Mail Merge

Disampaikan oleh FatkhurRozaq pada Sosialisasi IT tanggal 21 Mei 2011

Mail Merge
www.fatkhur.co.cc

Fungsi Mail Merge
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
‡ Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. ‡ Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Membuat Mail Merge
Pilih tab Mailings

Memulai Mail Merge

‡ Pilih Start Mail Merge ‡ Klik Step by Step Mail Merge Wizard

Pilih tipe dokumen
Pilih Letters, bila dokumen yang akan dibuat adalah surat. Klik Next

Pilih Use the current document Klik Next
‡ Use the current document, jika kita menggunakan dokumen yang aktif saat ini. ‡ Start from existing document, Jika kita menggunakan dokumen yang pernah kita buat sebelumnya. ‡ Start from template, jika kita akan menggunakan tempalte yang sudah ada.

Recipients (Penerima)
‡ Use an existing list, jika kita menggunakan file yang sudah ada. ‡ Select from Outlook contacts, memilih dari Outlook contacts. ‡ Type a new list, buat tabel penerima baru. Pilih Type a new list Klik Create

Address List
‡ Untuk mengganti/ mengedit field yang sudah ada klik Customize Columns

Address List
‡ Ketik Penerima ‡ Sudah, Klik Ok ‡ Simpan dengan cara Klik Save

Mail Merge Recipients
‡ Klik Ok

Menyisipkan Merge Field pada surat
‡ Pilih Insert Merge Field, klik field yang akan disisipkan pada surat

Sisipkan Field

Preview
‡ Klik Preview Results

Finish
‡ Pilih Finish & Merge ‡ Edit Individual Document, menampilkan/ save as surat yang recipients (penerima) nya ditampilkan semua. ‡ Print Documents, cetak dokumen