Tutorial de Word 2010
Content
Tutorial Microsoft Office
Oscar Chacón Rodríguez
Word 2010
Microsoft Word
Tabla de contenido
1. Microsoft Word ........................................................................................................ 1
2. ¿Cómo entrar al programa Microsoft Word? ...................................................... 1
3. Opción File................................................................................................................ 2
4. ¿Cómo guardar el documento? .............................................................................. 7
5. ¿Cómo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y Paste? .. 8
6. ¿Cómo crear una tabla? .......................................................................................... 8
7. ¿Cómo modificar la tabla? ...................................................................................... 8
8. ¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla? ............................................... 9
9. ¿Cómo crear una Tabla de Contenido? ............................................................... 11
10. ¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento? .................... 13
11. ¿Cómo añadir títulos automáticos en el Footer o Header? ................................ 15
12. ¿Cómo añadir efectos a las fotos? ........................................................................ 16
13. ¿Cómo hacer efectos en las fotos? ........................................................................ 17
14. ¿Cómo insertar una gráfica? ................................................................................ 18
15. ¿Cómo hacer formularios? ................................................................................... 19
16. Mail Merge ............................................................................................................. 22
Tutorial de Microsoft Word 2010
Oscar Chacón Rodríguez
Microsoft Word
Microsoft Word
El programa Microsoft Word es un procesador de palabras en este podemos escribir una
carta, proyectos, periódicos y páginas electrónicas entre otros. También tiene la utilidad de
hacer gráficas estadísticas, añadir fotos y dibujos y formatos de letras las cuales puedes
modificar con facilidad.
¿Cómo entrar al programa Microsoft Word?
Selecciona:
1. Start , All Programs en (XP) o
Programs (98 y 2000)
2. luego en Microsoft Office
3. escoges Microsoft Word.
Automáticamente entrará al programa y se presentará de esta forma:
Cuando se presenta de esta forma quiere decir que puedes comenzar a escribir y desarrollar
el documento deseado.
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1
Opción File
Opción File
El opción File es una de los cambios que se ha realizado en el office
2010 este se presenta sustituyendo la opción del menú “File” en el
Office 2003 y Office XP.
Estos son algunas opciones que se presenta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Save – guardar el documento.
Save as – guardar con otro nombre un documento y a creado.
Open – abrir un documento ya creado.
Close – se utiliza para cerrar la aplicación.
Recent- Presenta documentos que has trabajado recientemente.
New – crear un nuevo documento.
Print- imprimir la página.
Save & Send– enviar el documento en distintas formas.
Help - Ayuda para conocer el sistema
Las opciones del Ribbon
En el Ribbon hay distintas opciones para escoger entre ella esta:
Home – En este se encuentra distintas opciones en donde podrás
modificar el documento ya sea para texto, colores, centralizaciones
entre otros.
Las secciones que tiene son:
1. Clipboard- guarda en memoria lo que uno seleccione.
a.
Paste- pegar.
b.
Cut –cortar.
c.
Copy- copiar.
d.
Format Painter- copia las propiedades de otra palabra párrafo o lugar.
2. Fonts- modificaciones para las letras o palabras.
a.
Font- Tipos de letras.
b.
c.
d.
Fontsize –tamaño de la letra.
Bold- ennegrecer la palabra.
Italic- cambiar la letra de forma cursiva.
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2
Opción File
e.
Underline - colocar una línea debajo de la palabra.
f.
Highlight – añadir color del fondo de la palabra.
g.
Strikethrough – trazar una línea entre medio de las palabras. Esto se
utiliza para marcar errores después de que del documento sea publicado
hacia otras personas.
h.
Subscript -
i.
Superscipt -
j.
Change Case- para cambiar el formato de la letra
k.
Grow Font – Agrandar la letra.
l.
Shrink Font – Achicar la letra.
m.
Clear formating – borrar las configuraciones de la letras
3. Parragraph- modificaciones para los párrafos.
a. Aling left- alinear a la izquierda.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Center- centralizar la palabra.
Aling Right- alinear a la derecha.
Numbering- enumerar palabras.
Bullets- marcar con un dibujo palabras.
Degrease Indent- mover varios espacios a la izquierda.
Ingrease Indent- mover varios espacios a la derecha.
Font color-cambiar el color de la letra.
Button Border- añadir bordes a la palabra.
j.
Sort- para ordenar en orden alfabético en una tabla.
k.
Show/ Hide – Presenta los pasos que has hecho en el documento.
4. Style (estilo) – se usa para las propiedades de los encabezados y sub encabezados.
Nota: en la sección de cómo crear una tabla de contenido hay más información sobre esta
área.
a. Editing- búsqueda, modificación de palabras o
b.
Find – buscar algo en específico en el documento.
c.
Replace – remplaza una palabra específica.
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3
Opción File
d.
Select- seleccionar todo el documento o seleccionar objetos
(fotos, gráficas, entre otros).
Insert – esta sección se utiliza para añadir fotos, tablas, Clipart, gráficas estadísticas.
Las secciones que tiene son:
1. Pages :
a.
Cover Page - añade una página principal al documento.
b.
Blank Page - añade una página en blanco al documento.
c.
Page Brake –Bloquea la sección para continuar en una página nueva.
2. Tables- creaciones de tablas en el documento.
a.
Tables – se utiliza para crear tablas.
3. Illustrations - Para insertar fotos o dibujos entre otros.
a.
Clipart - añadir dibujos y fotos del programa o del Web.
b.
Insert Picture - añadir fotos digitalizadas ya sea de cámaras o
“scanners”.
c.
Shapes - dibujos sencillos para utilizarlos para la página.
d.
Smart Art - se utiliza para crear organigramas.
e.
Chart - creación de gráficas estadísticas.
4. Links – trabaja con los enlaces hacia otras páginas.
a.
Hiperlink - insertar un enlace hacia otras páginas del Web.
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4
Opción File
b.
c.
Bookmark- crear un enlace para cualquier parte del documento
Cross-reference- crea una referencia para ciertas palabras para
saber dónde se encuentra la misma.
5. Header and Footer
a.
Header- modificaciones al encabezado de la página.
b.
Footer- modificaciones al parte posterior de la página.
c.
6. Text:
Page Number- añadir número de páginas al documento.
a.
Text box- añadir una caja de texto en cualquier parte del documento.
b.
Quickparts- añadir propiedades y campos en el documento.
c.
Word Art- modificaciones de textos en distintos formatos.
d.
Drop cap- aumenta de tamaño la primera letra del párrafo
e.
Signature Line- añadir la firma.
f.
g.
h. Symbol
Date and Time- añadir día.
Object- añadir otros elementos al documento.
i.
j.
Equation- hacer caculos matemáticos en una tabla.
Simbols- añadir símbolos o letras que no están en el teclado en un
documento.
Page Layout - esta sección se utiliza para hacer modificaciones a la página.
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5
Opción File
1. Themes- formatos predefinidos para el documento al que vayas a modificar ya sea
para cambiar el formato de la letra, color de las gráficas y Smartart a la vez.
a. Themes
en esta opción puedes seleccionar varios formatos
predefinidos para el documento.
b. Colors
esta opción se utiliza para cambiar los colores a las letras,
gráficas y smartart.
c. Fonts
-cambiar el formato de letra incluyendo las letras que están en
las gráficas y Smartart.
2. Page setup- opciones para modificar las páginas.
a. Margins
- modificar los márgenes de las páginas.
b. Orientation
vertical o horizontal.
c. Size
- cambiar el modo de la página en forma
- cambiar el tamaño de la página. Ejemplo 8 ½ por 11.
d. Columns
- añadir columnas al documento.
e. Breaks
- Dividir en secciones el documento.
f. Line Numbers
números.
- modificar las la continuidad de los
3. Background page- se utiliza para añadir efectos a la página.
a. Watermark
página
- añadir un texto predefinida de fondo en la
b. Page Color
- Añadirle color a la página.
c. Page Borders
- añadirle bordes a la página.
4. Paragraph- Para modificar el sangrado en la página y el espacio entre líneas.
5. Arange- ayuda a las imágenes que estén en conjunto con las letras.
a. Position
al texto.
- cambiar la posición de la foto de forma predefinida junto
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6
¿Cómo guardar el documento?
b. Wrap text
texto.
c.
modificar la posición de la foto para que este junto al
Bring Foward backward
foto si tienes si tienes más de una.
- modificar la posición de la
d. Selection Pane
- presenta una lista de las gráficas y fotos que
tienes en el documento en donde puedes cambiar el orden en donde están
situadas.
e. Aling
- modificar la posición de la foto o graficar
f. Group
shapes.
- se utiliza para unir un grupo de fotos, clipart o
g. Rotate
h.
- se utiliza para rotar las fotos.
¿Cómo guardar el documento?
En el File presiona Save o Save As. En este activará una ventana que
presenta el lugar donde quieras guardar el documento. En la opción
de Save In presenta el lugar específico donde quieres guardar el
documento ya sea en el disco duro “c:\” o en 3½ floppy. En el
encasillado File Name se escribe el nombre del archivo que creaste.
El nombre que escribas debe estar relacionado con el contenido del
documento para que si tienes muchos documentos los puedas
identificar con facilidad. En Save as type en este se escoge el
formato del documento ya sea para crear una página electrónica o
tener el formato para utilizarlo en otros programas que no sea
Microsoft Word.
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7
¿Cómo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y Paste?
Presiona el botón Save
para guardar los
cambios.
Recuerda debes
guardar el documento
cada cinco minutos ya
que si la máquina
tiene problemas
puedas recuperar el
documento.
¿Cómo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y
Paste?
Pasos a seguir:
Buscar el documento que vas a copiar. Sombrear todo el documento puedes utilizar las
teclas ctrl y la letra A. Presiona en el menú Edit, y escoges Copy en estos momentos el
guardo en memoria todo lo sombreado. Activas el programa dónde vas a ubicar el
documento ya sea en FrontPage, Wordperfect o Worpad. En el menú “ Edit “ presionas
Paste, veras que el documento aparecerá rápidamente el documento que escribiste.
¿Cómo crear una tabla?
Para crear una tabla debes saber cuántas filas y columnas vas a
utilizar luego presionas en la sección de Insert y escoges Table
luego presentará unos cuadros estos representa las columnas y filas
vas a insertar al documento los escoges y el programa
automáticamente lo presentará en el documento.
¿Cómo modificar la tabla?
Para modificar la tabla debes seleccionarla, automáticamente
aparecerá en el Ribbon la sección de Table Tools aparecerá
Desing y Layout.
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¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla?
En Desing escoges donde dice Table Styles
Options selecciona donde dice Header Row esto
es para las modificaciones de los encabezados y
selecciona donde dice First Colums para escoger
la primera columna como parte de la data en la
tabla.
Luego en Table Styles escoges la manera que quieres ver la tabla.
Ejemplo de una tabla como se vería:
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Mes 1
23
54
56
Mes 2
32
76
6
Mes 3
65
76
6
¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla?
Para hacer cálculos matemáticos en una tabla debes tener la tabla creada sin espacios
entremedios ya que el programa sumará los que están en filas o en columnas consecutivas.
Para la siguiente tabla debes crear una columna de total y una fila de Total.
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Total
Mes 1
23
54
56
Mes 2
32
76
6
Mes 3
65
76
6
Para añadir otra columna debes seleccionar la tabla o darle “doble clic” automáticamente
aparecerá el Ribbon aparecerá Table Tools
escoges Layout donde se presentara de esta forma:
Esta sección es para modificarla tabla.
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9
¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla?
Luego selecciona la columna en donde vayas añadir la columna y escoges.
Insert Right
tabla:
o Insert Left este añadirá una columna y se verá como la siguiente
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Total
Mes 1
23
54
56
Mes 2
32
76
6
Mes 3
65
76
6
Total
Luego selecciona la celda en donde vas a sumar los totales debes escoger
Formula
, que se encuentra en Table Tools en la sección de Layout, luego
aparecerá en pantalla una ventana como esta:
En Formula escribe la fórmula matemática hacia dónde vas a sumar utilizando
=Sum(LEFT) en todas las celdas consecutivas.
Otras formas de sumar sería:
= Sum(abobe) – suma todos los valores que estén
arriba.
=Sum(Right) – Suma las cantidades que están a la
derecha.
También en Paste function puedes utilizar otras
fórmulas como ABS, AVERAGE, COUNT entre
otros.
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¿Cómo crear una Tabla de Contenido?
Un ejemplo de cómo se vería sería de esta forma:
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Total
Mes 1
23
54
56
133
Mes 2
32
76
6
114
Mes 3
65
76
6
147
Total
120
206
68
¿Cómo crear una Tabla de Contenido?
Para crear una tabla de contenido debes hacer dos cosas:
Insertar los números de páginas.
Identificar cuáles son los títulos.
Pasos a seguir:
a. Insert
b. Page Numbers
escoges el lugar donde deseas poner el número de página ya se a
en Top of Page o Botton Of de Page.
.
Luego selecciona Format Page numbers
aparecerá esta opción:
En number Format escoge la opción que desees.
Luego en la opción Page Numbering escoges:
Start at y selecciona el número cero.
Esto es para que la primera página comience con
el número cero.
Y presiona el botón OK.
Debes tener los títulos y los subtítulos que van a
estar en la tabla en la tabla de contenido con la
opción de “Heading”
En “Home” la sección de “Style” escoges donde
dice “Heading 1”
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.
11
¿Cómo crear una Tabla de Contenido?
Debes hacerlos con todos los títulos que tengas en tu documento.
Heading 1- se usa para los Tema
Heading 2- se usa para los subtema
Heading 3- otros subtemas adicionales
Nota: Estos dos últimos pasos son importantes ya que si no los tienes activados no
funciona las opciones de la tabla de contenido.
Luego Selecciona en Reference donde dice:“Table of Contents”
Aparecerá distintos formatos de cómo se
verá la tabla de contenido Escoges el
modo que deseas. Automáticamente
aparecerá en pantalla la tabla de
contenido.
Para hacer modificaciones debes
seleccionar la tabla de contenido
presionar Right click y escoges Update
Field el programa automáticamente
añadirá los otros títulos que hallas
añadido.
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12
¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento?
¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento?
Para hacer esto hay que dividir por secciones el documento. Dependiendo cuantas
secciones quieras crear debes seguir los siguientes pasos:
En “Home” selecciona la opción Show and Hide “ ¶ ” esta opción se utiliza para ver lo
que uno hace en el documento representado por símbolos.
Si las primeras cinco páginas quieres que tenga número romanos.
Selecciona la página cinco en el último párrafo, oración, tabla gráfica o foto.
1. En Page Layout escoges Breaks
2. En Breaks selecciona Odd Page
Se presentará la sección Brake Odd Page en este se dividirá las sección uno con la sección
dos cada página se trabajaran individual mente.
Presiona dos veces en la sección donde está el número.
Se presentará el Footer de esta forma:
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13
¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento?
En la siguiente página selecciona el Header -Secton-2 en la parte superior y inserta el
número de página utilizando los siguientes pasos:
1. Selecciona el Footer o Header en la sección 1.
2. Presionas Insert
3. Page Numbers “
sea en Top of Page.
” escoges el lugar donde deseas poner el número de página ya
4. Luego selecciona Format Page numbers
opción:
aparecerá esta
5.
En Number Format escoge la opción que desees ya
sean para cambiarlos a números romanos.
6.
En la opción Page numbering escoges:
Start at
7.
selecciona el número que desees comenzar.
8.
presiona el botón OK.
9.
Selecciona el “Footer” o “Header” en la sección 2.
Se presentará de esta forma:
En la página número 2 de la sección 2 debes presionar en el footer y luego buscar la opción
Link to Previous y desactivará en donde dice Same as Previous.
Luego debes añadirle en el Header nuevamente el número de
página en el formato que esta la pagina 1 de la sección 2.
Esto ayuda para que siga la secuencia para las siguientes páginas.
Esto se puede utilizar ya sea para tesis, proyectos, libros entre
otras cosas.
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14
¿Cómo añadir títulos automáticos en el Footer o Header?
¿Cómo añadir títulos automáticos en el Footer o Header?
Debes tener los títulos y los subtítulos que quieres que se presente en el “Header” o
“Footer” utilizando la función Heading
En “Home” la sección de Style escoges donde dice Heading 1
.
Debes hacerlos con todos los temas que tengas en tu documento.
a. Heading 1- se usa para los Tema
b. Heading 2- se usa para los subtema
c. Heading 3- otros subtemas adicionales
Presiona en el Header dándole dos veces con el cursor de mouse. Se vera de la siguiente
forma
Luego presionas en el menú y escoges donde dice Header y escoges donde dice
Motion(Odd Page)
Automáticamente aparecerá de la siguiente forma
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15
¿Cómo añadir efectos a las fotos?
Esto funciona para que en todas las páginas del documento aparezca el título en el
“Header”
¿Cómo añadir efectos a las fotos?
Para insertar una foto debes seleccionar:
1. Insert
2. escoger Picture
aparecerá en la pantalla para buscar las fotos que estén en My
Pictures o en otro lugar.
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16
¿Cómo hacer efectos en las fotos?
3. Escoges la foto
4. presionas Insert.
Automáticamente aparecerá la foto en pantalla.
¿Cómo hacer efectos en las fotos?
Para añadir efectos debes seleccionar la foto este aparecerá una sección en donde dice
Picture Tools y saldrá de esta manera:
Seleciona en la sección de Picture Styles hay escoges la opción que desees y se verá de esta
forma:
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17
¿Cómo insertar una gráfica?
¿Cómo insertar una gráfica?
Para hacer una gráfica estadística debes hacer lo siguiente:
1. Escoges en Insert
2. en la sección de Illustration
3. selecciona Chart automáticamente aparecerá la siguiente ventana:
Este presentará las distintas modelos de gráficas que puedes seleccionar y presiona el botón
OK
Cuando escojas el modelo de la gráfica aparecerá Microsoft Excel presentando en un lado
Word y en el otro lado Excel. En este puedes modificar los valores y editar los títulos,
automáticamente se reflejará en el documento de Word. Luego se presentará la sección de
Chart Tools en donde podrás modificar la gráfica, ponerle color o en formato 3D.
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18
¿Cómo hacer formularios?
¿Cómo hacer formularios?
Normalmente nosotros lo que hacemos le ponemos una raya y le escribimos encima. Para
evitar esto hay otras formas de hacerlo:
Primero debes activar la pestaña de Developer
1. Presiona File
2. Selecciona Options
3. Custumize Ribbon
4. S
e
l
e
c
c
i
ona con una marca de cotejo la pestaña Developer”.
5. Luego presionas OK.
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19
¿Cómo hacer formularios?
Automáticamente aparecerá en la pestaña Developer
6. Selecciona Legacy Tools
7. Aparecerá las siguientes opciones:
8. Se escoge Text Form Field
Aparecerá de la siguiente forma con unas franjas grises
Para que trabaje debes poner seguridad al documento
1. Selecciona Restrict Editing
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20
¿Cómo hacer formularios?
Automáticamente aparecerá una tabla en donde seleccionaras las siguientes opciones
2. Limit formatting to a selection of styles
3. Alow only this type of editing in
4. Escoges Filling in Forms
5. Luego presionas en :
6. Escribes un Password para que no puedan modificar el
documento y solamente puedan trabajar en los campos
asignados.
7. Presionas OK se presentará de la siguiente forma:
Cuando se imprima el documento no se presenta con las franjas grises.
Si quieres modificar el documento presionas “Retrictic Editting” y escribes el Password
nuevamente.
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21
Mail Merge
Mail Merge
El Mail Merge se utiliza cuando hay un documento en el cual se envía a varias personas
utilizando una base de datos con los perfiles de cada uno.
1. Para crear el Mail Merge debes seguir los siguientes pasos:
2. Selecciona la pestaña Mailing
3. Presión en donde dice Start Mail Merge
4. Selecciona Step by Step Mail Merge Wizard
Aparecerá en la parte derecha una ventana en donde se presentan seis pasos a seguir:
Selecciona Letters
5. Luego selecciona Next Starting Documents
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22
Mail Merge
6. El Segundo paso es escoger en que documento harás el mail merge
7. escoges Use the current document
8. Selecciona Next: Slelect recipients.
Si ya tienes una lista selecciona Use an exiting list si no tienes una puedes crearla en Type
a new list.
9. Presiona en la opción Create
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23
Mail Merge
10. Aparecerá en pantalla la siguiente opción
11. Esta pantalla escribirás los nombres, dirección, teléfono de todas las personas a las
que vas a enviar el mismo documento. Si vas a añadir más personas debes presionar
New Entry
12. Luego presionas Ok Te presentará la siguiente pantalla:
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24
Mail Merge
13. En esta pantalla es para guardar la base de datos en File Name escribes el nombre
del archivo y presionas en Save para guardarlo.
14. Automáticamente aparece la siguiente pantalla:
Esta te presenta la información entrada de cada persona
15. Presionas Ok
16. En la ventana de Mail Merge aparecerá el nombre del archivo
17. Luego presiona Next:Write your letter
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25
Mail Merge
18. Selecciona More Items
19. Aparecerá en pantalla los campos que vas a añadir en el documento
20. Selecciona los campos en los que escribiste la información presionando Insert.
Luego presiona Cancel para cerrar.
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Mail Merge
21. En la pantalla aparecerá el nombre de los campos de la siguiente forma:
Nota: Debes dar espacios entre medio de los campos para que no salgan unidos cuando se
realice los siguientes pasos.
22. Selecciona Next Preview your Letters
Automáticamente aparecerá en pantalla el nombre de la primera persona que está en la base
de datos.
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Mail Merge
En la pantalla de Mail Merge aparece las siguientes opciones:
1. Seleccionamos las flechas direccionales para ver las
demás personas
2. Extrude this recipient list se utiliza para no incluir una de
las personas que está en la base de datos
3.
Presiona Next Complete the Merge te presentará
Print- imprime cada página con sus respectivos nombres.
Edit Individual letters- puedes editar la información de cada
persona
4. Al seleccionar Print o Edit individual Letter te presenta lo siguiente:
All-Imprime o presenta todos las cartas con los
nombres
Current Record- Presenta el Record actual
From – To – presenta los records seleccionados
Presionas OK
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Microsoft Word
Tabla de contenido
1. Microsoft Word ........................................................................................................ 1
2. ¿Cómo entrar al programa Microsoft Word? ...................................................... 1
3. Opción File................................................................................................................ 2
4. ¿Cómo guardar el documento? .............................................................................. 7
5. ¿Cómo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y Paste? .. 8
6. ¿Cómo crear una tabla? .......................................................................................... 8
7. ¿Cómo modificar la tabla? ...................................................................................... 8
8. ¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla? ............................................... 9
9. ¿Cómo crear una Tabla de Contenido? ............................................................... 11
10. ¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento? .................... 13
11. ¿Cómo añadir títulos automáticos en el Footer o Header? ................................ 15
12. ¿Cómo añadir efectos a las fotos? ........................................................................ 16
13. ¿Cómo hacer efectos en las fotos? ........................................................................ 17
14. ¿Cómo insertar una gráfica? ................................................................................ 18
15. ¿Cómo hacer formularios? ................................................................................... 19
16. Mail Merge ............................................................................................................. 22
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Microsoft Word
El programa Microsoft Word es un procesador de palabras en este podemos escribir una
carta, proyectos, periódicos y páginas electrónicas entre otros. También tiene la utilidad de
hacer gráficas estadísticas, añadir fotos y dibujos y formatos de letras las cuales puedes
modificar con facilidad.
¿Cómo entrar al programa Microsoft Word?
Selecciona:
1. Start , All Programs en (XP) o
Programs (98 y 2000)
2. luego en Microsoft Office
3. escoges Microsoft Word.
Automáticamente entrará al programa y se presentará de esta forma:
Cuando se presenta de esta forma quiere decir que puedes comenzar a escribir y desarrollar
el documento deseado.
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1
Opción File
Opción File
El opción File es una de los cambios que se ha realizado en el office
2010 este se presenta sustituyendo la opción del menú “File” en el
Office 2003 y Office XP.
Estos son algunas opciones que se presenta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Save – guardar el documento.
Save as – guardar con otro nombre un documento y a creado.
Open – abrir un documento ya creado.
Close – se utiliza para cerrar la aplicación.
Recent- Presenta documentos que has trabajado recientemente.
New – crear un nuevo documento.
Print- imprimir la página.
Save & Send– enviar el documento en distintas formas.
Help - Ayuda para conocer el sistema
Las opciones del Ribbon
En el Ribbon hay distintas opciones para escoger entre ella esta:
Home – En este se encuentra distintas opciones en donde podrás
modificar el documento ya sea para texto, colores, centralizaciones
entre otros.
Las secciones que tiene son:
1. Clipboard- guarda en memoria lo que uno seleccione.
a.
Paste- pegar.
b.
Cut –cortar.
c.
Copy- copiar.
d.
Format Painter- copia las propiedades de otra palabra párrafo o lugar.
2. Fonts- modificaciones para las letras o palabras.
a.
Font- Tipos de letras.
b.
c.
d.
Fontsize –tamaño de la letra.
Bold- ennegrecer la palabra.
Italic- cambiar la letra de forma cursiva.
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2
Opción File
e.
Underline - colocar una línea debajo de la palabra.
f.
Highlight – añadir color del fondo de la palabra.
g.
Strikethrough – trazar una línea entre medio de las palabras. Esto se
utiliza para marcar errores después de que del documento sea publicado
hacia otras personas.
h.
Subscript -
i.
Superscipt -
j.
Change Case- para cambiar el formato de la letra
k.
Grow Font – Agrandar la letra.
l.
Shrink Font – Achicar la letra.
m.
Clear formating – borrar las configuraciones de la letras
3. Parragraph- modificaciones para los párrafos.
a. Aling left- alinear a la izquierda.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Center- centralizar la palabra.
Aling Right- alinear a la derecha.
Numbering- enumerar palabras.
Bullets- marcar con un dibujo palabras.
Degrease Indent- mover varios espacios a la izquierda.
Ingrease Indent- mover varios espacios a la derecha.
Font color-cambiar el color de la letra.
Button Border- añadir bordes a la palabra.
j.
Sort- para ordenar en orden alfabético en una tabla.
k.
Show/ Hide – Presenta los pasos que has hecho en el documento.
4. Style (estilo) – se usa para las propiedades de los encabezados y sub encabezados.
Nota: en la sección de cómo crear una tabla de contenido hay más información sobre esta
área.
a. Editing- búsqueda, modificación de palabras o
b.
Find – buscar algo en específico en el documento.
c.
Replace – remplaza una palabra específica.
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3
Opción File
d.
Select- seleccionar todo el documento o seleccionar objetos
(fotos, gráficas, entre otros).
Insert – esta sección se utiliza para añadir fotos, tablas, Clipart, gráficas estadísticas.
Las secciones que tiene son:
1. Pages :
a.
Cover Page - añade una página principal al documento.
b.
Blank Page - añade una página en blanco al documento.
c.
Page Brake –Bloquea la sección para continuar en una página nueva.
2. Tables- creaciones de tablas en el documento.
a.
Tables – se utiliza para crear tablas.
3. Illustrations - Para insertar fotos o dibujos entre otros.
a.
Clipart - añadir dibujos y fotos del programa o del Web.
b.
Insert Picture - añadir fotos digitalizadas ya sea de cámaras o
“scanners”.
c.
Shapes - dibujos sencillos para utilizarlos para la página.
d.
Smart Art - se utiliza para crear organigramas.
e.
Chart - creación de gráficas estadísticas.
4. Links – trabaja con los enlaces hacia otras páginas.
a.
Hiperlink - insertar un enlace hacia otras páginas del Web.
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4
Opción File
b.
c.
Bookmark- crear un enlace para cualquier parte del documento
Cross-reference- crea una referencia para ciertas palabras para
saber dónde se encuentra la misma.
5. Header and Footer
a.
Header- modificaciones al encabezado de la página.
b.
Footer- modificaciones al parte posterior de la página.
c.
6. Text:
Page Number- añadir número de páginas al documento.
a.
Text box- añadir una caja de texto en cualquier parte del documento.
b.
Quickparts- añadir propiedades y campos en el documento.
c.
Word Art- modificaciones de textos en distintos formatos.
d.
Drop cap- aumenta de tamaño la primera letra del párrafo
e.
Signature Line- añadir la firma.
f.
g.
h. Symbol
Date and Time- añadir día.
Object- añadir otros elementos al documento.
i.
j.
Equation- hacer caculos matemáticos en una tabla.
Simbols- añadir símbolos o letras que no están en el teclado en un
documento.
Page Layout - esta sección se utiliza para hacer modificaciones a la página.
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5
Opción File
1. Themes- formatos predefinidos para el documento al que vayas a modificar ya sea
para cambiar el formato de la letra, color de las gráficas y Smartart a la vez.
a. Themes
en esta opción puedes seleccionar varios formatos
predefinidos para el documento.
b. Colors
esta opción se utiliza para cambiar los colores a las letras,
gráficas y smartart.
c. Fonts
-cambiar el formato de letra incluyendo las letras que están en
las gráficas y Smartart.
2. Page setup- opciones para modificar las páginas.
a. Margins
- modificar los márgenes de las páginas.
b. Orientation
vertical o horizontal.
c. Size
- cambiar el modo de la página en forma
- cambiar el tamaño de la página. Ejemplo 8 ½ por 11.
d. Columns
- añadir columnas al documento.
e. Breaks
- Dividir en secciones el documento.
f. Line Numbers
números.
- modificar las la continuidad de los
3. Background page- se utiliza para añadir efectos a la página.
a. Watermark
página
- añadir un texto predefinida de fondo en la
b. Page Color
- Añadirle color a la página.
c. Page Borders
- añadirle bordes a la página.
4. Paragraph- Para modificar el sangrado en la página y el espacio entre líneas.
5. Arange- ayuda a las imágenes que estén en conjunto con las letras.
a. Position
al texto.
- cambiar la posición de la foto de forma predefinida junto
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6
¿Cómo guardar el documento?
b. Wrap text
texto.
c.
modificar la posición de la foto para que este junto al
Bring Foward backward
foto si tienes si tienes más de una.
- modificar la posición de la
d. Selection Pane
- presenta una lista de las gráficas y fotos que
tienes en el documento en donde puedes cambiar el orden en donde están
situadas.
e. Aling
- modificar la posición de la foto o graficar
f. Group
shapes.
- se utiliza para unir un grupo de fotos, clipart o
g. Rotate
h.
- se utiliza para rotar las fotos.
¿Cómo guardar el documento?
En el File presiona Save o Save As. En este activará una ventana que
presenta el lugar donde quieras guardar el documento. En la opción
de Save In presenta el lugar específico donde quieres guardar el
documento ya sea en el disco duro “c:\” o en 3½ floppy. En el
encasillado File Name se escribe el nombre del archivo que creaste.
El nombre que escribas debe estar relacionado con el contenido del
documento para que si tienes muchos documentos los puedas
identificar con facilidad. En Save as type en este se escoge el
formato del documento ya sea para crear una página electrónica o
tener el formato para utilizarlo en otros programas que no sea
Microsoft Word.
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7
¿Cómo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y Paste?
Presiona el botón Save
para guardar los
cambios.
Recuerda debes
guardar el documento
cada cinco minutos ya
que si la máquina
tiene problemas
puedas recuperar el
documento.
¿Cómo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y
Paste?
Pasos a seguir:
Buscar el documento que vas a copiar. Sombrear todo el documento puedes utilizar las
teclas ctrl y la letra A. Presiona en el menú Edit, y escoges Copy en estos momentos el
guardo en memoria todo lo sombreado. Activas el programa dónde vas a ubicar el
documento ya sea en FrontPage, Wordperfect o Worpad. En el menú “ Edit “ presionas
Paste, veras que el documento aparecerá rápidamente el documento que escribiste.
¿Cómo crear una tabla?
Para crear una tabla debes saber cuántas filas y columnas vas a
utilizar luego presionas en la sección de Insert y escoges Table
luego presentará unos cuadros estos representa las columnas y filas
vas a insertar al documento los escoges y el programa
automáticamente lo presentará en el documento.
¿Cómo modificar la tabla?
Para modificar la tabla debes seleccionarla, automáticamente
aparecerá en el Ribbon la sección de Table Tools aparecerá
Desing y Layout.
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8
¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla?
En Desing escoges donde dice Table Styles
Options selecciona donde dice Header Row esto
es para las modificaciones de los encabezados y
selecciona donde dice First Colums para escoger
la primera columna como parte de la data en la
tabla.
Luego en Table Styles escoges la manera que quieres ver la tabla.
Ejemplo de una tabla como se vería:
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Mes 1
23
54
56
Mes 2
32
76
6
Mes 3
65
76
6
¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla?
Para hacer cálculos matemáticos en una tabla debes tener la tabla creada sin espacios
entremedios ya que el programa sumará los que están en filas o en columnas consecutivas.
Para la siguiente tabla debes crear una columna de total y una fila de Total.
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Total
Mes 1
23
54
56
Mes 2
32
76
6
Mes 3
65
76
6
Para añadir otra columna debes seleccionar la tabla o darle “doble clic” automáticamente
aparecerá el Ribbon aparecerá Table Tools
escoges Layout donde se presentara de esta forma:
Esta sección es para modificarla tabla.
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9
¿Cómo hacer cálculos matemáticos en una tabla?
Luego selecciona la columna en donde vayas añadir la columna y escoges.
Insert Right
tabla:
o Insert Left este añadirá una columna y se verá como la siguiente
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Total
Mes 1
23
54
56
Mes 2
32
76
6
Mes 3
65
76
6
Total
Luego selecciona la celda en donde vas a sumar los totales debes escoger
Formula
, que se encuentra en Table Tools en la sección de Layout, luego
aparecerá en pantalla una ventana como esta:
En Formula escribe la fórmula matemática hacia dónde vas a sumar utilizando
=Sum(LEFT) en todas las celdas consecutivas.
Otras formas de sumar sería:
= Sum(abobe) – suma todos los valores que estén
arriba.
=Sum(Right) – Suma las cantidades que están a la
derecha.
También en Paste function puedes utilizar otras
fórmulas como ABS, AVERAGE, COUNT entre
otros.
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10
¿Cómo crear una Tabla de Contenido?
Un ejemplo de cómo se vería sería de esta forma:
Juan Carlos Rivera
Yanira Román Rodríguez
John Francisco Rivera
Total
Mes 1
23
54
56
133
Mes 2
32
76
6
114
Mes 3
65
76
6
147
Total
120
206
68
¿Cómo crear una Tabla de Contenido?
Para crear una tabla de contenido debes hacer dos cosas:
Insertar los números de páginas.
Identificar cuáles son los títulos.
Pasos a seguir:
a. Insert
b. Page Numbers
escoges el lugar donde deseas poner el número de página ya se a
en Top of Page o Botton Of de Page.
.
Luego selecciona Format Page numbers
aparecerá esta opción:
En number Format escoge la opción que desees.
Luego en la opción Page Numbering escoges:
Start at y selecciona el número cero.
Esto es para que la primera página comience con
el número cero.
Y presiona el botón OK.
Debes tener los títulos y los subtítulos que van a
estar en la tabla en la tabla de contenido con la
opción de “Heading”
En “Home” la sección de “Style” escoges donde
dice “Heading 1”
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.
11
¿Cómo crear una Tabla de Contenido?
Debes hacerlos con todos los títulos que tengas en tu documento.
Heading 1- se usa para los Tema
Heading 2- se usa para los subtema
Heading 3- otros subtemas adicionales
Nota: Estos dos últimos pasos son importantes ya que si no los tienes activados no
funciona las opciones de la tabla de contenido.
Luego Selecciona en Reference donde dice:“Table of Contents”
Aparecerá distintos formatos de cómo se
verá la tabla de contenido Escoges el
modo que deseas. Automáticamente
aparecerá en pantalla la tabla de
contenido.
Para hacer modificaciones debes
seleccionar la tabla de contenido
presionar Right click y escoges Update
Field el programa automáticamente
añadirá los otros títulos que hallas
añadido.
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12
¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento?
¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento?
Para hacer esto hay que dividir por secciones el documento. Dependiendo cuantas
secciones quieras crear debes seguir los siguientes pasos:
En “Home” selecciona la opción Show and Hide “ ¶ ” esta opción se utiliza para ver lo
que uno hace en el documento representado por símbolos.
Si las primeras cinco páginas quieres que tenga número romanos.
Selecciona la página cinco en el último párrafo, oración, tabla gráfica o foto.
1. En Page Layout escoges Breaks
2. En Breaks selecciona Odd Page
Se presentará la sección Brake Odd Page en este se dividirá las sección uno con la sección
dos cada página se trabajaran individual mente.
Presiona dos veces en la sección donde está el número.
Se presentará el Footer de esta forma:
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13
¿Cómo colocar distintitos números de página en un documento?
En la siguiente página selecciona el Header -Secton-2 en la parte superior y inserta el
número de página utilizando los siguientes pasos:
1. Selecciona el Footer o Header en la sección 1.
2. Presionas Insert
3. Page Numbers “
sea en Top of Page.
” escoges el lugar donde deseas poner el número de página ya
4. Luego selecciona Format Page numbers
opción:
aparecerá esta
5.
En Number Format escoge la opción que desees ya
sean para cambiarlos a números romanos.
6.
En la opción Page numbering escoges:
Start at
7.
selecciona el número que desees comenzar.
8.
presiona el botón OK.
9.
Selecciona el “Footer” o “Header” en la sección 2.
Se presentará de esta forma:
En la página número 2 de la sección 2 debes presionar en el footer y luego buscar la opción
Link to Previous y desactivará en donde dice Same as Previous.
Luego debes añadirle en el Header nuevamente el número de
página en el formato que esta la pagina 1 de la sección 2.
Esto ayuda para que siga la secuencia para las siguientes páginas.
Esto se puede utilizar ya sea para tesis, proyectos, libros entre
otras cosas.
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14
¿Cómo añadir títulos automáticos en el Footer o Header?
¿Cómo añadir títulos automáticos en el Footer o Header?
Debes tener los títulos y los subtítulos que quieres que se presente en el “Header” o
“Footer” utilizando la función Heading
En “Home” la sección de Style escoges donde dice Heading 1
.
Debes hacerlos con todos los temas que tengas en tu documento.
a. Heading 1- se usa para los Tema
b. Heading 2- se usa para los subtema
c. Heading 3- otros subtemas adicionales
Presiona en el Header dándole dos veces con el cursor de mouse. Se vera de la siguiente
forma
Luego presionas en el menú y escoges donde dice Header y escoges donde dice
Motion(Odd Page)
Automáticamente aparecerá de la siguiente forma
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15
¿Cómo añadir efectos a las fotos?
Esto funciona para que en todas las páginas del documento aparezca el título en el
“Header”
¿Cómo añadir efectos a las fotos?
Para insertar una foto debes seleccionar:
1. Insert
2. escoger Picture
aparecerá en la pantalla para buscar las fotos que estén en My
Pictures o en otro lugar.
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16
¿Cómo hacer efectos en las fotos?
3. Escoges la foto
4. presionas Insert.
Automáticamente aparecerá la foto en pantalla.
¿Cómo hacer efectos en las fotos?
Para añadir efectos debes seleccionar la foto este aparecerá una sección en donde dice
Picture Tools y saldrá de esta manera:
Seleciona en la sección de Picture Styles hay escoges la opción que desees y se verá de esta
forma:
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¿Cómo insertar una gráfica?
¿Cómo insertar una gráfica?
Para hacer una gráfica estadística debes hacer lo siguiente:
1. Escoges en Insert
2. en la sección de Illustration
3. selecciona Chart automáticamente aparecerá la siguiente ventana:
Este presentará las distintas modelos de gráficas que puedes seleccionar y presiona el botón
OK
Cuando escojas el modelo de la gráfica aparecerá Microsoft Excel presentando en un lado
Word y en el otro lado Excel. En este puedes modificar los valores y editar los títulos,
automáticamente se reflejará en el documento de Word. Luego se presentará la sección de
Chart Tools en donde podrás modificar la gráfica, ponerle color o en formato 3D.
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¿Cómo hacer formularios?
¿Cómo hacer formularios?
Normalmente nosotros lo que hacemos le ponemos una raya y le escribimos encima. Para
evitar esto hay otras formas de hacerlo:
Primero debes activar la pestaña de Developer
1. Presiona File
2. Selecciona Options
3. Custumize Ribbon
4. S
e
l
e
c
c
i
ona con una marca de cotejo la pestaña Developer”.
5. Luego presionas OK.
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19
¿Cómo hacer formularios?
Automáticamente aparecerá en la pestaña Developer
6. Selecciona Legacy Tools
7. Aparecerá las siguientes opciones:
8. Se escoge Text Form Field
Aparecerá de la siguiente forma con unas franjas grises
Para que trabaje debes poner seguridad al documento
1. Selecciona Restrict Editing
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¿Cómo hacer formularios?
Automáticamente aparecerá una tabla en donde seleccionaras las siguientes opciones
2. Limit formatting to a selection of styles
3. Alow only this type of editing in
4. Escoges Filling in Forms
5. Luego presionas en :
6. Escribes un Password para que no puedan modificar el
documento y solamente puedan trabajar en los campos
asignados.
7. Presionas OK se presentará de la siguiente forma:
Cuando se imprima el documento no se presenta con las franjas grises.
Si quieres modificar el documento presionas “Retrictic Editting” y escribes el Password
nuevamente.
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Mail Merge
Mail Merge
El Mail Merge se utiliza cuando hay un documento en el cual se envía a varias personas
utilizando una base de datos con los perfiles de cada uno.
1. Para crear el Mail Merge debes seguir los siguientes pasos:
2. Selecciona la pestaña Mailing
3. Presión en donde dice Start Mail Merge
4. Selecciona Step by Step Mail Merge Wizard
Aparecerá en la parte derecha una ventana en donde se presentan seis pasos a seguir:
Selecciona Letters
5. Luego selecciona Next Starting Documents
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Mail Merge
6. El Segundo paso es escoger en que documento harás el mail merge
7. escoges Use the current document
8. Selecciona Next: Slelect recipients.
Si ya tienes una lista selecciona Use an exiting list si no tienes una puedes crearla en Type
a new list.
9. Presiona en la opción Create
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Mail Merge
10. Aparecerá en pantalla la siguiente opción
11. Esta pantalla escribirás los nombres, dirección, teléfono de todas las personas a las
que vas a enviar el mismo documento. Si vas a añadir más personas debes presionar
New Entry
12. Luego presionas Ok Te presentará la siguiente pantalla:
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Mail Merge
13. En esta pantalla es para guardar la base de datos en File Name escribes el nombre
del archivo y presionas en Save para guardarlo.
14. Automáticamente aparece la siguiente pantalla:
Esta te presenta la información entrada de cada persona
15. Presionas Ok
16. En la ventana de Mail Merge aparecerá el nombre del archivo
17. Luego presiona Next:Write your letter
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Mail Merge
18. Selecciona More Items
19. Aparecerá en pantalla los campos que vas a añadir en el documento
20. Selecciona los campos en los que escribiste la información presionando Insert.
Luego presiona Cancel para cerrar.
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Mail Merge
21. En la pantalla aparecerá el nombre de los campos de la siguiente forma:
Nota: Debes dar espacios entre medio de los campos para que no salgan unidos cuando se
realice los siguientes pasos.
22. Selecciona Next Preview your Letters
Automáticamente aparecerá en pantalla el nombre de la primera persona que está en la base
de datos.
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Mail Merge
En la pantalla de Mail Merge aparece las siguientes opciones:
1. Seleccionamos las flechas direccionales para ver las
demás personas
2. Extrude this recipient list se utiliza para no incluir una de
las personas que está en la base de datos
3.
Presiona Next Complete the Merge te presentará
Print- imprime cada página con sus respectivos nombres.
Edit Individual letters- puedes editar la información de cada
persona
4. Al seleccionar Print o Edit individual Letter te presenta lo siguiente:
All-Imprime o presenta todos las cartas con los
nombres
Current Record- Presenta el Record actual
From – To – presenta los records seleccionados
Presionas OK
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