RFP02-4375p

REQUEST FOR PROPOSALS
RFP#02‐4375p 

COMPUTER AIDED DISPATCH, GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM AND AUTOMATIC VEHICLE LOCATION FOR MACON COUNTY EMERGENCY MANAGEMENT
 

ISSUE DATE:  DECEMBER 23, 2011 
ISSUING DEPARTMENT: MACON COUNTY FINANCE DEPARTMENT 5 WEST MAIN STREET PHONE: (828) 524-1640 FAX: (828) 349-2520 ATTN: LINDSAY MCCONNELL, PURCHASING AGENT [email protected] FRANKLIN, NC 28734

PROPOSALS WILL BE RECEIVED UNTIL JANUARY 12, 2012 AT 3:00 p.m.  
PROPOSALS ARE TO BE SEALED AND MAILED VIA USPS TO THE ABOVE ADDRESS OR DELIVERED TO  THE PURCHASING AGENT’S OFFICE LOCATED IN THE MACON COUNTY ANNEX BUILDING AT 5 WEST  MAIN STREET, FRANKLIN, NC 28734

 

RFP 02‐4375p  PAGE 1 

RFP No. 02‐4375p   

MACON COUNTY, NORTH CAROLINA    FINANCE DEPARTMENT                  December 23, 2011 

REQUEST FOR PROPOSALS FOR COMPUTER AIDED DISPATCH, GEOGRAPHIC INFORMATION  SYSTEM AND AUTOMATIC VEHICLE LOCATION FOR MACON COUNTY EMERGENCY  MANAGEMENT 

 
Pursuant to North Carolina General Statue 143‐129.8, Macon County is requesting and will  accept sealed proposals for a Computer Aided Dispatch System and GIS Mapping Display  System, including all software and hardware, until January 12, 2012, at 3:00 p.m. by Lindsay  McConnell, Macon County Purchasing Agent, at the Macon County Annex Building, 5 West  Main Street, Franklin, NC 28734.  The sealed proposals shall be opened in the office of  Lindsay McConnell, Macon County Purchasing Agent, Macon County Annex Building, 5 West  Main Street, Franklin, NC 28734 on January 12, 2012 at 3:00 p.m.  The proposals submitted  shall not be subject to public inspection until the contract is awarded.  Interested parties may  obtain a complete description of the Computer Aided Dispatch System including all software  and hardware from Lindsay McConnell, Macon County Purchasing Agent, 5 West Main Street,  Franklin, NC 28734, Phone Number (828) 524‐1640, anytime between Monday and Friday,  8:00 a.m. until 4:00 p.m., except holidays.   Any contract resulting from a proposals received  shall be awarded to the person or entity that submits the best overall proposal as  determined by the awarding authority.  The factors to be considered by Macon County in  awarding the contract including the following:  1. Ability and experience of person or entity making the proposal to perform the  conformity of that person or entity to the specifications;  2. The proposal that will be in the best interest of Macon County;  3. The quality of the workmanship of the person or entity making the proposal;  4. The equipment performance of the equipment proposed by the person or entity  making the proposal and the reliability of the same;  5. Design features contained in the proposal by the person or entity making the  proposal which would be advantageous to Macon County;  6. Freedom of premature obsolescence of such systems by Macon County;  7. Ease of installation removal and servicing such systems;  8. Equipment interchangeability in such systems;  9. Safety and security provisions in such systems;  10. Warranties and service contracts available in the proposal;  11. Minimum installation time of such systems;  12. Redundancy of such systems;  13. Quality of Service on such systems;  14. Service response time on such systems; and  15. Price of such systems and service, though such shall not be the only consideration.    Notwithstanding the foregoing, Macon County reserves the right to reject any or all  proposals.      RFP 02‐4375p  PAGE 2 

All proposals in response to this request for proposals contained herein shall be made to  Lindsay McConnell Macon County Purchasing Agent in a sealed envelope containing  proposal and be marked upon the outside the following: COMPUTER AIDED DISPATCH,  GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM AND AUTOMATIC VEHICLE LOCATION FOR  MACON COUNTY EMERGENCY MEDICAL SERVICES.  The name and address of the person  or entity making the proposal must be plainly marked on the outside of each envelope.        MAILING INSTRUCTIONS    1. Bidder submit a complete, fully executed RFP document.  2. If mailed, proposal should be forwarded by certified U.S. Postal Service.  Please address  and mark your bid as shown below.      MACON COUNTY PURCHASING AGENT    ATTN:  LINDSAY MCCONNELL    5 WEST MAIN STREET    FRANKLIN, NC 28734    “COMPUTER AIDED DISPATCH, GEOGRAPHIC    INFORMATION SYSTEM AND AUTOMATIC VEHICLE    LOCATION FOR MACON COUNTY EMERGENCY    MEDICAL SERVICES”    3. If forwarded other than by U.S. Postal Service, delivery must be made directly to Macon  County Purchasing Agent, Macon County Annex Building, 5 West Main Street, Franklin,  NC 28734.    NOTE:  IF MAIL OR DELIVERY BY ANY OTHER MEANS IS DELAYED BEYOND THE DATE AND  HOUR SET FOR BID OPENING, PROPOSAL THUS DELAYED WILL NOT BE CONSIDERED.   

 

RFP 02‐4375p  PAGE 3 

 

    I. Description of Procurement Process    A. Request for Proposal  Macon County Government is seeking a prime vendor to provide a fully integrated single  source solution; including implementation, service, training and maintenance of a Computer  Aided Dispatch, Geographic Information System and Automatic Vehicle Location for Macon  County Emergency Management.  Pursuant to North Carolina General Statue 143‐129.8, the  contract will be awarded to the person or entity that submits the best overall proposal as  defined by the awarding authority.  The factors to be considered by Macon County in  awarding the contract include the following:  16.  Ability and experience of person or entity making the proposal to perform the  conformity of that person or entity to the specifications;  17. The proposal that will be in the best interest of Macon County;  18. The quality of the workmanship of the person or entity making the proposal;  19. The equipment performance of the equipment proposed by the person or entity  making the proposal and the reliability of the same;  20. Design features contained in the proposal by the person or entity making the  proposal which would be advantageous to Macon County;  21. Freedom of premature obsolescence of such systems by Macon County;  22. Ease of installation removal and servicing such systems;  23. Equipment interchangeability in such systems;  24. Safety and security provisions in such systems;  25. Warranties and service contracts available in the proposal;  26. Minimum installation time of such systems;  27. Redundancy of such systems;  28. Quality of Service on such systems;  29. Service response time on such systems; and  30. Price of such systems and service, though such shall not be the only consideration.    B. Interpretations and Clarifications:  Requests for information or clarification of this RFP must be made in writing and addressed  to Lindsay McConnell at the address, fax, or e‐mail address listed below, with e‐mail being  the preferred method of communication no later than Thursday, January 12, 2012 at 10:00 am.   NO EXCEPTIONS.  Please reference the RFP page and topic.    Lindsay McConnell  Purchasing Agent  5 West Main Street  Franklin, NC  28734  Phone:  828‐524‐1640, Fax:  828‐349‐2520  E‐mail:  [email protected]    C. Submission of RFP:  One (1) original and one (1) electronic copy of the proposal along with the Non‐Collusion  Affidavit shall be submitted on or before January 12, 2012 at 3:00 p.m. to:  RFP 02‐4375p  PAGE 4 

 

              Macon County Purchasing Agent    Attn:  Lindsay McConnell    5 West Main Street    Franklin , NC  28734    Sealed proposals should be clearly marked “COMPUTER AIDED DISPATCH, GEOGRAPHIC  INFORMATION SYSTEM AND AUTOMATIC VEHICLE LOCATION FOR MACON COUNTY  EMERGENCY MEDICAL SERVICES”.    When received, all proposals and supporting materials, as well as correspondence relating to  the RFP, shall become the property of the County.  Proposals sent by fax will not be  accepted.    As allowed under NCGS 143.129.8, proposals shall not be subject to public inspection until a  contract is awarded.    In submitting a proposal, it is understood by the vendor that Macon County reserves the  right to accept any proposal, to reject any and all proposals as non‐responsive and to waive  any irregularities or informalities in proposals when to do so is in the best interest of Macon  County.    Any proposal may be withdrawn or modified by written request of the vendor, provided such  request is received by the County at the designated address prior to the date and time set for  receipt of proposals.    If a proposal includes any propriety data or information, such data or information must be  specifically identified as such on every page on which it is found.  Data or information so  identified will remain confidential to the extent allowed by North Carolina law and will be  used by Macon County personnel solely for the purposes of evaluating proposals and  conducting contract negotiations.    The cost of preparing a response to the RFP will not be reimbursed by the County.    After the RFP issue date, all communications between the Issuing Department and  prospective Proposers shall be in writing.  Email or facsimile questions will be accepted.  Any  inquiries, requests for information, technical questions, clarifications, or additional  information shall be directed to Lindsay McConnell at the address, facsimile number, or email  on page one of this RFP.  

 

RFP 02‐4375p  PAGE 5 

NON‐COLLUSION AFFIDAVIT 
  COMPUTER AIDED DISPATCH, GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM AND AUTOMATIC  VEHICLE LOCATION FOR MACON COUNTY EMERGENCY MEDICAL SERVICES      1. The signer of this document is the _____________________________ (Title) of           ____________________________________________(company), who is the respondent        that has submitted the attached bid response.      2. The undersigned person is fully informed concerning the preparation and contents of  the attached response and of all pertinent circumstances related to it, and is  authorized to sign this affidavit.  This affidavit is given under penalty of perjury  as provided by law.    3. Such bid response is genuine and is not collusive of sham in any way whatsoever.    4. Neither the person responding nor any of its officers, partners, owners, agents,  representatives, employees or parties in interest, including the signer of this  affidavit, have in any way colluded, conspired, connived, or agreed, directly or  indirectly, with any other respondent, firm or person to submit collusive or submit  sham response in connection with the contract for which the attached response has  been submitted or to refrain from responding in connection with such contract, or  has in any manner, directly or indirectly, sought by agreement or collusion or  communication or conference with any other responder, firm, or person to fix the  price or prices in the attached response or of any other responder, or, to fix any  overhead, profit, or cost to secure through collusion, conspiracy, connivance or  unlawful agreement any advantage against the Board of County Commissioners,  Macon County or any person interested in the proposed contract.    5. The price or prices quoted in the attached response are fair and proper and are not    derived by any collusion, conspiracy, connivance or unlawful agreement on the part    of the respondent or any of its agents, representatives, owners, employees, or parties     in interest.                  ____________________________________________          Signature of Officer    Subscribed and sworn to before me, this_____________day of _____________, 20______ .    Notary Public __________________________________________    My commission expires _________________________________           (SEAL) 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 6 

MACON COUNTY GOVERNMENT—EMERGENCY MEDICAL SERVICES 
  1. INTRODUCTION AND BACKGROUND  The Computer Aided Dispatch, Geographic Information System and Automatic Vehicle  Location system shall use state‐of‐art technology.  No part of the proposed operating  system shall be in testing mode, all components must be fully functional.  The contract  will be a firm‐fixed price contract.  Macon County encompasses approximately 515 square miles with a population of  approximately 33,922. It includes the Town of Franklin and the Town of Highlands. Public  safety communications are processed by Macon County Dispatch, which is a division of  Macon County Emergency Services.  The center is located in Franklin at 104 East Main  Street.  The dispatch center serves 3 police agencies, 11 fire departments and 1 ambulance  service and dispatches approximately 30,000 calls for service annually.    1.1. Project Objectives  Macon County is seeking proposals for a seamlessly integrated Computer Aided Dispatch  (CAD), Geographic Information System (GIS) and Automatic Vehicle Location (AVL)  system. The proposed system must be capable of servicing a multi‐organizational/multi‐ jurisdictional Public Safety Answering Position (PSAP) and be customizable to the  individual user. The proposed system must utilize a Windows platform and have an  Application Programming Interface (API) available to enable existing Mobile and Records  Management System (RMS) providers to develop bi‐directional interfaces to the  CAD/GIS/AVL system. The proposed system must be able to interface to a 9‐1‐1 system  and include ANI/ALI and TDD data transfer. The proposed system must be able to  interface with third‐party paging and alerting systems, as well as call question protocol  applications. The proposed system must provide a one‐way interface to the State/NCIC  system and must include a robust reporting module to allow agencies to extract  statistical data for each agency by incident, time, date or unit.    The following standard modules are required:    Be on the Lookout (BOLO)    Help/Online Book    Paging/Faxing        Master Vessel Index    Wrecker/Tow Rotation     Reports    Vehicle File        Pre‐fire Plans    Command Line Entry      Hydrants    System Status Management    GIS‐Based Event Analysis    Routing        GIS Imaging    Warrants        Master Name Index    Dynamic Routing      Car Chase    Map‐Based Tow Rotation    The following table describes the desired specifications of the system for the County: 
Software  Total Number of System users:  Number of Full CAD Dispatch positions:  Number of CAD Administrator positions:  20  6  3 

 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 7 

Number of CAD View‐only positions:  Training  Number of call takers and/or dispatchers to be trained:  Number of administrators to be trained:  Number of users to be trained on view‐only workstations: 

1  16  4  0 

Number of administrators to be trained on view‐only workstations:  1 

    1.2. Proposal Costs  All costs incurred by the Firm in preparing the proposal, or costs incurred in any other  manner in responding to this proposal will be solely the responsibility of the Firm. All  material and documents submitted by the Firms in response to this RFP become the  property of Macon County and will not be returned.     1.3. Open Procurement  The County reserves the right to lease and/or purchase more or less of each item or  service at the unit price offered in the Vendor's system, unless the Vendor specifically and  explicitly limits the response in this regard. The County reserves the right to negotiate  with Vendors regarding variations to the original proposal(s) that may be in the best  interest of the County.  Proposals shall remain firm for thirty (30) days from opening.    1.4. Compliance with Industry Regulations and Standards  During their work, construction and equipment installation, all contractors must meet or  exceed current standards of the organizations and guidelines listed below:  Federal Communications Commission (FCC)  Electronic Industries Association (EIA)  Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE)  American National Standards Institute (ANSI)  The Environmental Protection Agency (EPA)  Contractor Work Hours and Safety Standards Act  Equal Opportunity Act  Federal Aviation Authority (FAA)    1.5. Addenda to this RFP  The Agency will not be responsible for oral interpretations given by any of its employees,  representatives or others. The issuance of a written addendum is the only official method  whereby interpretation, clarification or additional information can be given. If any  addenda are issued to this RFP, the County will attempt to notify all prospective Vendors  who have secured the RFP. However, it will be the responsibility of each Vendor, prior to  submitting the competitive proposal, to contact the County’s Point of Contact to  determine if addenda were issued and to make such addenda a part of its competitive  proposal.    2. Business Terms and Conditions      2.1. New Equipment, Software Version  RFP 02‐4375p  PAGE 8 

 

The County shall accept only new equipment and the latest version of software and/or  operating systems.  Used and/or remanufactured equipment will not be accepted.    2.2. Vendor Commitment  The Vendor must offer maintenance and upgrades for the operational software and  hardware at its then‐current public‐released level during the term of the contract or any  subsequent maintenance contracts with the County, pursuant to this RFP.    2.3. Payment Terms  Following is the County’s schedule for payments to the Vendor.  1. Initial Payment:  The County will pay the Vendor a payment of 70 percent (70%) of  software, services and first year software and equipment maintenance and 100  percent (100%) of the equipment and third‐party software amounts for the  subsystem.  2. Installation Payments:  Upon delivery and installation of the software and  equipment of each subsystem published on the order form, the County shall be  20 percent (20%) of the software, services, and first year software and equipment  maintenance amount.    3. Final Payment:  The County shall make full and final payment on the order form  upon the beginning of productive use of the subsystem for the remaining ten  percent (10%) of software, services, and first year software and equipment  maintenance amount for each subsystem placed into production, plus any unpaid  amount.  4. Other Potential Milestones:  a. Upon order the County will pay the Vendor 50 percent (50%) of custom  interfaces and other customizations.  b. Upon the beginning of productive use the County will pay the Vendor the  remaining 50 percent (50%) of custom interfaces and other  customizations.  c. Upon order the County will pay the Vendor 100 percent (100%) of change  orders.    2.4. Independent Contractor Status  It is expressly understood and agreed that the proposing Vendor is an independent  contractor at all times and for all purposes hereunder. Officers, employees or  representatives of the Vendor will not be deemed in any way to be and shall not hold  themselves out as employees, servants, representatives or agents of the County and will  not be entitled to any fringe benefits of the County such as, but not limited to, health and  accident insurance, life insurance, longevity, economic increases or paid sick or vacation  leave. The Vendor will be solely responsible for payroll wages, for the withholding and  payment of all income and social security taxes to the proper federal, state and local  governments and for providing workers’ compensation and unemployment insurance of  the Vendor.    2.5. Assignment of Contractual Rights  It is agreed that the successful Vendor shall not assign, transfer, convey or otherwise  dispose of the contract or its rights, title or interest in any part thereof, without prior  RFP 02‐4375p  PAGE 9 

 

written notification to the County. All subcontractors providing on‐site services must be  approved by the County.    2.6. Statement of Time  A period of time, unless stated as a number of workdays, shall include Saturdays,  Sundays, and holidays.    2.7. Non‐discrimination in Employment and Affirmative Action  During the performance of this contract, the Vendor agrees as follows:  1. The Vendor will not discriminate against any employee or applicant for  employment because of race, religion, color, sex or national origin, except where  religion, sex or national origin is a bona fide occupational qualification reasonably  necessary to the normal operation of the Vendor. The Vendor agrees to post, in  conspicuous places available to employees and applicants for employment,  notices setting forth the provisions of this non‐discrimination clause.  2. The Vendor, in all solicitations or advertisements for employees placed by or on  behalf of the Vendor, will state that such Vendor is an equal opportunity  employer.  3. Notices, advertisements and solicitations placed in accordance with federal law,  rule or regulation shall be deemed sufficient for the purpose of meeting the  requirements of this RFP.    2.8. Qualifications of Proposers  The County may make such reasonable investigations as deemed proper and necessary  to determine the ability of solicited and unsolicited Proposers to perform the work.  Proposers must furnish the County all such information and data for this purpose as may  be requested. The County reserves the right to inspect Proposers' physical plants prior to  award to satisfy questions regarding Proposer capabilities. The County further reserves  the right to reject any proposal if the evidence submitted by or investigations of such  Proposer fails to satisfy the County that such Proposer is properly qualified to carry out  the obligations of the contract and to complete the work contemplated herein.    2.9. Compliance with the Law  Vendors shall adhere to all applicable federal, state and local laws ordinances and  regulations while rendering services pursuant to any Agreement entered into as a result  of this RFP.    2.10 Maintenance  Software maintenance support is expected to be available on a hotline or similar  capability so that County personnel may contact support technicians. A secure high‐ speed Internet connection is required for software troubleshooting. Vendors will offer a  yearly maintenance contract for software support to begin upon acceptance of the  system in their bid document. It is preferred that software maintenance annual prices  quoted in the proposal will be firm for one year from date of acceptance.    2.11 Licenses, Permits and Approvals 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 10 

The Vendor will obtain and pay for all permits, licenses and approvals necessary for them  to perform their contracted services. The Vendor will comply with all of the laws  ordinances, rules orders and regulations relating to performance of work.  It is the County’s responsibility to obtain and pay for FCC and other licenses they are  required to obtain. The Vendor can assist the County in this process, if agreed to for the  project, but in an advisory capacity only.    3. Proposal Format  The proposal must contain the following sections, in the order and format described:  Table of Contents:  1. Executive Summary  2. Company Profile  3. Response to Technical Requirements  4. Description of the Proposed System Software and Minimum System Requirements.  5. Project Management Services  6. Training Services  7. Maintenance, Warranty and Support information.  8. References.  Provide at least three (3) reference sites of similar systems with contact  name, phone number, address, applications installed, population served and date of  installation.    9. Price Proposal.  Include comprehensive, itemized pricing for each element of  Proposer’s bid.    4. Technical Requirements  The Vendor’s proposed application software must be capable of meeting the mandatory  requirements as set forth in the application software checklists provided in this section.  The County prefers that all proposed software be currently developed and installed in  other jurisdictions. While some modification of the proposed software may be required  on the part of the Vendor to meet the County’s requirements, the County will not  consider options where new system development is proposed for entire modules. The  intention of the County is to purchase commercial off‐the‐shelf (COTS) software that has  a high degree of functionality.    When packages do not precisely meet the County’s requirements, the Vendor must state  the costs and schedule to update the packages to meet the County’s specifications. The  cost of all modifications to the Vendor’s software must be included in the proposal cost  submitted to the County. Modifications to the software must be made in such a way that  the County will not be prevented from implementing future releases of the Vendor’s  software.    4.1. Functional Requirements Checklist Format  Vendors are required to complete and submit all application software checklists included  in this section. Each Vendor’s application software will be evaluated based on the  information in the checklists. These checklists will be included, along with the rest of the  RFP, in the contract with the Vendor. Acceptance of the system will be contingent upon  the Vendor’s delivering software that includes all the features promised by the Vendor.    RFP 02‐4375p  PAGE 11 

 

4.2. Mandatory Requirements  The following requirements are MANDATORY features that must be available in the  proposed system.    4.3. Response Codes  The Vendor must use the following codes when completing the application software  requirements matrix. For each feature listed, the Vendor must include one of the  following codes in the “Code” column. When the PF or CD code is used, the Vendor must  also include an explanation of the planned feature or custom development in the  “Exceptions” section that follows the matrix. These exceptions must refer to the section  and requirement number.  SF  Standard feature of the proposed software, currently available and installed  at customer sites.  PF  Planned feature of the standard software, available in a future release.  CD  Feature will be provided as an agency‐specific custom developed option.  NA  This feature is not available and there is no plan to provide it.      Vendors must complete the following general requirements questionnaire for the proposed  application software.  Apply a single response code, refer to instructions page for each feature  listed.  Blanks will be considered non‐responsive and are cause to remove the vendor from  consideration.  4.4. CAD Requirements 
Item #     1  2  3  4  5  6  7  The vendor must offer a single point of contact for reporting troubles with E9‐1‐1  equipment, Logging Recorder, CAD and the mapping application.  The vendor must offer software upgrades at no additional cost for the duration of the  maintenance agreement.  All training must be completed using the agencies data.  The vendor must collect and load the agencies CAD data, including units, status codes  and event codes.  Requirement  General Specifications  All equipment must comply with any and all applicable Federal Communications  Commission Regulations, Part 68 and Part 15, sub‐part J.  All equipment must have been in service providing service to a client within the  Continental United States for a minimum of six (6) months.  The system must be capable of complete dial‐up remote diagnostics and maintenance.  Code                      

8  9    

9  10 

   The CAD system must be capable of a wide range of networking and communications  options  for  the  use  of  Local  Area  Networks  using  TCP/IP  and  asynchronous  communications.     The CAD system must interface seamlessly to the other systems, including VoIP phone  system, VoIP radio system, and the IP based recorder.    General CAD Functionality     The CAD software package must provide computer aided dispatching and unit update  windows, available units and stations inventory windows, active units’ status windows  and active calls windows.       

The CAD system must allow users to change color schemes within windows to add to  ease of use. 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 12 

11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25 

The CAD system must allow users to customize windows, including resizing and  repositioning windows, changing sort options and hiding or viewing columns.  The system must allow users to change and save their window attributes and changes  (including window size and position, visible columns and column order)  Changes to window attributes and views must be permission based.  The CAD system must allow for a default “dispatcher” profile in order to allow  agencies to maintain consistency in views of CAD screens  The CAD software must be supplied with an E9‐1‐1 interface to allow easy entry of basic  call information into the system and to eliminate redundant data entry.  The CAD system must allow for one click removal of location information auto filled  from E‐9‐1‐1 interface is not the location of the incident.   The CAD system must be able to take Phase II Latitude/Longitude information and  recommend the nearest physical address.  The CAD system must be able to take “re‐bid” Phase II information and recommend an  updated address to the user.  The software must automatically assign an incident number to each CAD call. These  numbers must be comprised of the four digit year and a sequential number.  The CAD system must allow case (OCA) numbers to be manually assigned on incidents  where desired.  The CAD system must allow for multiple case/run numbers to be assigned to an  incident  The system must allow for automatic case number/run number generation based on  disposition code  The CAD system must allow Run or Department numbers to be automatically assigned  on dispatch.  The CAD system must allow for each department to utilize its own set of case/run  number and allow numbers to be rolled monthly or yearly.  The software must support both field entry and command line entry of data.  The CAD system must maintain a complete call detail record for each event and must  be compatible with the incident reporting and records management subsystem.  The CAD system must track units during non‐emergency or routine functions that take  up a unit’s time, such as time spent in court or in the squad room.  The CAD system must automatically assign a priority to an incident based on the event  code utilized.  The CAD system must allow for the assigned/default priority to be agency/organization  specific.  The CAD system must allow for at least nine call priorities.  The CAD system must allow for the entry of an incident disposition when an incident is  closed.  The CAD system must allow for an incident disposition to be changed after the incident  has been closed for any period of time.  The CAD system must allow for a disposition to be required before the incident can be  closed.  The CAD system must provide a list of disposition codes to be displayed when entering  a disposition code.  The CAD system must provide a list of event codes (complaint types, incident types) to  be displayed upon demand when entering a new incident.  The CAD system must allow entry of future calls. These pending calls are reported to  the users at a pre‐determined time. The system will then alert the operator of the call  status and requirements. 

                                            

26  27  28  29  30  31  32  33  34  35 

                             

36 

  

 

RFP 02‐4375p  PAGE 13 

The CAD system must allow multiple CAD functions to be in progress at the same time.  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49  50  51  52  The CAD system must provide function key access for frequently used screens and  functions.  The CAD system must provide an interactive help function with computer‐initiated  dialogues such as menu selections or Windows‐based point and click functions.  The CAD system must provide online access to complete help documentation.  The CAD system must provide context‐sensitive online help.  The CAD system must allow a closed CAD incident to be re‐opened.  The CAD system must maintain a file of all calls received.  The CAD system must have a module to allow users to enter (back in) calls and data  after system downtime (Catch‐Up module).  The CAD system must have the ability to log users off automatically after a pre‐ determined period of inactivity.  The CAD system will allow users to track government‐mandated statistics (collect  Racial Profiling data).  The CAD system will require dates to be entered in an MMDDYYYY format.  The CAD system requires a military (24‐hour) time format.  The CAD system will function in a single or multi‐jurisdictional environment.  The CAD system must allow users to search and view jail inmate information when  applicable.  The CAD system, where used simultaneously with EMD, must upgrade or downgrade  events based on information from EMD.  The CAD system, where used simultaneously with EMD, must include EMD comments  in CAD narratives.  The CAD system, where used simultaneously with EMD, must allow for the co‐ existence of CAD and EMD event codes: to either allow or prevent EMD codes  overwriting CAD codes.  The CAD system, where used simultaneously with ProQA, must provide a narrative  reason if and when a ProQA session is terminated.  The CAD system, where used simultaneously with ProQA, must include ProQA  questions as part of other CAD details.  The CAD system, where used simultaneously with EMD, must allow restriction of EMD  functionality to users, as determined by management.  The CAD system must allow units to be logged in by unit #, badge # and radio.  The CAD system must allow for multiple personnel to be logged into one unit.   The CAD system must allow dispatcher to view personnel information associated with  unit occupants.  The CAD system must allow dispatchers to search for officers by skills  The CAD system must allow dispatchers to search vehicle ID numbers for personnel  information  The CAD system must allow paging of units (manually and automatically).  The CAD system must transmit CAD incident numbers as part of alphanumeric pages.  The CAD system must allow faxing of incident details (manually and automatically).  The CAD system must have the ability to exclude specific incident detail information  when faxed.  The CAD system must have the ability to restrict users from manually entering a fax  number that is not defined in the system.  The CAD system must interface with TDD (Terminal Device for the Deaf) systems.                                                 

53  54  55  56  57  58  59  60  61  62  63  64  65  66  67 

                                            

 

RFP 02‐4375p  PAGE 14 

68  69  70  71  72  73 

The CAD system must allow media files to be attached to CAD incidents and viewed.  The following files must be supported: Windows Media Player files; Image files such as  .tif, .jpg, etc.; Adobe .pdf files and Microsoft Word files (.doc).  The CAD system must provide validation to ensure entry of proper two‐letter state  abbreviations, where used.  The CAD system must allow for export of rip and run prints to remote printers on the  network.  Rip and run prints must be configurable.  The CAD system must allow for export of data in ASCII format for use in third party  applications.  The CAD system must provide support for a minimum of five (5) unit types.  The system must provide a system status management/coverage plan module that will  utilize agency‐defined coverage plans to display unmanned EMS posts and resource  allocation.  The system must alert users when EMS posts are unmanned (or resources have fallen  below system status/coverage plan requirements).  The system will make recommendations for resource relocation based on the EMS  system status coverage plan.  The system must allow users to relocate resources to EMS posts by drag and drop  functionality.  Users must have the option to display the current EMS resource allocation/post  coverage at all times.  The CAD system will recommend units for dispatch by considering the current EMS  post coverage.  The CAD system must provide the ability to view—in the traffic‐stop module—previous  CAD incidents related to a particular vehicle.  The CAD system must allow multiple traffic stop screens to be open simultaneously.  The CAD system’s unit log must provide documentation of activities performed and the  identity of the user responsible for each activity.  The CAD system will automatically determine the priority of the incident based upon  the incident type.  The CAD system will color‐code events in the active events display by priority.  All CAD stations will be updated with new status information automatically and  immediately.  The CAD system must allow users to add information to an incident at any time.  The CAD system must distinguish an in progress type incident from other pending  incidents.  The CAD system must allow dispatchers to view/access narratives from the Narratives  Viewer window for viewing, editing, adding information or sending to other CAD users.   Feature will provide users the ability to quickly view all narratives for all calls.  

                 

74  75  76  77  78  79  80  81  82  83  84  85  86  87 

                                         

88  89  90  91  92  93  94  The CAD system will allow users to be set up as call takers only and restrict such users  from dispatcher functions  The CAD system must provide users the ability to stack or assign low priority calls to a  busy unit.  The CAD system will allow units to be assigned to calls through drag and drop  functionality (clicking on a unit ID and dragging it to the call to be dispatched on).  The CAD system will allow dispatchers to have the ability to update unit statuses.  The CAD system must provide the ability to place all units in a station out of service or  off duty at one time.  The CAD system must provide the ability to place all units in a station in service or on  duty at one time. 

                    

 

RFP 02‐4375p  PAGE 15 

95  96  97  98  99  100 

The CAD system must allow users to place a unit en‐route or on‐scene after notification  from the unit even if the unit was not dispatched.  The CAD system must allow users to view unit history/log information from command  line or function key  Users must have the ability to view the CAD incident from the unit log when a CAD  incident number is displayed  The CAD system must differentiate between active (dispatched) and pending (non‐ dispatched) calls in the system monitor.  Users must be able to toggle between pending and active calls.  The CAD system must have a separate pending calls window.  The CAD system must allow a dispatcher to control a single incident and units assigned  to the incident, with the single incident being the only one showing on their monitor.   The CAD system shall allow for incidents to be stacked or held for a particular unit and  will distinguish the held call in the pending calls window.   The CAD system shall allow for incidents to be re‐opened from CAD history screen and  CAD Inquire screen  The CAD system must allow for duplicate incidents to be merged and all information is  transferred to the incident remaining open.   When duplicate call exists in CAD history, there must be a visual indicator for the  dispatcher  When entering an incident a pop up must appear to alert the dispatcher they are about  to cancel entry of the incident.   The CAD system must allow users to quickly select any call from the display for  updating.  The CAD system must allow units to be added as assisting (backup) units on a call after  it has been dispatched.  The CAD system must automatically send a call back to the pending call queue if all  assigned units are preempted from that call.  The CAD system must alert users of the existence of standard operating procedures  based upon call type and location.  The CAD system must allow administrators to develop specific lists of questions for  users to ask callers based upon event types. These questions must automatically  appear when a call with that event type is placed.  The CAD system must allow for handling of calls for towing service.  The CAD system must allow for assignment of wrecker companies from a rotating  wrecker company assignment table and must allow for automatic assignment of the  next company in a user‐defined rotation.  The CAD system must allow for multiple wrecker rotation areas, each with their own  rotation order and type of rotation selection.  The CAD System must track a history of all wrecker companies and their status on a  wrecker incident.  The CAD system must allow for a wrecker to be returned to the wrecker assignment  list out of sequence and be used as the “next up” wrecker  The CAD system must allow for assignment of wrecker companies outside of the  rotation (owner’s request) to accommodate callers requesting a specific wrecker  company.  The CAD system must allow dispatchers to search for wrecker incidents by tag number,  make, model or color, owner name or wrecker company.  Partial or wildcard searching of wrecker information is required.  The CAD system must provide the auto populate basic vehicle information into the  wrecker incident. 

                 

101  102  103  104  105  106  107  108  109  110 

                             

111  112 

     

113  114  115  116 

           

117  118  119  120 

           

 

RFP 02‐4375p  PAGE 16 

121  122  123  124  125 

The CAD system must allow users to track/store impound, hold and release  information.  The CAD system must provide a pre‐formatted input screen for quick entry of officer‐ initiated traffic stops.  The CAD system must provide a Function key for quick access to entry of traffic stops. 

        

The CAD system must automatically query NCIC for vehicle registration on all methods  of traffic stop entries  The CAD system must allow dispatchers to enter data on vehicles involved in incidents.  The CAD system must allow dispatchers to search for vehicles involved in prior  incidents by VIN number, tag number, make, model or color. Partial or wildcard  searching of vehicle information is required.  The CAD system will allow users to place a call on hold in order to take another call.  The CAD system will allow users the ability to save partially completed calls for service,  which the user will then be able to retrieve and finish processing in any order.  The CAD system must allow users to enter a narrative of unlimited length on incidents. 

     

126  127 

     

128  129  130  131  132  133  134  135  136  137  138  139  140  141  142  143  144  145  146  147  148  149 

                                                                 

The CAD system must allow users to add to a narrative as an incident progresses.  The CAD system must allow a setup option that limits editing of narratives to the  creator of the narrative only.  The CAD system must include spell checking for narratives.  The CAD system must allow users to add to a narrative after an incident is closed.  The CAD system must alert users of possible duplicate calls based upon incident  location.  The CAD system must alert users of possible duplicate calls based upon user defined  radius search.   The CAD system must allow for the tracking and billing of false alarms.  The CAD system must allow users to send messages to users or groups of users of their  choice.  The CAD system must allow users to send mail to external users (through MS Outlook)  from the CAD mailbox.  The CAD system must allow users to forward and reroute messages.  The CAD system must allow users to send messages to mobile units if interfacing with  MDTs.  The CAD system will allow users to inquire into past CAD incidents via a form where  they can input search variables.  The CAD system must allow users to inquire into past CAD incidents with partial data or  wildcard searches.  The CAD system will allow users immediate access to summary or detail on all incidents  visible on their screens.  The CAD system will allow for an unlimited number of active incidents.  The CAD system will allow users to enter data of any sort into a Book File where they  can call it up quickly for reference.  The CAD system will allow users to enter Pre‐Fire Plans based on building names,  addresses or locations.  The CAD system must allow users to monitor in progress events with real time  updates.  The CAD system must allow users to save/wait incomplete calls for service in order to  process higher priority calls.  Incomplete calls for service must be accessible to all users. 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 17 

150  151     152 

The CAD system must provide a way to identify if the reporting party has requested  contact with responders.  The CAD system must allow users to enter a “situation found” code for calls for  service.  Timers  The CAD system must utilize event and unit status timers to monitor units as a call  progresses. The system must notify the operator of overdue conditions.  The CAD system must provide an initial check‐back after a period of time between  when a unit first arrives on‐scene to when the software must first prompt the  dispatcher to check on the unit’s condition.  The CAD system must provide the ability to reset timers after any status change.  The CAD system must provide for timers based on event priority.  The CAD system must provide both an audio and visual indicator when a timer has  expired.  The CAD system must provide dispatch to enroute timers.  The CAD system must provide the ability to assign a timer to any status code.  The CAD system must provide for station timers.  The CAD system must provide the ability to view all expired timers.  The CAD system must provide the ability to view all units and stations that have an  associated timer regardless if the timer has expired.  Alerts and Warnings  The CAD system must make visual alerts to the user when BOLO warnings occur.  The CAD system must make visual alerts to the user when hazard warnings occur at a  specific incident location.  The CAD system must make visual alerts to the user when previous incident history at a  specific location is available.  The CAD system must make visual alerts to the user when place/landmark information  is available for an incident at a specific location.  The CAD system must make visual alerts to the user when pre‐fire information is  available for an incident at a specific location.  The CAD system must make visual alerts to the user when hydrant information is  available for an incident at a specific location.  The CAD system must make visual alerts to the user when directions to an incident’s  specific location are available.  The CAD system must make visual alerts to the user when warrant information is  available for an incident’s specific location.  The CAD system will alert a user upon attempt to log‐off if a pending call remains  incomplete in that user’s stacked (pending) call queue.  The CAD system will visually alert a user if a new message has been received.  The CAD system will, optionally, visually alert users when narratives are added to an  incident of relevance to them.  When units are logged en‐route to a hospital location that has been closed or a  diversion to another hospital exists, users must be alerted in CAD  The system will alert users to hydrants in the area when available.  When an incident is upgraded to a traffic pursuit, the CAD system will alert all  positions.  The CAD system must allow different audible alerts to be assigned to different  messages based upon the ” type” of the messages.  The CAD system must allow different audible alerts to be assigned to different  messages based upon the “priority” of the messages.  The CAD system must filter the Alerts list so alerts are grouped by incident and color  coded to correspond with a unit's status.  

           

153  154  155  156  157  158  159  160  161     162  163  164  165  166  167  168  169  170  171  172  173  174  175  176  177  178 

                                                                                

 

RFP 02‐4375p  PAGE 18 

   179  180 

Logins/Security  The CAD system will require a login and password in order to gain entry to the  software package.  The CAD system must have the ability to lock a user out of the system if they have  exceeded the set number of logon attempts.  The CAD system will require the login identification to become part of the CAD incident  record for all calls created and modified. All data entered will be stamped with the  user’s login identification.  The CAD system must allow Administrators to be able to select the resource types for  which call takers and dispatchers will be responsible by geographic area, agency type,  special group or any combination of these.  The CAD system must allow that only calls in the dispatch group assigned to or being  monitored by the call taker/dispatcher will appear in that user’s call queue when they  are automatically routed by the system.  The CAD system must provide a method of viewing changes to a closed incident,  including the name of the user implementing the change.  The CAD system must provide an audit trail to track changes and additions made to an  incident or unit status.  MSAG/GIS Functionality  The CAD system must utilize an on‐line Master Street Address Guide and geographic  reference feature to insure that appropriate emergency response resources are  dispatched to legitimate addresses.  The CAD system must automatically determine the response zone, police zone and  jurisdiction based on a verified incident location.  The CAD system must allow that upon entry of the incident location, an automatic  look‐up in the geographic database must verify the given incident location as a valid  address.  The CAD system must notify the call taker or dispatcher if the address does not verify  against the MSAG/Geo file.  The CAD system must allow the call taker or dispatcher to enter an address that does  not verify against the MSAG/Geo file.  The CAD system must allow the entry of Directions to a location which will be visible  upon demand and upon a new incident at that location.  The CAD system must allow for alias street names such as abbreviations  The CAD system must allow for multiple aliases for street names, intersections,  commonplace names, landmarks, or street/highway route numbers.   The CAD system must allow for a display of the nearest high and low cross streets  upon MSAG/Geo validation.  The CAD system must display the nearest mile marker upon MSAG/Geo validation.  The CAD system must allow the user to enter a location as a commonplace or business  name (place/landmark). The system must automatically connect the commonplace or  business name with an exact address.  The CAD system must allow common place name entries to include an apartment or  building number.  The CAD system will provide a Soundex type look‐up for street names, road and  highway names, intersections and place/landmark names.  The CAD system must allow the user to input the correct location if the E9‐1‐1 location  automatically sent is not correct.  The CAD system must allow the user to enter partial street names to speed up the  location entry and verification process.  The CAD system must search for all possible matches that include directional's, types,  or suffixes, even if these are not entered. 

        

181 

  

182 

  

183  184  185    

           

186  187 

     

188  189  190  191  192  193  194  195 

                       

196  197  198  199  200  201 

                 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 19 

202 

The CAD system must log location entries that do not validate against the MSAG yet  are saved as the correct address by the user.  The CAD system must provide address verification for and acceptance of invalid  addresses, number ranges, street names, intersections, mile markers, rural routes and  places/landmarks.  When dispatching to a street that occurs in multiple cities, the CAD system must  display a list of all matching streets for each city.  Command Line Entry  The CAD system must allow the ability to invoke Command Line entry with a single  keystroke.  The CAD system must allow the Command Line entry window to be removed from the  screen if the call taker/dispatcher does not wish to use it.  The CAD system must allow command line entry users to scroll through and reselect  previous command line entries with the use of a mouse or the keyboard.  The CAD System’s Command Line entry will consist of a command identifier followed  by data parameters.  The CAD system will provide a help display for Command Line functions.  The CAD system must allow a dispatcher to select an incident for dispatch.  The CAD system must allow multiple command lines to be open simultaneously.  Unit/Equipment Recommendation  The CAD system must provide automatic unit recommendation for an event based on  the event type and the zone, beat and response planning and availability.  Based on the nature code and location, the CAD system must provide appropriate  recommendations on the agency that must be dispatched.  The CAD system must allow dispatchers to override unit recommendation when  required.  The CAD system must allow units dispatched on a busy status (house checks, etc.) to  be eligible for recommendation on higher priority incidents.  The CAD system will have the ability to recalculate Unit Recommendations if the  incident type, incident location or incident priority change.  The CAD system has the ability to recommend multiple units.  The CAD system must have the ability to recommend Fire units.  The system must allow units to be labeled with a minimum of 20 unit types/attributes  or equipment identifiers.  The CAD system must allow for alpha numeric character unit types that are up to 3  characters each.  The CAD system must have the ability to recommend EMS (Rescue) units.  The CAD system has the ability to recommend units of multiple types if necessary (Fire  and Law, for example) on the same incident.  The CAD system must have the ability to recommend the appropriate units or  apparatus based upon the type and location of the incident.  The CAD system must allow for specific recommendations (response line ups such as 1  ALS unit) for each class or units/organization based on time of day and day of week. 

  

203  204     205  206  207  208  209  210  211     212  213  214  215  216  217  218  219  220  221  222  223 

                                                                    

224  225  226  227  228  The system must allow for differing response line ups/recommendations based on  geographic location, for the same event type.  The CAD system must allow for the recommendation of mutual aid depending on the  incident type, incident location and type of equipment necessary.  The CAD system must allow for specific unit type/apparatus recommendations for each  class or organization of units on the same incident.  The CAD system must display the primary zones recommended for the incident in the  system monitor window.   

              

 

RFP 02‐4375p  PAGE 20 

229  230  231  232  233  234  235  236  237  238  239  240 

The CAD system must provide a visual as to the status of the discipline dispatched or  recommended. i.e. red if no unit is enroute status, green if unit is enroute, blank if no  recommendation was provided.    The CAD system must allow for a combination of station based and unit based  recommendations.  The CAD system must recommend the appropriate combinations of stations and/or  units based on event type and location.  The CAD system must allow for a specified response for each alarm level for a specific  type of Fire incident.  The CAD system must continually track EMS unit coverage/posting and make necessary  recommendations for equipment move‐ups.  The system must allow for posting EMS units via drag and drop.  The system must display a list of all EMS postings and uncovered areas.  The CAD system must allow users to put a unit in move up status via Command Line  Entry.  The CAD system must automatically consider units on a move up status in  recommendations.  The CAD system must allow for reversal of equipment move‐ups.  The CAD system must allow users to view all units in a “move up” status, along with  the current station/response area assignment at any time.  The CAD system must have the ability to recommend the next best unit for the type of  incident if the initial unit recommended is unavailable for some reason.  The CAD system must allow for resource contingencies for fire units that will  automatically enable or disable units based on preset contingencies to be determined  by the agency.  The CAD system must allow users to update/change resource contingencies on the fly. 

                                   

241  242 

     

243  244  245  246 

The CAD system must allow users and administrators to set a maximum number of fire  units to be recommended from a specific station at one time (on a single incident) in  order to not deplete resources in the area.  The ability to restrict resources in recommendations must be fire station specific.  Users must have the ability to update resource restrictions for a fire station on the fly.  The CAD system must allow users to set resource recommendation restrictions based  on time of day.  The CAD system must allow primary or alternate response recommendations. For  example, call requires 1 Engine or 1 Quint. If the engine is not available, the system will  recommend the quint.  The CAD system must display the unit(s) that are in service and were not available for a  call recommendation. The display must display why the unit(s) were not  recommended.  The CAD system must notify the dispatcher when a complete recommendation cannot  be fulfilled and indicate what resource(s) are not available.  Users must have the ability to change recommendations on the fly. For example if a  recommendation was for 1 engine and the user wanted the system to recommend 2  engines and 1 squad, the user must have the ability to input this and the system will  recommend the specified resources.  The CAD system must provide progressive response recommendations. Users must  have the ability to upgrade or downgrade a call/recommendation without having to  modify the call incident type.  Warrants 

           

247 

  

248  249 

     

250 

  

251    

     

 

RFP 02‐4375p  PAGE 21 

252  253  254  255     256  257  258  259  260  261  262  263  264  265  266     267  268  269  270  271  272  273  274  275  276  277  278 

The CAD system must include a module that allows qualified users to search for and  view the details of warrants associated with incidents.  The CAD system warrants module must be accessible only to users with the  appropriate permissions.  The CAD system warrants module must allow qualified users to add and maintain  warrant information without leaving the CAD system.  The CAD system must have the ability to interface with a third party warrant system.  Be on the Lookout Alerts  The CAD System must maintain a Be on the Lookout (BOLO) File.  The CAD systems must maintain a BOLO reference number for each BOLO entered.  The CAD system must allow BOLO records to be cross referenced to CAD incidents by  BOLO number and CAD Incident number.  Users must be alerted to BOLOs that match on name or address upon creation of a  CAD incident.  The CAD system must alert users to BOLO records that match on the vehicle tag  number when a traffic stop incident is generated.  The CAD system must allow BOLO records to be sent to specified users, all users or  user groups.  The CAD system must allow users to set an expiration date for BOLO records.  The CAD system must allow users to enable an announcement frequency for a BOLO  so that users will be alerted to the BOLO at specified time intervals.  BOLO records must be searchable by BOLO number or CAD incident number.  BOLO records must be searchable by keyword (including partial or wildcard searches).  The CAD system must be configurable to display BOLO alerts automatically on  incoming 9‐1‐1 calls.  All‐Purpose Scheduler  The CAD system must include an all‐purpose scheduler for events, reminders and  notifications that may or may not be CAD‐incident‐related.  The CAD system’s scheduler must allow scheduling of both one‐time and recurring  events.  The CAD system’s scheduler must allow users to alert a single terminal or all terminals.  The CAD system’s scheduler must issue automated reminders prior to scheduled  events.  The CAD system’s system administration module (file maintenance) must be provided  through the use of menu‐driven activities.  The CAD system must allow the system administrator to enter and modify codes into  code tables.  The CAD system must allow system administrators the security rights to be the only  individuals with the ability to alter code tables if desired.  The CAD system must allow for the removal of codes from code tables if those codes  are no longer necessary.  The CAD system must allow system administrators to monitor the work of call takers  and dispatchers in a real‐time manner.  The CAD system must allow system administrators to take over the screens and  workload of call takers and dispatchers if necessary.  The CAD system must allow system administrators to log off a call taker or dispatcher if  situations arise making this necessary.  The CAD system must allow system administrator changes to code tables to appear in  drop down windows where available from the point of that change forward. 

                                                                                      

 

RFP 02‐4375p  PAGE 22 

279  280  281  282 

The CAD system must allow for help tables and data validation in file maintenance  programs that reference other areas/tables.  The CAD system must allow system administrators to control what appears on menus  after changes to user’s security rights.  The CAD system must allow system administrators to define text appearing on menu  buttons within CAD based upon agency terminology.  The CAD system must allow the system administrator to generate reports of  unauthorized or failed attempts to log in to the system.  The CAD system must allow the system administrator to set up login groups and  classes for call takers and dispatchers in order for those individuals to see only the calls  they need to see in order to perform their duties. 

           

283  284  285  286  287  288  289     290  291 

292  293  294  295  296  297  298  299  300  301  302  303  304  305  306  307  308  309  310 

   The CAD system must allow single‐logon capability for users in non‐traditional  client/server environments.     The CAD system must allow system administrators to define the amount of time before  a user is automatically logged off due to inactivity.     The CAD system must allow for system administrators to send messages to be received  by all online users.     The CAD system must allow system administrators to send messages to only one or  specific users, as opposed to all users.     The CAD system must allow system administrators to set the maximum number of log  on attempts before the user is locked out of the system.     The CAD system must allow system administrators to unlock a locked out user.     Reports     The CAD system must provide pre‐designed reports that are able to be run on‐demand.     The CAD system must provide the ability to export reports to .pdf and Excel formats.     The CAD system must utilize Crystal Reports and provide a minimum of 40  preconfigured reports with the ability through code tables to also design ad hoc  reports.     The CAD system must provide department analysis reports of the following types:  ¨   Events by department  ¨   Department unit call activity  ¨   Officer log  ¨   CAD Incidents by unit status  ¨   Hourly call distribution by department  ¨   Unit time analysis  ¨   Calculate non‐CAD unit events  The CAD system must provide Event Recap reports of the following types:  ¨   Event Type (detail or summary)  ¨   Detail Call Report  ¨   CAD History by Date Range  ¨   Agency Total Calls for Service  ¨   CAD Events by Date and Location  The CAD system must provide call response time/call calculation reports that allow for  selection of the following parameters and display:   ¨    Unit, department, station or organization  ¨    Location, incident type or priority  ¨    Shift or time parameters                                                       

 

RFP 02‐4375p  PAGE 23 

311  312  313  314  315  316  317  318  319  320  321  322  323  324  325  326  327  328  329  330  331  332  333  334  335  336  337  338  339  340  341  342  343  344  345  346  347 

¨    Call calculation options for the incident or a specified departments response on  the incident that include total length of time on the call, received to dispatch, dispatch  to en‐route, en‐route to on‐scene, dispatch to en‐route, dispatch to on‐scene, dispatch  to clear or on‐scene to clear.  The CAD system must allow for a graphical display of call calculation reports and  allow users to select graph display parameters.  The CAD system must provide department response time reports of the following  types:  ¨   Receipt to dispatch by department  ¨   Receipt to clear by department  ¨   Dispatch to on‐scene by department  ¨   Dispatch to clear by department  ¨   Receipt to on‐scene by department  ¨   On‐scene to clear by department  ¨   Dispatch to en‐route by department  ¨   Organization response summary by department  The CAD system must provide a report of addresses accepted as valid entries of  incident location that do not validate against the Geo database.  The CAD system must provide wrecker reports of the following types:  ¨   Wrecker service by date/area  ¨   Wrecker summary by month  ¨   Wrecker schedule by week  ¨   Wrecker services by last name  ¨   Wrecker service by cad incident number  The CAD system must provide a report of call event codes.  The CAD system must provide a report of status codes.  The CAD system must provide a report of units by service organization.  The CAD system must provide a Unit Log Inquiry report.  The CAD system must provide a run/case number summary report for a specified  department.  The CAD system must provide a call type totals by date report.  The CAD system must provide a daily media report.  The CAD system must provide a report that displays all BOLO records for a specified  date range, name, location originating agency or offense/violation type.  The CAD system must provide reports on racial profiling statistics.  The CAD system must provide 9‐1‐1 reports of the following types:  ¨   Telco Subscribers  ¨   9‐1‐1 Log by Phone Number  ¨   Inquire Miscellaneous  ¨   9‐1‐1 Log by Date Range  ¨   9‐1‐1 Log by Position  ¨   9‐1‐1 Reference Tables  The CAD system must provide a blotter report.  The CAD system must provide a report that displays place/premise information and  when the contact information was reviewed/updated.  The CAD system must allow reports to be scheduled to run automatically at pre‐ defined times. 

                                                                                                              

 
Item #    

  4.5. NCIC Requirements 
Requirement  NCIC     Code 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 24 

1  2 

The vendor must be able to implement a state certified integrated NCIC interface.  Vendor must either have previously been certified in the state or show they are  certified in another state and are capable of obtaining certification.  The CAD system must offer the ability to automatically query vehicle tags on traffic  stops. 

     

  4.6. View‐Only CAD Requirements 
Item #     1  2  Requirement  Code  View‐only CAD     The CAD system must offer a web‐based view‐only CAD that must allow users to view  and search incident and unit information in real time.     The web‐based view‐only CAD must allow for basic inquiries into prior incidents, as well  as basic reporting capabilities.    

  4.7. GIS Requirements 
Item  #     1  2  3     4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  Requirement  Code  General GIS Specifications     All  equipment  must  comply  with  any  and  all  applicable  Federal  Communications  Commission  regulations, Part 68, Part 15 and sub‐part J.     All  equipment  must  have  been  in  service  providing  service  to  a  client  within  the  continental  United  States for a minimum of six (6) months.     The system must be capable of complete dial‐up remote diagnostics and maintenance.     General GIS Technical Specifications     The  GIS  must  provide  the  CAD  dispatchers  with  the  ability  to  display  the  location  of  a  caller  on  a  separate computer screen.     The  GIS  must  instantly  display the  caller’s  location  on  the  map  monitor  without  any  keystroke  from  the dispatcher.     The  GIS  must  display  locations  either  entered  automatically  via  an  E9‐1‐1  interface  into  CAD  or  manually entered by the dispatcher/call taker.     The GIS must allow dispatchers to drag and drop available units from a CAD system onto the map in  order to dispatch units.     The GIS must allow users to route responding units and display the route on the digital map.     The GIS must allow users to update unit status from the map.     The GIS must allow users to zoom in or out on the map.     The GIS must allow users to “pan” around a map to view different locations.     The GIS must allow users to manually look up addresses even if there is no current call at that location.     The GIS must allow administrators to maintain the map database.     The GIS must automatically display CAD incidents and assigned units on the map.     The GIS must allow users to fax map data to an emergency responder.     The GIS must utilize layers in order to draw the map.     The GIS must allow users to turn off and on certain layers (example, the hydrant layer) from the map if  desired.     The GIS, when interfacing with a CAD system, must display the map location within five (5) seconds of  the call being received.     The  GIS  must  allow  users  to  draw  barriers  (roadblocks)  on  the  map  and  automatically  re‐route  responder traffic around these barriers.     The GIS must allow printing of displayed maps.    

 

RFP 02‐4375p  PAGE 25 

21  22  23 

24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42 

The GIS must allow transferring of maps to other GIS workstations.     The GIS must be fully Wireless Phase I and Phase II compatible.     For a wireless Phase I call, the GIS’s map display must detail the RF coverage area of the cell‐face that  received the call.     For  a  wireless  Phase  II  call,  the  GIS’s  map  display  must  center  on  the  received  latitude/longitude  coordinate and also make available to the dispatcher the display of the RF coverage area of the cell‐ face that received the call as an option.     The GIS must allow users to manually enter the ALI information or latitude/longitude coordinate and  receive the same functionality of an automatic “hit.”     The  GIS  must  display  real‐time  location  of  units  where  AVL  technology  is  available  and  has  been  deployed in the vehicles.     The GIS must display actual house or building numbers if provided by the agency.     The GIS must display the site plan or footprint of buildings when this data has been provided by the  agency.     The GIS must display latitude and longitude on the map.     The GIS must support distance measurement by selecting two points on the map.     The GIS must display whichever layers the agency provides to incorporate before going live. Typical  layers are as follows:     ¨   Sites symbolized by type of structure     ¨   Municipal Names     ¨   Street Centerlines     ¨   Area Landmarks     ¨   Boundaries of any type     ¨   Hydrants     ¨   Pay Phones     ¨   Point Landmarks     ¨   Water Features     ¨   ESN Boundaries     The GIS must display aerial photographs if provided to incorporate before going live.     The  GIS  must  allow  users  to  draw  shapes  on  the  map  (circles,  squares,  polygons,  etc.)  and  must  display  location  information  such  as  phone  numbers  (if  available)  for  all  structure  points  located  within the specified area.     The GIS must allow users to create a map perimeter in order to reroute traffic around special events.     The GIS must allow the creation of frequently displayed map windows for display of pre‐selected map  areas.     The GIS must allow users to use maps in order to perform event analysis functions.     The GIS must allow for map updates to be pushed out to all terminals from a central database and not  require  updates  to  be  performed  manually  at  each  terminal.  When  the  map  update  is  pushed  out  there must be a visual representation on the map screen indicating that a map update is available.  The GIS must allow for visual notification of hospital diversions.  The GIS must allow for suggested routing by closest EMS unit based on post location.       

43  44  45  46 

47  48  49  50 

51  52  53 

   The GIS must be able to initiate a CAD event.     The  GIS  must  allow  for  visual  representation  via  drag‐and‐drop  for  documenting  and  viewing  chase  events. All the times must be date stamped and able to be saved to a CAD incident and stored as a  digital image.     The GIS must allow for image catalogs.      The GIS must provide online access to complete help documentation.          

 

RFP 02‐4375p  PAGE 26 

4.8. AVL Requirements 
Item #     1  2  3  4  5  Requirement  AVL Technical Specifications     The system must be capable of accepting GPS data in an XML stream for display of unit  location on the map.     The mapping application must allow GPS data to be transferred using a TCP Windows  based connection.     AVL data must be available for display on the Communications Center maps.     AVL data must be available for viewing on the mobile users map display.     The mapping application must allow a mobile user to view their current AVL location  when GPS data is being provided.     The  mapping  application  must  allow  a  mobile  user  to  view  other  units  AVL  location  when  GPS  data  is  provided and  the  units are within  an agency‐defined distance  from  the mobile user.     AVL unit displays must include the unit ID.     The mapping application must allow a single icon to display multiple units when they  are within an agency‐defined proximity to one another.     The mapping application must allow users to  double click an  AVL  unit icon to display  the following information: Unit name, latitude/longitude, address and date and time of  last update.     The map must include the ability to update AVL data based on an agency‐ configurable  refresh rate.     The mapping application must include the ability to accept GPS/AVL data based on an  agency‐defined rate.     The mapping application must include the ability to provide mobile units with routing  information to a dispatched incident from their current GPS/AVL location.     Units  must  be  routed  to  a  main  incident  location  when  dispatched  to  a  CAD  incident  with a verified GIS location. Verified locations and routes are contingent upon valid and  connecting GIS street segments that match valid CAD MSAG data.     Unit routing must display on the mobile mapping application.     Upon  refresh  of  unit  location,  directions  must  be  recalculated  and  displayed  on  the  mobile map client.     Unit location on the local GIS client must be recentered when the location is within an  agency‐specified distance from the edge of the map view.     The mapping application must log and store AVL data to a configurable folder.     Historical AVL data must be available for replay.     Code 

6  7  8 

9  10  11  12 

13  14  15  16  17  18 

  4.9. System Requirements  Vendor must supply a list of minimum hardware requirements for the proposed system in  Section 4, Description of the Proposed System Software and Minimum System  Requirements    The following items shall be provided by the Agency:  a. All LAN/WAN cabling and hardware needed for connectivity. 100 MB connectivity  from CAD Workstation to CAD Server is provided at minimum.  b. High speed VPN connectivity for support. The VPN solution shall support either the  Cisco VPN Client or Windows VPN Client.    4.10. Exceptions  RFP 02‐4375p  PAGE 27 

 

When the PF or CD code is used in Requirements Matrix above, the Vendor must include  an explanation of the planned feature or custom development in the “Exceptions”  section that follows the matrix.  These exceptions must refer to the section and  requirement number.  Add additional rows as needed. 
Section/Worksheet  Item #  Explanation 

                    

                    

                    

 

 

RFP 02‐4375p  PAGE 28