Tutorial Ms Project 2003

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Índice 1 – Introdução ................................................................................................................5 2 – Projeto ......................................................................................................................6 2.1 – Projeto – Características..................................................................................6 2.2 – Projeto – Entregáveis .......................................................................................7 2.3 – Escopo do Projeto ............................................................................................8 2.4 – Projetos x Trabalho operacional ...................................................................10 3 – Gerenciamento de Projetos ..................................................................................11 3.1 – Gerenciamento de Projetos – Conceitos ......................................................11 3.2 – Gerenciamento de Projetos – Requisitos .....................................................12 3.3 – Gerenciamento de Projetos – Escopo, Tempo e Custo...............................12 3.4 – Ciclo de Vida do Projeto.................................................................................13 3.5 –PMBOK - PMI® – Áreas de Conhecimento .....................................................14 4 – MS Project ..............................................................................................................15 4.1 – MS Project – Introdução .................................................................................15 4.2 – MS Project – A Interface .................................................................................17 4.3 – Modos de Exibição Principais .......................................................................18 4.3.1 – Gráfico de Gantt .........................................................................................19 4.3.2 – Planilha de Recursos .................................................................................20 4.3.3 – Gráfico de Recursos...................................................................................21 4.3.4 – Planilha de Uso do Recurso.......................................................................22 4.3.5 – Planilha de Uso da Tarefa..........................................................................23 4.3.6 – Diagrama de Rede .....................................................................................24 4.4 – Construindo uma Folha de Projetos .............................................................25 4.4.1 – Definição do Projeto ...................................................................................25 4.4.2 – Colaboração no Projeto..............................................................................26 4.4.3 – Guia do Projeto ..........................................................................................27 4.4.4 – Guia do Projeto – Tarefas – Relações de trabalho ....................................27 4.5 – Modos de Exibição .........................................................................................32 4.5.1 – Modos de exibição de tarefa ......................................................................33 4.5.2 – Modos de exibição de recurso ...................................................................36 4.6 – Opções de Configuração ...............................................................................40 4.6.1 – Opções – Aba Exibir...................................................................................40 4.6.2 – Opções – Aba Geral...................................................................................41 4.7 – Formatação......................................................................................................42 4.7.1 – Formatação de Texto .................................................................................42 4.7.2 – Formatação de Barras e Gráficos ..............................................................43 4.8 – Tarefas .............................................................................................................45 4.8.1 – Criando uma Estrutura de Tarefas .............................................................45 4.8.2 – Vinculando Tarefas ....................................................................................47 4.8.3 – Tipo de Vínculos.........................................................................................49 3

4.8.4 – Alterando os Vínculos entre Tarefas ..........................................................50 4.8.5 – Duração das Tarefas..................................................................................51 4.8.6 – Duração Estimada......................................................................................51 4.8.7 – Tipo de Tarefa............................................................................................52 4.8.8 – Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo .........................................52 4.8.9 – Como Escolher o Tipo de Tarefa ...............................................................53 4.9 – Recursos do Projeto.......................................................................................54 4.9.1 – Tipos de Recurso .......................................................................................54 4.9.2 – Criando uma Lista de Recursos .................................................................55 4.9.3 – Alocando Recursos ....................................................................................56 4.9.4 – Alterar a agenda de trabalho de um recurso ..............................................57 4.9.5 – Superalocação de Recursos ......................................................................58 4.10 – Linha de Base................................................................................................61 4.10.1 – Linha de Base – Definição .......................................................................61 4.10.2 – Linha de Base – Criação ..........................................................................62 4.11 – Acompanhando o Projeto ............................................................................63 4.12 – Curva S de Custos ........................................................................................67 4.13 – Filtros e Relatórios .......................................................................................73 4.13.1 – Filtros........................................................................................................73 4.13.2 - Relatórios ..................................................................................................76 5 – Referências Bibliográficas ...................................................................................79 6 – Anexo I – Exercício Projeto de Reforma de Escritório......................................80

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1 – Introdução O Microsoft Project 2003® é uma família de produtos criada para atender às necessidades atuais de gerenciamento de pessoas e de trabalho nas organizações. Os produtos da família Microsoft Office Project 2003® incluem as versões: • Standard, • Professional, • Server; • Web Access. O Project Professional 2003 é o programa de gerenciamento de projetos corporativos de desktop que é usado com o Project Server 2003 e o Project Web Access para formar a Solução da Microsoft® para Gerenciamento de Projetos em Empresas (EPM – Enterprise Project Management). O Project Professional 2003 fornece todas as principais ferramentas de gerenciamento de projeto encontradas na versão Standard, trabalhando a versão Server e Web Access para oferecer modelagem e gerenciamento de portfolios, tarefas de recursos baseados na colaboração em projetos. Não é possível utilizar o Microsoft Project 2003 em estações de trabalho rodando ® Windows Me e 98, apesar das versões anteriores serem perfeitamente compatíveis. Os gerentes de projetos podem publicar informações do Project Professional 2003 para o Project Server 2003 para compartilhar e acompanhar planos de projetos de forma centralizada. Neste trabalho iremos abordar especificamente sobre os recursos existentes no MS Project trabalhando stand-alone, ou seja, sem a integração com um Project Server. Iremos também apresentar aspectos relacionados a Gerenciamento de Projetos, discutindo conceitos importantes que são imprescindíveis para possibilitar um melhor ® aproveitamento dos recursos do MS Project .

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2 – Projeto Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, um serviço ou um resultado exclusivo. 2.1 – Projeto – Características Temporário significa que todos os projetos possuem um início e um final definidos. O final é alcançado quando: • •

Os objetivos do projeto tiverem sido atingidos; Tornar-se claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser atingidos ou quando não existir mais a necessidade do projeto e ele for encerrado.

Temporário não significa necessariamente de curta duração, pois muitos projetos têm longa duração, muitas vezes décadas. Em todos os casos, no entanto, a duração de um projeto é finita. Projetos não são esforços contínuos. Além disso, geralmente o termo temporário não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado pelo projeto. A maioria dos projetos é realizada para criar um resultado duradouro. Por exemplo, um projeto para erguer um monumento nacional criará resultados que deverão durar séculos. Os projetos também podem com freqüência ter impactos sociais, econômicos e ambientais, intencionais ou não, com duração muito mais longa que a dos próprios projetos. A natureza temporária dos projetos pode também ser aplicada a outros aspectos do esforço: • •

A oportunidade ou janela do mercado geralmente é temporária—alguns projetos têm um prazo limitado durante o qual seu produto ou serviço deve ser gerado; A equipe do projeto, como uma unidade de trabalho, raramente sobrevive ao projeto – uma equipe é criada com o único objetivo de realizar o mesmo, em seguida, será desfeita e seus membros serão realocados quando o projeto for concluído.

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2.2 – Projeto – Entregáveis Produtos, serviços ou resultados exclusivos significam que um projeto cria entregas exclusivas. Os projetos podem criar, por exemplo: • • •

Um produto ou objeto produzido, quantificável e que pode ser um item final ou um item componente; Uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à produção ou à distribuição; Um resultado, como resultados finais ou documentos.

Neste caso, ser único ou singular é uma característica das entregas entregáveis ou “deliverables” do projeto. Por exemplo, centenas de milhares de casas foram construídas, mas cada uma delas em particular é única – pois possui um proprietário diferente, um projeto diferente, um local diferente, materiais diferentes, enfim, características e ou propriedades diferentes. Assim, a presença de elementos repetitivos e comuns, não muda a singularidade fundamental do trabalho do projeto.

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2.3 – Escopo do Projeto Devemos lembrar que antes do projeto propriamente dito, é comum ainda realizarmos a preparação de um Anteprojeto, que é o estudo preparatório do projeto. A elaboração progressiva é uma característica de projetos que integra os conceitos de temporário e exclusivo. Elaboração progressiva significa desenvolver em etapas e continuar por incrementos. Por exemplo, o escopo do projeto será descrito de maneira geral no início do projeto e se tornará mais explícito e detalhado conforme a equipe do projeto desenvolve um entendimento mais completo dos objetivos e das entregas. A elaboração progressiva não deve ser confundida com aumento do escopo. A elaboração progressiva das especificações de um projeto deve ser cuidadosamente coordenada com a definição adequada do escopo do projeto, particularmente se o projeto for realizado sob contrato. Quando adequadamente definido, o escopo do projeto, ou seja, o trabalho a ser feito, deve ser controlado conforme as especificações do projeto e do produto são progressivamente elaboradas. A declaração do escopo do projeto é a definição do projeto — o que precisa ser realizado. O processo Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto aborda e documenta as características e limites do projeto e seus produtos e serviços associados, além dos métodos de aceitação e controle do escopo. Uma declaração do escopo do projeto inclui: • • • • • • • • • • • • • •

Objetivos do produto e do projeto; Características e requisitos do produto ou serviço; Critérios de aceitação do produto; Limites do projeto; Entregas e requisitos do projeto; Restrições do projeto; Premissas do projeto; Organização inicial do projeto; Riscos iniciais definidos; Marcos do cronograma; Estrutura de Divisão do Trabalho (Estrutura Analítica do Projeto Inicial – EAP inicial ou WBS - Work Breakdown Structure); Estimativa aproximada de custos; Requisitos de gerenciamento de configuração do projeto; Requisitos de aprovação.

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Os seguintes exemplos ilustram a elaboração progressiva em duas áreas de aplicação diferentes: •

O desenvolvimento de uma fábrica para processamento de produtos químicos começa com a engenharia de processos que define as características do processo. Essas características são usadas para projetar as principais unidades de processamento. Essas informações tornam-se a base do projeto de engenharia, que define tanto o layout detalhado da fábrica quanto as características mecânicas das unidades do processo e das instalações auxiliares. Tudo isso resulta em desenhos de projeto elaborados para produzir desenhos de fabricação e construção. Durante a construção, são feitas interpretações e adaptações conforme necessário, que estão sujeitas à devida aprovação. Essa elaboração adicional das entregas é capturada na forma de desenhos “as built” (conforme construído) e são feitos ajustes operacionais finais durante os testes e a entrega;



O produto de um projeto de desenvolvimento econômico pode inicialmente ser definido como: “Melhorar a qualidade de vida dos residentes de menor renda da comunidade X.” Conforme o projeto evolui, os produtos podem ser descritos de forma mais específica como, por exemplo: “Oferecer acesso a alimentação e água a 500 residentes de baixa renda da comunidade X.” A próxima etapa da elaboração progressiva poderia enfocar exclusivamente o aumento da produção agrícola e da comercialização, com o fornecimento de água sendo considerado uma prioridade secundária a ser iniciada quando o componente agrícola estivesse em estágio avançado.

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2.4 – Projetos x Trabalho operacional As organizações realizam um trabalho para atingir um conjunto de objetivos. Em geral, o trabalho pode ser categorizado como projetos ou operações, embora os dois ocasionalmente se sobreponham. Ambos compartilham muito das seguintes características: • • •

Realizados por pessoas; Restringido por recursos limitados; Planejado, executado e controlado.

Os projetos e as operações diferem principalmente no fato de que as operações são contínuas e repetitivas, enquanto os projetos são temporários e exclusivos. Os objetivos dos projetos e das operações são fundamentalmente diferentes. A finalidade de um projeto é atingir seu objetivo e, em seguida, terminar. Por outro lado, o objetivo de uma operação contínua é manter o negócio. Os projetos são diferentes porque o projeto termina quando seus objetivos específicos foram atingidos, enquanto as operações adotam um novo conjunto de objetivos e o trabalho continua. Os projetos são realizados em todos os níveis da organização e podem envolver uma única pessoa ou muitos milhares de pessoas. Sua duração varia de poucas semanas a vários anos. Os projetos podem envolver uma ou várias unidades organizacionais, como joint ventures e parcerias. Exemplos de projetos incluem, mas não se limitam a: • • • • • • • • • •

Desenvolvimento de um novo produto ou serviço; Efetuar uma mudança de estrutura, de pessoal ou de estilo de uma organização; Projeto de um novo veículo de transporte; Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informações novo ou modificado; Construção de um prédio ou instalação; Construção de um sistema de abastecimento de água para uma comunidade; Realizar uma campanha por um cargo político; Implementação de um novo procedimento ou processo de negócios; Atender a uma cláusula contratual; Desenvolvimento da carreira profissional.

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3 – Gerenciamento de Projetos 3.1 – Gerenciamento de Projetos – Conceitos Gestão de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos prédefinidos. O conhecimento e as práticas da gerência de projetos são melhores descritos em termos de seus processos componentes. Assim o gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto. Esses processos podem ser classificados em cinco grupos de processo: • • • • •

Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento

Reduzida à sua forma mais simples, a gerência de projetos é a disciplina de manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto. Um ponto-de-vista alternativo diz que gerenciamento de projetos é a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se otimiza o uso de recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc). Segundo o Project Management Institute (PMI®) , organizou o gerenciamento de projetos em nove áreas de conhecimento: • Gerência de integração de projetos • Gerência de escopo de projetos • Gerência de tempo de projetos • Gerência de custo de projetos • Gerência de qualidade de projetos • Gerência de recursos humanos de projetos • Gerência de comunicações de projetos • Gerência de riscos de projetos • Gerência de aquisições de projetos Estas áreas de conhecimento foram compiladas em um livro denominado de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) que é considerado um guia teórico para o desenvolvimento de projetos práticos, servindo como orientador para o estudo de metodologias para projetos. O PMBOK descrevem as práticas em gerência de projetos em termos dos processos que as compõem, posteriormente discutiremos sobre estas áreas de conhecimento.

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3.2 – Gerenciamento de Projetos – Requisitos Gerenciar um projeto inclui: • • • •

Identificação das necessidades; Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis; Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo; Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

Para manter o controle sobre o projeto do início ao fim, um gerente de projetos utiliza várias técnicas, dentre as quais se destacam: • • • • •

Planejamento de projeto; Análise de valor agregado; Gerenciamento de riscos de projeto; Cronograma; Melhoria de processo.

3.3 – Gerenciamento de Projetos – Escopo, Tempo e Custo Os gerentes de projetos freqüentemente falam de uma “restrição tripla” – escopo, tempo e custo do projeto – no gerenciamento de necessidades conflitantes do projeto. A qualidade do projeto é afetada pelo balanceamento desses três fatores. Deste modo, tenta adquirir controle sobre quatro variáveis: • • • •

Tempo Custo Qualidade Escopo

Projetos de alta qualidade entregam o produto, serviço ou resultado solicitado dentro do escopo, no prazo e dentro do orçamento. A relação entre esses fatores ocorre de tal forma que se algum dos três fatores mudar, pelo menos um outro fator provavelmente será afetado. Os gerentes de projetos também gerenciam projetos em resposta a incertezas. Um risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo em pelo menos um objetivo do projeto. É importante observar que muitos processos dentro do gerenciamento de projetos são iterativos devido à existência, e necessidade, de uma elaboração progressiva em um projeto durante todo o ciclo de vida do projeto. Isto é, conforme uma equipe de gerenciamento de projetos aprende mais sobre um projeto, poderá gerenciar com um nível maior de detalhes. 12

3.4 – Ciclo de Vida do Projeto A organização ou os gerentes de projetos podem dividir projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial com ligações adequadas com as operações em andamento da organização executora. Coletivamente, essas fases são conhecidas como o ciclo de vida do projeto. Muitas organizações identificam um conjunto específico de ciclos de vida para serem usados em todos os seus projetos. Um conceito subjacente para a interação entre os processos de gerenciamento de projetos é o ciclo PDCA (plan-do-check-act, planejar-fazer-verificar-agir). Os passos são os seguintes: • • •



PLAN (planejamento) > estabelecer a missão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para o atingimento dos resultados; DO (Execução) > realizar, executar as atividades; CHECK (Verificação) > monitorar e avaliar os resultados, periodicamente, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o plenejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as infomações, eventualmente confeccionando relatórios; ACT (Agir) > agir de acordo com o avaliado, e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

Esse ciclo é ligado por resultados – o resultado de uma parte do ciclo se torna a entrada para outra parte, procurando obtermos uma melhora contínua. 13

3.5 –PMBOK - PMI® – Áreas de Conhecimento Estes processos foram organizados em nove áreas de conhecimentos, como descrito a seguir. •

Gerência da Integração do Projeto – descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Responsável pelo desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças.



Gerência do Escopo do Projeto – descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, e seja completado com sucesso. Abrange a iniciação, planejamento, detalhamento, verificação e controle de mudanças do escopo.



Gerência do Tempo do Projeto – descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. É composta pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.



Gerência do Custo do Projeto – descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. Supervisionar o planejamento dos recursos, estimativa, orçamento e controle dos custos.



Gerência da Qualidade do Projeto – descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Abrange o planejamento, garantia e controle da qualidade.



Gerência dos Recursos Humanos do Projeto – descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas. Responsável pelo planejamento organizacional, montagem e desenvolvimento da equipe.



Gerência das Comunicações do Projeto – descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Ele é composto pelo planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento administrativo.



Gerência dos Riscos do Projeto – descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. É composta pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos, desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos riscos.



Gerência das Aquisições do Projeto – descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. É responsável pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato. 14

4 – MS Project 4.1 – MS Project – Introdução O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, não um software de criação de projetos, assim como o Microsoft Word é um editor de textos, e não um software de criação de textos. Aqui, entendemos criação como o ato de fazer objetos surgirem prontos, acabados e completos; como se fosse possível um livro "nascer" já pronto para ser publicado. Apesar de parecer infantil, um aviso como esse é importante, pois o Project nos ajuda a administrar, e até mesmo a descobrir erros e inconsistências no nosso planejamento, porém, o responsável pelo projeto é você. O programa nos ajuda a aplicar um método e a permanecer dentro dos parâmetros estabelecidos para um dado projeto, porém, o fundo prático do gerenciamento é de responsabilidade humana. Sem a elaboração de um método de trabalho, o planejamento diário, mesmo se for colocado em uma planilha muito bonita, ficará várias vezes atrasado, já que não existem diretrizes para execução do projeto, e nem para sua atualização. Um bom exemplo de projeto é o raciocínio que nos leva a fazer o backup dos dados que estão no nosso disco rígido: existe um fim a ser alcançado, salvaguardar seu trabalho e poder recuperá-lo em caso de problemas. Esse fim, por sua vez, está atrelado a outros objetivos: guardar todos os dados necessários, de maneira rápida, ou de preferência automatizada, de maneira que eles possam ser facilmente recuperados. Para atingirmos esses objetivos é necessário estabelecer diretrizes (o backup será realizado diariamente? Em CD-ROM? Têm de ser duplicados na mesma hora? Uma cópia fica trancada na última gaveta da escrivaninha?), e, juntamente com elas, definir o conjunto de ferramentas que será utilizado para a elaboração de todo o projeto. Por fim, a utilização dessas ferramentas passa pelo levantamento das funções de cada uma delas, bem como pela distribuição de cada ferramenta ao seu responsável. Portanto, ao elaborar um método de trabalho, é importante estabelecer uma forma de distribuição do trabalho e dos meios utilizados em sua distribuição. Vejamos: • • • • •

Número de profissionais disponível; Tempo total disponível; Tempo individual (por profissional) disponível; Tempo individual (por etapa ou objetivo do projeto) disponível; Valor (custo) de cada profissional envolvido, por hora, por etapa e por projeto.

Delineado o método do projeto, podemos aplicá-lo a sua construção; área em que o Project tem um papel prjmordial. Não se prenda a preciosismos técnicos nem a malabarismos matemáticos, ou de composição de pessoal. Veremos, mais adiante, que o Project é capaz de consertar várias dessas lacunas, bem como de realizar a consolidação de valores cronológicos e monetários. 15

Neste curso deveremos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no Project. Cada etapa abaixo será definida no software.

Alocação dos Recursos

Planejamento do Escopo Formatação Inicial do Project

Estimativa dos Custos

Montagem da Equipe

Planejamento dos Recursos Definição das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Definição do Cronograma

Determinação do Tipo de Atividade Duração das Atividades

Salvar Linha de Base

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4.2 – MS Project – A Interface Para iniciar o programa, dique em Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office Project (no nosso caso, a versão 2003 Professional). A figura a seguir nos mostra que a interface em muito lembra outras da família Office como o Excel e Outlook. Basicamente é composta por: • •

• • •

Barra de Menu – onde estão todas as funções para realizarmos um projeto; Barra de Ferramentas – que providencia um rápido acesso para as tarefas mais comuns. Lembrando que como em outras ferramentas do Office, podemos também personalizá-lo. Por exemplo, clique com o botão direito na Barra de Ferramentas (onde não há um ícone) e será aberto um menu de contexto, por exemplo, podemos Clicar em Guia de Projeto; Janela do Plano de Projeto – contém a visão do plano de projeto ativo, na borda esquerda temos o nome da visão que está sendo exibida no momento; Painel de Tarefas – onde podemos encontrar rápidos atalhos para realizarmos determinadas funções dependendo do contexto e modo de visão e também onde temos a Ajuda do Project; Ajuda – Ferramenta de Busca – digite uma questão para que o Assistente o auxilie com o Office Online (é necessário conexão à web).

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4.3 – Modos de Exibição Principais Inicialmente, verificamos que o MS Project 2003 possui três formatos básicos para de exibir as informações. São eles: •

Gráficos – representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.



Planilhas - representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)



Formulários – representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, há variadas formas de visualizar as informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, no caso iremos estudar as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos. Desta forma, os principais modos de exibição são: • • • • • •

Gráfico de Gantt Planilha de Recursos; Gráfico de Recursos; Planilha de Uso do Recurso; Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.

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4.3.1 – Gráfico de Gantt Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no Project. Ele é o padrão de visualização quando inicializamos o programa. O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras.

As principais funções são: • • • • • •

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas; Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informações exibidas; Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

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4.3.2 – Planilha de Recursos O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre cada recurso do Projeto.

As principais funções são: • • • •

Inserir e editar informações sobre recursos do projeto; Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso; Analisar os custos dos recursos; Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

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4.3.3 – Gráfico de Recursos O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações sobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. É possível analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los.

As principais funções são: • • • • •

Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação; Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar; Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha; Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional; Analisar os custos dos recursos.

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4.3.4 – Planilha de Uso do Recurso A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar no projeto.

As principais funções são: • • • • • • •

Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso; Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação; Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme; Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais; Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas; Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica; Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

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4.3.5 – Planilha de Uso da Tarefa O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

As principais funções são: • • • • • •

Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas; Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e disponibilidade de trabalho; Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos. Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas; Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho; Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

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4.3.6 – Diagrama de Rede O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas.

As principais funções são: • • • •

Criar e ajustar a sua agenda; Vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as datas de início e término; Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não iniciadas; Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas específicas.

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4.4 – Construindo uma Folha de Projetos 4.4.1 – Definição do Projeto Vamos dar início a uma folha de projetos com os recursos do assistente (Tarefas), localizado à esquerda da tela. Ou sejam vamos planejar as tarefas de nosso projeto. Caso não esteja visível, clique na Barra de Menu > Painel de tarefas.

Caso o Painel de tarefas estiver na Ajuda do Project, clique 1° no Guia do Projeto, depois em Tarefas.

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Vamos clicar em Definir o projeto, a seguir teremos que estabelecer uma data para o início do projeto (Etapa 1 de 3). Clique na caixa e insira a data estimada para início do projeto. Temos ao clicar na seta um menu suspenso, e podemos escolher a data desejada através de um calendário.

Após escolher a data inicial do projeto, clique logo em Salvar e ir para Etapa 2.

4.4.2 – Colaboração no Projeto Nesta etapa 2 de 3 vamos definir o projeto com relação ao sistema de colaboração do MS Project. Aqui, é necessário definir se o projeto será colaborativo, ou seja, se outras pessoas terão acesso ao projeto através da Internet ou de uma rede interna. Clique em Não, pois, para criar um projeto com colaboração on-line, são necessários o Microsoft Project Server (para redes internas) e o Project Web Access (para projetos visualizáveis via Internet).

Clique em Salvar e ir para Etapa 3. Clique em Salvar e Concluir para terminar a criação de sua planilha. 26

4.4.3 – Guia do Projeto Criada a planilha, podemos controlar a criação e a formatação do projeto com os botões da barra de ferramentas Guia do Projeto. Caso ela não estiver visível, habilitea, como mostrado anteriormente com um dique sobre a barra Padrão com, o botão direito do mouse, clicando, em seguida, sobre Guia do Projeto.

Após a seleção da barra, dique em um dos botões disponíveis: • • •



Tarefas – controla todas as opções relacionadas com criação, agendamento e administração de tarefas. Com ele, daremos corpo ao projeto; Recursos – controla as opções relacionadas à disposição de recursos (pessoal, horas de trabalho, equipamentos) para a execução de um projeto ou de uma determinada tarefa; Controlar – acessa todas as funções ligadas ao decorrer do projeto. As opções desse botão são responsáveis pelo acompanhamento do projeto, pela inserção de mudanças em seu decorrer e análise de riscos tanto do ponto de vista integral corpo em uma determinada etapa; Relatório, o último botão dessa barra de tarefas, é o responsável por todas as funções relacionadas à criação e formatação de relatórios (parciais ou finais) intrínsecos ao projeto. Também possui comandos que criam filtros de observação de tarefas críticas para o projeto.

4.4.4 – Guia do Projeto – Tarefas – Relações de trabalho Como iniciamos nosso trabalho definindo em que momento o projeto começaria, determinaremos, agora, quantas e quais horas do dia, ou da semana, serão utilizados para a execução do projeto. Com a definição das horas de trabalho é mais fácil realizar a divisão de tarefas, de pessoal e de recursos. •

Para dar início à configuração dos horários de trabalho, dique em Tarefas e, em seguida, em Definir períodos úteis gerais.

Aparecerá a tela Visualizar Período de Trabalho, em que é possível observar uma tabela de horas semelhante à utilizada pelo Outlook em seu Calendário, em Calendário do lado esquerdo da tela, estará ativo o assistente Definir as horas úteis gerais do projeto.

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O assistente solicita a escolha do padrão de horas que será utilizado para trabalhar. Estão acessíveis, por meio de um menu suspenso, com as seguintes opções: • • •

Padrão – oito horas de trabalho, de segunda a sexta-feira, divididas diariamente por um período de uma hora dedicado ao almoço; 24 Horas, em que não são considerados períodos de descanso, ou os finais de semana, o que quer dizer que não haverá interrupção do trabalho, mesmo que as equipes sejam trocadas; Turno da Noite – oito horas de trabalho para horas noturnas. Essa última opção é baseada no modelo norte-americano, que reconhece as horas noturnas como as que têm início às 23 h e terminam às 8 h da manhã, com intervalo de uma hora para descanso. Vale lembrar que, no Brasil, as horas noturnas sâo computadas no período entre 22 h e 5 h da manhã. No nosso caso, utilizaremos o modelo ‘Standard. Selecione-a e dique em Salvar e ir para Etapa 2.

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A segunda etapa do assistente é chamada de Definir a semana de trabalho. Com ela, personalizamos os dias da semana que serão utilizados para trabalhar. Por padrão, os dias selecionados como dias úteis são os da semana americana, mas, se for necessário, dê um clique na caixa de verificação dos finais de semana para habilitá-los. Se você quiser utilizar o regime de hora predefinido em Visualizar período de trabalho para todos os dias da semana, incluindo os sábados ou domingos, dique em Salvar e ir para Etapa 3. Se quiser personalizar a faixa de horas trabalhadas, dique em Quero ajustar as horas úteis mostradas para um ou mais dias da semana.

Ao clicarmos nessa opção, surge, logo abaixo dela, uma área para customização das horas. Com ela, podemos fixar um horário diferenciado para um determinado dia: clique na seção Horas para e escolha o dia no menu suspenso. Em seguida, digite os valores desejados nas colunas De: e Até: para definir os horários de trabalho e os intervalos de descanso. Por exemplo, fazer com que aos sábados as horas trabalhadas seja entre 9h e 13h, sem período de almoço. Para isso, selecione Sábado na seção Horas para. Em seguida, selecione 09:00 na coluna De: e 13:00 na coluna Até:. Depois, mova a segunda linha da coluna De: para cima até chegarmos na opção Branco, repetindo o processo, logo após, com a linha Até:. Dessa forma, já temos um período único, mas reduzido, de horas trabalhadas aos sábados. Se, ao contrário, você quer que todos os dias possuam o mesmo regime de horas trabalhadas, dique em Aplicar a Todos os Dias para que as configurações sejam padronizadas.

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A terceira etapa chama-se Definir Feriados e Dias de Folga. Aqui, é possível definir dias, fora os definidos no passo anterior, em que não haverá trabalho. Essa opção é utilizada para a inserção de feriados ou de dias de descanso coletivos; o que, infelizmente, não é feito de forma automática, como no Outlook. Para tanto, dique no link Alterar Período Útil (o link não foi traduzido de forma correta pela equipe responsável) e, ao surgir a tela homônima, selecione o dia do mês em que será feriado ou descanso coletivo. Por exemplo, dia 20 de Janeiro – Dia de São Sebastião para o município do Rio de Janeiro.

Em seguida, e dique em clicando em trabalho são cinzento. •

apague a indicação de horas das colunas De: e Até: OK. Podemos fazer a mesma coisa selecionando o dia e Período não útil. Os feriados e os dias em que não há indicados com a data sublinhada, em um plano de fundo

A Etapa 4 de 5 é a opção Definir unidades de tempo. Com ela, podemos definir a quantidade de horas trabalhadas que será levada em conta no projeto, seja diariamente (Horas por dia), semanalmente (Horas por semana) ou mensalmente (Dias por mês).

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Clique em Salvar e Concluir se você quiser salvar apenas essa folha de projeto. Assim finalizamos a Etapa 5 de 5. No entanto, se for preciso criar um calendário paralelo, clique em Definir calendários adicionais e, em seguida, em Definir um novo calendáriobase. Ao criarmos um calendário alternativo, o programa solicita que seja dado um nome ao novo calendário. O Project nâo deixa dois calendários coexistirem no mesmo projeto sem que eles sejam identificados. Os calendários alternativos que forem salvos podem ser utilizados por meio do menu Tarefas > Definir períodos úteis gerais. Logo após, clique no menu suspenso Selecione um modelo de calendário no qual deseja basear as horas úteis do seu novo calendário e selecione o estilo de calendário salvo.

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4.5 – Modos de Exibição Criada a folha de projetos inicial, podemos, enfim, preenchê-la, inserindo os dados relacionados ao projeto. No entanto, antes disso seria conveniente definir uma estratégia de configuração para a folha de projeto. Em primeiro lugar, vamos escolher a forma de exibição que mais nos convém. Configuramos, no capitulo anterior, um calendário de horas trabalhadas, porém, não é absolutamente necessário o seu aparecimento na tela para que esteja armazenado, ou funcional. De acordo com as necessidades do operador, o calendário pode ser oculto, enquanto uma nova forma de exibição é habilitada. O primeiro passo é saber qual formato de visualização é capaz de "mostrar" com mais precisão os dados de maior importância para o projeto. Apesar de podermos substituir uma configuração com apenas alguns apertos de botões no menu Exibir, é conveniente fazer as configurações previamente, ganhando tempo na posterior elaboração de relatórios e no projeto como um todo. No Project, os tipos de exibição disponíveis são divididos em três grandes grupos: • Modos de exibição de tarefa: exibem as tarefas, ou tasks, agendadas pelo operador do projeto. • Modos de exibição de recurso: exibem os recursos agendados para a execução da tarefa, bem como características da sua utilização. • Modos de exibição combinados: modos que reúnem mais de um tipo de exibição na mesma tela.

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4.5.1 – Modos de exibição de tarefa Nesse modo, temos como os principais tipos de exibição o Calendário, o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt. Clique na Barra de Menu > Exibir > e escolha a seguir uma das opções: • Calendário • Diagrama de Rede • Gráfico de Gantt



Modo Calendário Através do modo de exibição Calendário é possível criar, editar ou analisar as tarefas do projeto organizando-as com parâmetros cronológicos: dias ou semanas em que as tarefas estão agendadas, dias reservados para descanso, fixação de metas para horas trabalhadas. O modo Calendário é ideal para mostrar as tarefas agendadas em uma semana ou em uma sequência específica de semanas, indicando o tempo estimado para a execução de cada tarefa. A ordenação de pessoal e de recursos para uma tarefa com duração definida que não tome muito tempo também deve ser feita preferencialmente nesse modo de exibição.

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Modo Diagrama de Rede

O modo de exibição Diagrama de Rede é idêntico ao modo Diagrama de Rede Descritivo. Este último pode ser acessado com o menu Exibir > Mais modos de exibição > Diagrama de Rede Descritivo e é útil por permitir a visualização de rótulos e de caixas de informação mais detalhadas.

Com o projeto no formato de fluxograma, o modo Diagrama de Rede é empregado para analisar, criar ou editar subtarefas e dependências, entendendo-as como ações e recursos interdependentes ou fundamentais em tarefas ou projetos simultâneos. Cada tarefa nos é apresentada em uma caixa ou nó, sendo que cada um dos envolvidos no esquema organizacional é conectado aos demais por meio de uma linha. Por outro lado, as caixas no modo de exibição Diagrama de Rede Descritivo são maiores e podem exibir rótulos detalhando os dados na caixa. É claro que caixas maiores ocupam mais espaço e, portanto, menos caixas cabem em uma página impressa, pelo menos em uma impressora comum; problema inexistente no caso de folhas impressas em plotters ou em impressoras matriciais com folha contínua. Outra diferença importante fica por conta de no Diagrama de Rede Descritivo ser possível ter uma melhor noção de trabalhos que estão em andamento, pois o programa exibe uma linha diagonal em tarefas que estão em andamento e linhas diagonais cruzadas em tarefas concluídas. Utilize ambos os modos para vincular tarefas, para especificar a seqüência dessas tarefas e para determinar datas de início e término. Além disso, os diagramas de rede podem ser aplicados para exibir graficamente tarefas concluídas, tarefas em andamento, ou aquelas que ainda não foram iniciadas.

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Modo Gráfico de Gantt

Por último, o modo de exibição Gráfico de Gantt dá-nos informações sobre o projeto por meio de duas formas de visualização: planilha, do lado esquerdo, e gráfico, do lado direito. Clique na Barra de Menu > Exibir > Gantt de controle.

A área da tela ocupada pela planilha exibe informações como datas de início e término, duração e recursos atribuídos. O gráfico tem por função mostrar as tarefas e suas subdivisões no formato de barras coloridas.

O tamanho e a posição da barra que indica a escala de tempo, normalmente dividida em semanas de sete dias, mostram o momento em que cada tarefa começa e termina Além disso, a posição de uma barra de tarefas em relação à outra indica se as tarefas são consecutivas ou se elas se sobrepõem. Para analisar mais tarefas em relação à escala de tempo, dique no botão Menos zoom, ou siga o menu Exibir > Zoom. Em seguida, escolha a opção de tempo que deseja visualizar na tela. O Gráfico de Gantt é a melhor maneira de controlar projetos extensos, pois fixa dependências e vínculos entre diversas tarefas. Ao vincular tarefas, podemos observar como alterar a duração de uma tarefa que afeta as datas de início e término de outras tarefas, bem como a data de término do projeto. Esse tipo de recurso dá um maior controle do andamento do projeto, além de permitir, posteriormente, a criação de relatórios mais detalhados. Tais vínculos, nos projetos administrados por Project, correspondem a dependências entre tarefas no que diz respeito a datas e disponibilização de recursos. Posteriormente iremos discutir isto.

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4.5.2 – Modos de exibição de recurso Os Modos de Exibição de Tarefas têm o foco centrado na organização do que deve ser feito, e em quanto tempo pode ser feito. O Modo de Exibição de Recursos, por sua vez, é especializado em mostrar como cada coisa será feita, ou seja, como cada ferramenta será utilizada na execução de um trabalho, quem será o responsável pela execução da tarefa e qual será o custo envolvido, tanto da ferramenta como do profissional. Nesse grupo, temos os exibição: • Gráfico de Recursos • Planilha de Recursos • Uso dos Recursos

modos

de

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O modo Gráfico de Recursos exibe graficamente informações sobre a alocação, o trabalho ou os custos dos recursos ao longo do tempo.

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Uso dos Recursos

Podemos associar um determinado recurso a uma tarefa agendada ou a uma determinada quantidade de trabalho agendada para execução de cada tarefa; seja por dia, semana, mês ou outro dado de tempo. Além disso, é possível empregar essa modalidade para estabelecer os custos da utilização de uma determinada quantidade de recursos para uma dada tarefa, ou mesmo para as subtarefas de uma tarefa mais abrangente.

O uso dos recursos deve ser consistente, ou seja, a disponibilidade real de um recurso alocado, seja operacional ou humano, é tão importante quanto seu custo operacional. A perda de um recurso com o qual estávamos contando, simplesmente porque ele foi alocado, de última hora, para um outro projeto, é um dos elementos que mais pesam ao tratarmos de atrasos na execução de um projeto. Para evitar esse tipo de contratempo, nada melhor do que criar uma planilha do tipo Uso de Recurso, observando quais recursos estão superalocados, ou seja, previstos para dois ou mais projetos, e remanejando-os.

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Planilha de Recursos

Exibe informações sobre os recursos em formato de planilha, o que permite analisar, adicionar ou editar informações sobre cada recurso, incluindo custos, taxas de pagamento por tempo trabalhado, número de horas de trabalho e o custo planejado para a execução de cada tarefa em que o recurso está envolvido.

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4.6 – Opções de Configuração Feita a escolha do modo de exibição em que desenvolveremos nosso projeto, vamos construir a configuração operacional do programa. Queremos que essa configuração sirva tanto para o projeto atual, criado no início desse guia, como para as demais folhas de projeto que montaremos no futuro. Todas as configurações relacionadas dire-tamente com a folha de projetos e com os dados lá inseridos estão na Barra de Menu Ferramentas > Opções. O modo de exibição escolhido pode ser substituído a qualquer momento. 4.6.1 – Opções – Aba Exibir Na aba Exibir, da caixa Opções, podem-se configurar a forma como os dados serão mostrados na tela. •

Para criar um modo de exibição padrão, com o qual será mostrado o arquivo toda vez em que o projeto for aberto, dique no menu suspenso Modo de exibição padrão e escolha a opção desejada.



Para definir um formato de data, clique no menu suspenso. O formato padrão é <Dia da Semana> dia/mês/ano, como, por exemplo, Seg, 28/01/03 ou Seg, 28/Jan/03, porém, podemos substituí-lo, por exemplo, pela inserção da data seguida da hora atual. Em Opções de unidade monetária para <nome do projeto atual>, é possível definir qual moeda será utilizada como padrão para os custos do projeto. Se quisermos, por exemplo, alterar o padrão de Reais (R$) para Dólar ($), deve-se fazer manualmente a modificação do símbolo na linha Símbolo. Da mesma forma, podemos excluir valores "quebrados" de um projeto, substituindo o valor 2, da linha Casas decimais, por 0. 40

4.6.2 – Opções – Aba Geral Na aba Geral, habilite a área Assistente de planejamento e dique em Conselhos do 'Assistente de planejamento' para ativar dicas sobre possíveis erros, inconsistências ou a melhor maneira de visualizar um projeto.



Nesta aba, também podemos fixar valores-padrão para as horas trabalhadas em nosso projeto. Suponha que todos os envolvidos receberão R$ 10,00 por hora, e, se fizerem hora extra, receberão R$ 18,00. Pois bem, esse valor pode ser acrescentado automaticamente ao projeto. Basta acessar a área Opções gerais para <nome do projeto>.



Em seguida, dique na caixa Adicionar novos recursos e tarefas automaticamente para preencher a linha Taxa padrão com o valor que pretende atribuir a horas trabalhadas.



Acesse a linha Taxa padrão de horas extras e insira o valor que deve ser pago por essas horas. Logo após, dique em Definir como padrão. A partir de então, todos os novos recursos referentes as horas trabalhadas inseridos no projeto obedecerão ao padrão definido.

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4.7 – Formatação Tarefas, páginas e elementos de um projeto podem sofrer modificações após a inserção em uma folha de dados ou em uma tabela, seja para facilitar a organização de informações, ou, simplesmente, para facilitar a visualização de grandes volumes de dados, gráficos ou números. Tais personalizações de forma como essas são chamadas de formatação. 4.7.1 – Formatação de Texto A formatação tem por objetivo dar um rosto a um documento, a um tipo de informação ou mesmo a um intervalo de dados, fazendo com que dados mais importantes se destaquem, tornando mais simples nossa análise. A maioria das opções de formatação do Microsoft Project pode ser aplicada por meio da barra de ferramentas Formatação e do menu Formatar. Lembrese que podemos na Barra de Menu > Ferramentas > Opções, também modificarmos características de formatação do projeto.

Assim como em outras aplicativos do Office podemos também modificar as propriedades do texto, seu estilo, tamanho, fonte, cor. Para isto utilize também o Menu de contexto, clicando com o Botão direito do Mouse e depois escolhendo Fonte. Lembre-se de que o elemento deve ser destacável, mas também deve ser de leitura fácil, tanto na tela como em folha impressa. Evite "lirismos artítiscos", prefira fontes de contornos bem definidos, como Arial, Verdana, Times New Roman. Podem até ficar esteticamente bonitos, entretanto dificultam a visualização e a leitura, e também a impressão em papel.

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4.7.2 – Formatação de Barras e Gráficos No modo de exibição Gráfico de Gantt, também é possível formatar as barras que exibem graficamente a duração e a importância de uma determinada tarefa. As barras gráficas podem ser reconfiguradas a partir das tarefas da Lista de tarefas, ou diretamente sobre as barras do Gráfico de Gantt. •

Selecione a tarefa que deseja alterar. Em seguida, vá ao menu Formatar e clíque em Barra. Selecione, depois, a aba Forma da barra. Podemos obter a mesma janela também ao clicar com o botão direito do mouse em cima da Barra no Gráfico de Gantt.



Essa tela é dividida em três seções (Início, Meio e Fim) que correspondem às extremidades e ao meio da barra. Para fixar que a barra deve ser iniciada com um determinado símbolo, dique no menu suspenso Forma da área Início e escolha o símbolo desejado.



Em Tipo, é preciso decidir se o objeto terá apenas uma moldura (Com moldura), se ele será formado por uma única cor (Sólido) ou se terá um tracejado (Tracejada). Em Cor, é possível escolher uma cor para aplicar a qualquer uma das opções. As modificações podem ser observadas na área Exemplo, que, na verdade, oferece a visualização das modificações que estão sendo feitas no objeto.



Também podemos aplicar um único padrão de formatação a todas as barras existentes em um Gráfico de Gantt. Para tanto, siga o menu na área Meio, da mesma tela, clique em Forma para escolher a espessura com que a barra será representada. Em Padronagem, escolha a forma de preenchimento da barra: se escolher a cor preta, a barra será preenchida com uma única cor, selecionada no menu suspenso Cor. Se, pelo contrário, a padronagem branca for marcada, a barra possuirá apenas o contorno da cor escolhida.



Se for de sua preferência, escolha um símbolo para finalizar a barra, assim como fez em seu início. Clique em OK para finalizar a formatação. Se for necessário, o botão Redefinir faz com que a formatação volte ao seu status anterior. 43



Podemos formatar o estilo da Barra em Formatar > Estilos de barra. Em seguida, no campo Nome, procure pela barra que deseja formatar e faça as alterações desejadas. Clique em OK para finalizar.



Também é possível utilizar essa opção para criar estilos de barra personalizados. Na Janela Estilos de barra, dique no botão Inserir linha. No Nome insira um título ao estilo de barra e faça as modificações necessárias.

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4.8 – Tarefas À primeira vista, pode parecer que basta digitar nomes de tarefas em uma lista ou formulário para que tenhamos uma folha de projeto pronta. Porém, isso não é verdade. Atribuição e administração de tarefas possuem fatores mais complexos do que simplesmente listar o conjunto de atividades, indicando, ao lado, quem será o responsável por cada uma delas. Se assim fosse, folhas de projeto não teriam razão de existir, e muito menos os gerentes de projeto, pois tudo se resumiria à simples atividade de riscar o que já foi feito, e de inserir novas tarefas que porventura apareçam. Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir: • •

No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do seu projeto; Digite ENTER.

Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre será o nome do próprio projeto.

4.8.1 – Criando uma Estrutura de Tarefas Depois que você inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou tarefa resumo. Você pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas subtarefas, que são as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Você pode recuar tarefas em quantos níveis precisar para refletir a organização do seu projeto.

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Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos a seguir: • •

Após ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que você deseja; Clique em Recuo na Barra de Formatação para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que será a tarefa resumo

Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a direita!

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4.8.2 – Vinculando Tarefas Depois de decidir a ordem das suas tarefas, você estará pronto para colocá-las em seqüência vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora. Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas. Quando você vincula tarefas, é definida uma dependência entre as datas de início e de término. Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo: • •

No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular; Clique em Vincular tarefas .

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4.8.3 – Tipo de Vínculos Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Você vincula tarefas definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do início da tarefa "Pintar Parede". Há quatro tipos de dependência entre tarefas no Project: •

Término-a-início (TI) termine.

A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A)

A B •

Início-a-início (II) seja iniciada.

A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A)

A B •

Término-a-término (TT) termine.

A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A)

A B •

Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.

A B

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4.8.4 – Alterando os Vínculos entre Tarefas Há quatro tipos de dependência entre tarefas: término-a-início (TI), início-a-início (II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT). Para alterar o tipo de vínculo, siga os passos abaixo: • •

No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a linha de vínculo; Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vínculo desejado.

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4.8.5 – Duração das Tarefas Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida. Não se deve insirir datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tareva e em como elas são relacionadas. O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo. Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite a quantidade de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar o período de folga. Você pode usar as abreviações a seguir: meses = me semanas = s dias = d horas = h minutos = m

4.8.6 – Duração Estimada Duração estimada é uma duração para a qual você tem informações suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração. Por exemplo: 15 dias? Teremos uma estimativa de duração da tarefa em questão de 15 dias.

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4.8.7 – Tipo de Tarefa Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral. Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor nós tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração desta modificou. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho. Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho.

4.8.8 – Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo Além de determinar se a tarefa tem ou não controle de empenho, verificar se deseja que ela tenha Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo. A manutenção da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na duração e nas unidades dependendo do tipo de tarefa. Por padrão, no Project as tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração. Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, 52

se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá. Em resumo temos:

se você revisar Em uma... Tarefa de unidades fixas Tarefa de trabalho fixo Tarefa de duração fixa

as unidades...

a duração...

o trabalho...

A duração será recalculada A duração será recalculada O trabalho será recalculado

O trabalho será recalculado As unidades serão recalculadas O trabalho será recalculado

A duração será recalculada A duração será recalculada As unidades serão recalculadas

4.8.9 – Como Escolher o Tipo de Tarefa Para determinar o tipo de tarefa, siga os seguintes passos: • • •

No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela; Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não; Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

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4.9 – Recursos do Projeto A atribuição de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padrão, o Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuídos e na sua alocação à tarefa. Além disso, se você atribuir recursos, o Microsoft Project poderá fornecer informações para ajudá-lo a gerenciá-los. Por exemplo, o Microsoft Project pode identificar os recursos que precisarão trabalhar com horas extras e informar o custo de cada recurso. Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho. Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas. Use recursos em seu projeto quando sua meta for: • • • • •

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na conclusão das tarefas. Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor. Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua provável conclusão. Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho. Controlar o tempo e os custos dos recursos

4.9.1 – Tipos de Recurso Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas. Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

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4.9.2 – Criando uma Lista de Recursos Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo: • • • •

Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos; No campo Nome do recurso, digite os recursos; No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material; Preencha as demais informações sobre o recurso.

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4.9.3 – Alocando Recursos Para atribuir recursos, siga os passos a seguir: • • • • •

Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt; No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que será atribuída um recurso; Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir recursos ; No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa; Clique em Atribuir.

Sugestões: • • • •

Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome. Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt.

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4.9.4 – Alterar a agenda de trabalho de um recurso Como padrão, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendário do projeto são os dias livres e as horas de trabalho padrão para cada recurso. Caso seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, você pode usar esse calendário para todos os recursos. Mas, se precisar especificar períodos de trabalho diferentes para recursos específicos, você pode modificar calendários de recursos individuais para tais recursos. •

No menu Ferramentas, clique em "Alterar o período de trabalho".



Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar. No calendário, selecione os dias que você deseja alterar.

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4.9.5 – Superalocação de Recursos Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha. Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será necessário determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados e a quais tarefas estão atribuídos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento quando o recurso estiver disponível. Para verificar superalocação, siga os passos abaixo: • • • • • •

No menu Exibir, clique em Uso do recurso; O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso está trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo; Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefas listadas sob seus nomes; Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuído no campo Nome do recurso; No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados; Todos os recursos do trabalho que estiverem superalocados serão exibidos e realçados.

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Para solucionar superalocação Podemos resolver superalocação de dois modos: Reduzindo o trabalho de um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso. •

Reduzir o trabalho de um recurso Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nível mais detalhado. • •

Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados embaixo das tarefas às quais estão atribuídos. Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos. Atenção: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho. Obs: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.



Reatribuir trabalho a outro recurso Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite causar uma superalocação do recurso de substituição. • •

Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso; No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocação. Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia. Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita reatribuir. Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

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4.10 – Linha de Base 4.10.1 – Linha de Base – Definição Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridos no plano do projeto. A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição. Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos. Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base na qual você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar. Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterado. Você poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso. Quando você salva uma linha de base, o Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Project copia as informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha de base e Término da linha de base. Você pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alterações efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinação, adição e exclusão de tarefas. Também pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro. 61

4.10.2 – Linha de Base – Criação Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir: •

Na barra de ferramentas, clique no ícone Salvar,

• • • •

Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto; Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execução do projeto; Clique em OK; Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de base;



Clique em OK.

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4.11 – Acompanhando o Projeto Quando você gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do triângulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de recursos podem causar problemas em sua agenda. Se você mantiver as informações do projeto atualizadas, você sempre poderá ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, você pode identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Project para encontrar soluções. Para manter o seu projeto dentro da programação, certifique-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Você pode então ajustar a dependência entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais. O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando tiver salvado o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibição Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. Para acompanhar um projeto no MS Project, siga os passos abaixo: •

No menu Exibir, clique em Gantt de controle;



Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variação.

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Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação ou use a barra de rolagem horizontal; • • • • • • • •

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle; Atualize o andamento das tarefas em seu projeto; Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em Atualizar como agendado; Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt; No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas; Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término; Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluída, pois Project assumirá que a data está correta e reagendará as tarefas apropriadamente; Clique em OK.

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4.12 – Curva S de Custos Uma curva S (S-Curve) é uma apresentação gráfica de custos, horas trabalhadas ou quaisquer outros tipos de recursos acumulados que devem ser confrontados para controle dormite de tempo do projeto. O nome deriva do formato da curva ser similar à letra S (curvada no início e no término, e inclinada na parte intermediária), o que representa um projeto de início lento, mas, depois, com um pico acelerado para, no fim, voltar a reduzir o ritmo. Para criar uma curva S, o Project supõe que os dados necessários serão exportados de uma planilha do Excel. Isso se dá porque custos, datas e tempo deveriam, de fato, ganhar forma e desenvolvimento em planilhas do Excel, mais adequada para a armazenagem desse tipo de dados. O programa entende que foi escolhido apenas para criar o projeto, o que proporciona maior liberdade para desenvolver os gráficos e tabelas necessárias em sua finalização. • •

Acesse as ferramentas que permitem a criação da curva e que, por padrão, não são mostradas pelo Project. Para tanto, siga o menu Exibir > Barras de Ferramentas > Análise; Assim que a barra surgir, clique em Analisar os dados de escala de tempo no Excel;

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Na janela do assistente clique em Projeto inteiro e, depois, em Avançar. Para que a curva S seja montada para apenas uma tarefa, selecione-a na tabela antes de iniciar o assistente, clican-do, logo após, em Tarefas selecionadas no momento;



Na segunda etapa, selecione os campos que serão exportados, clicando na caixa Campos disponíveis, e, logo em seguida, na seta Adicionar. Os campos que serão utilizados aparecerão na caixa Campos a serem exportados. Clique em Avançar;



Na terceira etapa, responda à pergunta: Que intervalo de datas e unidades gostaria de usar?. Em De:, digite uma data inicial para os dados que quer extrair. Em Até:, digite a data final para esses mesmos dados. Em Unidades, escolha a unidade de medida que será utilizada para a representação da curva de tempo. Clique em Avançar.

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À pergunta Deseja representar graficamente os dados de escala de tempo no Excel?, responda Sim e dique em Avançar.



Na tela seguinte, a última etapa, dique em Exportar dados e transporte as informações para o gráfico em S que será criado pelo Project.

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O resultado será parecido com o visto na figura a seguir. Dessa forma, criamos um gráfico de curva S tradicional, apesar do projeto utilizado para o exemplo não dar origem exatamente a um S. Porém, podemos transformar esse gráfico em qualquer outro tipo de gráfico. Para tanto, basta clicar no botão Tipo de gráfico, da caixa Gráfico, escolhendo, em seguida, o formato que deseja aplicar.

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Caso, por exemplo, desejássemos criar um gráfico em forma de pizza, exibindo a participação que cada um dos recursos teve, diariamente, na execução do projeto, poderíamos clicar em Tipo de gráfico > Gráfico de Pizza 3D. O resultado seria semelhante ao que vemos na figura a seguir. Note que, nesse tipo de gráfico, podemos obter informações detalhadas sobre o dado representado posicionando o mouse na área desejada.

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Note que foi criada uma tabela de referência, com todos os dados utilizados para a criação do gráfico. Essa tabela pode ser utilizada para consulta de valores, ou para fazer modificações por meio da edição dos valores contidos nas células.

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4.13 – Filtros e Relatórios Vamos nos aprofundar um pouco mais sobre filtros e relatórios, temas em que já tocamos anteriormente, de forma pouco detalhada, em alguns tópicos. Tanto as ferramentas de filtro como a montagem de relatórios são recursos que podem acrescentar subsídios à montagem e execução do projeto, pois, com eles, os dados podem ser refinados com maior intensidade e situações que envolvam interrupção de tarefas ou outros tipos de risco podem ser encontradas com maior facilidade.

4.13.1 – Filtros Para uma aplicação simples de filtro, não importa o modo de exibição do projeto. Para iniciar a aplicação, siga o menu Projeto > Filtro para, selecionando, em seguida, a opção de filtro desejada.



Para aplicar um filtro que não esteja na lista, ou para aplicar um filtro de realce, dique em Mais filtros.



Para aplicar um filtro de tarefa, dique em Tarefa eescolha o filtro que deseja aplicar, por exemplo, Custo acima do orçado. Todos os campos relacionados com a tarefa surgirão na exibição.



Depois, dique em Aplicar, para que o filtro entre em funcionamento. Para selecionar um filtro de recurso, dique em Recurso e não em Tarefa. O modo de exibição deve estar relacionado a recursos.

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Lembre-se que os recursos são todas as pessoas, equipamentos e materiais empregados para completar as tarefas de um projeto. •

Podemos editar um determinado filtro antes de aplicá-lo. Para tanto, dique no botão Editar e, após o surgimento da janela Definição de filtro em <nome do projeto, dique em Nome do campo para alterar o campo que serve como eixopadrâo da consulta. Em seguida, clique na coluna Teste e selecione a operação lógica de sua preferência para substituí-la pela operação atual. É possível, por exemplo, substituir o operador "é maior que" pelo operador "está contido em".



Clique na coluna Valores para alterar o campo com o qual é feita a comparação para a filtragem. Para colocar em prática a alteração do filtro, clique em OK e, logo após, em Aplicar;



Se você clicar em Realçar, e não em Filtrar, as entradas que correspondem aos critérios do filtro seráo mostradas na cor azul, misturadas às entradas originais. Qualquer filtro ou realce pode ser desativado com um clique em Todas as tarefas, ou em Todos os recursos, de acordo com a situação. Para tanto, pode lançar mão da caixa de valores do filtro, ou de diques nas setas de qualquer uma das colunas.

Os filtros são boas ferramentas para "garimpagem" de dados, porém, não podem ser considerados no momento em que precisamos dar um veredito conclusivo sobre uma determinada questão ou seus desdobramentos. No caso de pareceres conclusivos, o normal é aceitar apenas a presença de relatórios, bem embasados e, de preferência, bem formatados.

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4.13.2 - Relatórios Por isso, o Project pode auxiliar o Gerente de Projetos a criar relatórios. Um dos modos de exibição (Relatórios) permite a criação de folhas de resumo, ou de análise, bem completas, e, o que é melhor, rapidamente. •

Clique em Exibir > Relatórios;



Na janela que será aberta podemos escolher entre os diferentes tipos de relatório que podem ser criados para o projeto, como Visão geral, Custos ou Cargas de trabalho, entre outras opções. O último botão permite a criação de relatórios personalizados;

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Como exemplo, vamos criar um relatório de custos. Após clicar no botão homónimo, pressione o botão Selecionar;



A próxima tela pergunta qual o tipo de relatório de custos deve ser aplicado. Podemos criartie relatórios de Fluxo de caixa a relatórios sobre Tarefas com orçamento estourado. Em nosso exemplo, criaremos um relatório de Fluxo de caixa;

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Se quiser editar o relatório original, dique em Editar. Com a aba Definição aberta, na área Tabela de referência cruzada, selecione mais de uma coluna para criar relatórios cruzados com mais de uma semana. É possível criar relatórios com a amplitude de dias, meses ou anos;



Em Linha, é possível definir se o relatório tratará de Recursos ou Tarefas. Na linha ao lado, é possível escolher o tema central do rela tório. Tendo escolhido Recurso, selecionamos, em seguida, a opção Custo real;



Na área Filtro, escolha um parâmetro de filtragem. Seja qual for, o ideal é clicar, feita a opção, em Realçar, para que ele apareça com realce, e não com uma filtragem "bruta";



Clique na aba Detalhes e, depois, em Entre recursos, para obter uma planilha semelhante às do Excel. Clique em OK para finalizar. De volta à tela Relatórios, dique em Seiecionar e o relatórioserá impresso imediatamente. 78

5 – Referências Bibliográficas •

Carneiro, Margareth. Gerenciamento de Projetos. Brasília: ENAP, 2000.



Chatfield, Carl et Jonhsom, Timothy. Microsoft Office Project 2003 Step by Step. Washington: Microsoft Press, 2004.



Kawashima, Fabian. Gerenciamento de Projetos Web. Rio de Janeiro: INE, 2006.



Pensylvania State University – Learning Factorys – http://www.lf.psu.edu/



Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Third Edition. Pensilvanya: Project Management Institute, 2004.



Project Management Institute – http://www.pmi.org/



MIT – Massachusetts Institute of Technology – OpenCourseWare – http://ocw.mit.edu/



MIT – Massachusetts Institute of Technology – PCSL – http://pcsl.mit.edu/



UTexas – University of Texas at Austin – http://www.utexas.edu/academic/cit/howto/tutorials/project/index.html



Wikipédia – http://pt.wikipedia.org/

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6 – Anexo I – Exercício Projeto de Reforma de Escritório Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritório. ATIVIDADES Início do Projeto Planejamento Escrever proposta Contratar arquiteto Localizar nova instalação Apresentar a proposta Aprovação pela corporação Negociar novo aluguel Finalizar plantas Selecionar subcontratados Contratar empresa de mudanças Submeter plantas Permissão recebida Remodelagem Demolição do espaço existente Estruturar paredes interiores Instalação elétrica Instalação de linhas telefônicas e de dados Terminar paredes Instalar portas e hardware Pintura Instalar carpetes no espaço do escritório Instalar vinil: sala do servidor Acabamento e fixação final Testar sistemas Retocagem Limpeza final Remodelação completada Mudança Espaço do escritório Desconectar computadores/equip. Desmontar móveis Mudar móveis/equip./caixas Montar móveis Reconectar computadores/equip. Espaço do escritório completado Sala do servidor Desconectar servidor Mover servidor Reconectar servidor Testar servidor Sala do servidor completada Reinauguração do Escritório

DURAÇÃO 0d 10d 3d 2d 1s 2d 0d 4d 2s 1,5s 3d 1,5s 0d 10d 3d 4d 6,5d 3d 2s 3d 4d 3d 3d 1s 2d 3d 2d 0d 2d 2d 2d 2d 4h 2d 2d 0d 2d 2d 4h 2d 1d 0d 0d

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