Lotus Notes Archiving

Published on June 2016 | Categories: Types, Instruction manuals | Downloads: 29 | Comments: 0 | Views: 268
of 4
Download PDF   Embed   Report

Lotus Notes Archiving

Comments

Content

Lotus
 Notes
 Archiving
 -­‐-­‐-­‐
 8.5.x
 

Archiving
 Settings
 for
 the
 Lotus
 Notes
 8.5.x
 Client
 
There
 are
 several
 key
 points
 to
 remember
 when
 archiving
 within
 Lotus
 Notes.
 
 They
 are
 as
 follows:
 
1)
2)

3)
4)
5)
6)
7)

The
 archive
 process
 is
 the
 same
 for
 either
 the
 PC
 or
 the
 MAC
 computers.
 
The
 archive
 process
 creates
 a
 local
 copy
 of
 your
 email
 account
 on
 the
 computer
 from
 which
 you
 issue
 the
 archive
 
command.
 
 A
 local
 copy
 means
 the
 archive
 is
 not
 on
 the
 email
 server,
 but
 on
 your
 computer.
 
 Lotus
 Notes
 can
 still
 use
 the
 
archive
 to
 read
 and
 send
 email,
 but
 the
 archive
 file
 is
 physically
 on
 your
 computer.
 
Always
 archive
 from
 the
 same
 computer.
 
 Since
 the
 archive
 command
 will
 create
 a
 new
 archive
 file
 if
 necessary,
 always
 
archive
 from
 the
 same
 computer
 to
 keep
 your
 archive
 email
 in
 one
 file.
 
Your
 emails
 are
 not
 deleted
 when
 archived;
 the
 emails
 are
 copied
 from
 the
 email
 server
 to
 the
 local
 computer.
 
 
 
If
 you
 delete
 an
 email
 in
 the
 archive,
 the
 email
 is
 not
 recoverable,
 do
 not
 delete
 archived
 emails.
 
You
 must
 have
 a
 Lotus
 Notes
 client
 to
 archive.
 
 You
 cannot
 archive
 from
 Webmail.
 
 
These
 instructions
 are
 for
 Lotus
 Notes
 8.5.x.
 
 While
 the
 set-­‐up
 features
 are
 the
 same
 for
 older
 versions,
 the
 retrieval
 feature
 
is
 not
 available
 in
 older
 versions
 of
 Lotus
 Notes.
 

Steps
 to
 take
 before
 the
 First
 Archive
 –
 
The
 first
 time
 you
 archive
 you
 will
 create
 the
 archive
 file
 on
 your
 local
 computer
 and
 copy
 any
 archived
 emails
 to
 the
 
new
 archive
 file.
 
 The
 process
 to
 accomplish
 this
 is
 as
 
follows:
 

From
 your
 Lotus
 Notes
 Inbox:
 
 
 
 
Actions
 –
 Archive
 –
 Settings…
 

 
 
 
 
 

 

 
This
 will
 open
 the
 Archive
 Settings
 dialog
 box.
 
The
 Archive
 Settings
 dialog
 box
 will
 open
 to
 the
 Criteria
 settings.
 
 
 
 
There
 will
 be
 a
 check
 mark
 next
 to
 ‘Default
 for
 Last
 Modified’.
 
 
Last
 Modified
 refers
 to
 the
 action
 on
 the
 emails,
 modified
 versus
 
‘Last
 Accessed’.
 
 Please
 use
 ‘Default
 for
 Last
 Modified’.
 
Click
 the
 ‘Edit…’
 button
 to
 continue.
 

 

 
Clicking
 the
 ‘Edit…’
 button
 will
 open
 the
 Edit
 Archive
 Criteria
 
window.
 
 
 


 

-­‐The
 Descriptive
 name
 is
 ‘Default
 for
 Last
 Modified’.
 
 
 
-­‐
 There
 is
 a
 check
 mark
 next
 to
 ‘Enable
 these
 criteria’.
 
-­‐
 (We
 will
 look
 at
 the
 ‘Selection
 Criteria’
 next.
 
 
 Skip
 for
 now)
 
 
-­‐
 There
 should
 be
 a
 selection
 next
 to
 ‘Copy
 Document
 into
 my
 archive…’
 
 

 If
 you
 select
 the
 ‘Just
 clean
 up
 …’
 feature;
 your
 emails
 will
 be
 deleted.
 
 
 
 
Select
 ‘Remove
 archived
 documents
 from
 this
 application.’
 
 This
 will
 copy
 the
 
archived
 emails
 from
 the
 server
 to
 the
 local
 archive.
 
 
 

 
 

 

 

 
 
 
 
 
 Before
 you
 click
 ‘OK’,
 click
 the
 ‘Selection
 Criteria’
 button.
 

 

 

 
This
 window
 will
 allow
 you
 to
 
determine
 how
 many
 days
 you
 want
 to
 
keep
 email
 before
 the
 email
 is
 eligible
 for
 archiving.
 
 
 
-­‐
 Below
 All
 Documents
 should
 read
 ‘not
 modified
 in
 more
 than’.
 
-­‐
 The
 number
 of
 days
 is
 your
 choice,
 but
 please
 be
 reasonable.
 
 I
 use
 90
 
days.
 
 The
 default
 is
 365
 days.
 
 Four
 months
 is
 120
 days.
 
 Remember,
 this
 
setting
 is
 for
 documents
 not
 modified,
 (replied,
 forwarded,
 edited,
 etc.).
 
 
Basically,
 this
 is
 for
 emails
 that
 were
 read
 and
 set
 aside.
 
 
 
-­‐
 There
 should
 be
 a
 selection
 next
 to
 ‘In
 all
 views
 or
 folders’.
 
 
 
 Select
 ‘OK’.
 
 
 
 

 
This
 will
 return
 you
 to
 the
 ‘Edit
 Archive
 Criteria’
 dialog
 box.
 
 
 Click
 ‘OK’
 to
 
go
 to
 the
 first
 Archive
 Settings
 screen.
 
 
 

 
On
 the
 left-­‐hand
 side
 of
 the
 panel,
 click
 Advanced.
 
 
 This
 will
 open
 the
 
‘Advanced’
 selections.
 

 
There
 should
 not
 be
 any
 check
 marks
 on
 any
 of
 the
 selections
 on
 this
 
screen.
 
 The
 grayed-­‐out
 check
 mark
 is
 associated
 ‘Log
 all
 archiving…’
 and
 
is
 not
 active.
 

 

 
Next,
 click
 ‘Schedule’
 (on
 the
 left-­‐hand
 menu)
 to
 review
 these
 settings.
 
 
 
If
 you
 wish
 to
 schedule
 your
 archiving,
 you
 will
 set
 the
 schedule
 from
 this
 screen.
 
 
 
-­‐
 Put
 a
 check
 mark
 next
 to
 ‘Schedule
 archiving’.
 
-­‐
 Set
 the
 time
 to
 archive
 -­‐
 Set
 the
 dates
 you
 want
 to
 archive
 by
 putting
 check
 
marks
 next
 to
 the
 days
 of
 the
 week.
 
 -­‐
 There
 should
 be
 a
 selection
 next
 to
 ‘Any
 
Location’.
 
Please
 remember:
 
 
-­‐
 Computer
 must
 be
 on
 and
 Lotus
 Notes
 opened.
 
 
-­‐
 The
 archive
 agent
 will
 run
 at
 the
 scheduled
 time
 no
 matter
 what
 else
 you
 are
 
doing
 in
 Lotus
 Notes
 and
 will
 restrict
 your
 access
 until
 finished.
 
 

Click
 ‘OK’
 to
 close
 the
 ‘Archive
 Settings’
 dialog
 box.
 
 
 

 

Archive
 Settings
 Check
 List:
 

 
1.
  __
 

Open
 your
 Lotus
 Notes
 to
 the
 Inbox.
 
 
 

2.
  __
 

From
 the
 top
 menu,
 select
 ‘Actions
 
 
 Archive
 
 Archive
 Settings’
 

3.
  __
 

Select
 ‘
 Default
 for
 Last
 Modified’
 or
 other
 appropriate
 name
 (it
 will
 be
 blue
 when
 selected).
 

4.
  __
 

Click
 on
 ‘Edit’
 on
 the
 left-­‐hand
 side.
 

5.
  __
 

Verify
 that
 ‘Enable
 this
 Criteria’
 is
 selected.
 

6.
  __
 

Click
 on
 ‘Selection
 Criteria’.

7.
  __
 

Verify
 the
 settings
 read
 ‘All
 Documents
 ‘Older
 than’,
 ‘90’,
 ‘Days’.
 

8.
  __
 

Verify
 the
 selection
 ‘In
 all
 Views
 or
 Folders’
 is
 selected.
 

9.
  __
 

Click
 ‘OK’
 to
 return
 to
 the
 ‘Edit
 Archive
 Criteria’
 dialog
 box.
 

10.
  __
 
Verify
 the
 file
 path
 is
 correct.
 
 This
 should
 be
 to
 C:\Program
 
Files\IBM\Lotus\Notes\Data\Archive\a_E1234.nsf
 
 

 
or
 C:\Program
 Files\Lotus\Notes\Data\Archive\a_E1234.nsf
 or
 \Data\Archive\E_1234.nsf
 
 or
 a
 local
 
storage
 destination,
 (flash
 drive,
 external
 drive).
 Do
 not
 
 

 
place
 archive
 files
 on
 the
 H:
 or
 S:
 drive.
 
 These
 will
 be
 removed.
 
11.
  __
 

Verify
 the
 select
 ‘Remove
 Archived
 documents
 from
 this
 Application’
 is
 selected.
 

12.
  __
 

Click
 ‘OK’
 to
 return
 to
 the
 ‘Archive
 Settings’
 dialog
 box.
 

13.
  __
 

Click
 the
 ‘Advanced
 Tab’
 on
 the
 left-­‐hand
 side
 of
 the
 dialog
 box.
 

14.
  __
 

Verify
 that
 neither
 select
 on
 the
 Advanced
 Tab
 is
 selected.
 

15.
  __
 

Click
 the
 ‘Schedule
 Tab’
 on
 the
 left-­‐hand
 side
 of
 the
 dialog
 box.
 

16.
  __
 

Verify
 the
 selection
 ‘Schedule
 Archive’
 is
 selected.
 

17.
  __
 

Verify
 the
 selection
 ‘Any
 Location’
 is
 selected.
 

18.
  __
 

Click
 ‘OK’
 to
 close
 the
 ‘Archive
 Settings’
 dialog
 box.
 

19.
  __
 

Return
 to
 the
 top
 ‘Actions’
 menu
 and
 select
 “Actions
 
 Archive
 
 Archive
 Now’.

20.
  __
 

Click
 ‘Yes’
 when
 prompted,
 ‘Do
 you
 wish
 to
 Archive
 Now?’.

21.
  __
 

Wait
 for
 the
 Archive
 process
 to
 complete.
 

22.
  __
 
Verify
 you
 can
 open
 the
 Archive
 file
 by
 selecting
 ‘Archive
 
 Default
 for
 Last
 Modified…’
 on
 the
 left-­‐hand
 
menu.
 
The
 archive
 process
 is
 complete.
 
 If
 you
 need
 assistance
 with
 this
 process,
 please
 contact
 Help
 Desk
 at
 414-­‐8324
 
or
 enter
 a
 Heat
 Self
 Service
 ticket
 at
 HTTP://HELP
 

 

Sponsor Documents

Or use your account on DocShare.tips

Hide

Forgot your password?

Or register your new account on DocShare.tips

Hide

Lost your password? Please enter your email address. You will receive a link to create a new password.

Back to log-in

Close