pencatatan Kas.
Memberikan desain Aplikasi Pencatatan
Kas
Memberikan kemudahan dalam proses
pencatatan transaksi
Mempermudah dan mempersingkat
pembuatan laporan keuangan kas
1
8/4/2010
Metodologi
The AsAs-Is System
Metodologi Waterfall dengan langkah :
Dokumen Petunjuk
Operasional Penerimaan dan
Penggunaan Dana.
Mendapatkan
dengan Cara :
Interview dengan Admin
Keuangan dan Ketua Jurusan
Sistem Saat Ini
Sistem pengelolaan kas saat ini dapat digolongkan
menjadi beberapa langkah, yaitu :
1. Pengajukan Permintaan dana ke ITS oleh Admin
Keuangan
2. Pengambilan dana BANK oleh Admin Keuangan
3. Pengambilan dana Kas oleh Juru bayar
4. Pencatatan Keluar-masuk dana oleh Juru Bayar
5. Pembuatan SPJ oleh Admin Keuangan
6. Pengumpulan SPJ ke pihak ITS oleh Admin
Keuangan
7. Pembuatan Laporan
Analisa
Permasalahan yang ada
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dari paparan tentang sistem pengelolaan kas yang ada sekarang pada
subbab sebelumnya , dapat ditemukan beberapa permasalahan, antara lain:
Sistem pengelolaan kas masih menggunakan aplikasi excel yang tidak
memungkinkan adanya pemisahan hak akses serta pengamana
password.
Belum adanya fungsi tutup buku yang dilakukan oleh sistem
Kurang adanya transparansi SPJ. Aturan bahwa SPJ dapat terdiri dari
beberapa transaksi memungkinkan untuk dilakukan manipulasi angka
pada SPJ
Ketika beberapa transaksi dilakukan satu SPJ maka sulit bagi pihak
manajemen untuk mengetahui transaksi mana saja yang menjadi satu SPJ
Pengelolaan kas saat ini masih memungkinkan pembayaran gaji secara
tunai dan sulit dilakukan pengontrolan
User enggan menggunakan aplikasi yang tidak fleksibel dan mempersulit
pekerjaan.
Desain
1.
Kebutuhan F dan nF
1.
2.
Viewpoint
2.
3.
Hak Akses
3.
4.
Fitur
5.
Antar Muka
6.
6.
Usecase Diagram
7.
7.
UseCase Description
8.
4.
5.
Model Data
CDM
PDM
Activity Diagram
Sequence Diagram
Class Diagram
Histogram
Deskripsi Proses
2
8/4/2010
Kesimpulan
1.
2.
3.
Saran
Aktor yang terlibat dalam perangkat lunak Pengelolaan Kas ini
Adalah : Karyawan yang merupakan Generalisasi dari Aktor
Penanggung jawab Keuangan. Dan Aktor Penanggungjawab
keuangan yang merupakan generalisasi dari Aktor Admin
Keuangan dan Juru Bayar.
Fitur yang dibuat dalam perangkat lunak ini antara lain yaitu:
Fitur Master data
Fitur Transaksi
Fitur Supervisi
Fitur Laporan
Fitur Tutup Buku
Desain perangkat lunak monitoring tugas akhir ini dibuat
dengan menggunakan UML dan menghasilkan usecase diagram,
sequence diagram, activity diagram dan class diagram.
Dalam melakukan tahap implementasi perlu
untuk benar-benar memahami konsep desain
sistem baru yang telah didokumentasikan
dalam Dokumen Deskripsi Proses Perangkat
Lunak sehingga Aplikasi dapat sesuai dengan
kebutuhan user yang telah ada.
Dalam tahap implementasi perlu diadakan
pertemuan dengan user dalam beberapa
tahap, tudak menunggu proses aplikasi selesai
diselesaikan agar user dapat mengetahui
perkembangan pengembangan aplikasi dan
dapat memberikan feedback.
Kebutuhan Fungsional
Terimakasih
Kebutuhan nonFungsional
1.
2.
3.
4.
5.
Sistem memiliki menu login
untuk verifikasi pengguna
Setiap pengguna harus memilki
username dan password untuk
mendapatkan hak akses lebih
Akses terhadap informasi harus
dilakukan melalui mekanisme
otorisasi (authorization)
Yang berhak mamasukkan data
hanya admin keuangan dan Juru
bayar saja
Saat merubah data akan muncul
pertanyaan untuk meyakinkan
kembali apakah perlu merubah
data
1.
Melakukan Log In
14.
Mengelola SPJ
2.
Mengubah Password
15.
Mengelola Permintaan Uang muka
3.
Melakukan Log Out
16.
Melakukan Tutup Buku
4.
Keluar dari Sistem
17.
Mengelola Cashflow Bank
5.
Menampilkan Laporan
18.
Mengelola cashflow kas kecil
6.
Menampilkan halaman Cashflow
19.
7.
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji diri
Mencari Mak transaksi yang akan
diinputkan dari data Mak yang ada
20.
8.
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji seluruh karyawan
Mencari SubKegiatan transaksi
yang akan diinputkan dari data
SubKegiatan yang ada
9.
Melakukan cetak laporan
21.
10.
Mengelola Mata Anggaran (MAK)
Mencari karyawan yang akan
diinputkan dari data karyawan
yang ada
11.
Mengelola SubKegiatan
22.
12.
Mengelola Karyawan
13.
Mengelola Supplier
Mencari Supplier yang akan
diinputkan dari data supplier yang
ada
View Point
Secara bersamaan dapat diakses
oleh setiap penggunanya
7. Data yang sedang diubah tidak
dapat dilihat oleh pengguna
yang lain
8. Pengguna dapat mengakses data
yang up to date
9. Dapat diakses dari semua
komputer, dengan syarat
komputer tersebut terhubung
dengan jaringan.
10.Data keluaran yang dihasilkan
akan sama untuk setiap
komputer
11.Setiap fungsi yang ada dapat
berlaku untuk semua komputer
6.
3
8/4/2010
Hak Akses
Karyawan :
1. Melakukan Log In
2. Mengubah Password
3. Melakukan Log Out
4. Keluar dari Sistem
5. Menampilkan Laporan
6. Menampilkan Laporan pembayaran gaji diri
7. Melakukan cetak laporan
Penganggung Jawab Keuangan :
1. Menampilkan Halaman Cashflow
Fitur
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Hak Akses
Admin Keuangan:
1.
Menampilkan Laporan pembayaran
gaji seluruh karyawan
2.
Mengelola Mata Anggaran (MAK)
3.
Mengelola SubKegiatan
4.
Mengelola Karyawan
5.
Mengelola Supplier
6.
Mengelola SPJ
7.
Mengelola Permintaan Uang muka
8.
Melakukan Tutup Buku
9.
Mencari Mak transaksi yang akan
diinputkan dari data Mak yang ada
10. Mencari
Supplier yang akan
diinputkan dari data supplier yang
ada
Juru Bayar :
1. Mengelola Cashflow Bank
2. Mengelola cashflow kas kecil
3. Mencari Mak transaksi yang
akan diinputkan dari data Mak
yang ada
4. Mencari SubKegiatan transaksi
yang akan diinputkan dari data
SubKegiatan yang ada
5. Mencari karyawan yang akan
diinputkan dari data karyawan
yang ada
6. Mencari Supplier yang akan
diinputkan dari data supplier
yang ada
Antar Muka Perangkat lunak
Setting System
Master Data
Transaksi
Supervisi
Laporan
Tutup Buku
Antar Muka Komunikasi
UseCase Diagram
1.
2.
3.
4.
Aktor
Semua Skenario
Fungsionalitas Karyawan (Detil)
Fungsionalitas Juru Bayar (Detil)
4
8/4/2010
Aktor
Use Case Description
1.
2.
3.
4.
Karyawan
5.
6.
Penanggung
jawab Keuangan
7.
8.
Juru bayar
Admin Keuangan
9.
Model Data
Melakukan Log In (UC.01)
Mengubah Password (UC.02)
Melakukan Log Out (UC.03)
Keluar dari Sistem (UC.04)
Menampilkan Laporan (UC.05)
Menampilkan halaman Cashflow
(UC.06)
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji diri (UC.07)
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji seluruh
karyawan (UC.08)
Melakukan cetak laporan
(UC.09)
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Mengelola Mata Anggaran
(UC.10)
Mengelola SubKegiatan (UC.11)
Mengelola Karyawan (UC.12)
Mengelola Supplier (UC.13)
Mengelola SPJ (UC.14)
Mengelola Permintaan Uang
muka (UC.15)
MelakukanTutup Buku (UC.16)
Mengelola Cashflow Bank
(UC.17)
Mengelola cashflow kas kecil
(UC.18)
kar_id
<pi> Vari abl e characters (10) <M>
kar_nama
Vari abl e characters (20) <M>
kar_NIP
Vari abl e characters (6)
kar_jabatan
Vari abl e characters (20) <M>
kar_password
Vari abl e characters (6)
Identi fier_1 <pi>
menerim a gaj i dari
transaksi
supplier
suppl ier_id
<pi> Vari abl e characters (5) <M>
suppl ier_nama
Vari abl e characters (50) <M>
suppl ier_barang
Vari abl e characters (50) <M>
suppl ier_alamat
Vari abl e characters (50) <M>
Identi fier_1 <pi>
spj
spj_id
<pi >
spj_no
spj_tgl
spj_pph22_persen
spj_pph23_persen
spj_pph24_persen
spj_ppn_persen
spj_pph22_nilai
spj_pph23_nilai
spj_pph_24_ni lai
spj_ppn_nil ai
spj_uraian
spj_nominal
status_tutup_bulan
perm intaan
Variable characters (10) <M>
Variable characters (15) <M>
Date
<M>
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Variable characters (50) <M>
<M>
Number
Boolean
FK_TRANSAKS_MEMPERTAN_SPJ
permintaan
spj
spj_id
spj_no
spj_tgl
spj_pph22_persen
spj_pph23_persen
spj_pph24_persen
spj_ppn_persen
spj_pph22_nilai
spj_pph23_nilai
spj_pph_24_ni lai
spj_ppn_nil ai
spj_urai an
spj_nominal
status_tutup_bul an
varchar(10) <pk>
varchar(15)
date
numeri c
numeri c
numeri c
numeri c
numeri c
numeri c
numeri c
numeri c
varchar(50)
numeri c
smal lint
permintaan_id
mak_id
permintaan_bul an
permintaan_tahun
permintaan_ketr
permintaan_nomi nal
varchar(10) <pk>
varchar(10) <fk>
varchar(10)
varchar(4)
varchar(50)
numeri c
8.
9.
Melakukan Log In (AD.01)
Mengubah Password (AD.02)
Melakukan Log Out (AD.03)
Keluar dari Sistem (AD.04)
Menampilkan Laporan (AD.05)
Menampilkan halaman
Cashflow (AD.06)
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji diri (AD.07)
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji seluruh
karyawan (AD.08)
Melakukan cetak laporan
(AD.09)
10.
Mengelola Mata Anggaran
(AD.10)
11.
Mengelola SubKegiatan (AD.11)
Mengelola Karyawan (AD.12)
Mengelola Supplier (AD.13)
Mengelola SPJ (AD.14)
Mengelola Permintaan Uang
muka (AD.15)
Melakukan Tutup Buku (AD.16)
Mengelola Cashflow Bank
(AD.17)
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Mengelola cashflow kas kecil
(AD.18)
5
8/4/2010
Karyawan
Class
Diagram
Sequence Diagram
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Melakukan Log In (SD.01)
Mengubah Password (SD.02)
Melakukan Log Out (SD.03)
Keluar dari Sistem (SD.04)
Menampilkan Laporan (SD.05)
Menampilkan halaman
Cashflow (SD.06)
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji diri (SD.07)
Menampilkan Laporan
pembayaran gaji seluruh
karyawan (SD.08)
Melakukan cetak laporan
(SD.09)